Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Ижевский государственный технический университет»

Кафедра «Управление качеством»

О.Б. ГОЛЬЦОВА

Методические указания

по выполнению лабораторной работы № 2

Испс «гарант»

по дисциплине «Информационное обеспечение

Товароведения и экспертизы товаров»

для студентов специальности 080401 «Товароведение и

экспертиза товаров (в области стандартизации,

сертификации и управления качеством)»,

очного и заочного отделений

Ижевск 2008

Методические указания к выполнению лабораторных работ по дисциплине «Информационное обеспечение товароведения и экспертизы товаров» для студентов специальности 080401 очного и заочного отделений. – Ижевск: ИжГТУ, 2008. – 33 с.: ил.

В методических указаниях приведены цели практических работ, необходимая теоретическая информация, сформулированы задания, а также приведены примеры, иллюстрирующие порядок выполнения работ для студентов специальности 080401 «Товароведение и экспертиза товаров (в области стандартизации, сертификации и управления качеством)».

Содержание

Введение……………………………………………..

1. Цели работы……………………………………….

2. Теоретическая часть………………………………

3. Практическая часть…………………………………

4. Варианты заданий…………………………………

Список рекомендуемой литературы………………………

Введение

Методические указания предназначены для студентов специальности 080401 «Товароведение и экспертиза товаров (в области стандартизации, сертификации и управления качеством)», очного и заочного форм обучения.

При выполнении лабораторных работ студент должен достигнуть всех поставленных ниже целей.

При выполнении лабораторных работ студенты могут пользоваться рекомендуемой ниже литературой, любыми учебниками по товароведению непродовольственных и продовольственных товаров, организации производства, экономике предприятий (организаций), управлению качеством.

1. НТП Гарант-Сервис (Windows NT)

Известно, что успех коммерческой деятельности не возможен без информационной и правовой поддержки, информационные системы, связанные с поддержкой бизнеса и конкретной производственной деятельностью организации, призваны разобраться в поток законодательной и нормативной информации. К ним относятся как информационно-поисковые, справочные и консультационные юридические системы, так и документарные системы, которые отражают отдельные стороны документооборота организации. Работник любой сферы деятельности, в том числе и коммерческой, должен иметь возможность оперативно получать нормативные документы, осознавать правовые нормы и принимать их к выполнению. Спрос определил потребность в справочных правовых системах. Потребность в правовой информации и уровень возможностей компьютерных технологий привели к росту разработок на примере справочно-правовых систем.

На российском рынке программной продукции наиболее известны следующие продукты и разработавшие их фирмы:

Гарант-Сервис (НТП "Гарант-Сервис”);

Консультант Плюс (АО «Консультант Плюс»);

"Кодекс" (Центр компьютерных разработок).

Степень популярности и распространения на рынке различна. Однако определенный интерес представляют системы семейства Гарант-Сервис, которых имеют одинаковые программные оболочки, имеющие одни и те же основные принципы работы.

Система Гарант-Сервис имеет три основных вида поиска: поиск по реквизитам документов, полнотекстовый поиск и поиск по специализированным классификаторам.

1.1. Организация поиска документов

Особенности работы со словарями полей реквизитов

Поиск требуемого документа осуществляется по запросу, который предполагает заполнение некоторых полей Карточки реквизитов. Последняя находится во вкладке Поиск. Система отыскивает документы, одновременно удовлетворяющие всем заполненным полям Карточки реквизитов. Если реквизиты ка­кого-либо поля отсутствуют, система считает, что пользователя устраивают документы с любым способом его заполнения. Например, если Карточка реквизитов пуста, то формируется список документов всего информационного банка (ИБ). Такая особенность позволяет заполнять всего два-три поля Карточки реквизитов. К примеру, в большинстве случаев достаточно знать точно номер документа для его поиска. Пои заполнении полей Карточки реквизитов внизу в информационной строке выводится сообщение о количестве документов из ИБ удовлетворяющих запросу. После заполнения очередного поля количество документов, удовлетворяющих запросу, уменьшается, о чем свидетельствует информационная строка.

Информационная строка поможет принять решение: - сформировать список найденных документов;

- уточнить запрос;

Если количество найденных документов не превышает 30-50 документов, то для перехода в сформированный список документов надо щелкнуть мышью по кнопке Поиск в нижней части окна или нажать клавишу F9.

Различаются два вида поиска.

1. Поиск конкретного документа, если известны какие-либо реквизиты документа

- вид документа;

- принявший орган;

- примерное название;

- примерная дата принятия;

- номер документа (это самый хороший вариант).

Поиск следует начинать с введения достоверных данных о документе. При этом необходимо контролировать количество документов, соответствующих запросу, по информационной строке в нижней части Карточки реквизитов. Если нужный документ не находится, то добавляются дополнительные реквизиты для запроса.

2. Поиск информации по определенному вопросу реко­мендуется начинать с максимально широкого запроса, т.е. с тематического поиска, поиска по словам и словосочетаниям, входящих в текст документа, а также поиска по ключевым словам. Желательно использовать возможные синонимы при поиске по тексту документа и делать перестановку слов в словосочетаниях.

При формировании нескольких вариантов запросов желательно сохранять найденные списки документов в папках для последующего уничтожения ранее выполненных запросов.

Список документов по тому или иному варианту запроса полезно проанализировать и изучить имеющиеся в этих документах ссылки на другие документы.

Если осуществляется поиск конкретного документа, то уточняются его реквизиты: автор, название, номер, год издания и т.д.

При поиске по конкретному вопросу формируется предпо­лагаемый список документов, исходя из заданной тематики.

Последовательность заполнения Карточки реквизитов

1. При поиске конкретного документа вводятся известные его реквизиты в Карточку. Если сформированный список содержит слишком большое количество документов, то запрос уточняется. Например, заполняется поле Текст документа.

2. При поиске документов с неизвестными реквиз и т а м и по какому-либо вопросу, т.е. тематической направленности следует начинать с максимально широкого запроса, пользуя поля Тематика, Текст документа, Ключевые слова, а затем уточнить запрос.

Очистка Карточки реквизитов

При формировании нового запроса или исправлении ошибочно заполненного поля необходимо очистить как отдельное поле Карточки реквизитов, так и все ее поля в целом.

Очистить отдельное поле Карточки реквизитов можно одним из способов:

1. Установить курсор на этом поле и щелкнуть по кнопке Удалить пиктографического меню;

2. Выбрать команду Очистить локального меню;

3. Нажать клавишу Delete на клавиатуре.

Для очистки всей Карточки реквизитов - выбрать один из вариантов:

1. Щелкнуть мышью по кнопке Удалить все пиктографического меню;

2. Выбрать команду Очистить карточку локального меню;

3. Одновременно нажать клавиши CTRL+DEL на клавиатуре.

Выбор логических условий

В каждом поле Карточки реквизитов можно выбрать несколько значений, соединив их логическим условием. В системах Гарант-Сервис допускаются следующие логические условия.

Условие И - документы, найденные по соответствующему запросу, должны удовлетворять одновременно всем выбранным значениям (содержать два или несколько слов в поле, если данное условие их объединяет).

Условие ИЛИ - документы, найденные по соответствующему запросу, должны удовлетворять хотя бы одному из значений (содержать одно из слов в поле, если данное условие их связывает ).

Условие КРОМЕ - документы, найденные по соответствующему запросу, не должны удовлетворять выбранным значениям.

Условие РЯДОМ - используется при заполнении поля Текст документа и означает, что выбранные слова из текста документа должны находиться рядом в пределах определенного количества строк, последнее устанавливается по требованию пользователя.

Поиск документов с использованием полей: Вид документа, Принявший орган, Номер, Номер в Минюсте

Перечисленные поля можно заполнить одним из способов.

Первый способ.

1. Войти в словарь значений выбранного поля:

- или дважды щелкнуть мышью по выбранному полю;

- или подвести курсор к выбранному полю и нажать иавишу Епtег на клавиатуре.

В верхней части окна сообщается общее количество значений (59 строк) и текущее положение курсора (9 строка).

2. Переместиться к нужному значению словаря, используя вертикальную полосу прокрутки словаря или клавиши клавиши управления (<-, , ->, , РgUp, РgDn, Ноmе, Еnd).

3. Требуемое значение отметить:

- или клавишей Ins;

- или выбором команды Отметить/Разотметить локального меню. Повтор этой же операции снимает сделанную отметку.

Второй способ (быстрый переход к искомому значению).

1 . Установить курсор на название любого поля.

2. Начать посимвольный ввод значения с клавиатуры. Предварительно задать соответствующий режим клавиатуры - русский или латинский алфавит.

С момента ввода первого символа раскроется словарь поля и курсор переместится на нужную строку.

Набор нужного значения можно осуществлять так же, находясь уже в словаре поля. Выбранные значения, как и в первом способе, отмечаются, например, нажатием клавиши Insert.

Третий способ (для полей Вид документа и Принявший орган).

Словари этих полей имеют словосочетания.

Последовательность действий быстрого поиска фрагмента текста:

1. Войти в словарь соответствующего поля;

2. Щелкнуть по кнопке Найти в нижней части окна;

3. В появившемся окне Найти ввести искомый фрагмент;

4. Установить нужное направление поиска («вверх» или «вниз»);

5. Активизировать кнопку Искать. Все отмеченные значения автоматически переместятся в нижнюю часть окна Выбраны;

6. Соединить значения логическим условием, если их выбрано несколько (используя И, ИЛИ, КРОМЕ в правой части окна).

7. Занести выбранные значения в Карточку реквизит, щелкнув мышью по кнопке Выбрать в нижней части окна или нажать клавишу Епtег или выполнить команду Выбрать локального меню).

Отметим:

1. При выборе одного значения из словаря, не используя клавишу Insert, можно установить курсор на этом значении и щелкнуть по нему мышью или нажать клавишу Еnter.

2. Если заполняется поле Вид документа, то рекомендуется учитывать, какие виды документов издают те или иные органы законодательной и исполнительной власти. Так, Президент РФ издает указы, распоряжения, Правительство РФ принимает постановления, издает распоряжения; Центральный Банк РФ издает приказы, письма, указания и т.д.

3. Символ "..." (три точки) в словарях некоторых полей карточки реквизитов отвечает документам, которые не имеют соответствующего реквизита.

Занятие первое.

Упражение 1. Найти письма Минтруда РФ.

Действия:

1. Очистить Карточку реквизитов с помощью кнопки Delete.

2. Подвести курсор к полю Вид документа.

3. Убедившись, что установлен режим клавиатуры русского алфавита набрать слово ПИСЬМО (при вводе двух начальных букв этого слова, курсор перемещается в нужное место словаря).

4. Щелкнуть мышью по кнопке Выбрать (или нажать клавишу Епtег). В поле Вид документа запишется выбранный реквизит.

5. Подвести курсор к полю Принявший орган.

6. Набрать словосочетание МИНТРУД РФ. Словарь поля раскроются и курсор установится на нужном словосочетании.

7. Щелкнуть мышью по кнопке Выбрать (или нажать клавишу Епtег). Нужный запрос сформируется.

Нажать кнопку Поиск (клавишу F9). Раскроется список заказанных документов.

Отметим:

1. Чтобы вернуться в Карточку реквизитов, надо закрыть окно со списком документов, щелкнув мышью по кнопке Del в правом верхнем углу окна Текущая папка (окна со списком документов). Выполнением каждого примера начинается с заполнения Карточки реквизитов.

Упражнение 2. Используя условия упражнения 1, вывести на печать фрагмент списка документов, состоящих из трех смежных документов.

Действия:

1. Просмотреть список документов, используя клавиши управления курсором или вертикальную линейку прокрутки.

2. Выделить фрагмент списка, состоящий из первых трех смежных документов, одним из способов:

- с помощью мыши (установить курсор в начало фрагмента и, не отпуская нажатую левую клавиши мыши, протянуть его до конца фрагмента);

- используя клавишу Insert (установить курсор в начало фрагмента с последовательным нажатием клавиши Insert выделить документы);

- используя сочетание клавиш Shift и или (аналогично способу с клавишей Insert).

3. Задать режим печати одним из вариантов:

- используя панель кнопок (панель инструментов) - кнопку Печать;

- используя команду Печать... пункта главного меню Файл;

- используя команду Печать... локального меню, которое вызывается нажатием правой клавиши мыши;

- используя сочетание клавиш СTRL и F2 или СTRL и Р.

4. В поле Что печатать появившегося окна Печать оставить без изменения переключатель © Названия.

5. Нажать ОК.

Задание 1.

1. Найти методические указания, принятые МИНИСТЕРСТВОМ ВНЕШНИХ ЭКОНОМИЧЕСКИХ СВЯЗЕЙ И ГОВЛИ РФ.

2. Вывести на печать фрагмент списка документов, состоящих из трех смежных документов.

Задание 2.

1. Найти положения, принятые ТОРГОВОПРОМЫШЛЕННОЙ ПАЛАТОЙ РФ. 2. Вывести на печать фрагмент списка документов, состоящих из двух последних документов.

Упражнение 3. По условию задания 2, вывести на печать ис­точник публикации и название первого и по­следнего документов списка.

Действия:

1. Выделить, указанные в задании, документы списка, используя:

- сочетание щелчка мыши и клавиши Сtrl (установить курсор мыши в начало первого документа, и, не отпуская нажатую клавишу Сtrl, щелкнуть по первому документу, затем курсор перевести на десятый и повторить действия и т.д.);

- используя клавишу Insert (установить курсор в начало списка и нажать клавишу Insert, затем выбрать десятый документ и нажать клавишу Insert и т.д.);

- используя сочетание клавиш Shift и или (аналогично способа с клавишей Insert).

3. Задать режим печати одним из вариантов, используя:

- сочетание клавиш Сtrl и F2;

- сочетание клавиш Сtrl и Р;

- команду Печать контекстного меню;

- команду Печать пункта меню Файл.

4. В поле Что печатать появившегося окна Печать установить щелчком мыши переключатель © Выбранные поля и нажать на кнопку Поля... . Щелчком мыши установить флажки -- Источник публикации и Название документа, а остальные - убрать.

5. Нажать ОК в обоих открытых окнах.

Упражнение 4. Используя условия упражнения 3, вывести на печать список документов с указанием названия документа и его номера в Минюсте.

Действия:

1. Выделить документы, подлежащие печати.

2. Вызвать режим Печать.

3. В поле Что печатать появившегося окна Печать установить щелчком мыши переключатель © Выбранные поля и нажать кнопку Поля... . Щелчком мыши установить флажки Номер в Минюсте и Название документа, а остальные –убрать.

Отметим:

1. Если требуется выделить весь список документов, то можно воспользоваться:

- командой Пометить все пункта главного меню Правка;

- командой Пометить все локального меню;

- кнопкой Пометить Все на панели кнопок;

- клавишей Серый плюс на цифровой клавиатуре.

2. Для снятия выделения выполняются обратные действия по аналогии пункта 1:

- командой Снять пометки пункта главного меню Правка;

- командой Снять пометки локального меню;

- кнопкой Снять все пометки на панели кнопок;

- клавишей Серый минус на цифровой клавиатуре.

Задание 3.

1. Использовать результат поиска по заданию 1.

2. Вывести на печать фрагмент списка, состоящий из первого и последнего документов, с указанием названия полей их Источника публикации и Номера в Минюсте.

Задание 4.

1. Использовать результат поиска по заданию 2.

2. Выделить из списка два документа с наименьшим объемом занимаемой памяти (2-3 Кб).

3. Распечатать список выделенных документов, выбрав поля для печати: Название документа, Дата принятия в Минюсте и Текст документа. Названия полей печатать.

Задание 5.

1. Найти все договоры.

2. Установить формат шрифта (Аrial, 14, курсив), используя пункт меню Сервис.

3. Вывести на печать любой фрагмент списка документов с указанием поля Название документа.

Упражнение 5. Найти документы, которые приняты органами, проводящими государственную политику и осу­ществляющими управление в сфере высшего образования в стране.

Действия:

Следует учесть, что в разное время соответствующее ведомство в нашей стране называлось по-разному.

1. Очистить Карточку реквизитов (вкладки Поиск).

2. Установить курсор на поле Принявший орган.

3. Начать набирать словосочетание ГОСОБРАЗОВАНИЕ СССР. Как только курсор попадет на него, отметить клавишей Insert.

4. Аналогично найти и отметить словосочетание ГОСКОМВУЗ РФ и МИНОБРАЗОВАНИЕ РФ. В результате данные слова будут занесены в элемент окна Выбраны .

5. Вызвать ниспадающее меню щелчком мыши по кнопке

6. Выбрать логическое условие ИЛИ из ниспадающего меню поля Условие окна Принявший орган.

7. Щелкнуть мышью по кнопке Выбрать. В результате появится запрос по документам, принятым в разное время Гособразованием СССР или Госкомвузом РФ или Минобразованием РФ.

8. Нажать кнопку Поиск — сформируется список документов, соответствующих запросу.

Задание 6.

1. Найти письма, которые адресованы МИНВНЕШТОРГУ СССР или МИНИСТЕРСТВУ ВНЕШНИХ ЭКОНОМИЧЕСКИХ СВЯЗЕЙ и ТОРГОВЛИ или МИНИСТЕРСТВУ ВНЕШНИХ ЭКОНОМИЧЕСКИХ СВЯЗЕЙ РФ.

2. Распечатать список действующих документов с указанием их даты.

3. Указать общее число найденных документов и количество действующих документов.