Порядок выполнения работы

1. Прочитать теоретический материал в начале лабораторной работы.

2. Ознакомится с главным меню Access, которое появляется в главном окне при запуске.

3. Создать на диске D, в папке с номером учебной группы, папку с уникальным именем, в которой будет размещаться база данных, создаваемая в Access.

4. Создать файл новой базы данных и поместить его в ранее созданную папку на диске D.

5. Защитить базу данных паролем.

Контрольные вопросы

1. Дайте определение базы данных.

2. Из каких элементов состоит база данных и для чего они предназначены?

3. Объясните порядок запуска программы Access.

4. Назовите основные режимы работы в Access.

5. Объясните порядок установки пароля в базе данных.

Лабораторная работа 2 Работа с таблицами

Цель работы: наполнение базы данных путем освоения методов создания таблиц и ввода данных.

Основой реляционной базы данных являются таблицы с данными. Для создания новых таблиц в Access предусмотрены следующие возможности:

• Создание таблицы в режиме конструктора.

• Создание таблицы с помощью мастера.

• Создание таблицы путем ввода данных.

• Импорт таблиц.

• Связь с таблицами.

Запустим Access, откроем созданную в лабораторной работе № 1 пока еще пустую базу данных и выберем команду Создать в окне базы данных, в результате чего на экране появится меню для выбора способа создания таблиц.

Для создания таблицы и наполнения ее данными в Режиме конструктора выберем пункт меню Конструктор в окне Новая таблица, в результате чего раскроется окно конструктора таблиц (Рис. 2).

Рис. 2. Создание таблицы в режиме конструктора

Прежде чем вносить данные в новую таблицу, необходимо определить количество и названия полей, в которые будут вноситься данные, а также тип данных. Длина имени поля не должна превышать 64 знака, включая пробелы. В столбце Тип данных должны быть указаны существующие типы данных (текстовый, числовой, логический и т.д.). Значение свойства в третий столбец вводить необязательно. Рассмотрим порядок действий при определении параметров полей таблицы.

1. В первую строку первого столбца Имя поля вводится имя первого поля и по окончании ввода нажимается клавиша Enter. При этом курсор перемещается вправо к ячейке Тип данных (по умолчанию будет выбран тип Text).

2. Нажмите клавишу F4 или щелкните мышью на кнопке со стрелочкой, изображенной во 2 столбце справа от названия типа данных, для открытия списка типов данных.

3. Выберите нужный тип данных с помощью клавиатуры или мыши.

4. Нажмите клавишу F6 для перемещения на панель свойств поля.

5. После определения необходимых свойств данных выберите свойство Caption (Подпись) и введите заголовок поля.

6. Нажмите клавишу F6, чтобы снова вернуться к таблице полей. При этом курсор установится в третий столбец Описание (не заполнять).

7. Первое поле таблицы описано. После нажатия Enter курсор переместится в первый столбец второй строки для ввода имени следующего поля.

8. Повторите процедуру ввода информации об остальных полях создаваемой таблицы. Для просмотра заданных свойств определенного поля нужно выбрать его в списке полей с помощью мыши или клавиатуры и его свойства тут же будут отображены на нижней панели окна.

9. Для просмотра результатов щелкните мышью на кнопке Вид главного меню и выберите вкладку Режим таблицы. При этом Access выведет диалоговое окно с предложением сохранить таблицу (если это первая создаваемая таблица, то по умолчанию будет выведено имя Таблица 1). Введите нужное имя таблицы и нажмите кнопку ОК. После того, как имя новой таблицы указано, Access предложит создать для нее первичный ключ. Откажитесь от автоматического создания ключа, щелкнув на NO. После этого таблица готова к вводу данных.

Второй способ создания таблиц - это использование мастера создания таблиц. В мастере есть готовые описания 25 таблиц для делового применения и еще 20 таблиц для личного использования (Рис. 3).

Рис. 3. Создание таблицы в режиме мастера

Для активизации мастера таблиц необходимо выполнить следующие действия:

1. Выбрать кнопку Создать в окне базы данных, а затем вкладку Мастер таблиц в окне Новая таблица в результате на экране появится начальное окно мастера, позволяющее добавлять новые поля в таблицу.

2. Далее выбирают образец таблицы и в поле Образцы полей появляются соответствующие поля.

3. С помощью кнопок > и >> добавляют соответственно одно поле из образца полей или все поля в новую таблицу, а с помощью кнопок < и << удаляют одно или все поля из новой таблицы. После выбора и при необходимости переименования отдельных полей новой таблицы нажимают кнопку Далее и переходят к следующему окну мастера.

4. В этом окне необходимо указать имя таблицы и для способа определения ключа выбрать вторую опцию Пользователь определяет ключ самостоятельно, нажав кнопку Далее, перейти к следующему окну.

5. В этом окне необходимо выбрать ключевое поле и указать тип содержащихся в нем данных и перейти к следующему окну Мастера таблиц.

6. Это окно появляется только в том случае, если в базе данных, где создается новая таблица, уже существуют другие таблицы. Обычно таблицы в базе данных связаны между собой, поэтому мастер предлагает определить эти связи сразу. В данной лабораторной работе этого делать не нужно.

7. В последнем окне мастера предлагается определить окончательную структуру таблицы и то, каким образом будут вводиться в нее данные. При выборе первой опции Access переходит в режим конструктора, второй – в режим таблицы, позволяя осуществлять ввод данных непосредственно в таблицу. При выборе третьей опции создается специальная форма, позволяющая осуществлять ввод данных с последующим просмотром их в виде таблицы.

Третий способ создания таблиц – путём непосредственного ввода данных (Рис. 4). Ввод данных в этом случае можно осуществлять непосредственно в режиме таблицы. После завершения ввода данных в таблицу Access предложит сохранить таблицу и ввести ее название. Тип вводимых в ячейки полей данных будет определяться автоматически, и для каждого типа данных будут устанавливаться значения по умолчанию, используемые Access.

Вкладки Импорт таблиц и Связь с таблицами применяются при взаимодействии Access с другими базами данных и электронными таблицами для использования хранящихся в них данных.

Рис. 4. Создание таблицы путём ввода данных

Из рассмотренных способов создания таблиц самым универсальным и востребованным является Режим конструктора, самым наглядным и понятным – использование мастера, самым быстрым и простым - Режим таблицы. При этом таблицы, созданные вторым и третьим способами, требуют оптимизации структуры, причем в третьем случае большей, чем во втором.