Разработка плана внедрения бизнес-процесса «как должно быть» и утверждение всего пакета документов по бизнес-процессу

После согласования регламента бизнес-процесса «как должно быть» Ответственный за бизнес-процесс выполняет следующие действия (при необходимости – осуществляются консультации с Отделом бизнес-процессов): Разрабатывает план внедрения бизнес-процесса «как должно быть». По каждому мероприятию в плане внедрения указывает: · Ответственного за выполнение мероприятия; · Даты начала и окончания мероприятия. Согласует план внедрения с Отделом бизнес-процессов. Согласует план внедрения с начальниками подразделений-участников процесса. Утверждает весь пакет документов по бизнес-процессу у Ответственного за утверждение. Результатом выполнения работ является утвержденный пакет документов по бизнес-процессу. 3Работы должны быть выполнены с временными ограничениями согласно плана работ по бизнес-процессу.

Публикация материалов по бизнес-процессу на корпоративном портале

После утверждения пакета документов по бизнес-процессу выполняются следующие действия: Ответственный за бизнес-процесс формирует пакет документов для публикации и передает Ответственному за публикацию на корпоративном портале. Пакет документов должен содержать: · Отчет из системы ARIS, содержащий все утвержденные модели «как должно быть» в графической форме; · Регламент процесса «как должно быть»; · Перечень показателей результативности бизнес-процесса. Ответственный за публикацию на корпоративном портале выполняет следующие действия: · Преобразует полученные материалы в формат, пригодный для публикации. · Осуществляет публикацию материалов по бизнес-процессу на корпоративном портале. Результатом выполнения работ являются материалы по бизнес-процессу, опубликованные на корпоративном портале. Работы должны быть выполнены с временными ограничениями согласно плана работ по бизнес-процессу.

Рассылка информационного сообщения

После публикации материалов по бизнес-процессу Ответственный за бизнес-процесс выполняет следующие действия: Рассылает по электронной почте всем участникам бизнес-процесса пакет документов. Контролирует получение писем участниками бизнес-процесса. Результатом являются доставленные письма по электронной почте участникам бизнес-процесса с пакетом документов. Работы должны быть выполнены с временными ограничениями согласно плана работ по бизнес-процессу. Далее выполняются мероприятия по плану внедрения бизнес-процесса.

Проведение обучения основных участников бизнес-процесса

После ознакомления участников бизнес-процесса с представленными документами по бизнес-процессу Ответственный за бизнес-процесс выполняет следующие действия: Определяет участников бизнес-процесса для обучения. Разрабатывает программу обучения и материалы, необходимые для проведения учебных курсов. Организует проведение обучения. Результатом являются обученные участники бизнес-процесса. Работы должны быть выполнены с временными ограничениями согласно плана внедрения бизнес-процесса.

Введение бизнес-процесса в опытную эксплуатацию

После проведения обучения участников бизнес-процесса Ответственный за бизнес-процесс выполняет следующие действия: Формирует проект приказа ГД, содержащий все необходимые распоряжения для ввода бизнес-процесса в опытную эксплуатацию. Утверждает проект приказа у ГД. Рассылает приказ по электронной почте всем участникам бизнес-процесса и контролирует получение письма. Результатом является утвержденный приказ о вводе бизнес-процесса в опытную эксплуатацию, доведенный до всех участников бизнес-процесса. Работы должны быть выполнены с временными ограничениями согласно плану внедрения бизнес-процесса.

Доработка бизнес-процесса и ввод в эксплуатацию

После утверждения приказа о вводе регламента в опытную эксплуатацию Ответственный за бизнес-процесс выполняет следующие действия: В течение всего периода опытной эксплуатации проводит мониторинг работы бизнес-процесса, фиксирует возникающие проблемы и предложения по улучшению. Информирует о результатах опытной эксплуатации начальников подразделений участников бизнес-процесса и Отдел бизнес-процессов. Организует встречу (в составе - Начальники подразделений участников бизнес-процесса, Начальник отдела бизнес-процессов) для обсуждения результатов опытной эксплуатации, на которой принимаются решения о корректировках в процессе и необходимые организационные решения. Выполняет доработки в моделях процесса «как должно быть», согласует их с начальниками подразделений участников и с Отделом бизнес-процессов. Дорабатывает регламент бизнес-процесса. Утверждает итоговые материалы у Ответственного за утверждение. Организует актуализацию материалов по бизнес-процессу на корпоративном портале. Рассылает по электронной почте измененные материалы по бизнес-процессу с указанием того, что именно изменилось. Контролирует получение писем участниками бизнес-процесса. При необходимости организует обучение участников бизнес-процесса и координирует выполнение всех прочих организационных решений, принятых по итогам встречи. Результатами выполнения работ являются:

• Доработанные материалы по бизнес-процессу (модели и регламент «как должно быть»);

• Актуализированы материалы на корпоративном сайте;

• Доведены до участников изменения в бизнес-процессе;

• Выполнены все организационные решения Работы должны быть выполнены с временными ограничениями согласно плану внедрения бизнес-процесса.

Переориентация компаний на бизнес-процессы - бизнес-реинжиниринг - означает перестройку ее внутренней работы и системы управления. Это тяжелая и болезненная процедура, которая сопровождается ломкой привычных укладов работников компании, пересмотром их обязанностей, уменьшением/увеличением их заработной платы и часто - увольнениями. Здесь много разной работы, и среди прочего - проектирование новых схем бизнеса, а значит, и новых бизнес-процессов.

Почему хорошая формализация бизнес-процесса важна?

1. Она позволяет сделать наши мысли предметом широкого обсуждения.

2. Она дает возможность донести новые правила работы до тех сотрудников, которые будут их выполнять.

3. Формализованные бизнес-процессы легче изменять и модернизировать.

4. Формализация бизнес-процессов является хорошей основой для последующей автоматизации бизнеса в компании: создания/настройки различных информационных систем и стандартных пакетов автоматизации.

Нетрудно догадаться, что в качестве средств формализации предлагаются визуальные модели. Преимущества этого способа перед обычными текстами традиционны: людям тяжело читать большие тексты, но они легко обсуждают диаграммы. В то же время диаграммы являются достаточно формальными описаниями, позволяют пошагово определить виды действий, участников и результаты.

Для успеха изменений важны четкая постановка задачи консультантам, совместная разработка плана преобразований, поэтапный контроль и приемка результатов. Необходимо глубокое участие в процессе преобразований руководителя исполнительной власти компании (обычно генерального директора), а также участие владельцев бизнеса в постановке задач и приемке результатов. Ведь именно в их интересах проводятся перемены.

Литература:

1) В.В.Репин «Сравнительный анализ нотаций» http://www.interface.ru/fset.asp?Url=/ca/an/danaris4.htm

3) Форматы и средства описания бизнес-процесса http://www.regcons.ru:8100/5-step-1-3.htm

4) Д.В. Кознов «Визуальное моделирование: теория и практика»

http://www.intuit.ru/department/se/vismodtp/9/

5) «Business Process Mamagement: The Third Wave». Howard Smith, Peter Fingar, 2002 г.

6) Диаграммы для описания бизнесс-процессов

http://bpms.ru/library/articles/bpmn-diagram/index.html

7) Бизнес процессы. Методология, формализация, программное обеспечение

http://www.pro-spo.ru/bisness-processing

8) Шеер Август-Вильгельм. Бизнес-процессы. Основные понятия. Теория. Методы. Весть - Метатехнология, 1999.