Создание запросов
Запросы позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы. Основным назначением запросов является отбор данных по критериям поиска.
Создадим запросы на автомобили, дороже 300 тыс.
Для создания запроса необходимо открыть вкладку «Запросы» окна базы данных, нажать кнопку создать и в появившемся окне выбрать «Простой запрос». В этом случае будет предложено указать список таблиц и их полей. Выбираем таблицу «Автомобили», добавляем необходимые поля (Рис.11), нажимаем кнопку «Далее». На основании этих данных будет создан запрос.
В следующем окне нажимаем «Далее». Теперь задаем имя запроса «автомобили, дороже 300 тыс» и отмечаем галочкой пункт «Изменить макет запроса», нажимаем «Готово». Запрос откроется в режиме конструктора. Теперь в столбце «Цена» в строке «Условие отбора» задаем параметр «>=300000» (Рис.12).
При
выполнении запроса (значок
на панели управления) появится таблица
автомобилей дороже 300 тысяч (Рис.13).
Аналогично создаем запрос «Машины, которые продал сотрудник». Запрос будет выдавать сведения об автомобилях, которые продал тот или иной сотрудник. В запрос добавляем поля из таблицы «Заказы»: «Код заказа», «Марка автомобиля», «ФИО клиента», «Сумма» и «Код сотрудника», а из таблицы «Сотрудники» - «ФИО сотрудника». Переходим в режим конструктора.
Условия отбора задаем согласно Рис.14.
Выполняем запрос. Появится окно с предложением ввести код сотрудника.
Для удобства использования запросов, для них создаются формы.
Создание отчетов
Для создания отчета следует нужно открыть вкладку «Отчеты» в окне базы данных и нажать кнопку «Создать» в верхней части окна базы данных.
В появившемся окне «Новый отчет» выбрать пункт «Мастер отчетов» и указать источник данных – таблицу или запрос (в нашем случае это запрос на машины, которые продал сотрудник), нажать кнопку «ОК» (Рис.16).
Выбрать поля для отчета из имеющихся источников как мы это делали при создании форм и запросов. Выбираем вид представления данных (Рис.17), нажимаем «Далее».
Добавляем уровни группировки (Рис.18), нажимаем «Далее»
В следующем окне выбираем пункт «Итоги» (Рис.19) и в открывшемся окне ставим галочку в поле «Sum».
Нажимаем «Ок» и «Далее». Выбираем вид макета «Ступенчатый». В следующем окне выбираем стиль оформления, затем вводим имя отчета и нажимаем «Готово» (Рис.20) Если расположение полей не устраивает, то их можно подкорректировать в режиме конструктора.
Обработка данных средствами электронных таблиц
Данные для работы:
Решить задачу путем построения электронной таблицы. Исходные данные для заполнения таблицы подобрать самостоятельно (не менее 5 строк). Добавить границы.
Разработать таблицу, содержащую следующие сведения об абитуриентах: фамилия, оценки за экзамен по математике, русскому и иностранному языкам, сумма баллов за три экзамена и информацию о зачислении в учебное заведение. Если сумма баллов больше или равна проходному баллу и оценка за экзамен по математике 4 или 5, то абитуриент зачислен в учебное заведение, в противном случае - нет.
Построить произвольную диаграмму по значениям столбцов «Фамилия» - «Сумма баллов». Выполнить форматирование таблицы: Шрифт Times New Roman, размер 14.
Для начала нужно запустить программу Microsoft Ecxel 2003, для этого нужно проделать следующие действия: Пуск → Все программы → Microsoft Office → Microsoft Excel.
После этого
откроется окно программы.
Рис. 21 Общий вид программы
Затем создаем заголовки таблицы и произвольно вводим фамилии и оценки.
Рис. 22 Заполненная таблица
В ячейку E3 вводим формулу для подсчета суммы баллов: =СУММ(B3:D3), а в ячейку F3 вводим формулу, для определения, зачислен или нет студент: =ЕСЛИ(И(B3>=4;C3>=4;D3<=13);"да";"нет"). Затем берем курсором за правый нижний маркер и протаскиваем до конца таблицы. В итоге получаем:
Рис. 23 Формулы для расчета суммы баллов и определения, зачислен или нет студент
Применяем к таблице форматирование, скрываем формулы и получаем результат:
Рис. 24 Готовая таблица
По столбцам «Фамилия» и «Сумма баллов» создаем линейчатую диаграмму, для этого:
Выделяем фамилии студентов в колонке «Фамилии», а затем, удерживая клавишу CTRL, выделяем колонку «Сумма баллов».
Нажимаем: Вставка – диаграмма.
В появившемся списке выбираем тип диаграммы (в нашем случае - линейчатая)
Если необходимо, изменяем подписи данных, название диаграммы, подписи осей и т.д.
Нажимаем «Готово». Появляется диаграмма
При необходимости можно изменить положение диаграммы на листе и её размер.
Рис. 25 Диаграмма «Фамилия-сумма баллов»