– 2 –

Лекция 1 (09) – Excel.

Тема 1: Введение, запуск и окно Excel.

1. Назначение электронных таблиц.

2. Запуск Excel.

3. Окно (меню) Excel.

Тема 2: Перемещение в Книге Excel.

Тема 3: Типы данных в ячейках Excel.

Тема 4: Блоки (диапазоны).

Тема 5: Копирование формул, фиксация ячеек.

Тема 1: Введение, запуск и окно Excel.

1. Назначение электронных таблиц. Каждый из пакетов прикладных программ для пользователя выполняет общий набор функций, но в каждом из них только одна из функций является основной. Так в Word`е это редактирование, а в Access –поиск. В Excel, основной функцией является проведение вычислений, а основной формой представления данных является созданная заранее таблица. Иногда, когда текст представляет собой таблицу, используют Excel вместо Word`а.

2. Запуск Excel. Ее значок имеет вид стилизованной буквы "Х".

3. Окно Excel. Как и во всех приложениях Windows, в верхней части экрана расположено "Меню", ниже "Рабочий лист", а в самом низу – "Строка состояния". "Меню" единообразно с другими приложениями Windows. В 1-ой строке написано "Microsoft Excel" и далее имя документа. Исходный документ называется "Книга1" (Book1). Далее идут названия разделов: "Файл", "Правка", "Вид", "Вставка", "Формат", "Сервис", "Данные", "Окно" и "?" (Справка). В следующей строке (строке формул) содержится адрес текущей ячейки и ее содержимое.

Ячейка является основным элементом Excel. Ячейки составляют таблицу "Рабочего листа". Любая ячейка может содержать:

• Число;

• Текст;

• Формулу.

Над таблицей в "Рабочем поле" расположены номера столбцов, помеченные латинскими буквами: A, B, C, …, AA, AB, AC и т.д. до IV. Слева – номера строк: 1, 2, 3, …, 65536. Адрес ячейки образуется сочетанием адреса столбца и адреса строки, например A1 или IV1999. Ячейка, указанная курсором, называется текущей или активной. Она выделена в таблице контуром. Ее адрес и содержимое указывается в строке формул. Есть и другой формат номера.

Документ Excel (Книга) состоит из нескольких листов (по умолчанию - 3). Каждый лист - это самостоятельная таблица. Строка состояния находится под Рабочим полем. В левой ее части расположены ярлычки с номерами листов и строка прокрутки для листов. В правой части - строка прокрутки для таблицы текущего листа. По умолчанию Excel не отображает строку состояния. Чтобы она появилась на экране надо в разделе Сервис (Tools) выбрать команду Параметры (Options) и вкладку Вид (View). В секции Отображать (Show) установить флажок Строка состояния (Status Bar) и ОК.

Тема 2: Перемещение в Книге Excel.

Для перехода к следующему листу надо нажать Ctrl+PgDn, а для перехода к предыдущему - Ctrl+PgUp.

Home К крайне левой ячейке в строке

Ctrl+Home К верхнему левому углу рабочего листа

Ctrl+End К нижнему правому углу рабочего листа

End+стрелки Если активная ячейка пуста, то переход в направлении стрелки к 1-й ячейке, содержащей данные. Если в активной ячейке есть данные, то переход к последней ячейке, содержащей данные.

Переход к определенной ячейке - укажите ее адрес в строке формул в поле адрес.

Тема 3: Форматы данных. Типы данных в ячейках Excel.

1. В программировании существует понятие “Тип данных”. Любые данные в компьютере хранятся и обрабатываются в двоичном коде, т.е. в виде набора 0 и 1. Для того, чтобы в результате обработки получился правильный результат, программа должна знать, что представляет собой конкретный двоичный код. Основные типы данных следующие: текстовый (символьный), числовой и дата/время. Кроме них в программах предусмотрен ещё тип – общий. Он, собственно говоря, типом данных не является, а только сообщает программе, что она должна сама определять тип конкретной переменной.

Текстовый – это строка любых символов. В ряде программ требуется указывать максимальную длину строки. В других, в т.ч. в Excel, это не требуется.

Числовой – основной тип в Excel. В общем случае числа бывают целые и дробные. В Excel – это указывается через код формата или число знаков после запятой. Если подходящего количества знаков после запятой в коде формата нет, то оно вводится в строчке, которая расположена ниже окошек с форматами и кодами форматов. Денежный – это разновидность числового формата, отличающаяся от него тем, что добавляется вид денежной единицы, например “р.”. В остальном операции с такими данными ведутся так же, как и с числами. Вполне допустимо указывать значение денежной величины в шапке, например тыс. $, а в ячейках столбца вводить числа в соответствующем формате (Х,ууу). Другой разновидностью числового формата является процент. В Excel число в этом формате автоматически умножается на 100 и добавляется значок “”.

Форматы “дата” и “время” мы уже рассматривали и в Excel их использование очевидно. В некоторых программах их можно спутать с числами, что приводит к ошибкам.

В Excel эти форматы используются в заголовках и в исходных данных. Большинство вычислений реализуется через формулы – адресные выражения.

В ячейку можно вводить данные разных типов:

0. Текст

1. Числа

2. Даты

3. Время

4. Формулы

5. Функции

1. Тексты. Текст - это набор любых символов. По умолчанию текст выравнивается по левому краю. Для редактирования (исправления) текста можно использовать клавишу “Забой” или нажать F2, чтобы перейти в режим редактирования ячейки. Если текст не умещается в ячейке, то лучше продолжать ввод. К ячейке будет привязан весь текст, который Вы введете. В дальнейшем можно или расширить столбец, или объявить ячейку многострочной.

Если Вы вводите в ячейку число, но Вам надо, чтобы Excel считал его тестом, то впереди ставится одиночная кавычка, например, ‘123. В самой ячейке будут только цифры, а кавычка будет изображена только в строке формул. По умолчанию текст сдвигается к левому краю ячейки, а число - к правому.

2. Числа. Числа вводятся так же, как и тексты, но в отличие от последних, состоят только из цифр и некоторых специальных знаков. Рекомендуется из знаков использовать только “-”, а остальные (р., %, $) использовать только через Формат ячейки. Как уже говорилось, числа обычно выравниваются вправо, в отличие от текстов.

3.Числовые выражения. Очень часто при вводе данных их приходится пересчитывать. Для этого в Excel используются числовые выражения. Любое выражение начинается со знака “+”, после которого идут числа и знаки арифметики. В ячейке будет записан результат вычислений, а в строке формул будет сохранено само выражение. Числа и основная часть арифметических знаков вводятся с бухгалтерской части клавиатуры при включенной клавише-лампочке NumLock. “/” - деление, “*” - умножение, “-” - вычитание, “+” - сложение, “^” - возведение в степень, “()” - скобки. Порядок выполнения этих операторов следующий:

1. ^ ()

2. / *

3. + -

Большинство вычислений в Excel осуществляется через формулы, а числовые выражения используются в отдельных случаях для удобства ввода исходных данных и для проверки некоторых результатов.

Если число не помещается в ячейке, то оно переводится в экспоненциальную форму, например 7.78Е+06. Если размер ячейки недостаточен и для такого представления числа, то в ячейке будет записано “#####”. После увеличения размера ячейки число восстановится.

3. Дата и время. Дату и время можно задавать в различных форматах, их довольно много, поэтому во время выполнения практического задания войдите в “Формат”, “Ячейки” и просмотрите все форматы.

4. Формулы (адресные выражения). Формулы - это основной вид представления данных в Электронных таблицах. Только исходные данные вводятся в виде чисел или числовых выражений. Формулы подобны алгебраическим уравнениям, например, можно написать: a=(b+c)/e. Это уравнение означает, что b, c и e мы присваиваем любые числовые значения, а “a” - это результат. Аналогично, если в ячейке А1 мы запишем “=(В1+С1)/Е1” и введем в ячейки В1, С1 и Е1 какие-нибудь числа, то в ячейке А1 будет результат вычислений. Если данные в ячейках С1, В1 или Е1 мы изменим, то автоматически изменится результат в ячейке А1. Это очень удобно, так как при изменении исходных данных остальные значения изменяются автоматически. При создании формул можно использовать все знаки арифметики, как и в числовых выражениях. В адресах ячеек используются только латинские буквы. Таким образом:

Формула - это выражение, состоящее из адресов ячеек, соединенных арифметическими операторами. Формула начинается знаком “=” и может включать, кроме адресов ячеек, числа и функции.

При формировании выражения для формулы, вместо набора адреса ячейки, можно щелкнуть на нее курсором мыши, результат будет тот же. Обычно в ячейке будет результат вычисления формулы, а в строке формул - ее выражение

Функции. Функции - это стандартные формулы, для вычислений. Например, функция =СУММ(А1:Н1) эквивалентна формуле =А1+В1+...+Н1, но значительно короче и поэтому нагляднее и свободнее от ошибок. Любая функция имеет вид:

1. Знак равенства (=) – показывает, что далее следует функция (или формула)

2. Название функции, например СУММ.

3. Аргумент в скобках, например (А1:Н1), показывает адреса ячеек, с которыми работает функция.

Редактирование и удаление содержимого ячейки