Бердянський державний педагогічний університет

Р Е Ф Е Р А Т

з предмету «Українська мова»

за темою «Класифікація документів»

Виконав:

Студент Кутлимурадов А.Х.

Перевірила:

Салюк Б.А.

м.Бердянськ

2011 р.

Класифікація документів.

Класифікація документів — процес впорядкування або розподілу документів по класах з метою віддзеркалення відносин між ними і складання класифікаційної схеми.

Класифікація (лат. classik — розряд, група) документів — це система їх супідрядності, використовувана як засіб встановлення зв'язків між класами документів, а також для орієнтування в їх різноманітті. Структура класифікації зазвичай представляється у вигляді таблиці або схеми. Класифікація є одним з методів пізнання. Без неї неможливо вивчити різноманіття існуючих видів документів, систематизувати їх, встановити відмінності між видами документів, що виділяються по різних ознаках. Правильно складена комплексна класифікація відображає закономірності розвитку документів, розкриває зв'язки між ними, допомагає зорієнтуватися в будь-якій їх множині, служить основою для їх впорядкування в документних системах. Вона має важливе значення для теорії документоведення і практичній документно-комунікаційній діяльності.

Класифікувати документи — означає проводити багатоступінчате, ієрархічне і дихотомічне ділення їх на види, підвиди, різновиди. Рід (клас) — це сукупність (множина) документів, що мають певну загальну ознаку, що відрізняє цю сукупність від інших об'єктів. Як класифікаційне ділення можна прийняти різні ознаки, залежні від мети класифікації. Якщо хочемо розділити документи формою, це буде одна класифікація, якщо по їх змісту — інша і т.д. В основу класу завжди кладуть найбільш важливу ознаку документа, що відповідає меті класифікації.

Клас, що включає інші, буде по відношенню до ним родом, а класи, що входять в нього, по відношенню до нього — видами. Один і той же клас може бути родом по відношенню до нижчого класу і виглядом по відношенню до вищого. Так, клас «кінофотофонодокументи» є виглядом по відношенню до класу «документи» і родом по відношенню до класу «кінодокументи», «фотодокументи» і «фонодокументи».

Рід (клас) — це перший рівень ділення, який розкривається за допомогою видових ділень документа.

Вигляд — другий рівень ділення. При цьому родове поняття «документ» ділиться на видові поняття, тобто на види документів. Кожну ланку видової класифікації можна назвати видом документа за тією або іншою ознакою (по характеру знакових засобів, передпризначеності для сприйняття людиною, способу документування, матеріальному носієві і т. п.).

Третій рівень ділення — підвид. За ним слідує різновид і т. п., поки не визначиться остаточне місце конкретного документа (індивіда) в цій класифікації.

Ієрархія — розташування документів в порядку від вищого до нижчого. Відповідно ієрархічне розташування документів виглядає таким чином: документ → видання → неперіодичне видання → книга.

Дихотомія — послідовне ділення документів одного класу на два протилежні види, підвиду, різновиду і т.д. Наприклад: опублікований і неопублікований документ, періодичний і неперіодичний документ і т.п.

Класифікація документів здійснюється по різних підставах ділення, певних аспектах аналізу документів, що відповідають. Кожен аспект аналізу указує певний фасет (фр. facette — грануй) класифікації, тобто перелік видів документів за необхідною ознакою. Таких фасетів може бути множина, тому класифікація документів називається багатоаспектною фасетною.

Поділ документів на роди, види, підвиди, різновиди

Класифікація припускає строге ділення документів по законах логіки, в основному чотирьом: єдність підстави, відповідність членів ділення, їх взаємовиключаємість, безперервність ділення. Найважливіший з перерахованих — закон єдності підстави ділення — вимагає, щоб об'єм поняття «документ» був роздільний по одному з ознак. Оскільки у документа таких ознак багато, об'єм п оняття повинен ділитися всякий раз по новій підставі. Таким чином, класифікація є диференціацією документів поодинці найбільш істотній ознаці. Ця сукупність документів групується за певною ознакою у вигляд.

Типологізація є окремим випадком класифікації документів. Вона пов'язана з угрупуванням документів на основі їх подібності деякої узагальненої моделі, що іменується типом. Це загальні, істотні риси певної групи документів. Складність типологізації полягає у визначенні необхідного і достатнього набору найбільш характерних ознак.Найчастіше як типологічні ознаки виступає функціонально-цільове призначення, характер інформації, що міститься в нім (науковий, науково-популярний, виробничий, довідковий, інформаційний і т. п.). Іноді в основу типологізації видань кладеться жанровий критерій — масштаб обхвату об'єкту віддзеркалення, особливості внутрішньої структури видання, особливості (стиль) викладу матеріалу.

Таким чином, типологічна схема і схема класифікації створюються в результаті різних логічних процесів. Якщо ставиться завдання виділити в масиві документів, що вивчається, групу схожих (типових) рис, здійснюють процес типологізації, тобто об'єднання понять (документів) за допомогою комплексного критерію, що поєднує в собі декілька ознак (підстав ділення). Наприклад, видання — це вид документа, що виділяється за способом документування; науково-популярне видання — це тип документа, що виділяється по декількох ознаках.

Класифікаційний ряд представлений таким чином: вид документа — видання, підвид — книжкове видання, різновид — книга-іграшка. Типологічний ряд виглядає таким чином: тип документа — науковий, підтип — науково-дослідницький, різнотипність — монографія.

Типологічний критерій може бути використаний як узагальнена ознака в сукупності класифікаційних характеристик документа.

Класифікація документів дозволяє встановити специфіку кожного виду і типу документа, допомагає орієнтуватися у всьому різноманітті документної інформації. Тому дуже важливо навчитися визначати вид того або іншого документа по різних ознаках, аналізувати його за змістом, формі і ін.

Найважливіші ознаки, що лежать в основі класифікації сучасних документів, криються в їх суті, істоті інформаційною і матеріальною складових. Оскільки документи функціонують в суспільстві, зовнішнє середовище також робить на них певний вплив. З урахуванням цих обставин в основу загальної класифікації документів покладено три блоки ознак, побудованих по різних характеристиках документа: