1.В чем отличие неограниченного заместительства от ограниченного
В случае неограниченного заместительства сотрудник не нуждается в особой должностной инструкции. Необходимо подписание специального приказа (распоряжения) о назначении на должность заместителя. Без этого можно обойтись, если объем собственных обязанностей сотрудника позволяет ему взять на себя второй участок работы. Для периода заместительства важно определить, будет ли сотрудник продолжать выполнять свои собственные должностные обязанности или же он полностью переключится на новое задание.
В случае ограниченного заместительства сотрудник действует лишь в четко ограниченном диапазоне полномочий должностного лица, поэтому требуется отдельное описание рабочего места.
Указанные ограничения могут устанавливаться специальным распоряжением руководства компании и позже включаться в описание рабочего места.
Для обеспечения бесконфликтного сотрудничества в случае заместительства о порядке замещения необходимо проинформировать все подразделения, с которыми должен взаимодействовать заместитель.
Ограничение заместительства имеет место тогда, когда заместитель не имеет права принимать решения, каким наделен обладатель рабочего места.
Решение о виде заместительства принимает уполномоченное лицо\руководитель
2.Как распределяются полномочия между должностным лицом и его штатным заместителем
Штатное заместительство означает, что у должностного лица есть постоянный заместитель. Если они оба присутствуют на работе, то обычно распределяют области внимания и действия.
В случае отсутствия должностного лица его заместитель вступает в должность без особых распоряжений.
При принятии решений он должен действовать от имени и в духе своего руководителя. Поэтому крайне важно, чтобы у обоих были сходные взгляды на происходящее.
При назначении штатного заместителя соответствующая должность на предприятии практически занята двумя сотрудниками. Компания делает это для того, чтобы при любых обстоятельствах на данном рабочем месте находилось ответственное лицо.
Существует несколько причин, по которым компания принимает решение использовать систему штатного заместительства:
Обеспечение непрерывности производственных процессов и управления.
Частое неизбежное отсутствие должностного лица
Освобождение руководителя от части работ.
Освобождение руководителя от каких-то работ и снятие с него чрезмерной нагрузки с помощью штатного заместителя можно осуществлять лишь в определенных границах. Такой прием можно применять до тех пор, пока это касается комплекса задач, доступных для решения штатным заместителем. Иначе происходит нежелательное разделение их прав и обязанностей, практически создается новая должность. В этой ситуации заместитель становится просто сотрудником, имеющим определенный диапазон полномочий. Он передает должностному лицу информацию, которую считает важной для принятия решения, а по остальным вопросам предоставляет сведения в общих чертах. Прекращаются необходимые коллегиальные совещания — важный элемент взаимодействия между должностным лицом и его заместителем.
Поэтому прежде чем принять решение о штатном заместительстве с целью снятия нагрузки с должностного лица, необходимо точно установить, в чем состоит перегрузка.
Их причиной часто является плохая организация труда, в особенности недостаточное, а в ряде случаев неправильное, делегирование полномочий и ответственности. В таком случае назначение штатного заместителя явилось бы своеобразной «легализацией» плохой организации работы в компании, что, естественно, лишь усугубило бы ситуацию.
Если возникает вопрос о перегруженности руководителя, целесообразно также проверить, в какой мере исполняемые им до сих пор задания можно было бы передать другим. При этом возможно изменение прежнего штатного расписания и внесение в него новой штатной единицы или же возложение части обязанностей должностного лица на сотрудников нижестоящего уровня управления.
Штатное заместительство как забота о преемниках. Это достаточно распространенный метод работы с персоналом. Он используется в тех случаях, когда предстоят какие-то изменения в служебном положении должностного лица.