5 Как выполняется поиск и замена данных?

6 Как осуществляется фильтрация данных, типы фильтров, их установка и снятие?

7 Как выполнить удаление записей, добавление новых записей?

8 Как изменить названия полей данных в форме БД?

9 Как ввести новые поля в форму БД?

Ответы на контрольные вопросы:

1.Форма БД – это фрагмент таблицы БД, содержащий заданные поля исходной таблицы и предназначенный для ввода, редактирования, просмотра и удаления данных.

Форма предназначена для упрощения работы с таблицей и ввода новых данных сразу в несколько таблиц.

2.Способы создание форм. Форму можно создать с помощью конструктора или с помощью мастера форм.

Конструктор позволяет создать каждый элемент формы и её оформление самостоятельно, но это для начинающих пользователей довольно сложно, поэтому режим конструктора используется, в основном, для корректировки форм, созданных с помощью мастера.

Мастер форм автоматически создаёт форму на основе выбранных полей и является самым удобным. Access в режиме диалога выясняет у пользователя, какую форму он хочет получить, и создает ее автоматически. Если в этой форме что-либо не удовлетворяет, можно исправить это в режиме конструктора.

3. Автоформы являются частными случаями мастера форм, т.е. они автоматически создают заданные виды форм без участия пользователя. Автоформы удобны, когда базовая таблица одна, содержит немного полей и нужно быстро создать простую форму. Диаграмма создает форму со встроенной диаграммой, а сводная таблица - со сводной таблицей Excel.

Средство Автоформа является самым быстрым и лёгким способом создания формы.

4.Сохранение формы

производится в момент закрывания формы, при этом появляется окно сообщения с вопросом, хотите ли вы сохранить форму. После выбора ответа Да выходит окно Сохранение, в котором нужно ввести имя формы (например, "Совместители1") и щелкнуть по кнопке ОК. При этом форма сохраняется в файле БД, в котором уже есть исходная таблица и другие документы БД.

5. Поиск и замена данных.

Поиск:

Открываем нужную нам таблицу(форму, запрос, отчет и т.п.), в главной вкладке нажимаем на значок найти и во вкладке поиск забиваем нужные нам параметры поиска и нажимаем Найти далее.

Замена:

Открываем нужную нам таблицу(форму, запрос, отчет и т.п.), в главной вкладке нажимаем на значок найти и во вкладке замена забиваем нужные нам параметры поиска и нажимаем Найти далее, затем выполняем нужные нам замены.

6.Фильтрация данных, типы фильтров, их установка и снятие.

Открываем нужную нам таблицу(форму, запрос, отчет и т.п.), в главной вкладке нажимаем на значок фильтра и задаем нужные параметры фильтрации. Там же выбираем тип фильтра. В области сортировка и фильтрация в главной вкладке имеется значок применить фильтр, нажимая на него мы то устанавливаем, то снимаем фильтр.

7.Добавление и удаление новых записей.

Удаление записи выполняется тремя способами:

1-й способ:

выделить запись щелчком мыши по первому полю строки , выполнить команду Правка \ Удалить или Правка \ Удалить запись;

2-й способ:

выделить запись правой клавишей мыши, выбрать команду контекстного меню Удалить запись;

3-й способ:

c клавиатуры - выделить запись, нажать клавишу Del.

Добавление новой записи также выполняется тремя способами:

1-й способ:

выделить запись щелчком мыши по первому полю строки, выполнить команду Правка \ Перейти \ Новая запись;

2-й способ:

выделить запись правой клавишей мыши, выбрать команду контекстного меню Новая запись;

3-й способ:

c клавиатуры - выделить запись, нажать клавиши Ctrl++.

8.Изменение названия полей данных в форме БД.

Переходим в режим конструктора и изменяем нужные нам названия полей.

9.Ввод новых полей в форме БД.

Переходим в режим конструктора нужной нам формы и там добавляем новые поля.

Вывод по работе:

Научился создавать, сохранять, редактировать формы с помощью

автоформ и в режиме мастера форм, а также выполнять поиск и замену

данных, устанавливать фильтр и его параметры, удалять и добавлять новые

записи, изменять названия полей данных в форме БД, вводить новые поля

в форму БД.

Лабораторная работа №3

Запросы и отчёты в Access

Цель работы: научиться создавать и редактировать

запросы и отчёты базы данных

Содержание работы

1 Создание запросов базы данных.

2 Создание отчётов базы данных

Контрольные вопросы :

11. Что называется запросом и отчётом в СУБД Access?

12. Способы создания запросов и отчётов, для чего они применяются.

13. Какие виды запросов и отчётов можно создать с помощью Мастера?

14. Как создать простой запрос на выборку?

15. Как создать запрос с параметром?

16. Как создать перекрёстный запрос?

17. Какие операции можно выполнять с данными в запросах и отчётах?

18. Как сохранить запрос или отчёт под новым именем?

19. Как создать отчёт с группировкой данных?

20. Как ввести вычисления в отчёт?

11 Какие вычисления можно выполнить в отчёте?

Ответы на контрольные вопросы :

1.Запросы – это один из видов документов, используемых в СУБД Access , которые предназначены для обработки данных, хранимых в таблицах

Отчет – это средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации.

2. Запросы можно создавать в режиме конструктора и с помощью мастеров. Конструктор позволяет самостоятельно создать любой тип запроса, но этот режим рекомендуется пользователям, уже имеющим некоторый опыт создания запросов.

Для создания отчета надо в окне базы данных выбрать объект Отчеты и щелкнуть по кнопке Создать. Откроется окно Новый отчет, в котором приведены шесть пунктов меню, т.е. шесть способов создания отчетов: Конструктор, Мастер отчетов, Автоотчет в столбец, Автоотчет ленточный, Мастер диаграмм и Почтовые наклейки

3.С помощью мастеров в Access можно создавать следующие типы запросов:

• Простой запрос.

• Перекрестный запрос.

• Повторяющиеся записи.

• Записи без подчинённых.

Мастер отчетов создаёт Автоотчеты в столбец и Автоотчеты ленточные Мастер диаграмм также может создать отчет в виде диаграммы, а Мастер Почтовые наклейки создаёт отчет, отформатированный для печати почтовых наклеек.

4. Простой запрос позволяет создать с помощью Мастера запрос на выборку данных из определенных полей таблиц или запросов, он наиболее удобен для начинающих пользователей

5. Сначала создаётся простой запрос с нужными полями, а затем выполняется переход в режим конструктора (нажать клавишу Конструктор) и в его окне в строке Условие отбора вводится текст для параметра, например, "Введите имя", который будет появляться при вызове запроса

6. создаёт запрос на поиск повторяющихся записей (строк) в одной таблице или запросе, для таблицы при заданных полях он имеет вид

MS Access позволяет создать такой запрос только для одной таблицы или запроса (не для нескольких таблиц БД), причём в нём нужно задавать

7. В запросах можно выполнять все стандартные операции приложений операционной системы Windows. Это те же операции, что и в таблицах и формах БД – копирование, перемещение, удаление, вставка данных, сортировка по возрастанию и убыванию, установка и снятие фильтра, сортировка, поиск и замена данных, предварительный просмотр, печать . Для этого используются команды строки меню Файл, Правка, Вид и т.д. и кнопки панели инструментов Стандартная. При подведении к кнопке курсора появляется подсказка с именем кнопки.

8.. Для сохранения запроса следует выполнить команду Файл\ Сохранить или щелкнуть по кнопке Сохранить на панели инструментов. Если запрос сохраняется впервые, введем новое имя запроса в диалоговом окне Сохранение.

9(10). 1 В окне базы данных выбрать объект Отчеты и щелкнуть по кнопке Создать.

2 Откроется окно Новый отчет, в котором выделяем способ создания отчета Мастер отчетов, в списке источников выбираем таблицу Тренеры, нажать ОК.

3 В окне Создание отчёта перевести вправо поля Фамилия, Имя, Зарплата, Должность, нажать Далее.