Тема № 5 Искусство быть лидером

Одна из главных целей коммуникации – передача информации, поэтому во всех сферах общения преобладают речи информационного плана.

Коммуникативная цель информирующей речи – дать новые сведения о том или ином предмете, пробудить интерес к предмету речи.

К особенностям информирующей речи можно отнести: удовлетворение потребности слушателей в получении исчерпывающей информации по данному вопросу; пробуждение любознательности; актуальность для данной аудитории; демонстрацию нерешенных проблем; наличие и анализ конкретных фактов; сопоставление старого и нового, подчеркивание новизны информации.

Информационная речь так же, как и другие речи, требует, чтобы ее тема, предмет и различные аспекты этой темы соотносились с запросами, интересами и уровнем понимания аудитории.

В то же время жанр выступления и условия самой коммуникации всегда определяют некоторые границы во времени и объеме для освещения той или иной информации, а специфика информационной речи такова, что высказывание должно полностью раскрывать заявленную тему. Соответственно, успех этого вида речей во многом зависит от того, насколько актуальным и интересным предмет этой речи будет для слушателей.

В информационной речи в большей степени, чем в других видах речей, эффективно действуют законы логики как в подаче материала, так и в его восприятии и переработке. Так, в информативной речи высказывание на узкую и конкретную тему всегда гораздо информационно насыщеннее, чем на тему широкую и общую. Новые сведения в информативной речи запоминаются намного эффективнее на фоне известного. Информация, которая «вписывается» в существующую в сознании слушателей систему, не только лучше усваивается, но и «прирастает» за счет того, что уже усвоено каждым. Для того чтобы дать возможность переработать новое, информация должна подаваться «порциями».

Значит, для успеха информативной речи важно, чтобы

1. Оратор имел как можно более точное представление о составе и интересах аудитории и учел их в формулировке темы и в способе раскрытия ее содержания.

2. Поставленная проблема должна иметь решение и находиться в компетенции аудитории.

3. Новое в речи соседствовало со старым и выделялось на фоне известного.

4. Информация преподносилась бы не изолированно, как отдельный факт, а как элемент системы.

5. Преобладала бы «порционная» подача материала.

Напомним, что помимо этого оратор должен учитывать, какая именно информация (о видах информации мы уже говорили в лекции № 2) необходима для данной аудитории по данной теме.

Эти виды информации в различном соотношении являются неотъемлемым компонентом любой речи любого жанра, однако в некоторых жанрах информационная составляющая становится ведущей. Это прежде всего такие жанры, как сообщение, комментарий, доклад, лекция, интервью и др.

Эти разнообразные жанры объединяет то, что без «новости», то есть информации, они не существуют, и то, что различные параметры информации подчиняются соответствующим постулатам Грайса: количества, качества информации, ее соответствия теме и способа подачи.

Постулат количества информации: «Говори в меру» требует, что высказывание должно содержать не меньше и не больше информации, чем требуется для выполнения текущих целей диалога.

Постулат качества информации: «Старайся, чтобы твое высказывание было истинным» диктует не говорить того, что считаешь ложным или того, на что у тебя нет достаточных оснований.

Постулат отношения: «Не отклоняйся от темы». Этот постулат очень важен, поскольку он требует говорить только по существу дела, избегая ненужного в речи.

Постулат способа. Общий постулат: «Выражайся ясно», а это прежде всего значит: избегай непонятных выражений, неоднозначности, ненужного многословия.

Эти постулаты справедливы не только применительно к информационной речи, но и к любой другой.

Организационная речь произносится перед группой единомышленников, когда предстоит выполнить совместное дело, подготовить проведение какого-либо мероприятия и т.д., в котором задействованы все члены этой группы.

Успешной совместная деятельность будет только в том случае, если она хорошо организована. Это во многом зависит от руководителя. Руководитель должен всегда быть коммуникативным лидером и организовывать не только само планируемое мероприятие, но и деятельность по его обсуждению, поэтому понятие «организационная речь» относится, прежде всего, к его речи.

У организационной речи всегда, как минимум, две взаимообусловленные цели: не только наилучшим образом выполнить вместе какое-то дело, решить что-то и т.д., но и укрепить единство этой группы. Настоящее единение возникает тогда, когда есть успешная совместная деятельность.

Что входит в понятие «организационная речь»?

Это речь собственно организационная, содержащая постановку проблемы и определение путей ее решения; формирование предложений по условиям, в которых достижимо задуманное; определение оптимальной структуры коллективной деятельности; распределение полномочий с указанием времени и места действия; отчет о результатах деятельности.

Это речь воодушевляющая речь, которая обращена, прежде всего, к эмоциональной сфере, содержит прямое обращение к чувствам. Она затрагивает личные интересы слушателей и должна вызывать патриотические чувства, гордость и т.п., создавать хорошее настроение и на основе этого – желание выполнить порученное наилучшим образом.

Призывающая речь содержит прямой призыв к совершению действия самими слушателями. Важно обратить внимание, что эта речь обязательно предполагает совершение какого-либо конкретного действия (прийти на собрание, на митинг и т.д.). Эта речь используется тогда, когда нет уверенности, что порученное будет выполнено.

В наибольшей степени организационная речь проявляется в жанре совещания, в ходе которого разрабатывается план совместных действий.

Совещание с членами организации проводится, если есть необходимость принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать свое мнение, если в организуемом мероприятии задействованы одновременно интересы нескольких групп или членов этой организации, если для решения вопроса необходимо воспользоваться мнением представителей различных групп внутри организации.

При этом внутри речи на таком совещании могут быть использованы все виды речей, в том числе и воодушевляющая (в начале совещания до объявления его целей и задач или после подведения его итогов); и призывающая (в конце совещания, для усиления уверенности в том, что все намеченное надо выполнить) и т.д.

Обсуждение при организации какого-либо мероприятия обычно имеет три основных этапа:

1. Вступительная часть: объявление проблемы, формулирование целей.

2. Основная часть: определение направлений работы и плана действий, организация обсуждения путей воплощения плана.

3. Подведение итогов.

На каждом из этих этапов ведущий должен оставаться коммуникативным лидером. В то же время первый и последний этап проведения обсуждения зависят преимущественно от него, а основная часть – не только от него, но и от конструктивности участия в совместном проекте всей группы.

При обсуждении очень важно, чтобы каждый участник знал, что его мнение тоже всех интересует и знал порядок предоставления слова, если группа большая.

Основные правила проведения обсуждения

Должны высказаться все участники обсуждения.

Совещание — не поле боя, на котором противник должен быть «уничтожен», поэтому необходимо стремиться к выработке общих подходов. Всегда можно найти точки соприкосновения, если только захотеть.

Речевое поведение руководителя совещания может строиться в соответствии с основными положениями инструкции:

1. В начале заседания четко сформулируйте и объявите проблему, которую нужно обсудить. (Нам необходимо обсудить..., нам поручено организовать...).

2. Определите цели. Для этого обсудите возможность идеального решения проблемы, даже если это кажется недостижимым.

3. На правах ведущего задайте рациональную структуру обсуждения. Уделяйте внимание каждому с помощью визуального контакта или других приемов внимательного выслушивания мнений.

4. Не допускайте возникновения спора. Говорить должен только кто-то один.

5. Руководитель совещания должен выслушивать мнения всех оппонентов! Никакие идеи не удерживаются так упорно, как те, которые не обсуждались. 6. Обязательно – подводить итоги после каждого пункта.

7. Чтобы исключить недоразумения, руководитель совещания должен при необходимости уточнять сообщения отдельных участников словами: «Я это правильно понял? Так будет правильно?».

8. Ищите возможность выработки альтернатив. Оказывайте поддержку авторам новых идей. Постарайтесь поощрить каждого из них. Рассмотрите альтернативы.

9. Готовьтесь к действию. Постарайтесь, чтобы у каждого была четкая инструкция его личных действий. Убедитесь, что все последующие шаги четко поняты и каждый будет продвигаться к взаимосогласованной цели.

10. В конце совещания приведите его итоги.

Некоторые советы руководителю

В течение совещания руководителю следует оставаться на нейтральных позициях. Постоянно поддерживайте разговор, не упускайте инициативу. Стимулируйте активность участников.

Управлять лучше всего с помощью вопросов. Открытые вопросы дают возможность для выступления с изложением своей точки зрения (Что, как, почему), закрытые предполагают однозначный односложный ответ (Да, нет).

Хотя для любого руководителя главное в деловом совещании — его итог, качественность, эффективность принятого решения, тем не менее, очень важны и чисто психологические последствия подобного мероприятия. Люди должны уйти с совещания, не испытывая раздражения по поводу происходившего, не ощущая антипатии к кому-то из присутствовавших, чье мнение получило признание большинства, и не испытывая чувства дискомфорта, если, скажем, какая-то собственная идея таким признанием не пользуется.

Иногда при бурно протекающем процессе обсуждения некоторые члены группы чувствуют, что их мнения не слышат. Они сидят сзади, не принимая участия в обсуждении. А может быть, именно у них в голове лучшее решение. Здесь полезно проверить, действительно ли каждый член группы вовлечен в обсуждение.

Используя обобщение, вы придадите мыслям и фактам более организованную форму. Полезно отметить индивидуальные или групповые чувства по отношению к фактам, особенно если обсуждение было жарким и противоречивым. Подводя итоги, поддерживайте визуальный контакт с каждым членом группы. Спрашивайте об их реакции на определение проблемы и ваши слова, предлагайте дополнить или поправить основные тезисы речи. Лучше побольше потратьте времени на то, чтобы группа пришла к согласию в определении проблемы и целей, чем потом выяснять это в ходе обсуждения других вопросов.

Известно, что умение общаться обусловливается тремя основными составляющими:

- умениями, связанными с восприятием и пониманием другого человека и в то же время – умением подавать себя, самовыражаться;

- умением сближать точки зрения – свою и собеседника;

• умением управлять общением. (По С.Б. Елканову)

Все эти задачи и должна решать любая публичная речь, но они тем более необходимы, если мы имеем в виду организационную и информационную речь.