Раздел 2

Теория и методика архивного дела

Глава 10

Классификация архивных документов

Как известно, материальными носителями долговременной социальной памяти являются документы: летописи, грамоты, законодательные акты, декреты, листовки, плакаты, чертежи, фотографии, кинофильмы, видеозаписи. Созданные в различные исторические периоды начиная с древнейших времен и кончая нашими днями в процессе государственной, экономической, общественно-политической, социально-культурной деятельности белорусского народа и имеющие научно-историческую ценность, они образуют Национальный архивный фонд Республики Беларусь (НАФ РБ).

Для того чтобы ориентироваться в этой массе документной информации, облегчить ее использование в интересах общества, необходима научная классификация документов, т.е. их группировка по наиболее существенным признакам. Классификация НАФ Беларуси включает три этапа. Объектом классификации первого этапа является весь комплекс Национального архивного фонда, второго — документы отдельного архива, третьего — документы конкретных фондов.

Основной классификационной единицей для группировки документов НАФ Беларуси выступает архивный фонд, который представляет собой совокупность документов, образовавшихся в процессе деятельности юридических и физических лиц и имеющих научно-историческую ценность. Разновидностями архивного фонда являются: фонд учреждения, фонд личного происхождения, объединенный архивный фонд и архивная коллекция.

Архивный фонд учреждения — это комплекс документов, образовавшихся в деятельности конкретного учреждения и подлежащих передаче на постоянное хранение.

Архивный фонд личного происхождения состоит из документов, созданных в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода.

Объединенный архивный фонд представляет собой комплекс документов, образовавшихся в деятельности двух и более учреждений, имевших между собой исторические или логически обусловленные связи (однородность целевого назначения, деятельности на определенной территории, подчиненность, единство объекта и времени деятельности и т.д.). В Госархиве Могилевской области, например, имеется фонд “Школы Горецкого района”, который создан в результате объединения дел однородных по целевому назначению учреждений, действовавших на определенной территории. По признаку подчиненности и действия на определенной территории образован в этом же архиве объединенный фонд “Горецкий районный союз потребительских обществ Могилевского облпотребсоюза, райзаготконтора, сельские потребительские общества”.

Архивная коллекция — это совокупность отдельных документов, представляющих научно-историческую ценность и объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектовому, авторскому, хронологическому и др.). В Национальном историческом архиве Беларуси имеется коллекция топографических карт, планов городов, деревень, сел, имений Минской губернии за 1798—1906 гг. Основой для ее создания послужил номинальный признак (вид документов — планы, карты). В НА РБ хранится сформированная по тематическому признаку коллекция агитационных документов предвыборной кампании по выборам в Верховный и местные советы БССР в 1990 г.

Учреждения, организации, предприятия и отдельные лица, в деятельности которых образуются документы, называются фондообразователями. Из их документов и формируются архивные фонды.

Каждое ли учреждение является фондообразователем? Нет. Фондообразователем может быть только самостоятельное, организационно обособленное учреждение. Для него характерно наличие правового акта об образовании, компетенции, функциях, порядке деятельности (указа, постановления, приказа, устава, положения и т.д.), самостоятельного баланса (сметы), расчетного счета в банке, штатного расписания, печати, углового штампа. Структурные части учреждения, не имеющие оперативной и организационной самостоятельности (функцио­нальные управления, отделы и др.), вспомогательные службы, созданные для удовлетворения культурно-бытовых потребностей его сотрудников (столовые, библиотеки, детские сады и т.д.), не являются самостоятельными фондообразователями.

Документы архивного фонда органически связаны между собой, их содержание отражает единый процесс деятельности учреждения. Дробление архивных фондов ведет к разрушению этой связи, обесценивает их в научном отношении, затрудняет использование документов и мешает их систематизации. Поэтому при научной классификации документов Национального архивного фонда архивисты руководствуются принципом недробимости архивных фондов. Он не допускает разделения документов архивного фонда между несколькими государственными архивами^*.

§ 1. Классификация документов Национального архивного фонда Беларуси

Под классификацией документов в пределах НАФ понимается их научная группировка в соответствии с признаками, определяющими организацию сети государственных архивов и их профили.

Классификация документов НАФ Беларуси строится на основе следующих признаков:

— принадлежность документов к различным историческим периодам (например, с древнейших времен до 1917 г., с 1917 г. по настоящее время);

— принадлежность документов к учреждениям республиканского или местного значения;

— принадлежность документов к определенным административно-территориальным единицам (областям, районам, т.д.);

— принадлежность документов к определенным отраслям государственной и общественной деятельности;

— способ и техника закрепления информации.

Перечисленные признаки находятся в тесной связи и при классификации документов дополняют друг друга. Они положены в основу организации сети архивов Беларуси. В настоящее время в республике имеются шесть центральных, девять областных и 16 зональных архивов.

Национальный исторический архив Республики Беларусь образован в 1938 г. В нем хранятся документы учреждений Беларуси (кроме бывшей Гродненской губернии) с XIV в. по 1917 г.

Национальный исторический архив Беларуси в Гродно, созданный в 1940 г., хранит документы учреждений бывшей Гродненской губернии за 1802—1917 гг.

Национальный архив Республики Беларусь (бывший Центральный государственный архив Октябрьской революции и социалистического строительства БССР) образован в 1927 г. В нем находятся документы высших органов власти и управления, республиканских общественных, кооперативных и профсоюзных организаций, вузов и других заведений с 1917 г. по настоящее время, а также фонды республиканских организаций коммунистической партии и комсомола Беларуси.

Белорусский государственный архив кинофотодокументов создан в 1941 г. В нем собраны фотографии, киновидеофильмы, звукозаписи по истории республики.

В Белорусском государственном архиве-музее литературы и искусства, начавшем свою деятельность в 1960 г., отложились документы творческих государственных и общественных учреждений и организаций, личные фонды деятелей литературы и искусства.

Белорусский государственный архив научно-технической документации организован в 1968 г. Хранит проектную, конструкторско-технологическую, научно-исследовательскую и патентную документацию, а также управленческие документы НИИ, проектных и конструкторских организаций.

В Брестском, Витебском, Гродненском, Гомельском, Минском и Могилевском областных и зональных архивах сосредоточены документы местных органов власти и управления, а также областных, районных, городских и сельских учреждений, организаций, предприятий, колхозов и совхозов с 1917 г. по настоящее время, фонды местных организаций КПБ и ком­сомола.

В основу организации сети архивных учреждений положен принцип раздельного хранения документов, различных исторических периодов. Разграничительной чертой является март 1917 г. Материалы, созданные ранее этой даты, хранятся в исторических архивах Минска и Гродно.

При организации государственных архивных учреждений используются и другие признаки. При создании Белорусского государственного архива-музея литературы и искусства применен признак принадлежности документов к определенным отраслям государственной и общественной деятельности (литература и искусство), Белорусского государственного архива кинофотофонодокументов — способ и техника закрепления информации. При образовании областных и зональных архивов руководствовались комбинацией признаков:

1. принадлежность к историческим эпохам (советский период);

2. способ и техника закрепления информации (хранят документы только на бумажной основе);

3. принадлежность документов к определенным административно-территориальным единицам (область, район, город);

4. принадлежность документов к учреждениям республиканского и местного значения (хранят документы учреждений местного значения).

Созданная в республике сеть архивных учреждений в целом обеспечивает научно обоснованное распределение документов Национального архивного фонда.