Лекция 2. Приемы работы с базой данных Просмотр таблицы

Любая таблица Access может быть представлена в двух режимах:

• в режиме просмотра таблицы – для ввода данных, их просмотра и редактирования. Иногда данный режим называют режимом таблицы. Этот режим позволяет добавлять, изменять или анализировать данные;

• в режиме конструктора – для создания и изменения структуры таблицы.

Выбрать режим просмотра можно с помощью кнопки Вид на панели инструментов. Каждый раз при смене режима изменяется изображение на кнопке Вид, отображая следующий доступный для выбора режим.

В области маркировки полей (выделена серым цветом) задаются имена полей. Слева от данных таблицы находится область маркировки записей (также выделена серым цветом). Черный треугольник в области маркировки записей указывает на текущую запись (рис. 3).

Рис.3. Структура окна просмотра таблицы

Перемещение по таблице

Перемещаться можно несколькими способами: с помощью мыши, полос прокрутки, с помощью поля со списком Переход к полю.

Рис.4. Переход к нужной записи

В режиме таблицы или формы кнопки перехода расположены в нижней части окна. Эти кнопки предназначены для быстрого перемещения по записям.

В режиме таблицы поле со списком Переход к полю облегчает перемещение по полям длинных записей.

Для перехода к любому полю таблицы длинных записей:

1) откройте таблицу, запрос или форму в режиме просмотра.

2) любым из способов выведите на экран панель инструментов Формат (режим таблицы).

Поле со списком Переход к полю расположено слева на панели инструментов Формат (режим таблицы).

Выберите в раскрывающемся списке имя поля, к которому нужно перейти в текущей записи.

Рис.5. Панель инструментов Формат (режим таблицы)

Настроить формат шрифта и формат ячеек можно другим способом: пункт меню Формат  Шрифт и Формат  Режим таблицы

После любого изменения внешнего вида таблицы (формата шрифта, ширины столбцов и т.п.) при попытке закрыть окно таблицы Access попросит сохранить сделанные изменения. Если вас устраивает новый вид таблицы, то подтвердите их. В противном случае ответьте отказом.

Фиксирование столбца

Щелкните на кнопке Вид и выберите режим таблицы и разверните окно формы во весь экран.

1. Щелкните на любой записи в подходящем столбце.

2. Формат Закрепить столбец.

Правая граница столбца примет вид жирной линии. Столбец зафиксирован и будет все время на экране.

Освобождение закрепленных столбцов

Выберите: Формат  Освободить все столбцы.

На рисунках представлена типичная таблица базы данных. С ней можно работать обычными приемами управления с помощью мыши.

1. Маркер, находящийся в левом верхнем углу таблицы, это маркер таблицы. Щелчок на нем выделяет всю таблицу, а правый щелчок открывает контекстное меню для операций с таблицей в целом.

2 . Каждая запись имеет слева кнопку (маркер записи). Щелчок на этом маркере выделяет всю запись и готовит ее к копированию, перемещению, удалению. Выделение нескольких последовательных записей выполняется аналогично тому, как выделить несколько полей, только все действия происходят в области маркировки записей.

3. Щелчок правой кнопкой на выделенной записи открывает контекстное меню для операций с записью. Контекстное меню записи позволяет удалять, копировать и перемещать записи и управлять высотой строки.

4. Поля базы данных представлены в таблице столбцами. Каждый столбец имеет заголовок, в котором записано имя поля. Если содержимое поля не полностью умещается в ячейке таблицы, столбец можно расширить. При наведении указателя мыши на границу между столбцами указатель меняет форму. Теперь границу можно перемещать методом перетаскивания, а двойной щелчок устанавливает ширину столбца равной длине самого длинного значения в данном поле.

5 . Щелчок на заголовке столбца выделяет весь столбец, а щелчок правой кнопкой на выделенном столбце открывает контекстное меню. Контекстное меню столбца позволяет сортировать записи, вставить новый столбец, копировать, удалять и перемещать столбцы, управлять их шириной и режимом отображения.

Возможны ситуации, когда Microsoft Access не вставляет все данные или часть данных:

• При попытке вставить все содержимое поля или полей, не выбрав место назначения. Выделите поле или поля, в которые требуется вставить данные.

• При попытке вставить больше полей, чем имеется в результирующем объекте в режиме таблицы, или больше полей, чем выделено в объекте получателя. Лишние поля не вставляются.

• При попытке вставить значение, несовместимое с типом данных поля получателя. Например, была выполнена попытка вставить сочетание букв и цифр в поле базы данных Microsoft Access, в которое допустим ввод только чисел или только дат.