1.3. Основные типы данных

В одну ячейку электронной таблицы можно ввести информацию следующего вида:

• текст длиной до 255 символов;

• число определённого формата;

• дату или время;

• формулу.

При вводе и отображении информации могут быть использованы следующие форматы:

Общий. Применяется для отображения как текстовых, так и числовых значений произвольного типа.

Числовой. Наиболее общий способ представления чисел. Число отображаемых знаков после запятой можно задать, используя поле со счётчиком «Число десятичных знаков», а группы разрядов, в больших числах, отделять друг от друга пробелами, включив флажок «Разделитель групп разрядов». Например, после его включения число 200000000 будет выглядеть следующим образом: 200 000 000.

Процентный. Значение ячейки умножается на 100 и выводится на экран со знаком %.

Дробный. Число выводится в виде дроби, например, число 0,25 будет выглядеть как 1/4.

Экспоненциальный. Используется для представления больших чисел, например, 2 млрд. будет выглядеть как 2,Е+09.

Денежный. К значению числа добавляется знак валюты, выбранной в поле со списком «Обозначение».

Дата. Позволяет отображать различные форматы дат. Например, дата 16 апреля 1997 года может выглядеть так: 16.4, или 16.4.97, или 16 апр 97.

Время. Позволяет назначить различные варианты отображения времени. Например, 13 часов 30 минут можно отобразить как: 13:30, или 13:30:55, или 1:30 РМ.

Текстовый. Тексты длиной до 255 символов.

Для изменения способа отображения чисел, дат и времени сначала выделите ячейки, формат которых необходимо изменить, а затем выполните команду «Ячейки» меню «Формат» и раскройте вкладку «Число». На ней задают необходимый формат, выбрав его из списка форматов. При необходимости вводится дополнительная информация.

Например: для числового формата можно задать количество знаков после запятой, а для формата даты - конкретный вариант представления даты. На рис. 2 изображена вкладка «Число» с выбранным форматом даты и типом даты, включающим в себя число и номер месяца.

Рис. 2. Вкладка «Число» команды «Формат ячеек»

Кроме этой вкладки для изменения формата представления чисел можно использовать кнопки панели инструментов «Форматирование». Они позволяют выбрать денежный или процентный формат. А для числового формата - изменить количество отображаемых знаков после запятой и ввести разделители между разрядами с помощью кнопок:

-«Уменьшить разрядность»;

- «Увеличить разрядность»;

- «Формат с разделителем».

Применение формата для отображения чисел не влияет на действительное значение ячейки, которую система использует для вычислений. Истинное значение активной ячейки можно увидеть в правом поле строки формул.

1.4. Форматирование таблиц и отдельных ячеек

На одном листе можно создать несколько таблиц, форматируя их по своему усмотрению. Таблица создаётся: путем объединения нескольких ячеек в одну, задания варианта выравнивания и формата отображения информации для каждой ячейки и выбора вида границ для всей таблицы. Можно совмещать процесс создания макета таблицы с вводом информации в неё. На Рис. 3 приведен пример небольшой таблицы с разными видами форматирования. Для её создания были выполнены следующие действия:

> Объединены две ячейки по вертикали А1 с А2 и три по горизонтали В1; С1; D1.

• Заданы шрифт, размер букв и выравнивание: по центру для заголовков таблицы, по левому краю - для названий ресурсов, по правому краю - для чисел.

• Для объединённой ячейки А1 - А2 изменена ориентация текста, а для остальных строк этого столбца выбран «Полужирный» вид написания букв.

Рис. 3 Пример сформатированной таблицы.

Для объединения ячеек их сначала выделяют, а затем объединяют, воспользовавшись кнопкой «Объединить и поместить в центре» панели инструментов «Форматирование» или вкладкой «Выравнивание» команды «Ячейки» меню «Формат». Эта вкладка, изображённая на Рис. 4, кроме объединения выделенных ячеек (Флажок «Объединение ячеек» включен), позволяет:

• писать внутри ячейки в несколько строк (Флажок «Переносить по словам» включен);

• выбирать вид выравнивания по горизонтали и вертикали с помощью соответствующих списков группы «Выравнивание»;

• изменять направление написания текста от 0 до 180 градусов с помощью поля со счётчиком «градусов» группы «Ориентация».

Чтобы задать шрифт, размер букв, горизонтальное выравнивание, тип написания букв и создать рамки в таблице, используют вкладки «Шрифт» и вкладки «Выравнивание» и «Граница».

Рис. 4. Вкладки «Выравнивание» и «Граница».

На рисунке5 изображена ПИ «Форматирование». Здесь отмечены не упоминавшиеся ранее кнопки, которые могут быть использованы для форматирования текста. Прежде чем использовать эту ПИ или вкладки окна «Формат ячеек», нужно выделить форматируемую часть электронной таблицы, иначе формат изменится только у активной ячейки. Команды, позволяющие выделять фрагменты листа, приведены Табл. 2. Группа кнопок «Начертание букв» позволяет использовать следующие виды написания текста: «Полужирный», «Курсив», «С подчёркиванием», причём все три вида можно использовать как по отдельности, так и вместе.

Кнопки группы «Горизонтальное выравнивание» выравнивают текст: по левому краю, по центру или по правому краю.

Кнопка с раскрывающимся списком «Границы» позволяет нарисовать границы как снаружи, так и внутри выделенного фрагмента страницы. Вид границ выбирается из палитры, появляющейся при раскрытии списка.

Если нужно рисовать рамки линиями различного цвета и типа (сплошными, штриховыми, штрихпунктирными, двойными), используют вкладку «Граница», изображённую на Рис. 4. Здесь можно выбрать ещё цвет и вид границы. Причём сначала задаётся тип и цвет линии и только после этого - вид границы.

Кнопки с раскрывающимися списками «Цвет заливки» и «Цвет шрифта» позволяют задать цвет фона и букв.

Рис. 5 Панель инструментов «Форматирование»

Табл. 2. Команды выделения фрагментов электронной таблицы.

Что выделить	Как выделить
Одну ячейку	Укажите ячейку, сделав по ней щелчок, или перейдите к ней,, используя клавиши перемещения
Несколько смежных ячеек	Поставьте курсор на середину первой ячейки и протащите его до последней ячейки
Одну строку	Укажите заголовок строки, щелкнув по его названию
Смежные строки или столбцы	Протащите указатель по заголовкам строк или столбцов
	Выделите первую строку или первый столбец, затем, удерживая нажатой клавишу SHIFT , выделите последнюю строку или последний столбец
Один столбец	Укажите заголовок столбца, щелкнув по его названию
Несмежные строки или столбцы	Выделите первую строку или первый столбец, затем, удерживая нажатой клавишу CTRL, выделите остальные строки или столбцы
Несмежные ячейки или диапазоны ячеек	Выделите первую ячейку или первый диапазон ячеек, затем, удерживая нажатой клавишу CTRL, выделите остальные ячейки или диапазоны
Большой диапазон ячеек	Укажите первую ячейку, затем, удерживая нажатой клавишу SHIFT, укажите последнюю ячейку диапазона. Для перемещения к последней можно использовать полосы прокрутки
Большее или меньшее количество ячеек по сравнению с текущим диапазоном	Удерживая нажатой клавишу SHIFT, укажите последнюю ячейку, которую необходимо включить во вновь выделяемый диапазон. Прямоугольная область между текущей ячейкой и указанной ячейкой образует новый диапазон
Всю таблицу	Нажмите кнопку «Выделить все»