Министерство образования и науки Российской Федерации

ГОУ ВПО «Санкт-Петербургский государственный инженерно-экономический университет»

Филиал в г. Чебоксары

Кафедра инженерных наук и информационных технологий

Лабораторный практикум

по дисциплине

Информационные системы в экономике

для студентов очной формы обучения специальностей «Финансы и кредит» и «Бухгалтерский учет и аудит».

Чебоксары 2010

ББК 32.97

Л12

Лабораторный практикум для студентов очной формы обучения специальностей «Финансы и кредит» и «Бухгалтерский учет и аудит». Лабораторный практикум составлен на основе рабочей программы учебной дисциплины «Информационные системы в экономике».

Составитель: к.т.н., доцент В.С. Шишкин

Рецензенты:

Лабораторный практикум направлен на закрепление теоретических знаний и выработку практических навыков в области создания баз данных для различных предметных областей с использованием системы управления Microsoft Access 2007-2010. Задания лабораторных работ последовательно формируют у студента навыки создания таблиц и связей между ними, создания форм и запросов с использованием языков QBE и SQL, и, в конечном итоге, отчетов. Практикум состоит из 7 работ. Продолжительность каждой работы - 2 академических часа. В процессе изучения дисциплины параллельно с выполнением лабораторных работ студент разрабатывает проект собственной базы данных для заданной предметной области.

Рекомендовано к изданию Научно-методическим советом филиала Санкт-Петербургского государственного инженерно-экономического университета (г. Чебоксары).

Протокол № от 2010г

Лабораторная работа №1

Запуск и установка параметров MS ACCESS.

Создание таблицы

Цель работы: получение первичных навыков настройки интерфейса программы и изучение содержания справочной системы. Приобретение навыков создания таблиц базы данных и уяснение свойств ее полей.

Основные сведения

База данных (БД) – это интегрированная совокупность взаимосвязанных данных. Обычно база данных создается для одной конкретной предметной области, организации или прикладной задачи.

Для облегчения работы с базами данных используются системы управления базами данных (СУБД, англоязычная аббревиатура DBMS – Database Management System) - специальные пакеты программ, обеспечивающие ввод, поиск, хранение, пополнение, корректировку данных, формирование отчетов и ответов на запросы пользователей баз данных.

Microsoft Access – наиболее популярная на сегодняшний день СУБД для персональных компьютеров. Она представляет собой полнофункциональную СУБД реляционного типа с графическим интерфейсом. Данные в таких базах оформляются в виде одной или нескольких таблиц, состоящих из однотипных записей.

Все объекты базы данных под управлением Microsoft Access и средства их отображения хранятся в одном файле с расширением .accdb. Это новый формат файла, который поддерживает новые свойства, такие как многозначные поля и вложения. Также, если необходимо преобразовать базу данных на компьютере в веб-базу данных с использованием служб Access, база данных на компьютере должна иметь формат .accdb.

Версии Access, предшествующие Office 2007, поддерживают форматы файлов с расширением .mdb. В Access 2010 также можно открывать файлы .mdb. Если файл хранится в формате Access 2002-2003 или Access 2000, его можно открыть и использовать в Access 2010 обычным образом. Однако при этом невозможно использовать преимущества новых функций, для которых необходим формат файла .accdb.

Файлы нового формата нельзя открыть в более ранних версиях Access или связать с ними; кроме того, они не поддерживают репликацию и защиту на уровне пользователя. Если необходимо работать с базой данных в более ранних версиях Access либо использовать репликацию или защиту на уровне пользователя, необходимо применять прежний формат файла. Для этого в группе команд «Файл» необходимо выбрать команду «Доступ» и в открывшемся окне задать соответствующий формат файла базы данных.

Приложение Microsoft Access запускается через Главное меню операционной системы (кнопка «Пуск»). Команда запуска находится в группе команд «Microsoft Office».

Для создания пустой базы данных выберите команду «Создать» в меню «Файл». При этом открывается список доступных шаблонов. Необходимо выбрать шаблон «Новая база данных» и задать имя файла и папку хранения файла базы данных. Затем нажмите кнопку «Создать».

Создание таблицы производится в два этапа:

• определение структуры таблицы;

• придание полям таблицы необходимых свойств.

На ленте интерфейса приложения необходимо выбрать группу команд «Создать», затем команду «Таблица». Если таблица открылась в режиме «Таблица», то необходимо изменить его на режим «Конструктор». При этом потребуется задать имя таблицы. Автоматически устанавливается имя первого поля «Код» и тип данных «Счетчик».

Создание структуры таблицы – многошаговый процесс, включающий:

• определение имен полей, их типов и описаний;

• определение свойств полей;

• определение ключевого поля.

Имена полей могут содержать до 64 символов, включая пробелы, за исключением точки, восклицательного знака и квадратной скобки.

Типы данных – это указание, какие данные будут храниться в каждом из полей. По умолчанию Microsoft Access присваивает полю текстовый тип данных. Раскрыв список доступных типов (щелкнув по кнопке со стрелкой в правой части клетки), можно выбрать нужный тип данных.

Так, например, тип данных «Поле объекта OLE» указывает на возможность хранить в таблицах изображения и другие двоичные данные. Поля типа «Счетчик» предназначены для хранения данных, значения которых не редактируются, а устанавливаются автоматически при добавлении каждой новой записи в таблицу. «Мастер подстановок» позволяет создавать поле, в котором пользователь может выбрать значения из сформированного заранее списка.

Описание поля является необязательным элементом в структуре и содержит поясняющий комментарий к полю.

В нижней части окна Конструктора таблиц указываются возможные свойства каждого поля таблицы в зависимости от типа данных (Таб. 1).

Описание некоторых свойств полей таблицы

Таблица 1

Свойство	Назначение
Размер поля	задает максимальное число символов для ввода в данное поле.
Новое значение	определяет способ изменения значений счетчика при добавлении новых записей.
Формат поля	задает формат вывода значений данного поля.
Число десятичных знаков	определяет число десятичных знаков, используемых при отображении числа.
Маска ввода	задает маску ввода, облегчающую ввод данных в поле.
Подпись	определяет текст, который выводится в качестве подписи поля.
Значение по умолчанию	позволяет указать значение, автоматически вводящееся в поле при создании новой записи.
Условие на значение	определяет требования к данным, вводимым в поле.
Сообщение об ошибке	позволяет указать текст сообщения, выводящегося на экран, если введенные данные нарушают условие, определенное в свойстве «Условие на значение».
Обязательное поле	указывает, требует ли поле обязательного ввода значения.
Пустые строки	определяет, допускается ли ввод в данное поле пустых строк.
Индексированное поле	определяет индекс, создаваемый по одному полю.

Каждый тип данных связан с вполне определенным набором свойств. Например, поля данных текстового и числового типа имеют свойство «Размер поля». В свойстве «Формат логического поля» задается одно из двух возможных значений, хранимых в этом поле данных: «Истина/Ложь», «Да/Нет» или «Вкл/Выкл».

Объявление ключевого поля обеспечивает уникальность строк и препятствует вводу повторяющихся блоков данных.

Для определения ключа выделяется, как правило, одно поле, и на панели инструментов нажимается кнопка «Ключ» с изображением ключа. Однако в ситуации, когда данные одного поля не могут быть уникальными для каждой записи, можно назначить ключевыми два и более полей.

Если ключевых полей несколько, и они идут подряд, то их можно выделить мышью, если же они не идут подряд, то после выделения первого поля выделение остальных выполняется при нажатой клавише <Ctrl>.

Ключевые поля индексируются автоматически. Если при создании таблицы в качестве ключа не определено ни одно из полей, то Access предлагает создать поле «Код» с типом «Счетчик», содержащее уникальный номер записи таблиц.

Порядок полей можно менять путем перетаскивания. Для удаления поля необходимо выделить всю строку поля, щелкнув курсором на серой кнопке слева от имени поля, и выбрать команду «Удалить».