1.2. Система унификации документов

В состав унифицированных управленческих документов входят следующие системы документации.

Унифицированная система банковской документации:

платежная документация по безналичным расчетам через банки;

документация по кредитным операциям банков;

документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов;

документация по операциям банков, связанная с международными расчетами;

выходная документация банков;

документация по безналичным расчетам через банки - внутрибанковские формы документов;

документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков - внутрибанковские формы документов;

документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот (на потребление) - внутрибанковские формы документов;

выходная документация банков - внутрибанковские формы документов;

документация по денежному обращению - внутрибанковские формы документов;

бухгалтерская документация - внутрибанковские формы документов.

Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций:

финансовая документация;

отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций;

учетная бухгалтерская документация.

Унифицированная система отчетно-статистической документации:

документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;

документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;

документация по статистике труда;

документация по статистике материальных ресурсов;

документация по статистике финансов;

документация по социальной статистике;

документация по статистике промышленности;

документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;

документация по статистике капитального строительства;

документация по статистике внешнеэкономических связей;

документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;

документация по статистике транспорта и связи;

документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.

Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий:

отчетная бухгалтерская документация;

регистры бухгалтерского учета;

первичная учетная документация.

Унифицированная система документации по труду:

документация по состоянию рынка труда;

документация по трудовым отношениям;

документация по повышению квалификации работников органов по труду;

документация по охране труда;

документация по минимальным потребительским бюджетам;

документация по обращениям в органы по труду.

Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации:

документация по учету и распределению средств;

документация по контрольно-проверочной деятельности.

Унифицированная система внешнеторговой документации:

оперативно-коммерческая документация;

товаросопроводительная документация;

документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара;

транспортная внешнеторговая документация;

экспедиторская внешнеторговая документация.

Особое значение для делопроизводственной службы имеет Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), с большинством документов которой работают практически все делопроизводственные службы независимо от направления деятельности организации и ее организационно-правовой формы. В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации по классу 0200000 в состав УСОРД входит:

документация по созданию организации, предприятия;

документация по реорганизации организации, предприятия;

документация по ликвидации организации, предприятия;

документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий;

документация по распорядительной деятельности организации, предприятия;

документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;

документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия.

УСОРД включает государственный стандарт, альбом унифицированных форм документов и инструкции по их заполнению и применению¹⁵.

Государственный стандарт на организационно-распорядительную документацию имел несколько редакций, первая из которых введена в действие в 1972 г.

Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст утвержден ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Стандарт введен в действие с 1 июля 2003 г. В этом стандарте установлены основные правила оформления документов, требования к содержанию информации бланка, порядок адресования, согласования, подписания, утверждения документов. Впервые стандарт носит рекомендательный характер, это обусловлено современным законодательством¹⁶.

Долгая история применения стандарта способствовала закреплению основных правил оформления документов, они изменяются и корректируются с каждой новой редакцией. Использование стандарта повышает культуру оформления документов, способствует закреплению требований к их официальности.

При внедрении в организации автоматизированных систем обработки документов работники службы ДОУ должны уметь использовать Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации. В соответствии со ст. 15 Федерального закона "О техническом регулировании" общероссийские классификаторы являются нормативными документами, распределяющими технико-экономическую и социальную информацию в соответствии с ее классификацией (классами, группами, видами и др.). Общероссийские классификаторы являются обязательными для применения при создании государственных информационных систем и информационных ресурсов и межведомственном обмене информацией.

Кроме унифицированных форм и унифицированных систем документации Госстандарт в разное время утвердил еще ряд государственных стандартов, обязательных к применению в делопроизводстве.

ГОСТ 17914-72¹⁷ разработан с целью установления требований к оформлению обложки дел постоянного и длительных сроков хранения, его положения используются при подготовке документов к сдаче в архив.

Стандартизация терминологии является общегосударственной формой регулирования языка в научной и технической деятельности.

Термин представляет собой форму существования понятия; терминология - это система терминов, соответствующих системе понятий.

ГОСТ Р 51141-98¹⁸ нормативно закрепляет термины, используемые в делопроизводстве и архивном деле, и их определения.

В стандарт включены 140 терминов, определяющих общие понятия в делопроизводстве, термины, используемые в документировании, в организации работы с документами. Использование стандартных терминов обязательно во всех видах документации, в т. ч. при создании или регламентации конкретной делопроизводственной системы, инструкциях, положениях, регламентах, а также в специальной литературе по делопроизводству.

Почти полвека действует ГОСТ 9327-60¹⁹, который установил стандартные форматы для производства бумаги, изготовления изделий из нее (папки, конверты и т. п.), подготовки документов. В управленческой практике в нашей стране основным форматом является формат А4 (210×297 мм). Международной организацией по стандартизации (ISO)²⁰ разработан международный стандарт на писчую бумагу, которым формат А4 также установлен как основной.

Государственным стандартом определены и технические требования к почтовым конвертам, используемым для разных категорий почтовых отправлений - внутренних и международных²¹.

К нормативным документам, необходимым в практической работе делопроизводственной службы, принадлежат разработки Минтруда России, в которых закрепляются требования к организации труда делопроизводственной службы. Среди них надо выделить прежде всего Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих²², который предназначен для закрепления квалификационных характеристик к общеотраслевым должностям. Справочник утвержден Минтрудом России, сфера его действия распространяется на предприятия, организации и учреждения, находящиеся на бюджетном финансировании. Прямое назначение Справочника состоит в регламентации необходимых видов работ, выполняемых служащими разных специальностей, в т. ч. работниками делопроизводственных служб. Справочник закрепляет наименование должностей в этой отрасли по соответствующим категориям персонала (руководители, специалисты и технические исполнители) и их квалификационные характеристики.

Минтруд разрабатывает и такой нормативный документ, как Тарифно-квалификационные характеристики (требования)²³ по общеотраслевым должностям служащих, назначение которого состоит в обеспечении рационального разделения труда и единства определения должностных обязанностей служащих, а также дифференциации в уровне оплаты труда этих работников на основе Единой тарифной сетки.

Тарифно-квалификационные характеристики и Квалификационный справочник являются основой разработки должностных инструкций всех категорий работников организации, в т. ч. основой должностных инструкций работников службы ДОУ.

К числу нормативных документов в области делопроизводства относится и ряд разработок Центрального бюро нормативов по труду Минтруда России, в которых установлены нормы времени на выполнение машинописных, копировальных работ, на операции регистрации, справочной работы, контроля за сроками исполнения документов, обработки поступающих и отправляемых документов²⁴, т. е. тех работ, которые ежедневно выполняются любой делопроизводственной службой. Нормы времени установлены как для традиционной (ручной) технологии делопроизводства, так и для автоматизированной²⁵. В 2002 г. постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23 утверждены Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, в которые включены нормы времени на работы по набору текста на персональном компьютере, оформлению документов, документированию деятельности коллегиальных органов, обработке и учету документов, регистрации, справочно-аналитической работе, контролю за исполнением документов, составлению и ведению номенклатуры дел, хранению и поиску документов. Кроме того, в норматив включен раздел, содержащий секретарско-референтские работы, в числе которых работы по получению и передаче информации, подготовке документов на компьютере, организации и ведению телефонных переговоров (включая заказ пропусков, вызов участников совещаний, организацию связи руководителя с необходимыми лицами).

Назначение таких нормативов состоит в их использовании для расчета затрат времени на работы с документами и для определения необходимой численности работников службы делопроизводства, выполняющих эти функции.

Нормы времени являются чрезвычайно важным документом для руководителей делопроизводственной службы, т. к. позволяют решить многие проблемы, связанные с организацией ее работы. Например, они могут быть использованы при аттестации для установления категории специалиста, при специализации работников делопроизводственной службы.

Таким образом, существующая нормативно-правовая база современного делопроизводства представлена множеством нормативных и нормативно-методических документов федерального и ведомственного уровня, разработками Росархива, Минтруда, Госстандарта. Часть из названных документов полностью посвящена организации и технологии делопроизводства, другие затрагивают процессы создания и оформления документов, устанавливают их виды или порядок хранения, организацию труда. Для работников делопроизводственных служб документы нормативной базы являются основой создания локальной системы делопроизводства организации (учреждения, предприятия, фирмы). Каждый из них должен быть учтен при разработке или реорганизации конкретной делопроизводственной системы. Основная задача любой делопроизводственной службы состоит в создании и обеспечении единого порядка документирования и оптимальной системы работы с документами "своей" организации. На основе действующей нормативно-методической базы создаются такие индивидуальные организационные документы, как положение о канцелярии (службе ДОУ), должностные инструкции ее сотрудникам, инструкции по делопроизводству, которые и определяют параметры конкретной системы делопроизводства. Поэтому одним из основных требований, предъявляемых к квалифицированному специалисту современной службы ДОУ, является доскональное знание нормативно-методической базы отечественного делопроизводства. Умение ориентироваться в действующих нормативных документах, постоянно следить за их изменениями должно вырабатываться в процессе обучения специальности и стать залогом успешной профессиональной деятельности