8.2. Организация работы аппарата бухгалтерии

Ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организации. В настоящее время руководителям предоставлены широкие полномочия в организации бухгалтерского учета, позволяющие им играть активную роль на всех этапах осуществления учета. Руководители организаций в зависимости от объема учетной работы устанавливают организационную форму бухгалтерской службы:

самостоятельное структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;

наличие в штате должности главного бухгалтера (бухгалтера);

передачу на договорных началах ведения бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;

ведение бухгалтерского учета лично.

Руководитель обязан создать условия для выполнения всеми подразделениями и работниками организации требований главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений.

Структура и объем работы бухгалтерии зависят от объема деятельности конкретной организации, степени оперативной самостоятельности подразделений организации и уровня автоматизации учетной работы. В соответствии с конкретными условиями деятельности организации учет может быть организован по централизованной, децентрализованной и смешанной форме.

При централизованном учете в подразделениях организации оформляются лишь первичные документы, которые в установленные сроки передаются в бухгалтерию, где осуществляется синтетический и аналитический учет всех операций, составляется отчетность, в том числе бухгалтерский баланс, по организации в целом.

При децентрализации полный цикл учета от момента оформления хозяйственных операций документами через все стадии бухгалтерской обработки данных до составления отчетности подразделений проходит непосредственно в структурных подразделениях организации, главная бухгалтерия делает сводку отчетов подразделений, составляет сводную отчетность, в том числе баланс, по организации, осуществляет контроль за постановкой учета в подразделениях. Децентрализация учета позволяет приблизить бухгалтерский аппарат к месту совершения хозяйственных операций, повышает оперативность его работы и аналитичность обработанной информации. Однако такая организация учета затрудняет разделение труда между учетными работниками, вызывает дополнительные расходы на содержание бухгалтерского аппарата.

При смешанной форме организации учета отдельные (наиболее крупные) подразделения осуществляют законченный цикл учетных работ и составляют отдельный бухгалтерский баланс либо выполняют часть учетных работ (обработку первичных учетных документов, учет расчетов с работниками и др.).

Состав и численность отдельных бухгалтерских подразделений определяют, исходя из масштабов хозяйственной деятельности, объема и сложности учетных работ, квалификации персонала. В крупных организациях формируются отделы (группы) по предметному, линейному и функциональному признакам.

Бухгалтерия - самостоятельная структурная единица организации и не может входить в состав какого-либо другого организационного подразделения. Возглавляет ее главный бухгалтер, который должен обеспечивать правильность постановки учета, его достоверность, осуществлять контроль за сохранностью, рациональным и экономным использованием всех активов предприятия. Он обязан организовать внедрение передовых форм и методов учета, отвечающих требованиям оперативного руководства хозяйствующим субъектом.

Права, обязанности и порядок работы бухгалтерии закрепляются в положении о бухгалтерии, разрабатываемом в организации на основе устава.

В этом документе сформулированы общие положения бухгалтерского учета: форма учета, численность аппарата бухгалтерии; законодательные акты, на основе которых ведется учет; требования к руководству бухгалтерией; цели и задачи бухгалтерского учета. В положении о бухгалтерии раскрываются функции бухгалтерии по участкам учетной работы, в соответствии с которыми разрабатываются и утверждаются должностные инструкции для сотрудников аппарата бухгалтерии. В этом документе в соответствии с Федеральным законом "О бухгалтерском учете" и Положением о главных бухгалтерах содержится должностная инструкция о руководителе бухгалтерии (главном бухгалтере). Этим Положением определяется взаимодействие бухгалтерии с другими подразделениями и службами организации.

Структура аппарата бухгалтерии зависит от содержания и объема учетной работы. В объединениях и крупных предприятиях бухгалтерия подразделяется на ряд отделов (схема 8.1).

Схема 8.1 Структура аппарата бухгалтерии

Расчетный отдел бухгалтерии ведет расчеты с персоналом по оплате труда и социальному страхованию, осуществляет расчеты с финансовыми органами, банками и депонентами, составляет отчетность по труду и заработной плате.

Материальный отдел занимается учетом расчетов с поставщиками, учитывает движение основных средств, материалов, тары. Проверяет правильность ведения складского учета материальных ценностей, составляет отчет о наличии и движении материальных и других имущественных ценностей.

Производственно-калькуляционный отдел осуществляет учет издержек производства, исчисляет себестоимость продукции, составляет отчетность о выполнении плана по выпуску продукции и ее себестоимости. В функции этого подразделения бухгалтерии входят также общее руководство и контроль за наличием, движением и сохранностью полуфабрикатов собственного и незавершенного производства.

Отдел по учету сбытовых операций учитывает наличие и движение готовых изделий на складах отдела сбыта. В этом отделе ведется учет готовой продукции, ее продажи. Отдел ведет учет расчетов с покупателями, осуществляет контроль за правильностью и своевременностью поступления платежей от них.

Отдел расчетных и валютных операций занимается учетом банковских и валютных операций. На этот же отдел при отсутствии финансовой службы возлагается функция организации финансовой работы.

Общий отдел бухгалтерии организации ведет учет всех остальных хозяйственных операций, составляет сводные и обобщающие документы, организует бухгалтерский архив.

Рассматриваемая структура организации аппарата бухгалтерии применяется на большинстве средних, а иногда и крупных хозяйствующих субъектов и носит название вертикальной.

В небольших организациях, как правило, применяется линейная структура, при которой все работники аппарата бухгалтерии подчиняются непосредственно главному бухгалтеру.

На крупных используется комбинированная система организации аппарата бухгалтерии, при которой в составе бухгалтерии выделяются службы, занятые выполнением замкнутого цикла работ (по видам производств). В этих случаях права главного бухгалтера будут передаваться его заместителям в пределах их полномочий.

В современных условиях ведение бухгалтерского учета основывается на самом широком использовании средств вычислительной техники. Организационные формы механизации бухгалтерского учета различны и зависят от вида вычислительной техники, ее размещения, степени оснащенности отрасли, объема обрабатываемой информации, сферы обслуживания.

В условиях комплексной механизации и автоматизации учета на базе ЭВМ создаются вычислительные центры (ВЦ). Они могут обслуживать отдельные крупные хозяйствующие субъекты или группы организаций. В последнее время все большее распространение получают информационно-вычислительные центры (ИВЦ). В их функцию входит обработка всей экономической информации организаций данного района (региона). Такие центры оснащены современными ЭВМ и осуществляют не только обработку бухгалтерской информации, но и планово-нормативные технические расчеты.

Развитие вычислительной техники привело к техническому оснащению предприятий мини-ЭВМ - электронными машинами, которые широко используются в бухгалтериях. Это позволило создавать автоматизированные рабочие места (АРМ) бухгалтера на базе персональных компьютеров. Организация АРМ бухгалтера является важным резервом дальнейшего совершенствования учетной работы, значительно повышает возможность использования информации в управлении хозяйствующим субъектом.

Главный бухгалтер (бухгалтер — при отсутствии в штате должности главного бухгалтера) назначается на должность и освобождается от должности руководителем организации. При вступлении в должность главному бухгалтеру необходимо ознакомиться с внутренним Положением о бухгалтерии, а при его отсутствии разработать этот документ самостоятельно. Положение должно включать следующие разделы:

• общие положения;

• функции бухгалтерии;

• права и обязанности работников;

• организация работы;

• взаимодействие с другими структурными подразделениями организации.

Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю организации и несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное предоставление полной и достоверной отчетности. В функции главного бухгалтера входят обеспечение соответствия осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль за движением активов, формированием доходов и расходов и выполнением обязательств.

Главный бухгалтер должен иметь высшее профессиональное (экономическое, финансово-экономическое) образование и стаж финансово-бухгалтерской (финансово-экономической) работы на руководящих должностях не менее пяти лет.

При освобождении главного бухгалтера (бухгалтера) проводится передача дел работнику, вновь назначенному приказом руководителя, в процессе которой проверяется состояние бухгалтерского учета и достоверности отчетных данных с составлением акта, утверждаемое руководителем организации.

Для каждого работника бухгалтерии составляются должностные инструкции, в которых определяются права и обязанности работников. Должностные обязанности и требования к знаниям и квалификации работников должны соответствовать тарифно-квалификационным характеристикам, установленным Постановлением Министерства труда России от 6 июня 1996 г. № 32 «Об утверждении разрядов оплаты труда и тарифно-квалификационных характеристик (требований) по общеотраслевым должностям служащих». Должностные инструкции разрабатываются главным бухгалтером, утверждаются руководителем организации.

Должностные лица, ответственные за организацию и ведение бухгалтерского учета, не выполняющие требования и нормы бухгалтерского учета, предусмотренные Федеральным законом «О бухгалтерском учете» и другими нормативными правовыми актами по бухгалтерскому учету, в том числе требования, касающиеся искажения бухгалтерской отчетности, несоблюдения сроков ее представления и публикации, привлекаются к административной, дисциплинарной, уголовной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.