Тема: фахова документація. Документація особового складу план

1. Особисті офіційні документи. Заява. Доручення. Розписка.

2. Інформаційні документи. Службові записки. Оголошення. Запрошення. Службова телеграма. Телефонограма. Факс.

ЗАЯВА

Заява – публічне офіційне повідомлення в усній (доповідь) або письмовій формі (документ), в якому викладається певне прохання, рідше – пропозиція (як у доповідній записці).

Розрізняють заяви від організацій та установ і особисті. Перші пишуть, як правило, на готових бланках та обліковують окремо.

Особисті заяви пишуть у багатьох випадках: з проханням зарахувати до навчального закладу, надати роботу, відпустку, призначити на іншу посаду, про вступ до якоїсь організації тощо. Особисту заяву пишуть власноручно в одному примірникові.

Особисті заяви бувають: прості, складні (вмотивовані), заяви-зобов'язання, позовні заяви (у судових справах), дві останніх – на бланках.

Послідовність реквізитів особистої заяви така:

1) у правому верхньому кутку аркуша, на 1/3 рядка, вказують координати адресата (назву організації чи установи, до якої звертаються) або посаду керівника, його прізвище (не обов'язково) – у давальному відмінку;

2) під написаним, з нового рядка, з малої букви – відомості про адресанта (посада, місце роботи, прізвище, ім'я, по батькові) – в родовому відмінку однини (заява адресується кому? і від кого?), при потребі вказують домашню адресу, телефон;

3) назва документа – слово Заява пишуть з великої літери, розміщують посередині рядка, не ставлячи крапки після нього;

4) текст заяви починають писати з абзацу з великої літери;

5) зліва, під текстом заяви, – дата її написання, справа, в цьому ж рядку, – підпис адресанта.

Якщо до заяви додають якісь документи (вона називається складною), то їх перелік розміщують після тексту заяви, перед датою й підписом.

Зразок

Директорові Українського державного науково-виробничого центру стандартизації, метрології та сертифікації п. Бондарчуку В. М. Новохацької Галини Михайлівни, що мешкає за адресою: індекс, Київ,

вул. Метрологічна, 14, кв. 103

ЗАЯВА

Прошу зарахувати мене на посаду інженера стандартизації відділу № 2.

У 1999 р. закінчила Національний університет «Київський політехнічний інститут» зі спеціальності інженер-метролог.

До заяви додаю:

1. Автобіографію.

2. Особовий листок обліку кадрів (на 1 аркуші в 1 примірнику).

3. Копію диплома про вищу освіту (на 1 аркуші в 1 примірнику).

02.08.99 р. (підпис)

ДОРУЧЕННЯ

Доручення – документ, письмове повноваження організації чи окремої особи іншій особі здійснювати від імені довірителя певні юридичні дії.

Доручення видають на отримання грошей у касі установи чи підприємства, грошового переказу на поштовому відділенні на ім'я довірителя, на отримання матеріальних цінностей: посилок, цінних бандеролей, книг, канцприладдя та інших товарів у магазинах чи на товарних складах; на користування впродовж певного часу якимись видами транспорту: автомобілем, мотоциклом тощо.

Доручення є особисті (від імені якоїсь особи) та офіційні, або службові (від імені організації, установи); платіжні доручення – банківський документ, який виписує платник у 2–3 примірниках і передає його установі, яка обслуговує банк, з проханням перерахувати зазначену в платіжному дорученні суму на відповідний рахунок одержувача.

Реквізити особистого доручення такі:

1) назва документа;

2) текст (як автобіографія, має єдинопочаток – Я, прізвище, ім'я, по батькові, доручаю) та обов'язкове повне найменування особи, якій доручають виконати певну дію замість себе; тут же може бути вказаний її документ (паспорт – серія, №, коли і ким виданий);

3) зазначення терміну, до якого доручення дійсне;

4) дата написання (під текстом, зліва) та підпис довірителя (на цьому ж рядку справа);

5) підпис службової особи й печатка установи засвідчують підпис довірителя.

Особисте доручення може бути одноразове й довготривале. Офіційне (службове) доручення оформляється на спеціальних бланках за трафаретною схемою чи за комп'ютерним макетом.

Його реквізити:

1) назва організації, яка видає доручення;

2) номер доручення, дата видачі;

3) посада, прізвище, ім'я, по батькові особи, якій видають документ;

4) назва організації чи установи, підприємства, що має видати пред'явникові доручення нижчеперелічені матеріальні цінності;

5) перелік цінностей із зазначенням їх кількості й вартості;

6) термін дії доручення;

7) зразок підпису особи, якій видано доручення;

8) назва документа, що посвідчує особу отримувача цінностей;

9) підписи службових осіб, які видали документ, і печатка даної організації.

Офіційні доручення, як і особисті, бувають разовими, довготривалими, загальними й спеціальними.

Максимальний термін дії загального (генерального) доручення – не більше трьох років. Якщо в дорученні не зазначено терміну дії (Доручення дійсне до ...), воно зберігає юридичну силу протягом одного року від дня його укладення. Доручення, в якому не зазначено дати його видачі, вважається недійсним.