9

Лекция 6 План

1. Понятие и принципы документооборота

2. Работа с входящими, исходящими и внутренними документами

Под документооборотом понимается движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.

Основными принципами организации документооборота являются следующие:

• Прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т.д.);

• Каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;

• Порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Иначе говоря, основная задача организации документооборота – прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки.

По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (практики называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами).

Основными характеристиками потоков, которые учитываются при организации документооборота, являются:

• Объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через канцелярию (секретаря-референта) за год, полугодие или квартал;

• Структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими классификационными признаками;

• Режим потока, который определяется периодичностью движения документов через канцелярию (секретаря-референта) .

Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работой с документами.

Для оптимизации маршрутов движения различных категорий документов (входящих, исходящих, внутренних; приказов по основной деятельности и личному составу, писем и предложений граждан; заявок; рекламаций и т.д.), разрабатываются маршрутные схемы. Схемы документооборота включаются в Инструкцию по документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения.

Схема движения документов в учреждении:

Секретарь-референт

руководителя

_______________ - поступающие документы;

---------------------- -документы, отправляемые из организации;

.............................. – внутренние документы

Объем документооборота зависит:

• от значимости организации;

• от ее функций и уровня решаемых задач;

• от связей с внешними организациями.

В документационном обеспечении существуют три основные группы документов:

• входящие (поступающие в организацию документы);

• исходящие (отправляемые из организации документы);

• внутренние (документы, составленные в организации и используемые во внутреннем управленческом процессе). Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Входящие документы проходят на начальном этапе следующие операции:

• первичную обработку;

• предварительное рассмотрение службой делопроизводства.

Исходящие и внутренние документы проходят на начальном этапе следующие операции:

• составление исполнителем проекта документа;

• проверка правильности оформления проекта документа;

• согласование проекта документа;

• подписание документа руководителем.

Общими для всех групп являются следующие операции:

• рассмотрение документов руководителем (подписание — для исходящих и внутренних документов и резолюция — для входящих документов);

• регистрация документов;

• передача документов исполнителям;

• контроль исполнения документов;

• исполнение документов;

• подшивка исполненных документов в дела;

• использование документов в справочно-информационных целях;

• подготовка документов к передаче и передача в архив (или уничтожение документов, не имеющих научно-исторической ценности и практического значения).