ЗАНЯТИЕ 7. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ДЕЙСТВИЯ С ДОКУМЕНТАМИ

ПЕРЕСЫЛКА ДОКУМЕНТА

В системе DIRECTUM существуют следующие возможности для пересылки документов:

1. Вложением в задачу - используется, если необходимо фиксировать движение документов, например, при согласовании или подписании.

2. Ссылкой в письме — может использоваться, если необходимо отправить ссылку на документ другому пользователю, но при этом не требуется ни ответ, ни контроль исполнения.

3. Копией в письме - используется для пересылки документов пользователям, не имеющим доступа к системе DIRECTUM. Например, копией в письме может отправляться договор партнерам или высылаться прайс клиентам.

Отправка ссылки или копии документа в письме выполняется с помощью почтовой программы, установленной на рабочем месте пользователя.

Пересылка документа:

• главное меню Файл/Отправить,

• контекстное меню Отправить.

В открывшемся меню необходимо будет выбрать, каким образом отправить документ: Вложением в задачу, Ссылку в письме, Копию в письме.

РАСПЕЧАТЫВАНИЕ ДОКУМЕНТА

Распечатывание электронного документа осуществляется при его просмотре или редактировании способом, предусмотренным приложением-редактором.

ИСТОРИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТОМ

В системе фиксируются действия с документом, совершаемым из системы. Чтобы посмотреть список действий совершенных с текущим документом, нужно:

• главное меню Файл/История;

• контекстное меню История.

История работы с документом фиксирует все события, происходящие с объектом: создание, изменение, просмотр, копирование, экспорт и т.п. При этом сохраняется дата и время действия, пользователь, его производивший, номер версии, к которой обращался пользователь.

СВЯЗЫВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Используя ссылки на документы, можно связать документы хранилища между собой. Это позволяет в дальнейшем получить быстрый доступ к документам по одной теме. Например, договор и спецификация к договору могут быть в разных документах. Существует два способа связывания текущего документа с какими-либо другими:

• выделить ссылки на документы, которые будут привязаны к одному документу, и перетащить их с помощью мыши на тот документ, с которым будет установлена связь.

• скопировать ссылку на документ, с которым необходимо установить связь, в окно связанных документов, которое можно открыть одним из следующих способов: Файл/Связанные документы, контекстное меню на ссылке Связанные документы.

Связь устанавливается для обоих связываемых документов. С одним документом может быть связано любое число документов.

Для просмотра документов, связанных с текущим, необходимо открыть окно связанных документов. Для удаления связи достаточно для одного из связанных документов открыть окно связанных документов и удалить из него ненужную ссылку.

Использование отчетов

Аналитические отчеты, открываемые в компоненте отчеты, находятся в папке «Компоненты \ Базовые модули». Они предназначены для получения сводной информации по документам и задачам системы DIRECTUM. Как правило, данные отчеты предназначены для руководителей.

Для получения информации по электронным документам могут использоваться отчеты:

• Отчет «Сводная таблица по объему документооборота» - предназначен для анализа всех действий, совершенных с документами на определенную дату.

• Отчет «Сводная таблица по документам» - предназначен для формирования информации о состоянии электронных документов, в том числе о количестве создаваемых документов, авторах и т.п. С помощью этого отчета можно получить список документов с наложением каких-либо условий, например, список приказов или служебных записок, посмотреть, кто больше всех создавал документов, просматривал, изменял.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА:

1. Посмотреть историю по нескольким созданным ранее документам.

2. Связать два созданных ранее документа между собой.

3. Переслать по почте одному из слушателей курса копию любого созданного ранее документа. Для пересылки использовать документ с версиями. Перед пересылкой посмотреть, какого он объема.

4. Проверить наличие новых электронных писем. Если они появились, то просмотреть их вложения.

5. Сохранить в DIRECTUM документ, пришедший по электронной почте.

ВОПРОСЫ ДЛЯ ПРОВЕРКИ:

1. Какие возможности пересылки имеются в системе DIRECTUM?

2. Вы отправляете документ для согласования с фирмой-партнером. Какой вариант пересылки электронного документа Вы выберите?

3. Почему внешним корреспондентам не высылаются ссылки на документ?

4. Что показывает история работы с документом?

5. Как можно распечатать документ в системе DIRECTUM?

6. Для чего используется связь документов друг с другом? Можно ли изменять состав связанных документов (добавлять, удалять)? Как это сделать?

ЗАНЯТИЕ 8. РАБОТА С ЗАДАЧАМИ И ЗАДАНИЯМИ

В системе DIRECTUM в основе любого взаимодействия двух или более сотрудников всегда лежит какая-либо задача. Для решения задачи для каждого из ее исполнителей создаются задания. Последовательность выполнения исполнителями заданий по задаче определяет маршрут, задаваемый инициатором задачи.

Ссылки на задачи, которые создает пользователь, автоматически помещаются в его папку «Исходящие», а все задания приходят в папку «Входящие»

Если пользователь назначен замещающим кого-либо, то он может работать с папками «Входящие» и «Исходящие» замещаемого.

ОБЩАЯ СХЕМА ЖИЗНЕННОГО ЦИКЛА ЗАДАЧИ

Вся работа над задачей в системе DIRECTUM выполняется в рамках ее жизненного цикла, который состоит из следующих этапов:

1. Запуск новой задачи, который включает:

1. Создание новой задачи.

2. Заполнение карточки задачи.

3. Старт/сохранение задачи.

Задача на этом этапе находится в состоянии «Инициализация», пока ее не стартуют.

2. Получение заданий исполнителями. Задания на этом этапе находятся в состоянии «В работе».

3. Выполнение заданий. Задания после выполнения этого этапа переходят в состояние «Выполнено».

4. Получение инициатором задания-контроль. На данный этап задача переходит автоматически после выполнения всех заданий по задаче, но при условии, что на этапе запуска задачи при заполнении карточки задачи был установлен флажок Контроль задачи. Если флажок установлен не был, то после выполнения всех заданий задача перейдет в состояние «Выполнена».

5. Принятие задачи (задания-контроль) или отправка ее на доработку. После выполнения данного этапа задача перейдет в состояние «Выполнена».