4. Сводные таблицы

Сводная таблица – это таблица, которая используется для быстрого подведения итогов или объединения больших объемов данных

4.1. Создание сводных таблиц

Для построения сводных таблиц используется Мастер сводных таблиц, пиктограмма , находящаяся на панели инструментов Сводные таблицы (рис.6).

Для установки на рабочем листе панели инструментов Сводные таблицы выберите команду: Меню Вид \Панели инструментов \активизируйте строку Сводные таблицы.

Рис.6. Панель инструментов Сводные таблицы

Другой способ установки Мастера сводных таблиц - меню Данные.

Пример 4.1. Составить сводную таблицу, показывающую суммарный приход от продаж менеджеров.

Порядок построения сводной таблицы:

Активизируйте любую ячейку базы данных листа Продажи (можно всю базу $A$8:$E$15). Щелкните на пиктограмме на панели инструментов Сводные таблицы (рис.6). После чего будет запущен Мастер сводных таблиц, состоящий из 3-х шагов.

Шаг 1. Ответьте на первый вопрос Мастера сводных таблиц - выберите тип данных для отчета. Щелкните на кнопке Далее.

Шаг 2. В поле Диапазон уже находится адрес вашей базы данных $A$8:$E$15 (рис.7). Если вы не хотите изменений, щелкните на кнопке Далее.

Рис.7. Установка адреса базы данных (шаг 2)

Шаг 3. Укажите место, куда следует поместить сводную таблицу. Как правило, сводную таблицу помещают на новый рабочий лист. Сделайте это. Нажав кноп­ку Параметры можно отрегулировать структуру и внешний вид сводной таблицы.

Используя кнопку Макет, определите структуру создаваемой таблицы, (рис.8):

• Перетащите мышью кнопку Кому в область строк.

• Перетащите мышью кнопку Менеджер в область столбцов.

• Перетащите мышью кнопку Сумма,у.е. в область данных.

• Нажмите кнопку ОК.

Рис. 8. Структура сводной таблицы

Итог ваших действий показан на рис.9 и будет размещен на новом рабочем листе, назовите этот лист Св-табл-1. Установите формат «у.е».

Рис.9. Сводная таблица на рабочем листе Св-табл-1

Внимание! Если вместо значений поля Сумма,у.е. в сводной таблице появится количество совершенных продаж, тогда выполните следующую команду: сводные таблицы \ параметры поля \ операция сумма

4.2. Изменения в сводной таблице

4.2.1.Изменения данных в основном листе Продажи.

Какие либо изменения в базе данных (в исходной таблице листа Продажи) не влекут за собой автоматической реакции в сводной таблице. Однако хотелось бы, чтобы вводимые изменения в базу данных отражались в сводной таблице.

Рассмотрим два варианта выполнения перерасчета: 1) изменение содержимого ячейки, 2) добавление записи в исходной таблице.

Прежде всего, установите на рабочем листе Продажи панель Сводные таблицы (рис.8), если она еще не установлена.

Первый вариант - изменение содержимого ячейки. После изменения содержимого одной или нескольких ячеек базы данных исходного листа Продажи вызовите рабочий лист Св-табл-1, где находится ваша сводная таблица. Активизируйте любую ячейку сводной таблицы, а затем щелкните на кнопке Обновить данные панели Сводные таблицы.

Второй вариант - добавление записей в базу данных. После ввода новых строк в исходную таблицу Продажи выполните следующие действия:

• вызовите лист сводной таблицы, активизируйте любую ячейку сводной таблицы;

• щелкните на кнопке Мастер сводных таблиц ;

• перейдите на шаг 2 из 3 (т.е. вернитесь назад) и в поле Диапазон (рис.7) измените диапазон ячеек данных вашей измененной базы ($A$8: «новый адрес»).

После этих операций все изменения, сделанные на исходном листе Продажи, будут отражены на листе сводной таблицы.