- •Рекомендовано Міністерством освіти і науки України як навчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів Лист №2/102 від 15.01.2001
- •Розділ III Орфографія
- •Розділ IV Морфологія і правопис
- •Розділ V Графіка
- •Розділ VI Усне ділове мовлення
- •Роль і значення мови в суспільному житті
- •Українська мова серед інших мов світу
- •Функції мови
- •Мовна норма
- •Офіційно-діловий стиль
- •Розділ і Мова документів Загальні вимоги до укладання та оформлення
- •Вимоги до укладання та оформлення документів
- •Оформлення сторінки
- •Текст і його оформлення
- •Скорочування слів і словосполучень
- •6. Прикметники й дієприкметники, що закінчуються на:
- •Стандартизація ділового тексту
- •Реквізити ділових паперів
- •61049, Харків-491
- •Професійна лексика
- •1. Слова та словосполучення, притаманні мові моряків:
- •Розділ II Документування в управлінській діяльності Організаційні документи
- •Розпорядчі документи
- •2. У наказах про переведення на іншу роботу зазначають:
- •Довідково-інформаційні документи
- •(Зазначити результати перевірки, висновки)
- •30.11.2002 (Підпис)
- •Літери г, ґ
- •Зміни приголосних при їх збігу
- •2О Прикметникові
- •Складні випадки правопису слів іншомовного походження
- •Розділ IV Морфологія і правопис
- •Іменник
- •2. Рахівниця — прилад для лічби (не фах).
- •Числівник
- •Дієприслівник
- •Прислівники (складні)
- •1. З уживається:
- •Розділ VI усне ділове мовлення Основи культури мовлення
- •Культура усного ділового мовлення
- •Усне публічне мовлення
- •Ділова бесіда
- •Ділове спілкування
- •Синтаксис1 усного й писемного ділового мовлення
- •Російсько-український словничок типових мовних зворотів
- •Додаток 6 Чоловічі імена та імена по батькові
- •61057, М. Харків, а/с 9126
61049, Харків-491
1
Тут і далі у прикладах прізвища, адреси
та ін. відомості наведено довільно.
у Н. відмінку Вищий арбітражний суд
Відділ листів у Д. відмінку п. Зленку Я. О.
Адресу відправника (адресанта) зазначають у лівому верхньому куті конверта:
1) Тимошенко Вадим Олегович у Н. відмінку вул. Грінченка, 14-а у Р. відмінку Донецької області
м. Макіївка-19 у Н. відмінку
86019
Адресу одержувача (адресата) — у правому нижньому куті конверта:
2) у Д. відмінку Козлову Василеві Назаровичу у Н. відмінку с. Санюкі
Єльський район Мазирська область Білорусь
Обидва варіанти 1) і 2) — рівнозначно нормативні.
Ґриф затвердження
Документ може затверджуватися відповідними органами або посадовими особами, компетенцією яких є розв'язання питань, що викладені в документі після його підписання й потребують затвердження або ж шляхом видання відповідного розпорядчого документа.
Якщо затвердження документа відбувається посадовою особою, ґриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), повного найменування посади, особистого підпису з розшифруванням та дати затвердження, наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ Директор фабрики (підпис) В. Б. Корольов 26.04.2003
Якщо документ затверджується спеціально для цього виданим документом, то ґриф повинен містити повну назву, номер і дату останнього, наприклад:
ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ директора Харківського тракторного заводу Л§ 41-в від 03.09.2003
Як у першому, так і у другому випадках ґриф затвердження розміщують у верхній правій частині документа. Цей реквізит санкціонує поширення сфери дії засвідченого документа на обумовлене коло структурних підрозділів або службових осіб.
Документ, що підлягає затвердженню, набуває юридичної сили тільки з моменту його затвердження.
Резолюція
У резолюції фіксується вказівка керівника щодо виконання документа. Резолюція пишеться від руки і проставляється у верхньому правому куті під текстом документа. Якщо документ містить більше однієї резолюції, то друга й наступні проставляються на будь-якому вільному місці лицьового боку документа. Якщо вільного місця немає, то резолюція може бути оформлена на додатковому аркуші формату А6, наприклад:
Начальникові рекламного відділу Коваленку 3. Б.
Підготувати проект контракту до 29.01.2003 (підпис керівника) 07.01.2003
Виконавців може бути декілька. У цьому випадку відповідальним за виконання документа є особа, прізвище якої зазначено в резолюції першою.
Загальні вказівки формулюються так: До виконання; До друку; До відома та под.
Віза
Віза — реквізит, близький за змістом і призначенням до ґри-фа узгодження, підвищує якість внутрішнього документа шляхом компетентної оцінки, редакції, оформлення відповідними службовими особами.
Віза може складатися з:
а) назви посади службової особи;
б) підпису та його розшифрування;
в) однозначного лаконічного рішення (позитивного, негатив- ного);
г) дати візування, наприклад:
Керівник проекту (підпис) В. Д. Орєхов
Зауважень немає.
19.10.2003
або
Не заперечую.
Голов. інженер (підпис) Б. В. Горбань 20.10.2003
Якщо зауваження, доповнення особи, яка візувала документ, має розгорнутий характер, воно викладається на окремому аркуші паперу, наприклад:
Інспектор з економічної та радіаційної безпеки (підпис) А. О. Пугач Зауваження додаються. 28.10.2003
У внутрішніх документах віза ставиться лише на першому примірнику, а в зовнішніх візується тільки екземпляр, що залишається в організації.
Підпис
Підпис — обов'язковий реквізит більшості документів, який засвідчує законність документа та відповідальність особи за його зміст і наслідки дії. Складниками підпису можуть бути: найменування посади, організації, ініціали та прізвище особи, яка підписала документ.
У бланкових документах назва установи не зазначається, назву посади дозволено скорочувати. У наказах, розпорядженнях, деяких видах листів тощо право підпису належить лише керівникові організації. У випадках його відсутності або за відсутності особи, підпис якої зазначено на проекті документа, право підпису належить особі, яка виконує її обов'язки. При цьому обов'язково зазначається посада, ініціали та прізвище особи, яка підписала документ та її тимчасовий статус (в. о., зам.). У цих випадках не припускається підписання документа з прийменником за, чи з похилою рискою перед найменуванням посади.
Директор коледжу, проф. Пономарьова Ю. І.
В. о. директора, доц* (підпис) В. Д. Без'язичний
Підписи кількох службових осіб розташовують одна під одною в послідовності ієрархії посад:
Ректор академії (підпис) С. О. Горобець
Голов. бухгалтер (підпис) В. Б. Ванштейн
Голова профкому (підпис) Л. А. Кудрич
Підписи осіб, які обіймають рівнозначні посади, розташовують на одному рівні:
Проректор з адміністративно- Проректор із навчально- господарських питань виховної роботи (підпис) Я. В. Бездітко (підпис) С. Т. Лєсникова
В актах, висновках та подібних документах, укладених групою або комісією, позначають не посади осіб, які підписували документ, а розподіл їх обов'язків у конкретній комісії. Після підпису голови — за абеткою підписи членів комісії, групи чи свідків:
Голова комісії (підпис) Б. О. Єрьомін
Члени комісії: (підпис) 3. Я. Всеволозький
(підпис) Л. 3. Луб'янова
(підпис) А. І. Соседський
У витягах із наказу чи протоколу прізвище та ініціали керівника або голови, а іноді й секретаря зборів, позначають без їхнього підпису:
Оригінал підписали:
Голова Дро&язкін В. Ю.
Секретар Ізмаїлова П. С.
З оригіналом згідно:
Ф
]\ Увага! Розшифрування підпису (ініціали та прізвище) в дужки не береться.
Терміни та їх місце в діловому мовленні
Наукові поняття визначаються спеціальними словами — термінами1, які складають основу наукової мови. Термін — це слово або усталене словосполучення, що чітко й однозначно позначає наукове чи спеціальне поняття. Термін не називає поняття, як звичайне слово, а, навпаки, поняття приписується терміну, додається до нього. У цій різниці вбачається відома конвенційність терміна, яка полягає в тому, що вчені чи фахівці тієї або іншої галузі домовляються, що розуміти, яке поняття вкладати в той або інший термін. Отже, конкретний зміст поняття, визначеного терміном, буде зрозумілим лише завдяки його дефініції — лаконічному логічному визначенню, яке зазначає суттєві ознаки предмета або значення поняття, тобто його зміст і межі.
Усі терміни мають низку характерних ознак, до яких належать:
а) системність терміна (зв'язок з іншими термінами даної предметної сфери);
б) наявність дефініції (визначення) в більшості термінів;
в) моносемічність (однозначність) терміна в межах однієї предметної галузі, однієї наукової дисципліни або сфери професійної діяльності;
г) стилістична нейтральність;
д) відсутність експресії, образності, суб'єктивно-оцінних відтінків.
Терміни поділяються на загальновживані (авангард, ідея, гіпотеза, формула) та вузькоспеціальні, уживані в певній галузі науки (знаменник, дільник, чисельник).
На відміну від загальнолітературної, мова професійного спілкування вимагає однозначності тлумачення основних ключових понять, зафіксованих у термінах. Для будь-якої сфери діяльності це дуже важливо, оскільки неточне вживання того чи іншого слова може мати небажані наслідки. Цього можна легко уникнути, якщо вживати терміни лише в тій формі та значенні, які зафіксовані в словниках останніх видань.
1
Термін (від латин, іегтіпив
—
кордон, межа, кінець)
Від термінів слід відрізняти номенклатурні назви — своєрідні етикетки предметів, явищ, понять. Якщо в основі терміна лежить загальне поняття, то в основі номенклатурної назви — одшшчне.
До номенклатури входять серійні марки машин, приладів, верстатів, найменування підприємств, установ, організацій, географічні назви та назви рослин, звірів і под.