5.3. Уніфікована система первинної документації, поняття, склад та вимоги

У сучасних умовах первинні документи лишаються основни­ми носіями вхідних (первинних) даних і засобом оформлення ви­конуваних підприємствами чи установами господарських опера­цій. Незважаючи на сучасні тенденції до використання «безпаперової» інформаційної технології, документ досі є найпоширені­шим носієм інформації. Документообіг дедалі зростає, як і кіль­кість людей, що працюють з документами.

Тому вдосконалення інформаційного забезпечення комп'ю­терних систем насамперед пов'язане з удосконаленням форми первинних документів, з їхньою уніфікацією на основі стандар­тизації принципів і основних вимог.

Уніфікована система первинної документації розглядається за своїм складом як комплекс взаємопов'язаних форм документів, процесів і правил документування даних і документообігу, які відповідають єдиним правилам та вимогам, а за змістом — як за­сіб реалізації інформаційних процесів для документованого об­міну даними, що мають нормативно-правову основу при управ­лінні народним господарством/

Головною особливістю уніфікованої системи первинної до­кументації (УСПД) є те, що вона містить інформаційні, норма­тивно-правові і організаційно-технічні аспекти, а також відби­ває соціально-економічну природу управління народним гос­подарством.

Проектування первинних документів пов'язане з вирішенням трьох основних питань: вибором необхідних форм єдиної уніфі­кованої системи документації, побудовою унікальних форм до­кументів згідно з вимогами державних стандартів або експлуата­ційними характеристиками використовуваних технічних засобів, організацією раціонального документообігу.

Створення уніфікованих форм документів являє собою ком­плексну проблему, що грунтується на таких принципах:

• скороченні кількості форм первинних документів з метою побудови раціонального документообігу і спрощення їх обробки на ЕОМ;

• застосуванні єдиних форм документів на різних рівнях управ­ління: міністерство, об'єднання, підприємство (наприклад, касові ордери, авансовий звіт, вимога тощо);

• використанні мінімальної кількості даних, які вводяться для розв'язування функціональних задач, а також виключення із до­кументів розрахункових показників, які можна дістати при ма­шинній обробці, і даних, які є в системі (наприклад, норми витрат часу, тарифні ставки, посадові оклади тощо);

• одноразовому вводі даних до ЕОМ і багаторазовому їх ви­користанні;

• єдиній термінології для всієї системи первинної документа­ції, яка забезпечує простоту і зручність при роботі користувача з документами.

Уніфіковані форми первинних документів затверджуються або реєструються Держстандартом. Вони розробляються і затвер­джуються Міністерством статистики, Міністерством фінансів, іншими міністерствами і відомствами згідно з типовими форма­ми. Кожній формі присвоюється номер за Загальнодержавним класифікатором управлінської документації, а реквізити, які вно­сяться до первинного документа, мають кодуватися відповідно до загальнодержавних або локальних класифікаторів техніко-економічної інформації.

Вибір уніфікованих форм первинних документів при створен­ні комп'ютерних інформаційних систем грунтується передусім на визначенні складу реквізитів, які потрібні для кожної функціона­льної задачі системи управління з урахуванням їх інформаційної взаємодії, а також на виконанні вимог, що ставляться у зв'язку з використанням конкретних засобів обчислювальної техніки.

Тому при виборі уніфікованих форм первинних документів слід ураховувати їхнє призначення, місце складання, кількість примірників, загальну структуру документа тощо.

Класифікація первинних документів відбиває їх специфічні особливості, що деякою мірою впливають на методику їх проек­тування. З цієї позиції первинні документи класифікуються за кі­лькома ознаками: характером відтворюваних господарських опе­рацій -— матеріальні, грошові, розрахункові, товарні і т.ін.; призначенням — розпорядчі, організаційні, довідково-інформа­ційні, технічні і т.ін; способом охоплення господарських опера­цій -— одноразові, одиничні, нагромаджувальні, зведені і т.ін.; характером заповнення — однорядкові і багаторядкові, однобічні і двобічні; кількістю виписуваних примірників — однопримірникові, двопримірникові і т.ін.; побудовою форми — лінійні, анкет-

ні, табличні (табельні), комбіновані; типізацією — типові і інди­відуальні; місцем формування — зовнішні та внутрішні тощо.

Документи, які відтворюють процеси функціонування струк­турних підрозділів об'єктів управління, різні за своїм призначен­ням і поділяються на кошторисні, конструкторсько-технологічні, планові, нормативні, облікові, оперативні тощо. Таке групування дає змогу визначити джерела виникнення кожного виду докумен­тації, маршрути її руху, організаційні основи розробки, засоби і методи обробки.

Незважаючи на велику кількість різноманітних уніфіковува-них форм первинних документів, для конкретних інформаційних систем обробки даних розробляються унікальні (власні) форми внутрішньої документації, які задовольняють певні специфічні умови користувачів. Такі форми проектуються згідно з вимогами стандартів.

Після визначення складу реквізитів конкретної форми проек­тованого документа їх розмішують на бланку, який розбивається на окремі зони з обліком їх групування, логічної залежності та узгодження з шаблоном розміщення на машинному носії. Зони документа можуть мати лінійну, анкетну або табличну форму. У лінійній формі для кожного реквізиту відводяться дві клітинки: для його назви і для значення (наприклад, виробіток 100 %). Ан­кетна форма передбачає розміщення реквізитів (їх назв і зна­чень) у вертикальній послідовності. Основна зона документа, як правило, являє собою таблицю зі стовпцями по вертикалі і рядками по горизонталі. Найчастіше в одному документі вико­ристовується поєднання різних форм побудови його зон. Для зменшення кількості документів і скорочення витрат на їх за­повнення та підготовку машинних носіїв доцільно застосову­вати багаторядкові форми. При цьому реквізити розміщуються в певній послідовності, яка спочатку відображується у ескізній формі документа.

Реквізити, які переносяться на машинний носій, по змозі роз­міщуються в одній частині документа і виділяються потовщеною лінією. Із них відбираються довідково-групувальні ознаки, сталі для даного документа, і розміщуються у правому верхньому куті бланка, у загальній частині документа. У первинні документи ча­сто вводяться спеціальні стовпці і рядки для запису контрольних чисел, призначених для контролю заповнення документів, пере­носу даних на машинні носії і вводу до ЕОМ. У них також перед­бачаються підписи осіб, які відповідають за зміст даних, записа­них у документі.

За ескізом документа проектується схема розміщення даних на машинному носії, проводиться їх узгодження і уточнення зміс­ту документа з урахуванням інших форм взаємопов'язаних пер­винних документів, після чого визначається формат бланка уточне­ної форми проектованого документа згідно з вимогами стандартів.

Якщо первинний документ формується за допомогою техніч­них засобів, обов'язково враховуються їхні особливості. Певні особливості притаманні, зокрема, документам, дані з яких пере­даються факсом, телеграфом (у них вводяться службові позначки).

Проводяться розрахунки розмірів бланка документа і вибір стандартного формату. Ширина бланка (у мм) визначається за формулою:

де Пл, Пп — ширина чистого відповідно лівого і правого поля бланка; ш — ширина одного символа; з — максимальна або най­більш імовірна кількість символів у рядку; г — кількість стовпців у документі; Вт і Вп — кількість вертикальних ліній відповідно тонких і потовщених.

Аналогічно обчислюється довжина бланка:

де Пв, Пн — висота чистого відповідно верхнього і нижнього по­ля бланка; в — висота одного рядка документа (з урахуванням висоти символів); с — кількість рядків; Гт, Гп — кількість гори­зонтальних ліній відповідно тонких і потовщених.

За знайденими значеннями ширини та довжини (Ш і Д) доби­рають придатний формат за стандартом з можливим коригуван­ням ширини та довжини окремих стовпців і рядків документа. Най­частіше використовуються такі стандартні формати, мм: 420x297; 297x210; 210x148. За уточненим ескізом підготовлюється зразок документа для затвердження його форми і передачі до друку.

Організація документообігу, тобто проходження документів у процесі їх складання й обробки, має бути максимально простою і відповідати таким основним принципам:

• своєчасної підготовки документів із широким використан­ням засобів автоматизації збору, реєстрації і передачі інформації;

• оптимізації шляхів їх проходження та раціональної обробки;

• взаємозв'язку документів і повноти охоплення всіх процесів виробничої діяльності конкретного об'єкта управління.

Для раціональної організації документообігу розробляються схеми потоків інформації по кожному підрозділу та об'єкту управління в цілому, аналізуються взаємозв’язки між різними потока­ми з використанням економіко-математичних методів. Напри­клад, широко відомий метод аналізу та оптимізації внутрішніх документопотоків за допомогою транспортної моделі лінійного програмування. При цьому за критерій оптимальності беруть під­сумкову кратність передач за маршрутами їхнього руху.