- •Н.А. Биято методическое пособие по делопроизводству
- •Оглавление
- •Приложение 6. Словарь терминов 114
- •К читателю
- •1. Исходные понятия делопроизводства
- •1. 1. Документ и его функции
- •1.2. Делопроизводство и его структура
- •1.3. Нормативно-правовая база делопроизводства
- •1.4. Унификация и стандартизация в делопроизводстве
- •1.5. Классификация деловых документов
- •2. Состав и оформление реквизитов организационно-распорядительных документов согласно гост р 6.30-2003
- •2.1. Реквизиты орд и их состав
- •2. 2. Форматы и схемы расположения реквизитов
- •2.2.1. Оформление реквизитов, размещаемых на поле углового штампа документа
- •2.2.3. Оформление реквизитов, размещаемых на служебном поле
- •3. Виды бланков и требования к ним
- •3.1. Бланки орд и их виды
- •(Угловой вариант)
- •Заместитель директора
- •3.3. Правила оформления документов при использовании технических средств
- •4. Составление и оформление основных видов документов
- •Наименование организации
- •(На английском языке)
- •5. Технология работы с документами
- •6 Систематизация и хранение документов
- •7. Компьютерное делопроизводство
- •Зависимость реквизитов на бланке письма от учредительных документов
- •Нормы этикета деловой переписки
- •Фрагмент номенклатуры дел
- •Клише, используемые в стандартных ситуациях
- •Сокращения, используемые при написании текстов деловых писем
- •Приложение 6 словарь терминов
- •Краткий этический словарь
- •Тестовые задания по курсу «делопроизводство»
- •12 .Какая из приведенных ниже дат является датой протокола заседания?
- •13. Почему документы передаются исполнителям обязательно под расписку?
- •14. Определите к какому потоку документов (входящих, исходящих или внутренних) относятся следующие операции по обработке документов:
- •15. Определите, как целесообразнее утвердить перечисленные ниже документы: передать документы на утверждение руководителю организации или издать приказ об утверждении документа:
- •16. Кем устанавливаются сроки хранения типовых документов?
- •17. Найдите 3 ошибки в заполнении бланка:
- •20. Какие ошибки допущены в оформлении письма?
- •21. Если документ имеет объемное приложение:
Нормы этикета деловой переписки
-
Бумага для делового письма должна быть хорошего качества, абсолютно чистой, аккуратно обрезанной.
-
Желательно, чтобы бланк письма был с эмблемой организации, ее полным наименованием, почтовым и телеграфным адресом, телефоном, факсом, электронным адресом и банковскими реквизитами.
-
Служебные письма печатаются на лицевой стороне листа без помарок; все страницы, кроме первой, нумеруются арабскими цифрами.
-
Ширина поля с левой стороны листа должна быть не менее 2-х см, абзац начинается с красной строки с отступлением в пять интервалов от левого края строки.
-
Текст печатается через полтора-два интервала.
-
Желательно избегать переноса слов.
-
В правом верхнем углу под адресом организации-отправителя ставится дата, желательно полностью (например, 5 января 2006 года).
-
Наименование организации или фамилия и адрес человека, куда отправляется письмо, проставляются на левой стороне листа.
-
Ниже, с края строки или в центре листа пишется вежливое обращение, например: «Уважаемый Иван Иванович!».
-
После обращения требуется запятая, но часто ставят восклицательный знак, чтобы следующую фразу начать с красной строки и с заглавной буквы.
-
Заканчивается письмо словами благодарности за сотрудничество и выражением надежд на его продолжение.
-
Личная подпись ставится в правой стороне листа, после заключительной фразы вежливости, например: «С уважением...».
-
Резолюции на всех видах входящей корреспонденции должны делаться карандашом или на отдельных листах.
-
Письмо складывается текстом внутрь, а наиболее важные деловые письма не сгибаются, для чего посылаются в больших плотных конвертах.
-
На телеграфный запрос следует дать ответ а течение 3-х дней, на письмо - 10 дней; если запрос требует подробного рассмотрении, то в течение 3-х дней следует сообщить, что письмо принято к сведению, и дать окончательный ответ в течение 30 дней.
-
Подпись под деловым письмом всегда делается от руки; факсимиле не допускается, так как свидетельствует о неуважении к адресату.
-
Страницы нумеруют, начиная со второй.
-
На все письма следует давать ответ; если адресат затрудняется с ответом, то именно это он должен написать - «Затрудняюсь с ответом».
-
Сроки ответа должны выдерживаться; отсутствие ответа или нарушение его сроков воспринимается как неумение вести дела.
ПРИЛОЖЕНИЕ 3
Фрагмент номенклатуры дел
|
АО «Эврика» УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор <Личная подпись> А.А.Беляев НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 25.12.2003
20.12.2003 № 01 Москва На 2004 год |
|||||
|
Индекс дела |
Заголовок дела (тома, части) |
Количество дел (томов, частей) |
Срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню |
Примечания |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
01 – Служба документационного обеспечения (Служба ДОУ) |
|||||
|
01-01 |
Устав акционерного общества, учредительный договор |
1 |
Постоянно, ст.13,14 |
Типовой перечень Дело заведено |
|
|
01-02 |
Положения о структурных подразделениях |
1 |
Постоянно, ст.16 |
Дело заведено |
|
|
01-03 |
Постановления Совета Директоров по основной деятельности |
1 |
Постоянно, ст.5-а |
Дело заведено |
|
|
01-04 |
Протоколы совещаний руководства по основной деятельности |
2 |
Постоянно, ст.5-а |
Дело заведено |
|
|
01-05 |
Протоколы общих собраний акционеров |
1 |
Постоянно, ст.5-ж |
Дело заведено |
|
|
01-06 |
Протоколы общих собраний сотрудников акционерного общества |
1 |
Постоянно, ст.5-д |
Дело заведено |
|
|
01-07 |
Распоряжения по административно-хозяйственным вопросам |
1 |
5 лет, ст.6-в |
Дело заведено |
|
|
01-08 |
Докладные записки сотрудников руководству о пропускном режиме |
|
5 лет, ст.469 |
Дело заведено |
|
|
01-09 |
Сводная номенклатура дел акционерного общества |
1 |
Постоянно, ст.67 |
Дело заведено |
|
|
01-10 |
Резервный номер |
|
|
|
|
|
01-11 |
Резервный номер |
|
|
|
|
|
02 – Финансовый отдел |
|||||
|
02-01 |
Годовой финансовый план |
1 |
Постоянно, ст.135-а |
Дело заведено |
|
|
02-02 |
Квартальные финансовые планы |
1 |
5 лет, ст.135-в |
Дело заведено |
|
|
02-03 |
Месячные финансовые планы |
3 |
1 год, ст.135-г |
Дело заведено |
|
|
02-04 |
Документы о финансировании всех видов деятельности структурных подразделений (справки, бюджетные поручения, заявки и др.) |
5 |
5 лет, ЭПК, ст.113 |
Дело заведено |
|
Продолжение прил. 3
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
||
|
02-05 |
Годовые сметы административно-хозяйственных и управленческих расходов, расчеты к ним |
1 |
Постоянно, ст.112-а |
Дело заведено |
||
|
02-06 |
Квартальные сметы административно-хозяйственных и управленческих расходов, расчеты к ним |
1 |
5 лет, ст.112-б |
Дело заведено |
||
|
02-07 |
Переписка об изменении расходов на содержание аппарата управления |
|
5 лет, ст.117 |
|
||
|
02-08 |
Годовой отчет АО об основной деятельности |
1 |
Постоянно, ст.114-б |
Дело заведено |
||
|
02-09 |
Квартальные отчеты об основной деятельности |
1 |
5 лет, ст.114-в |
Дело заведено |
||
|
02-10 |
Документы о соблюдении финансовой дисциплины (акты, докладные записки, обоснования и др.) |
1 |
5 лет, ст.118 |
Дело заведено |
||
|
02-11 |
Документы об открытии, оплате текущих и расчетных счетов (положения, карточки, переписка) |
1 |
5 лет, ст.121 |
Дело заведено |
||
|
02-12 |
Резервный номер |
|
|
|
||
|
02-13 |
Резервный номер |
|
|
|
||
|
03 – Служба персонала |
||||||
|
03-01 |
Распорядительные документы и инструктивные письма государственных органов и вышестоящих организаций по вопросам работы с кадрами |
2 |
До минования надобности, ст.1 «б» |
Дело заведено |
||
|
03-02 |
Должностные инструкции работников |
1 |
Постоянно, ст.35 «а» |
Переходящее дело |
||
|
03-03 |
Приказы по личному составу |
1 |
75 лет ЭПК, ст.6 «б» |
Дело заведено |
||
|
03-04 |
Журнал учета приказов по личному составу (прием, перевод, увольнение, поощрение) |
1 |
75 лет, ст.358-а |
Дело заведено |
||
|
03-05 |
Утвержденное штатное расписание и изменения к нему |
1 |
Постоянно, ст.32 «а» |
Дело заведено |
||
|
03-06 |
Табель учета рабочего времени |
1 |
1 год, ст.281 |
Дело заведено |
||
|
03-07 |
Графики предоставления отпусков |
1 |
1 год, ст.356 |
Дело заведено |
||
|
03-08 |
Приказы о предоставлении отпусков, командировании и взысканиях |
1 |
5 лет, ст.6-в |
Дело заведено |
||
|
03-09 |
Журнал учета приказов об отпусках, командировках и взысканиях |
1 |
3 года, ст.358-г |
Дело заведено |
||
Окончание прил. 3
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
03-10 |
Основания к приказам по личному составу |
3 |
5 лет, ст.343 |
Дело заведено |
|
|
03-11 |
Личные дела работников |
10 |
75 лет ЭК, ст.337 «б» |
Переходящее дело |
|
|
03-12 |
Журнал учета личных дел |
1 |
75 лет, ст.358-д |
Переходящее дело |
|
|
03-13 |
Личные карточки работников (форма № Т-2) |
1 |
75 лет ЭК, ст.339 |
Переходящее дело |
|
|
03-14 |
Журнал учета личных карточек |
1 |
75 лет, ст.358-д |
Переходящее дело |
|
|
03-15 |
Трудовые книжки работников |
|
До востребования, ст.342 |
|
|
|
03-16 |
Книга учета и движения выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним |
1 |
50 лет, ст. 358 «е» |
Переходящее дело |
|
|
03-17 |
Журнал регистрации трудовых договоров |
1 |
75 лет, ст.358 «д» |
Дело заведено |
|
|
03-18 |
Правила внутреннего трудового распорядка |
1 |
1 год, ст.407 |
После замены новыми. Переходящее дело |
|
|
03-19 |
Статистический отчет по труду (форма 1-Т) Годовой. Копия |
1 |
Постоянно, ст.199 «б» |
Подлинник в бухгалтерии. Дело заведено |
|
|
03-20 |
Резервный номер |
|
|
|
|
|
03-21 |
Резервный номер |
|
|
|
|
|
Руководитель службы ДОУ <Личная подпись> М.П. Седова 20.12.2003
Зав. архивом <Личная подпись> И.И. Орлова 20.12.2003
СОГЛАСОВАНО: Протокол ЭК от 21.12.2003 № 15
|
|||||
ПРИЛОЖЕНИЕ 4