6. Объединение электронных таблиц

Часто информация о деятельности фирмы представлена в нескольких таблицах. Для объединения нескольких таблиц в единую структуру существует три механизма:

• межтабличные связи;

• консолидация таблиц;

• объединение файлов.

1. Межтабличные связи

Связи между таблицами организуются с помощью внешних ссылок, которые кроме адреса ячейки содержат имя листа и имя файла, данные из которых используются.

Например: [Продажи]Выксунский!С4.

Таблица, внутри которой находятся внешние ссылки, называется основной. Таблица, на которую ссылки указывают, называется дополнительной. Вначале должны быть загружены дополнительные таблицы, а затем основные таблицы.

2. Консолидация таблиц

Режим консолидации содержит команды для объединения таблиц и частей. Таблицы могут располагаться на разных листах и в разных файлах. Например, в одну таблицу можно свести таблицы от разных фирм.

3. Объединение файлов

Объединение файлов формирует одну таблицу из нескольких исходных. Команда объединения имеет три формы:

• копирование

• суммирование

• вычитание

Перед объединением подготавливается шаблон результирующей таблицы. При копировании данные из исходных таблиц переносятся без изменений, при суммировании – складываются (итоги), при вычитании – вычитаются (приросты).

7. Макросы в табличном процессоре

Макрос – последовательность команд табличного процессора, записанная ранее под общим названием.

Макросы автоматизируют часто повторяющиеся этапы подготовки таблицы. Создание макроса состоит из 4-х этапов:

1. определение цели макроса, например, объединение данных от разных магазинов.

2. определение последовательности команд по достижению цели. Команды задаются или нажатием клавиш и кнопок или записью операторов внутреннего алгоритмического языка.

3. набор с клавиатуры,

4. присвоение макросу имени и горячей клавиши.

Для облегчения 2-го и 3-го этапов в табличном процессоре имеется средство макрорекордер, который позволяет сразу видеть результаты нажатий клавиш.

3. Система управления базами данных

База данных (БД) – поименованная совокупность данных вместе со способом их организации (структурирования).

Система управления базой данных (СУБД) – программное средство, предназначенное для создания, хранения и обработки БД.

К числу СУБД относятся такие программные средства как: Oracle, Access, FoxPro, Clarion, SQL Server, Sybase, Informix, Paradox, Interbase, Pervasive и другие.

Банк данных = БД+СУБД.

Предметная область – часть окружающего мира, информация о которой хранится в БД.

В разных БД хранится данные о разных предметных областях и наоборот.

1. Отличительные признаки субд

Все СУБД, в той или иной степени, обладают следующими пятью свойствами:

1. Сепаратность доступа.

Сепаратность (раздельность) понимается в двух аспектах:

а) сепаратность по пользователям, с БД могут работать несколько пользователей одновременно и независимо;

б) сепаратность по данным, каждый пользователь работает не со всей, а только с частью БД.

2. Целостность данных.

Данные в БД не должны противоречить друг другу. Целостность еще называют непротиворечивостью данных. Например, в БД не должно быть информации о продвижении по службе сотрудника, данных о котором в БД не представлено. Итог, записанный в приходном ордере, должен быть равен сумме по строкам соответствующей ведомости.

3. Секретность.

С помощью шифров и паролей ограничен доступ к модулям СУБД и частям БД.

4. Синхронизация.

Запросы к данным должны быть упорядочены во времени. Например, запросы на изменение подразделения сотрудника при его переводе должны происходить в определенном порядке.

5. Защита от отказов.

С помощью избыточности данных и их дублирования после сбоев аппаратуры, программ и пользователя данные не теряются и восстанавливаются.