10.3. Подготовка документов для рассылки должникам по уплате квартплаты

Задание: Подготовить информационные письма для рассылки должникам по оплате за квартплату.

10.3.1. Введите исходные данные в таблицу показанную на рис. 19 (Таблица должна содержать не менее 25 записей тех кто имеет и не имеет задолженности по уплате квартплаты).

Сведения об оплате квартплаты за апрель 2006 г.
№ п/п	Фамилия И. О.	Лицевой счет	1-должник, 0-нет	Сумма долга
1	Александров В. Г.	4812432	1	842р72коп.
2	Богачев А. С.	4812489	1	1024р16коп.
3	Варламова Е. М.	2453897	0	0
…	...	...	…	…

Рис. 19

10.3.2. Подготовка данных о должниках. Выделите заголовок таблицы и выполните команды меню Данные → Фильтр → Автофильтр. Щелкните по кнопке фильтра в графе 1 - должник, 0 - нет и выберите в списке условие 1. На экране появится новая таблица, содержащая только те записи, в которых стоит условие 1. Протяните курсор мыши с нажатой левой кнопкой по новой таблице и выполните команды меню Правка → Копировать, затем вставьте на рабочий Лист2 данные из буфера обмена (Правка → Вставить). Получилась новая таблица (см. рис. 20).

Сведения об оплате квартплаты за апрель 2006 г.
№ п/п	Фамилия И. О.	Лицевой счет	1-должник, 0-нет	Сумма долга
1	Александров В. Г.	4812432	1	842р72коп.
2	Богачев А. С.	4812489	1	1024р16коп.
8	Петров М. А.	3429821	1	678р63коп.
12	Романов Д. С.	1287453	1	983р54коп.
…	...	...	…	…

Рис. 20

Сохраните файл на D: диске → в папке кафедра → ваша группа под именем ″Квартиросъемщик″ и закройте документ.

10.3.3. Подготовка документа для рассылки должнику по уплате квартплаты. Выполните команды: кнопка Пуск → Программы → Word. Создайте документ по образцу, приведенному ниже. Окна для ввода информации формируйте при помощи команды меню Вставка → Надпись. Курсор превращается в черный крестик, растяните рамку до нужных размеров. Выполните команды Сервис → Слияние. В диалоговом окне Слияние выберите Основной документ → Создать → Документы на бланке. В следующем диалоговом окне Word - щелкните кнопку Активное окно.

О бразец документа

Рис. 21

10.3.4. Определение источника данных для создаваемого документа. В окне Слитие щелкните по кнопке Получить данные и в развернувшемся списке щелкните Открыть источник данных. В диалоговом окне Открыть источник данных в списке Тип файла установите Все файлы. Откройте папку на D: диске → папку кафедра → ваша группа - щелкните по файлу Квартиросъемщик → Открыть и далее в диалоговом окне выберите Весь лист → Ок.

Появится диалоговое окно с сообщением, что основной документ не содержит полей слияния. Щелкните по кнопке Правка основного документа. На экране появится новая панель с инструментами Слияние.

10.3.5. Объединение основного документа и источника данных для создания документа. Щелкните мышью в поле пустого кадра Уважаемый квартиросъемщик, а затем на панели Слияние щелкните по кнопке Добавить поле слияния. В появившемся списке выберите Фамилия И. О., затем повторите действия и добавьте заполнение следующего кадра Сумма задолженности. Сохраните документ в своей папке с именем ″Квартплата″ (см. рис. 21).

10.3.6. Просмотр документов подготовленных для рассылки. На панели инструментов Слияние щелкните кнопку Поля/данные. Информация из первой записи источника данных (таблицы ″Квартосъемщик″) вставится вместо соответствующего поля слияния в основном документе. Просмотрите другие документы, щелкая мышью по одной из следующих кнопок панели Слияние.

10.3.7. Слияние в одни документ. Поместите копии в один документ, щелкнув кнопку Слияние, в новый документ на панели Слияние. Все копии будут записаны в новый документ (по умолчанию называемый Формы) на отдельных страницах.

Содержание отчета: 1) задание на работу; 2) сформированные таблицы; 3) сформированные информационные письма для рассылки должникам по оплате за квартплату; 4) выводы по работе.