2. Разработка системы документооборота

2.1. Документы в системе информационного менеджмента

Любая управленческая деятельность связана с созданием (полу­чением), обработкой и хранением информации. Информация, пред­ставленная в определенной форме на определенных носителях (бумажных, электронных и т. д.) является документом. Документы, а значит, и их движение, существуют в любой организации. Движе­ние документов отражает организационно-управленческую струк­туру аппарата управления и характер распределения обязанностей между его составными частями, поэтому совершенствование доку­ментооборота неразрывно связано с совершенствованием системы управления в целом.

Важным фактором успеха компании является то, насколько ско­ординировано и оперативно взаимодействие между ее подразделени­ями, а также с внешними организациями, как быстро решаются важные вопросы и новая информация доводится до сотрудников, насколькэ четко выполняются поручения и контролируется их выполнение. Зачастую из-за несовершенства документооборота документальная информация утрачивает качества, обязательные для обеспечения управления предприятием, в первую очередь - оперативность.

Значительную часть вопросов, связанных с организацией и тех­нологией работы с документами, составляет область корпоративною регулирования. Такое регулирование должно быть направлено на создание системы работы с документами, учитывающей особенности документирования деятельности отдельной организации, характе­ристики ее структуры, персонала, технической базы, финансовые возможности, а также управленческие традиции и другие существен­ные факторы.

Под влиянием одновременно действующих внешних и внутренних факторов (изменение организационной структуры, новые информационные технологии, проявление корпоративной культуры, квалификация работников и т. д.) существует постоянная необходимость оптимизировать применяемые методы и приемы работы, уст­ранять устаревшие и неэффективные.

Основы комплексного и системного подхода к совершенство­ванию делопроизводства и документооборота закладывались еще в

предшествующий период. Однако применение новых информацион­ных технологий, охватывающее практически все стороны деятель­ности организации и создающие новые возможности для передачи информации, потребовало еще более высокого уровня системности и интеграции в вопросах информационного и документационного обеспечения, в работе с различными видами информации и доку­ментации. В результате возник новый подход, получивший название «информационный менеджмент».

Формирование концепции информационного менеджмента и ее дальнейшее развитие связаны с двумя группами факторов: во-первых, необходимостью повышения эффективности решений в сфере информатизации, внедрения новых информационных техноло­гий; во-вторых, возрастанием сложности принятия управленчес­ких решений в условиях растущих объемов информации и высокой степени ее неопределенности, отражающей особенности рыночной экономической среды, повышением требований к профессиональ­ной организации процессов работы со всеми видами управленческой информации.

Рис. 2.1. Основные компоненты информационного менеджмента

Эти группы факторов действуют одновременно. Первая из них послужила основой для более «узкого» понимания информацион­ного менеджмента, задачами которого являются:

1. переход от частичной автоматизации к комплексной;

2. стратегическое и оперативное планирование развития инфор­мационных систем, использования программно-технических средств;

3. повышение эффективности капиталовложений в эту сферу;

4. защита информационных ресурсов.

Можно выделить следующие основные компоненты информаци­онного менеджмента:

• документированная информация (информационные ресурсы);

• персонал;

• технические и программные средства обеспечения информа­ционных процессов;

• нормативно установленные процедуры формирования и ис­пользования информационных ресурсов;

• финансовые ресурсы.

Каждый из указанных компонентов связан с остальными и ока­зывает на них влияние, поэтому при решении любого вопроса опти­мизации документооборота эту взаимосвязь надо учитывать.

Согласно приведенной концепции информационного менедж­мента, работа с документами рассматривается как составляющая часть бизнес-процессов. В этом случае документооборот является важным компонентом структурирования информационных ресурсов (рис. 2.1). Именно в рамках этой концепции мы и будем рассматри­вать вопросы организации документооборота на предприятии.