Тема 6. Проектирование организационных систем

6.1. Анализ и формирование организационных структур

Значение оргпроектирования велико, т.к. в условиях рыночного механизма ставится задача адаптации хозяйственных субъектов к рыночной экономике. Необходим комплексный подход к совершенствованию оргструктуры, т.е. внедрение АСУ не должно идти в отрыве от совершенствования структуры управления.

Создание структуры должно опираться не только на аналогию, интуицию, но и на научные методы оргпроектирования. Оргструктура должна формироваться специалистами.

Проектирование (лат.) – процесс создания проекта-прототипа, прообраза предлагаемого или возможного объекта или состояния. В отличие от конструирования оно заключается в описании не только технических сторон будущего объекта, его состава и свойств, но и экономических, социальных, организационных аспектов моделируемого объекта.

Современные методы проектирования базируются на рассмотрении организации как открытой динамической системы, главной целью которой является самосохранение и развитие.

При проектировании всякий раз приходится решать три важных задачи и исследовать три главных этапа в развитии организации:

• будущее состояние (где организация хотела бы находиться);

• настоящее состояние (где организация находится сейчас);

• переходное состояние (как перейти от настоящего к будущему).

В основу методологии проектирования структур должно быть положено четкое формирование целей организации. Сначала цели, а затем механизм их достижения.

Поэтому оргструктура понятие многостороннее. Оно включает:

1. систему целей и распределение их между различными звеньями;

2. определение состава подразделений, которые находятся в определенных взаимосвязях между собой;

3. распределение задач и функций между звеньями;

4. распределение полномочий, прав, ответственности между подразделениями, отражающие соотношение централизации и децентрализации;

5. определение коммуникаций и информационных потоков;

6. определение поведенческой системы взаимоотношений между людьми.

В структурном плане оргпроектирование различается в зависимости от объекта по ориентации:

• создание новой системы;

• частичное усовершенствование;

• радикальное преобразование.

Процесс проектирования включает взаимосвязь трех процессов:

предпроектные работы. Это проведение прикладных исследований, анализ возможных вариантов решения задач. Осуществление подготовки исходных данных (цели, задачи, объектов и объемов работы, определение потребности в ресурсах, определение исполнителей, составление технического задания, проведение оценки эффективности проекта).

техническое проектирование – обоснование окончательного комплекса оргрешений, дающие представление об оргноввоведениях в моделировании или проектировании системы.

рабочее проектирование – выпуск полного комплекта рабочей документации.

При проектировании необходимо определить влияние внешней среды на отдельные элементы системы и на систему в целом.

Процесс формирования оргструктуры:

• формирование общей структурной схемы – определение главных характеристик организации и направлений, по которым должно осуществляться более углубленное проектирование;

• разработка состава основных подразделений и связей между ними;

• регламентация организационной структуры – разработка количественных характеристик аппарата управления и процедур управленческой деятельности.

При проектировании используются следующие методы:

1. Метод аналогий состоит в применении организационных форм и механизмов управления, которые оправдали себя в организациях со сходными организационными структурами. К методу аналогий относится выработка типовых структур, определение границ и условий их применения. Типизация решений является средством повышения общего уровня организации управления производством, направляемым на стандартизацию и унификацию, ускорения внедрения наиболее прогрессивных, рациональных форм. Типовые оргрешения должны быть: вариантными; пересматриваемыми и корректируемыми; допускающими отклонения.

2. Экспертно-аналитический метод состоит в обследовании и аналитическом изучении организации силами квалифицированных специалистов с привлечением ее руководителей и других работников для того, чтобы выявит специфические особенности, проблемы в работе аппарата, управления, а также выработке рациональных рекомендаций по его формированию или перестройке, исходя из количественных оценок эффективности структуры, рациональных принципов управления, заключения экспертов, а также обобщение и анализ передового опыта. Этот метод применяется в сочетании с другими и имеет многообразные способы реализации: диагностический анализ особенностей, проблем, узких мест; экспертный опрос руководителей и анализ отдельных характеристик построения и функционирования; разработка графичных и табличных описаний оргструктуры.

3. Метод структуризации целей предусматривает выработку системы целей организации, включая их количественные и качественные формулировки и последующий анализ оргструктуры с точки зрения их соответствия системе целей.

При этом используются следующие этапы:

1. разработка дерева целей;

2. экспертный анализ предлагаемых вариантов с точки зрения оргобеспеченности достижения каждой цели;

3. составление карт прав и ответственности за достижение целей, как для отдельных подразделений, так и по комплексным межфункциональным видам деятельности.

4. Метод моделирования для создания прогрессивного прообраза организационного объекта. Моделирование, кроме наглядного макетирования предусматривает:

• мысленно-аналоговое моделирование (использует одно или несколько свойств аналогов для построения модели);

• мысленно-гипотетическое моделирование.

Можно назвать несколько видов моделей, которые используются в моделировании:

• математические модели: позволяют получать характеристики реального объекта на основе использования специальных математических соотношений;

• аналитические модели (в виде функциональных соотношений);

• имитационные модели (поведение в динамике);

• комбинированные математические модели (учитывают различные структурные и функциональные соотношения объекта);

• реальное или натуральное моделирование (научные, организационные, производственные эксперименты, испытание объектов).