55. Научно-справочный аппарат (НСА) государственных, ведомственных архивов и архивов органов местного самоуправления
..docx55. Научно-справочный аппарат (НСА) государственных, ведомственных архивов и архивов органов местного самоуправления.
План:
- определение понятия «научно-справочный аппарат»;
- определение понятия «система НСА»;
- основные принципы НСА;
-два уровня системы НСА;
-основные и дополнительные архивные справочники.
Научно-справочный аппарат – это структурированная совокупность элементов описаний документов (вторичной документной информации), представленных в различных видах архивных справочников, базах данных, предназначенных для поиска документов и документной информации.
Система научно-справочного аппарата - это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования.
Основные принципы научно-справочного аппарата:
- взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную документную информацию на разных уровнях.
- неповторяемость и недублированность информации различных видов справочников.
- преемственность НСА ведомственных, государственных и муниципальных архивов.
Два уровня системы Научно-справочного аппарата:
Система НСА структурно подразделяется на вертикальный и горизонтальный уровни. Горизонтальный уровень с и с т е м ы основан на функциональном различии справочников. По функциям справочники системы НСА подразделяются:
- на справочники по учету;
- справочники по раскрытию содержания документов (информационно-поисковые системы).
Вертикальный уровень системы основан на иерархии классов справочников к следующим комплексам архивных документов:
- АФ РФ в целом;
- сети архивов;
- архиву;
- фонду;
- делу или отдельному документу.
Основные архивные справочники:
Архивный справочник - справочник, предназначенный для поиска информации об архивных фондах и/или архивных документах.
Все архивные справочники, описывающие документную информацию, делятся на обязательные и дополнительные.
Обязательные справочники существуют во всех государственных и муниципальных архивах и архивах организаций. К ним относятся архивные описи, путеводитель по фондам архива, архивные каталоги, обзоры документов и т.д.
Дополнительные справочники создаются с учетом специфики документов архива, а также складываются исторически (поступившие на постоянное хранение делопроизводственные картотеки и перечни документов, например, выявленных для публикаций). К ним относятся указатели, обзоры, тематические перечни, аннотированные каталоги документов.
Архивная опись – архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.
Архивный каталог – межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации.
Указатель – архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием поисковых данных этих документов.
Обзор – архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплектов документов.