Глава 3. Внедрение системы электронного документооборота
Вводная информация для внедрения системы электронного документооборота
Выпускная квалификационная работа выполняется в интересах производственного предприятия (далее Заказчик), которое занимает лидирующие позиции в области производства кабельно-проводниковой продукции в России.
Внедрение системы электронного документооборота влечет за собой повышение эффективности выполнения процедур работы с корпоративной документацией (информацией) и процедур основной деятельности и управления организацией в целом.
Цели внедрения системы электронного документооборота
Повышение эффективности происходит за счет достижения следующих целей:
• обеспечение внедрения корпоративных процедур создания, хранения и использования корпоративной документации (информации). Накопление корпоративных знаний (хранения истории переписки, обоснования принятых решений и других документов), что дает возможность принимать решения, основанные на прошлом опыте, избегать повторения ошибок, а также быстро обучать новых сотрудников;
• усиление контроля исполнения поручений и анализ загрузки сотрудников за счет наличия полной информации о выданных каждому исполнителю заданиях с учетом сроков исполнения и результатов выполнения работ;
• сокращение сроков согласования и прохождения документов;
• автоматизация основных процедур работы с корпоративными документами. Ускорение документооборота за счет автоматического перемещения документов между сотрудниками, отсутствия необходимости физического размножения и перемещения бумажных копий документов, возможности параллельной рассылки документа. Сокращение бумажного документооборота за счет: перевода внутренних управляющих документов в электронный вид и использованием электронной цифровой подписи, использования вместо копий документов с резолюциями (выдачи заданий в электронном виде с приложением ссылок на электронные документы), единого общедоступного хранилища документов, исключающего необходимость их копирования для использования несколькими сотрудниками;
• организация централизованной работы сотрудников с хранимой документацией (информацией). Сокращение потерь документов за счет хранения документов в едином электронном архиве и ведения регистрационных карточек на существующие бумажные документы;
• организация оперативного доступа специалистов к хранимой документации (информации) с учетом ограничений прав доступа.
• обеспечение эффективных механизмов поиска документации (информации). Сокращение времени на создание и поиск документов за счет использования типовых шаблонов и ранее созданных документов, а также единого структурированного хранения документов с возможностью поиска по ключевым полям и тексту документов.
Ожидаемый эффект от внедрения системы электронного документооборота
При достижении целей внедрения организация получает следующие эффекты:
• Обеспечение прозрачности бизнес-процессов;
Возможность оперативно отслеживать этапы выполнения процессов, что делает деятельность организации прозрачной и контролируемой.
• Повышение исполнительской дисциплины;
Полный контроль со стороны руководства, система напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников. Используя возможности системы, руководитель может быть уверен в том, что поставленные перед сотрудниками задачи не будут забыты или не выполнены.
• Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников;
Сокращаются временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.).
• Исключение утечки информации;
В отличие от традиционного "бумажного" документооборота, СЭД обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей. Тексты документов могут быть дополнительно зашифрованы с помощью паролей, либо цифровых сертификатов. Все действия, производимые пользователем над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются.
• Наличие необходимой информации "под рукой";
При реализации функций по сканированию и занесению в СЭД всех поступающих документов (в том числе финансовых), руководители получают возможность оперативно получать информацию.
• Максимально эффективное использование установленного в компании программного обеспечения (далее ПО);
Часть функций "тяжелых" и дорогих ERP-решений могут быть перенесены в СЭД. Например, согласование бюджета, утверждение заявки на финансирование и т.д. Это позволит сократить затраты на расширение рабочих мест "тяжелых" решений за счет использования системы.
• Рост конкурентных преимуществ.
Внедрение системы СЭД напрямую отражается на конкурентных преимуществах компании перед другими игроками рынка. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов. Функционирование даже крупного предприятия становится более мобильным и меньше зависит от конкретных "незаменимых" сотрудников.
Основные принципы внедрения системы электронного документооборота
При внедрении СЭД необходимо придерживаться следующих основных принципов:
• активное участие высшего руководства Заказчика в решении организационных вопросов и определении целей и методов реализации проекта;
• разумная адаптация системы к действующим бизнес-процессам, а при необходимости - встречное движение по оптимизации бизнес-процессов;
• опора на ИТ-специалистов организации в решении максимального числа технических вопросов для обеспечения в дальнейшем самостоятельного сопровождения и развития системы;
• документирование всех этапов внедрения для повышения ответственности исполнителей и обеспечения четкого контроля за ходом внедрения (какие мероприятия, кем, к какому сроку должны быть выполнены, почему не выполнено и т.д.).
Этапы внедрения системы электронного документооборота
Внедрение системы электронного документооборота на производственном предприятии будет состоять из четырех этапов:
Экспресс-анализ – определение цели и границ проекта, описание бизнес-процессов, которые планируется автоматизировать, определение видов документов, участвующих в описанных бизнес-процессах.
Проектирование системы – анализ бизнес-процессов:
• работа с внутренними документами (приказы/распоряжения): разработка, согласование, подписание, регистрация документа, а также ознакомление сотрудников с внутренними документами и контроль местонахождения оригиналов документов и выдачи бумажных копий;
• контроль исполнения поручений/резолюций руководства по входящим и внутренним документам;
• организация работы с номенклатурой дел (создание, хранение, списание, уничтожение);
• выполнение поисков электронных документов и регистрационно-контрольных карточек по различным параметрам;
• получение необходимых стандартных форм и журналов;
• подготовка отчетности по документообороту организации.
Далее будет создан технический проект по результатам анализа, будет произведено оформление инструкций по процессам.
3. Настройка и внедрение системы. Модификация системы в соответствии с техническим проектом, установка системы, настройка системы, тестовая эксплуатация, опытная эксплуатация.
4. Обучение сотрудников предприятия.
Данная выпускная квалификационная работа содержит этап экспресс-анализа.
Содержание работ на этапах экспресс-анализа и ожидаемые результаты
В рамках выпускной квалификационной работы из всех возможных бизнес-процессов предприятия было принято решение рассматривать только внутренний документооборот компании, а именно работу с ОРД (организационно-распорядительная документация), в которую будут входить все приказы и распоряжения.
Вся работы была разбита на этапы, которые представлены ниже:
Этап 1. Построение модели процесса «Управление ОРД (Приказы/Распоряжения)» AS IS для производственного предприятия.
На данном этапе будут определены детальные процессы «Управление ОРД (Приказы/Распоряжения)». На основе изучения предоставленной документации и проведенных интервью с функциональными экспертами производственного предприятия, построены и согласованы модели детальных процедур AS IS.
Ознакомиться с предоставленной документацией и списком функциональных экспертов можно в п. 3.2.1.
Модели детальных процедур будут формализованы в виде графических диаграмм активности в нотации UML.
Этап 2. Выработка предложений по оптимизации процесса «Управление ОРД» документооборота на основании модели AS IS с учетом перспектив внедрения системы электронного документооборота Directum.
На данном этапе, на основе анализа фактической деятельности, результатов проведенных интервью с функциональными экспертами производственного предприятия, на основе построенных детальных моделей процедур AS IS и, учитывая технологические возможности системы, будет сформирован перечень предложений по совершенствованию процессов документооборота с учетом перспектив внедрения СЭД.
Этап 3. Разработка Модели процесса «Управление ОРД (Приказы/Распоряжения)» TO BE.
На данном этапе, учитывая замечания и предложения руководителей и специалистов производственного предприятия по совершенствованию бизнес-процесса «Управление ОРД (Приказы\Распоряжения)», взяв за основу модели детальных процессов AS IS, технологические возможности СЭД и выработанные предложения по совершенствованию процессов документооборота, будут разработаны модели детальных процессов TO BE.
Модели детальных процессов формализованы в виде графических диаграмм в нотации UML.
Этап 4. Формирование требований к системе электронного документооборота производственного предприятия.
На данном этапе будут описаны общие системно-технические требования, предъявляемые к инфраструктуре при внедрении системы электронного документооборота.
Модель процесса AS IS
Обозначение элементов моделирования
При экспресс-анализе для описания бизнес-процессов и построении их моделей, использовался программный продукт Rational Unigied Process и его нотация [9].
Основные элементы моделирования и их обозначение на модели представлены в таблице 3.1.
Таблица 3.1. Элементы моделирования и их обозначение на модели
|
Элемент |
Описание |
|
|
Начальное состояние (start state). Каждая диаграмма должна иметь только одно начальное состояние. |
|
|
Конечное состояние (end state). Конечных состояний на диаграмме может существовать множество. |
|
|
Деятельность (activity). Элемент деятельность используется для описания определенной деятельности субъекта или объекта. |
|
|
Состояние (state).Элемент состояние используется для описания определенных состояний какого-либо субъекта или объекта, например, состояния ожидания. |
|
|
Переход (state transition). Переход используется для описания связи между элементами диаграммы деятельность или состояние. |
|
|
Решение (decision). Для отображения действий, выполняемых по условию, используется элемент решение. |
|
|
Горизонтальные синхронизаторы (horizontal synchronization). Используются для отражения выполнения параллельной деятельности. |
|
|
Разделительные линии (swimlane). Используются для разделения диаграммы на части. |
|
|
Объект (object). Используются для изображения различных сущностей, связанных с определенным видом деятельности. |
|
|
Примечание (Note). Используется для примечаний. |
Диаграммы активности AS IS и TO BE будут построены в пакете Rational Rose. Данный инструментарий представляет собой CASE-средство, предназначенное для предметно-ориентированного анализа и проектирования программного обеспечения. Плюсом Rational Rose является то, что при построении модели программа сама генерирует код на различных языках, что, несомненно, облегчает работу программистов.
Описание процедуры и построение модели AS IS
Объектом описания процесса и построения модели, в рамках данного предложения, являлся процесс «Управление ОРД (Приказы\Распоряжения)» производственного предприятия.
В ходе выполнения данного этапа была проанализирована следующая документация, предоставленная компанией:
• Положение о канцелярии П-К-006-10;
• Положение об управлении делами П-УД-003-10 ;
• документ по управлению документацией СМК – СТО СМК 04-01;
• документ о порядке ведения делопроизводства на производственном предприятии- СТО СМК 04-06;
• документ о требованиях к построению, изложению, оформлению должностных инструкций, а также порядок разработки, изменения, регистрации, учета должностных инструкций – СТО СМК 04-08;
• документ о порядке управления записями с целью получения достоверной информации – СТО СМК 04-09;
• Регламент контроля исполнения поручений Руководителя;
• Регламент по организационно-распорядительному и договорному документообороту производственного предприятия;
• Номенклатура дел.
Проведены рабочие встречи и интервью с руководителями и специалистами служб Канцелярии и Управления делами предприятия.
Процесс «Управление документацией» является процессом верхнего уровня и имеет декомпозицию. Для описания и построения модели процесса AS IS предварительно была определена детализация, изображенная на рисунке 3.1.
Рисунок 3.1. Структура процесса «Управление ОРД»
В связи с тем, что темой выпускной квалификационно работы был выбран внутренний документооборот производственного предприятия, было принято решение в дальнейшем рассматривать бизнес-процесс, отражающий внутренний документооборот компании, а именно такие процессы, как Управление приказами, Управление распоряжениями и с Ведение номенклатуры дел.
С диаграммой, отражающей текущие бизнес-процессы производственного предприятия, можно ознакомиться в Приложении А. Данная диаграмма является результатом проделанной работы Этапа 1.
Описание модели AS IS процесса «Управление организационно-распорядительной документацией (Приказы/Распоряжения)»
В данном параграфе описывается процесс «Управление ОРД», детальная модель которого представлена в Приложении А. Для наглядной демонстрации была создана менее детализированная диаграмма на рисунке 3.2.
Текст описания процесса:
Создание проекта Приказа/Распоряжения:
Сотрудник службы создает проект Приказа/Распоряжения, передает на согласование руководителю (см.п.2).
2. Согласование проекта Приказа/Распоряжения начальником службы:
Начальник службы получает проект Приказа/Распоряжения:
a. Если замечаний нет, подписывает проект Приказа/Распоряжения и передает его сотруднику для дальнейшей работы (см.п.4).
b. Если замечания есть, указывает их и передает сотруднику для доработки (см.п.3).
3. Доработка проекта Приказа/Распоряжения:
Сотрудник службы получает проект Приказа/Распоряжения, вносит изменения и передает для согласования начальнику службы (см.п.2).
4. Передача проекта Приказа/Распоряжения в Канцелярию на проверку ошибок:
Сотрудник службы получает согласованный начальником службы проект Приказа/Распоряжения и отправляет в Канцелярию в электронном виде по Outlook (см.п.5).
5. Проверка на ошибки:
Зав. Канцелярии получает проект Приказа/Распоряжения, проверяет на наличие ошибок:
a. Если есть замечания, вносит замечания и отправляет на доработку (см.п.6).
b. Если замечаний нет, отмечает результат согласования и отправляет сотруднику службы (см.п.7).
6. Доработка проекта Приказа/Распоряжения после проверки на ошибки:
Сотрудник службы получает от Зав.Канцелярии проект Приказа/Распоряжения, дорабатывает документ и отправляет вновь на согласование в Канцелярию (см.п.5).
7. Отправка на согласование:
Сотрудник службы отправляет по Outlook проект Приказа/Распоряжения на согласование по списку согласующих (см.п.8).
8. Согласование:
Согласующие получают проект Приказа/Распоряжения на согласование:
a. Если есть замечания, вносят их и отправляют на доработку (см.п.9).
b. Если замечаний нет, вносят результат согласования и отправляют сотруднику службы (см.п.10).
9. Доработка по замечаниям согласующих:
Сотрудник службы получает от согласующих проект Приказа/Распоряжения на доработку, дорабатывает документ:
a. Если замечания существенные, отправляет в Канцелярию на проверку ошибок (см.п.5).
b. Если замечания не существенные, отправляет на повторное согласование (см.п.8).
10. Отправка документа на подписание:
После всех согласований сотрудник службы получает проект Приказа/Распоряжения, распечатывает его и передает начальнику службы на подписание. Начальник службы подписывает документ и передает его сотруднику службы для передачи документа Генеральному директору (см.п.11).
11. Передача документа на подписание Генеральному директору:
Сотрудник службы распечатывает проект Приказа/Распоряжения и электронное согласование и передает документы инспектору Канцелярии (см.п.12).
12. Инспектор Канцелярии передает документы Ведущему референту (см.п.13).
13. Подписание Приказа/Распоряжения Генеральным директором:
Ведущий референт передает проект Приказа/Распоряжения Генеральному директору.
Генеральный директор подписывает Приказ/Распоряжение и передает его ведущему референту. Ведущий референт передает Приказ/Распоряжение в Канцелярию для регистрации (см.п.14).
14. Регистрация Приказа/Распоряжения:
Инспектор Канцелярии регистрирует документ в Excel, сканирует Приказ/Распоряжение и рассылает документ на ознакомление руководителям. Затем ксерокопирует документ и помещает в ячейки для служб. После этого проверяет, все ли «живые» подписи согласующих есть на Приказе/Распоряжении:
a. Если не все подписи, Инспектор Канцелярии отмечает информацию о наличии подписи в Excel и помещает Приказ/Распоряжение в ячейку той службы, согласующий которой не расписался.
b. Если подписи есть все, то помещает Приказ/Распоряжение в дело.
Рисунок 3.2. Модель AS IS бизнес-процесса «Управление ОРД (Приказы/Распоряжения)»
Описание особенностей выполнения процесса «Управление организационно-распорядительной документацией (Приказы\Распоряжения)» в подразделениях предприятия
Отличительной особенностью бизнес-процесса «Управление ОРД (Приказы\Распоряжения)» является то, что на предприятии отсутствует единая база по подразделениям. Процессы в подразделениях выполняются фрагментарно. Основные этапы процесса, такие как регистрация и контроль исполнения осуществляется не всегда и не во всех подразделениях.
Предложения по оптимизации процесса документооборота с учетом перспектив внедрения системы электронного документооборота
Перечень предложений по совершенствованию процедур документооборота в подразделениях производственного предприятия с учетом перспектив внедрения системы, и имеющие отражение на Модели TO BE, приведен в таблице 3.2.
Приведенные в таблице предложения обусловлены:
планируемым вводом в повседневную деятельность ранее не выполняемых бизнес-процессов;
совершенствованием действующих бизнес-процессов, за счет определения их оптимальной структуры и параметров;
совершенствованием процессов документооборота, за счет использования технологических возможностей внедряемой СЭД;
установкой программного обеспечение СЭД на рабочие места руководителей и специалистов производственного предприятия;
требованиями и ограничениями, вносимыми СЭД при ее внедрении.
Все предложения в таблице основаны на предполагаемом внедрении системы электронного документооборота Directum. Предложения в таблице разделены на функциональные и организационно-технические. Особенностью является то, что каждое из них подразумевает, что система полностью поддерживает все бизнес-процессы системы, которые необходимо реализовать. Помимо этого СЭД обеспечивает поддержку всего жизненного цикла документа.
Таблица 3.2. Перечень предложений по совершенствованию бизнес-процесса «Управление ОРД (Приказы/Распоряжения)» документооборота в подразделениях производственного предприятия
|
№ |
БП |
№ |
Описание предложений |
Примечание |
|
1 |
Управление приказами (распоряжениями) |
1.1 |
Организационно-технические: В бизнес-процессе TO BE предполагается использование СЭД. |
Система обеспечивает поддержку практически всех основных бизнес-функций процесса. Заложенные в систему технологические возможности в данном бизнес-процессе значительно сокращают, как количество бумажных носителей, так и общее время выполнения процесса. При этом СЭД полностью обеспечивает поддержку всего жизненного цикла документа, дает возможность осуществлять контроль состояния электронного документа на всех стадиях жизненного цикла. Кроме того система дает возможность организовать, проконтролировать и принять работы по исполнению данного, конкретного приказа (распоряжения). Для обеспечения полноценного и эффективного выполнения бизнес-процесса система обеспечивает возможность динамического назначения участников бизнес-процесса и маршруты прохождения документа с временными параметрами. |
|
|
|
1.2 |
Функциональные. «Согласование проекта Приказа/Распоряжения». Функция поддерживается и обеспечивается СЭД. Выполняя функцию, проверяется содержание документа на соответствие поставленным целям и нормативным документам, ставится визирующая электронная цифровая подпись (далее ЭЦП) на проект документа. Выполняет ее, как правило, руководитель подразделения - непосредственный руководитель ответственного за подготовку приказа/ распоряжения и согласующие, ответственные в своей области. |
Перечень операций СЭД реализуемых при выполнении функции бизнес-процесса определяется настройками системы, реализуемыми при внедрении системы, и отражается в инструкции пользователя. |
|
|
|
1.3 |
«Печать Приказа/Распоряжения и передача документа на подпись». Функция поддерживается и обеспечивается СЭД. Распечатывается согласованный электронный документ, обеспечивается передача бумажного документа на подпись руководителю, ставится утверждающая электронная цифровая подпись (ЭЦП) от лица утверждающего. Выполняет ее, как правило, секретарь руководителя. |
Перечень операций СЭД реализуемых при выполнении функции бизнес-процесса определяется настройками системы, реализуемыми при внедрении системы, и отражается в инструкции пользователя.
|
|
|
|
1.4 |
«Постановка Приказа/Распоряжения на контроль исполнения». Функция поддерживается и обеспечивается СЭД. Постановка исполнения Приказа/Распоряжения на контроль. Выполняет ее, как правило, секретарь руководителя или делопроизводитель, если есть. |
Перечень операций СЭД реализуемых при выполнении функции бизнес-процесса определяется настройками системы, реализуемыми при внедрении системы, и отражается в инструкции пользователя. |
|
|
|
1.5 |
«Мониторинг выполнения работ по Приказу/Распоряжению» Функция поддерживается и обеспечивается СЭД. Осуществляется мониторинг хода и состояния выполнения работ по исполнению Приказа/Распоряжения. Выполняет ее лицо, назначенное за контроль исполнения приказа (распоряжения), либо секретарь руководителя или делопроизводитель, если есть. |
Перечень операций СЭД реализуемых при выполнении функции бизнес-процесса определяется настройками системы, реализуемыми при внедрении системы, и отражается в инструкции пользователя. |
|
|
|
1.6 |
«Приемка работ по исполнению Приказа/Распоряжения». Функция поддерживается и обеспечивается СЭД. Осуществляется приемка работ по исполнению Приказа/Распоряжения или выдача заданий на доработку. Выполняет ее лицо, назначенное за контроль исполнения приказа (распоряжения), либо секретарь руководителя или делопроизводитель, если есть. |
Перечень операций СЭД реализуемых при выполнении функции бизнес-процесса определяется настройками системы, реализуемыми при внедрении системы, и отражается в инструкции пользователя. |
|
2 |
Ведение номенклатуры дел и архивное хранение документов |
2.1 |
Организационно-технические: В бизнес-процессе TO BE предполагается использование СЭД. |
Система обеспечивает поддержку практически всех основных бизнес-функций процесса. Заложенные в систему технологические возможности обеспечивают ведение Номенклатуры дел в соответствии с ГОСТ в электронном виде и сокращают общее время выполнения процесса, в отличие от выполнения процесса традиционным способом. |
|
|
|
2.2 |
Функциональные возможности Подготовка документов для передачи в архив |
При подготовке документов для передачи в архив по каждому номенклатурному делу можно распечатать обложку дела, а также опись документов дела, что значительно сокращает время на подготовку документов для архивного хранения. |
Модель TO BE процесса «Управление организационно-распорядительной документацией (Приказы/Распоряжения)»
Основой разработки модели TO BE является процесс «Управление организационно-распорядительной документацией (Приказы/Распоряжения)» AS IS и сформированные предложения по оптимизации процессов документооборота с учетом перспектив внедрения системы электронного документооборота.
Модель была построена исходя из выявленных особенностей системы и сформированного перечня предложений по совершенствованию бизнес-процессов предприятия в рамках системы электронного документооборота Directum.
В данном параграфе описывается процесс «Управление организационно-распорядительной документацией (Приказы\Распоряжения)», детальная модель которого представлена в Приложении Б. Для наглядной демонстрации была создана диаграмма уровнем выше на рисунке 3.3.
В ходе описания процесса будут использованы такие понятия, как:
Задача – это сформированная инициатором в СЭД Directum задача, которую необходимо выполнить. Помещается в папку «Исходящие».
Задание – это работа в пределах задачи, которую необходимо выполнить одному из исполнителей задачи. Приходит в папку «Входящие».
Маршрут – это список исполнителей по той или иной задаче с указанием последовательности и сроков исполнения заданий.
Типовой маршрут – это жесткий маршрут заранее настроенный администратором системы.
Текст описания процесса:
Создание проекта приказа и задачи на согласование:
Инициатор (Сотрудник подразделения) создает электронный организационно-распорядительный документ в системе электронного документооборота. Заполняет карточку электронного документа, назначает права, сохраняет.
Инициатор отправляет организационно-распорядительный документ (далее ОРД) вложением в задачу с использованием типового маршрута «К_Согласование ОРД». Проверяет заполненные на основании справочника параметры маршрута: Согласующих, Секретаря (референта), Подписывающего, Ответственного за регистрацию. Руководитель будет заполнен из поля «*Руководитель» карточки электронного документа.
Согласование организационно-распорядительной документации Руководителем подразделения:
Руководитель подразделения получает Задание на согласование ОРД: «Согласовать ОРД + {«Содержание»}» + «входящий № {«Регистрационный номер»} от {«Дата регистрации»}»». Стадия жизненного цикла документа – «На согласовании».
Если у Руководителя подразделения нет замечаний по документу, то он подписывает документ визирующей электронной цифровой подписью и выполняет Задание с результатом «Согласовано». В случае если визирующий не поставил свою электронную подпись (ЭЦП) на согласуемый документ, то при выполнении Задания с результатом «Подписано» будет выдано предупреждающее сообщение. В данном случае необходимо подписать документ визирующей электронной цифровой подписью и выполнить Задание с результатом «Согласовано». После этого Согласующие получат Задание на согласование ОРД (см. п.3).
Если у Руководителя подразделения есть замечания по документу, то он пишет замечания в тексте Задания, выполняет Задание с результатом «На доработку». Инициатор (Сотрудник подразделения) получит Задание на устранение замечаний (см. п.4).
Согласование ОРД:
Согласующие получат Задание на согласование ОРД: «Согласовать ОРД + {«Содержание»}» + «входящий № {«Регистрационный номер»} от {«Дата регистрации»}»».
Если у Согласующего нет замечаний по документу, то он подписывает документ визирующей ЭЦП и выполняет Задание с результатом «Согласовано». В случае если визирующий не поставил свою электронную подпись (ЭЦП) на согласуемый документ, то при выполнении Задания с результатом «Подписано» будет выдано предупреждающее сообщение. В данном случае необходимо подписать документ визирующей ЭЦП и выполнить Задание с результатом «Согласовано». Документ пройдет этап визирования только после выполнения заданий всеми визирующими с результатом «Согласовано». После этого Секретарь (референт) получит Задание на передачу ОРД на подпись (см. п.5, п. а) или в случае, если в параметрах маршрута Секретарь не указан, сам Подписывающий получит Задание на подписание ОРД (см.п.5 п. b).
Если у Согласующего есть замечания по документу, то он пишет замечания в тексте Задания, выполняет Задание с результатом «На доработку». Если хотя бы один из визирующих работников выполнит Задание с результатом «На доработку», то после того, как все Согласующие выполнят Задания, Инициатор (Сотрудник подразделения) получит Задание на устранение замечаний (см. п.4).
Доработка ОРД:
При наличии замечаний Инициатор получает Задание на доработку документа: «Доработать ОРД + {«Содержание»}» + «входящий № {«Регистрационный номер»} от {«Дата регистрации»}»». Стадия жизненного цикла документа – «Доработка».
Если Инициатор по замечаниям видит, что необходимо подкорректировать документ, то он вносит в него изменения (если документ был подписан ЭЦП или необходимо сохранить его предыдущий вариант, то необходимо создать новую версию документа, при этом старую версию сделать устаревшей) и выполняет Задание с результатом «Отправить на повторное согласование». Запустится новый цикл работ по тому же маршруту с теми же Согласующими (см. п.2).
Если Инициатор по замечаниям видит, что дальнейшая работа по документу нецелесообразна, то он выполняет Задание с результатом «Прекратить работы». Маршрут завершается. Стадия жизненного цикла (далее ЖЦ) документа – «Прекращены работы по документу». Руководитель подразделения получит уведомление о прекращении работы по документу: «Прекращены работы по документу + {«Содержание»}» + «входящий № {«Регистрационный номер»} от {«Дата регистрации»}»».
Подписание приказа:
Если в параметрах маршрута указан Секретарь (референт), то Секретарь (референт) получает Задание на передачу ОРД на подпись: «Передать на подпись ОРД + {«Содержание»}» + «входящий № {«Регистрационный номер»} от {«Дата регистрации»}»». Стадия ЖЦ документа – «На подписании» и выполняет следующие действия: Распечатывает вложенные в задачу документы, для каждого вложенного документа печатает список ЭЦП (лист согласования), заверяет его своей подписью. Передает документы с листом согласования Подписывающему. Подписывающий получает бумажные документы, рассматривает ОРД, проверяет наличие ЭЦП всех необходимых сотрудников на листе согласования. Затем подписывает бумажный документ или выносит замечания и возвращает Секретарю бумажные документы. Секретарь получает бумажные документы от Подписывающего:
Если Подписывающий подписал бумажный документ, то Секретарь подписывает документ утверждающей ЭЦП от лица Подписывающего и выполняет Задание с результатом «Подписано». Стадия ЖЦ документа – «Подписан». Если Секретарь не поставил утверждающую ЭЦП на согласуемый документ и выполнил Задание с результатом «Подписано», то будет выдано предупреждающее сообщение. В данном случае необходимо подписать документ утверждающей ЭЦП и выполнить Задание с результатом «Подписано». Бумажный документ Секретарь передаёт Ответственному за регистрацию. После этого Ответственный за регистрацию получает Задание на регистрацию (см. п.6);
Если у Подписывающего есть замечания по документу, то Секретарь заносит замечания в текст Задания, не подписывает электронный документ ЭЦП и выполняет Задание с результатом «На доработку». Задание на устранение замечаний получает Инициатор (см. п.4).
Если в параметрах маршрута Секретарь (референт) не указан, то Подписывающий получает Задание на подписание ОРД: «Подписать ОРД + {«Содержание»}» + «входящий № {«Регистрационный номер»} от {«Дата регистрации»}»». Стадия ЖЦ документа – «На подписании». Подписывающий проверяет наличие ЭЦП всех необходимых сотрудников.
Если замечаний нет, Подписывающий распечатывает вложенные в задачу документы, для каждого вложенного документа печатает список ЭЦП (лист согласования), подписывает бумажный документ, затем подписывает документ утверждающей ЭЦП и завершает Задание с результатом «Подписано». Стадия ЖЦ документа – «Подписан». Если Подписывающий не поставил утверждающую ЭЦП на согласуемый документ и выполнил Задание с результатом «Подписано», то будет выдано предупреждающее сообщение. В данном случае необходимо подписать документ утверждающей ЭЦП и выполнить Задание с результатом «Подписано». Бумажный документ Подписывающий передаёт Ответственному за регистрацию. После этого Ответственный за регистрацию получает Задание на регистрацию ОРД (см. п.6).
Если у Подписывающего есть замечания по документу, то Подписывающий заносит замечания в текст Задания, не подписывает электронный документ ЭЦП и выполняет Задание с результатом «На доработку». Задание на устранение замечаний получает Инициатор (см. п.4).
Регистрация приказа, отправка на исполнение и ознакомление:
Ответственный за регистрацию получает подписанный бумажный ОРД для регистрации, получает Задание на регистрацию: «Зарегистрировать ОРД + {«Содержание»}» + «входящий № {«Регистрационный номер»} от {«Дата регистрации»}»» и выполняет следующие действия:
из карточки вложенного в Задание электронного документа по кнопке РКК регистрирует документ, заполняя соответствующие поля внутренней РКК, в том числе:
если документ подшивается в дело, то в поле «Направлен в дело» проставляет соответствующую дату;
на закладке «Местонахождение» отмечает местонахождение оригинала приказа;
на закладке «Приложения» регистрирует сопроводительные документы к приказу. Сохраняет. Стадия жизненного цикла документа – «Зарегистрирован».
Если необходимо создать поручения, то из карточки Внутренние РКК по кнопке «Поручения» создает поручения для исполнителей. Заполняет поручение, назначает исполнителей. Затем создает задачу по типовому маршруту «Исполнение поручений по РКК», запускает задачу. Исполнители поручения получат Задание на исполнение (см.п.7). Если было создано несколько поручений, то по кнопке Задача в РКК создает задачу Исполнителям по типовому маршруту «Исполнение поручений по РКК»;
После создания поручений или если поручения создавать не нужно, Ответственный за регистрацию проставляет регистрационный номер и дату в соответствующих реквизитах бумажного документа;
Сканирует подписанный бумажный документ с номером и датой и импортирует его в новую версию документа в системе.
Если есть необходимость ознакомления подразделений организации с документом, то выполняет следующие действия:
Ответственный за регистрацию заполняет закладку «Список рассылки» в РКК. После формирования списка рассылки, нажимает на кнопку Задача и выбирает типовой маршрут «Ознакомление с документом». Отправляет ОРД на ознакомление. Стадия жизненного цикла – «На ознакомлении».
Ответственный за регистрацию выполняет Задание на регистрацию документа с результатом «Выполнить». Инициатор и Руководитель подразделения получают уведомление о подписании и регистрации ОРД.
Исполнение поручений по ОРД:
Исполнитель получает Задание на исполнение поручения «Исполнение поручения № по РКК №». Стадия ЖЦ документа – «На исполнении». Если по поручению есть Контролер, то он получает уведомление о назначении его Контролером по поручению.
Если поручение нельзя выполнить в срок, Исполнитель завершает Задание с результатом «Запросить продление срока». После этого Ответственный за регистрацию получает Задание «Согласовать продление срока поручения № по РКК №». Ответственный за регистрацию консультируется по телефону (или иным способом) с руководителем о возможности продления срока.
Если можно изменить срок, Ответственный за регистрацию завершает Задание с результатом «Изменить срок», указать новый срок. Исполнитель получит Задание «Исполнение поручения № по РКК №». В поручении в поле плановая дата будет стоять новый срок.
Если работы нужно выполнить в изначально заданный срок, Ответственный за регистрацию завершает Задание с результатом «Отказать». Исполнитель получит Задание «Исполнение поручения № по РКК №».
Если нужно создать подчиненное поручение Исполнитель завершает Задание с результатом «На исполнение», создает подчиненное поручение. По кнопке «Задача» выбирает маршрут «Исполнение поручения по РКК», стартует. Процесс выполнения работ по подчиненному поручению аналогичен процессу работы с поручениями.
Если не нужно создавать поручение и можно выполнить Задание в срок, Исполнитель выполняет работы в соответствии с резолюцией и завершает Задание с результатом «Исполнено».
Если Контролера по поручению нет, задача завершается. Стадия ЖЦ документа – «Выполнен».
Если по поручению есть Контролер, он получает Задание-Контроль исполнения поручения:
Если замечаний нет, завершить Задание с результатом «Принять». Стадия жизненного цикла документа – «Выполнен».
Если замечания есть, завершить Задание с результатом «На доработку». После этого Исполнитель получает Задание на исполнение поручения. После исполнения, Контролеру снова приходит Задание-Контроль.
Сдача документов в архив:
В конце года делопроизводитель отправляет приказы в архив. Для этого:
в справочнике Номенклатура дел открывает карточку дела приказов;
на закладке «Архивные реквизиты» нажимает на кнопку В архив;
указывает *Дату передачи в архив, *Архив и Местонахождение в архиве.
Мониторинг исполнения документа:
Для получения информации по выполнению резолюций руководителя делопроизводитель может воспользоваться любым из перечисленных способов:
с помощью различных отчетов («Просроченные Задания», «Сводная таблица по выполнению заданий», «Перечень невыполненных поручений» и др.);
с помощью поисков задач/заданий по параметрам с указанием «Инициатора», «Исполнителя» и других параметров;
с помощью специального поиска «Исходящие незавершенные задачи»;
в справочнике Внутренние РКК с использованием фильтров и поисков;
с помощью отчетов «Просроченные поручения» и «Контроль исполнения резолюций» модуля «Канцелярия»;
через автоматический запрос отчета по заданному расписанию: для этого в поручении должны быть заданы параметры в области «Отчет о выполнении» и администратор должен настроить автоматический запуск сценария Агент рассылки запросов о состоянии исполнения;
Для получения информации по исполнению документов, по которым Контролер должен осуществлять контроль, можно воспользоваться одним из способов:
открыть уведомление о назначении Контролера, выбрать на панели инструментов пункт Вид/Развернуть текущую задачу с подзадачами и просмотреть полный текст переписки;
открыть уведомление о назначении Контролера, открыть из окна переписки карточку главной задачи, в ней выбрать пункт Действия/Семейство задач и просмотреть переписку по всем Заданиям.
Рисунок 3.3. Модель «Как будет» БП «Управление ОРД (Приказы/Распоряжения)»
Требования к системе электронного документооборота предприятия
Требования к системе электронного документооборота
Выбор системы для внедрения и определение состава модулей, из которых она состоит, обусловлен способностью системы электронного документооборота достичь цели внедрения, которые ставит перед собой организация. При выборе системы электронного документооборота учитывается степень автоматизации бизнес-процессов.
Достижение целей внедрения осуществляется через решение следующих бизнес-задач:
в части делопроизводства. Ведение номенклатуры дел, работа с внутренней документацией, контроль исполнения поручений/резолюций, контроль возврата документов, формирование отчетности;
в части управление взаимодействием с клиентами. Формирование бизнес-стратегии в области работы с клиентами, создание и ведение единой базы организаций и контактных лиц, управление маркетинговыми мероприятиями, накопление и анализ данных о проведенных контактах и маркетинговых мероприятий для построения различных отчетов;
в части проектного документооборота. Соблюдение и контроль процедур управления проектами, работа с планом проекта, управление рисками проекта, контроль качества и эффективности управления проектом, создание архива документов по проекту, обеспечение взаимодействия и коммуникаций участников проекта;
в части управление качеством. Управление внутренними аудитами, управление несоответствиями, управление корректирующими и предупреждающими действиями, управление замечаниями и рекламациями, анализ со стороны руководства.
Требования к инфраструктуре организации при внедрении системы электронного документооборота
Информационная инфраструктура организации при внедрении Системы электронного документооборота должна отвечать требованиям к информационному пространству, клиентскому рабочему месту и к серверу.
Рабочие места СЭД находятся в едином информационном пространстве организации и отвечают минимальным требованиям, предъявляем к локальным рабочим местам при установке программного обеспечения СЭД;
Рекомендуемые требования к клиентскому рабочему месту [10]:
процессор: 1,6 -2,4 ГГц;
ОЗУ: 1 Гб и более;
Не менее 250 Мб (рекомендуется 1 Гб) свободного места на жестком диске;
струйный или лазерный принтер (возможно сетевой);
системное программное обеспечение:
Microsoft Windows 7 Professional/Enterprise/Ultimate 32-разрядная или 64-разрядная;
Microsoft Windows 8 Pro/Enterprise 32-разрядная или 64-разрядная;
Microsoft Windows Server 2003/2008/2008 R2 Standard/Enterprise Edition 32-разрядная или 64-разрядная;
Microsoft Windows Server 2012 Standard/Datacenter Edition 32-разрядная или 64-разрядная;
Офис: Microsoft Office 2007/2010 (кроме Starter Edition) 32-разрядная или 64-разрядная версия;
Прочее:
Приложения для работы с документами, хранящимися в СЭД;
Microsoft Outlook 2003 SP3/2007/2010 32-разрядная версия или 64-разрядная (для интеграции задач с календарями Outlook);
Microsoft Internet Explorer 7.0 и выше;
Microsoft .NET Framework 2.0.
Дополнительно необходимо учесть ресурсы, требуемые ОС.
Минимально поддерживаемым разрешением экрана является 800х600, рекомендуемым разрешением является 1024х768 и выше.
Требования к серверу зависят от количества одновременно работающих пользователей и объема обрабатываемых данных. Требования к аппаратной и программной части сервера разрабатываются, исходя из усредненных условий работы, и определяются при проектировании системы.