Содержание

1.КАКОЙ ПОРЯДОК ПРИЕМА И ОБРАБОТКИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ? КАК ОСУЩЕСТВЛЯЕТСЯ ЭТА ПРОЦЕДУРА НА ВАШЕМ ПРЕДПРИЯТИИ? 2

2.ЧТО ВХОДИТ В СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ УДОСТОВЕРЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ? ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, ПРИВЕСТИ ПРИМЕР ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ. 4

3.В КАКИХ СЛУЧАЯХ СОСТАВЛЯЮТСЯ ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫЕ ЗАПИСКИ? ПРИВЕДИТЕ ПРИМЕР ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСКИ. 10

4.НАЗОВИТЕ ОСНОВНЫЕ ВИДЫ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ И ПОРЯДОК ИХ СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ. ПРИВЕДИТЕ ПРИМЕР ПРАВИЛЬНОГО ОФОРМЛЕНИЯ СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА. 12

СПИСОК ЛИТЕРАТУРНЫХ ИСТОЧНИКОВ 21

1. Какой порядок приема и обработки входящих документов? как осуществляется эта процедура на вашем предприятии?

Движение входящих документов в организации происходит в определенной последовательности и включает в себя следующие стадии:

- прием и первоначальная обработка входящей корреспонденции;

-предварительное рассмотрение и распределение документов;

-регистрация;

-рассмотрение руководством и передача на исполнение. Вся поступающая в организацию или структурное подразделение корреспонденция принимается канцелярией или работником, ответственным за ведение делопроизводства, как правило, в день поступления. [3, с. 57]

Поступившие телеграммы обрабатываются в первую очередь. До вскрытия конверта проверяется правильность ее доставки по адресу и целостность упаковки. В случае обнаружения доставленной корреспонденции не по адресу она возвращается с пометкой на конверте «Ошибочно доставлено», а при повреждении корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого с поврежденной информацией направляется отправителю, а второй остается в организации. Конверты сохраняются в тех случаях, если только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.

Конверты с пометкой «Лично» и в адрес родственных организаций не вскрываются и передаются по назначению.

В случае отсутствия в конвертах приложений, отснятых листов и других элементов письма отправителю посылается запрос или сообщение по телефону, а на документе ставится отметка «Приложения затребованы» с указанием даты запроса.

Телеграммы, факсимильные сообщения (факсы) для руководства организации принимаются их секретарями, регистрируются и докладываются руководству в установленном порядке.

Не подлежат регистрации делопроизводственной службой:

-документы, присланные в копии для сведения;

-телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков;

-месячные, квартальные, полугодовые, годовые отчеты;

-переводные и аккредитивные телеграммы; плановые документы;

-извещения об отправке ценностей, о высылке бланков;

-формы статистической отчетности;

-сообщения о заседаниях, совещаниях, повестки дня;

-поздравительные открытки, письма, телеграммы, пригласительные билеты;

Служебная корреспонденция, полученная работниками, минуя делопроизводственную службу, а также поступившая в пакетах с пометкой «Лично», обязательно направляется в делопроизводственную службу для регистрации.

На всех входящих документах на нижнем поле первого листа справа проставляется регистрационный штамп с указанием даты и порядкового номера. [1, с. 101]

Документы должны рассматриваться в кратчайший срок, как правило, в день поступления, а результаты рассмотрения отражаются руководителем в форме резолюции, размещаемой в правом верхнем углу первого листа документа с указанием фамилии исполнителя, содержания поручения и срока исполнения.

Рассмотренные руководителем документы, по его указанию, передаются для исполнения соответствующим работникам с обязательной отметкой в журнале под роспись, кому и когда они переданы. На документе, не требующем исполнения или ответа, исполнителем проставляется отметка об ознакомлении (использовании), руководителем - разрешительная виза с датой о направлении документа для хранения в соответствующее дело.

Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники. [7, с. 101]