Значение:
-
предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации. При этом номенклатура дел может служить основанием как для формирования документов на бумаге в физические дела, так и для упорядоченного распределения, хранения и поиска электронных документов в случае хранения документов (файлов) в организации на уровне файловой системы или базы данных;
-
содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, тем самым одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;
-
закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;
-
имеет справочное значение при изучении структуры организации;
-
является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;
-
используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;
-
может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы.
Виды:
-
типовая номенклатура дел;
-
примерная номенклатура дел;
-
индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.
Функции:
-
Номенклатура дел является основой для размещения и поиска документов по папкам.
-
Номенклатура дел закрепляет индексацию документов и дел.
-
Номенклатура дел устанавливает сроки хранения документов и является пособием по проведению первого этапа экспертизы ценности.
-
Номенклатура дел — учетный документ для дел временного (до 10 лет) хранения.
-
Номенклатура дел — основа для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и актов на уничтожение дел организации с истекшими сроками хранения.
Этапы утверждения номенклатуры дел:
-
визируется ответственным за архив организации,
-
подписывается руководителем службы делопроизводства,
-
согласовывается с экспертной комиссией организации с составлением протокола заседания экспертной комиссии,
-
направляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения – не реже 1 раза в 5 лет (данный этап пропустить, если организация не передает документы на государственное хранение, не является источником комплектования госархива),
-
утверждается руководителем организации (гриф утверждения на самом документе или приказ об утверждении номенклатуры дел).
По правилам должно быть четыре/три экземпляра номенклатуры дел организации, которые хранятся:
-
в службе делопроизводства – документ постоянного хранения,
-
в государственном архиве (экземпляр отсутствует, если нет согласования с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения),
-
в архиве организации,
-
рабочий экземпляр (удобнее пользоваться в электронном виде и разместить в свободном доступе для всех сотрудников организации).
21.
Формирование дела – это группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.
Основные требования:
-
документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
-
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
-
группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;
-
дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.