Лабораторная работа №19,20 Создание структуры базы данных в среде msAccess, ввод и редактирование данных в Режиме таблицы (4 часа)

1 Цель и содержание: научиться формировать структуру базы данных в среде Access. Изучить возможности Access 2010 при вводе и изменении данных в БД. Научиться форматировать таблицы БД.

2 Теоретическое обоснование

База данных в Access представляет собой единый объект, который объединяет такие составляющие, как таблицы, отчеты, запросы, формы и т.д., и позволяет хранить их в едином дисковом файле. Основным структурным компонентом базы данных является таблица. Каждая таблица содержит записи определенного вида, например, о поставщиках товаров заказчикам (клиентам). Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных. Например, запись о поставщике может содержать его код, наименование, адрес и др. Такие отдельные структурные элементы записи таблицы называются полями. Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов.

Тип данных указывает системе Access, как обрабатывать эти данные. Можно использовать следующие типы: текстовый – для текстовой информации и чисел при невыполнении математических расчетов (до 255 символов); поле МEМО – для хранения произвольного текста, комментариев (до 64 000 символов); числовой – при выполнении над данными математических операций; денежный – специальное числовое поле используется для операций с деньгами; дата/время – предназначено для хранения информации о дате и времени; счетчик – специальное числовое поле, в котором Access автоматически присваивает уникальный порядковый номер каждой записи; логический – может иметь только одно из двух возможных значений «Да» или «Нет»; поле объекта OLE – объект (например, электронная таблица MicrosoftDraw), созданный другим приложением. Максимальный размер – примерно 1 гигабайт используется для ввода в поле рисунков, графиков, таблиц и др.

1. Создание структуры таблиц

Создать таблицу для последующего ввода в неё собственных данных можно разными способами: в режиме конструктора; с помощью мастера таблиц; путём ввода данных в пустую таблицу.

Создание таблицы в Режиме конструктора. Чтобы создать требуемую вам таблицу «с нуля», полностью контролируя все этапы разработки структуры таблицы, в Access предусмотрен Режим конструктора. В Режиме конструктора можно создать структуру будущей таблицы в полном соответствии с разработанным ранее её проектом. В этом режиме предоставляется возможность определить список полей таблицы, выбрать тип данных, настроить свойства для каждого поля, а также ввести описание полей.

Ввод и редактирование данных в Режиме таблицы. В созданную таблицу данные могут быть введены как непосредственно в табличной форме по умолчанию, так и с использованием специально разработанной пользовательской экранной формы. Редактирование записей и исправление ошибок в данных таблицы возможно также в каждом из двух указанных режимов. При любом из указанных способов ввода и корректировки данных таблицы, Access сохраняет введенную или исправленную запись на диске.

Ввод данных. В Режиме таблицы показ записей в формате строк и столбцов обеспечивает возможность одновременного просмотра нескольких записей, добавления и изменения данных.

Вдоль верхнего края окна расположены имена полей таблицы. Каждое поле соответствует определенному столбику в таблице. Каждая запись занимает одну строку в таблице. Ввод в определенную ячейку таблицы (выделенную курсором) осуществляется путем набора информации на клавиатуре и последующим нажатием клавиши Enter или Tab. При окончании ввода данных в последнее поле записи Access сам переходит на первое поле записи и ожидает ввода данных.

Перемещение в таблице. Для быстрого просмотра данных, введенных в таблицу, а также необходимого позиционирования в таблице нужно обратить внимание на возможности быстрого перемещения в таблице (см. табл. 3.1).

Ключ. Поскольку каждое поле в таблице является уникальным, необходимо различать записи, чтобы обеспечивать быстрый поиск в таблице конкретной записи. В реляционных БД для решения этих проблем для каждой записи вводится уникальный идентификатор – первичный ключ. В качестве такого ключа выбирается одно или несколько полей записи. Помимо однозначной идентификации записи, первичный ключ позволяет реализовать связи между таблицами.

Существует два типа первичных ключей: простой ключ и составной ключ. В роли простого ключа может выступать одно из уже существующих полей таблицы, если оно содержит уникальные значения (например, номер машины, инвентарный номер, идентификационные коды). Составной ключ строится как комбинация двух и более элементов данных. На практике составной ключ определяется, как правило, только для таблицы, которая используется для связывания двух таблиц в отношении «многие ко многим».

Таблица 3.1–Перемещение в таблице

Первая запись	Щелчок мышью на кнопке Первая запись;
Последняя запись	Щелчок мышью на кнопке Последняя запись;
Первый столбец таблицы	клавиша Home;
Последний столбец таблицы	клавиша End;
Следующий столбец справа	одна из клавиш Right, Enter или Tab;
Следующий столбец слева	клавишаLeftили<Shift + Tab>;
На строку вверх	Up;
На строку вниз	Down;
Вверх на 26 строк	PgUp;
Вниз на 26 строк	PgDn;
В левый верхний угол таблицы	<Ctrl + Home>;
В правый нижний угол таблицы	<Ctrl + End>;