14

Оглавление

Введение 4

1 Характеристика предприятия ООО «Вариант» 5

1.1 Основные виды деятельности предприятия 5

1.2 Организационная структура 6

2 Моделирование бизнес-процесса  «подписание сметы» 8

3 Разработка типового маршрута в СЭД DIRECTUM 10

Заключение 13

Библиографический список 14

Введение

Система электронного документооборота (СЭД) — это система (компьютерная программа. программное обеспечение и т.п.), позволяющая организовать и автоматизировать работу с электронными документами (т.е. электронный документооборот) на протяжении всего их жизненного цикла. Основной функционал СЭД должен включать в себя возможность создания, изменения, хранения и маршрутизации документов, а также ряда сервисных возможностей, таких как поиск, классификация и пр.

Система электронного документооборота (СЭД) в настоящее время считается одним из наиболее востребованных классов корпоративных программных продуктов. СЭД взяли на себя задачи ускорения бизнес-процессов, повышения их эффективности, облегчения контроля деятельности банка, а также оптимизации ежедневной работы персонала. Внедрение системы электронного документооборота помогает выстраивать инфраструктуру управления всем корпоративным контентом, обеспечивая ведение электронного архива, согласование документов, взаимодействие сотрудников как в малой компании, так и в крупной территориально распределенной корпорации, даже за пределами офиса.

1 Характеристика предприятия ООО «Вариант»

Компания «Вариант» - это строительная компания, занимающаяся строительными, отделочными работами и поставкой пиломатериалов.

Предметом деятельности общества является предоставление качественных услуг, по выгодной цене за короткие сроки.

1.1 Основные виды деятельности предприятия

Общество в установленном законом порядке осуществляет следующие виды деятельности:

1. - изготовление и реализация строительных деталей и конструкций;

2. - строительство, капитальный ремонт и реконструкция объектов жилищного фонда и промышленных зданий и сооружений;

3. - благоустройство;

4. - торгово-закупочная;

5. - посредническая;

Общество вправе заниматься и другими видами деятельности, не запрещенными законом.

Отдельными видами деятельности, перечень которых определятся законом, общество может заниматься только на основании специального разрешения (лицензии). Право общества осуществлять деятельность, на занятие которой необходимо получение лицензии, возникает с момента получения такой лицензии или в указанный в ней срок и прекращается по истечении срока ее действия, если иное не установлено законом или иными правовыми актами.

Внешнеэкономическая деятельность Общества определяется экспортом производимой Обществом собственной продукции (работ, услуг) как для собственных производственных и социальных нужд, так и для насыщения рынка товарами и услугами.

1.2 Организационная структура

Каждое предприятие обладает организационной структурой, определяющей состав его подразделений. В зависимости от нее осуществляется разделение полномочий между сотрудниками, передача распоряжений от вышестоящих инстанций к нижестоящим.

Общее собрание директоров

Ревизионная комиссия

Совет директоров

Генеральный директор

Отдел кадров

Главный бухгалтер

Главный инженер

Бухгалтерия

ПТО

Рисунок 1 Организационная структура

Организационная структура предприятия представляет собой иерархическую структуру. Высшим органом общества является общее собрание участников.

Органами управления общества является:

– общее собрание участников;

– директор.

Органом контроля общества является ревизор общества.

Общество избирает ревизора общества. Ревизором общества может быть лицо, не являющееся участником общества. Ревизором общества не может быть лицо, осуществляющее функции единоличного исполнительного органа.

Единоличным исполнительным органом общества является директор общества, избираемый общим собранием на срок 2 года. Директор общества может быть избран также и не из числа участников общества. Договор между обществом и директором общества подписывается от имени общества лицом, уполномоченным решением общего собрания участников общества.

Под руководством директора работают отдел кадров, главный бухгалтер и главный инженер. Главный бухгалтер руководит бухгалтерией, а главный инженер руководит ПТО ( производственно-технический отдел).

Производственно-технический отдел ведет подготовку производства, согласование проектно-сметной документации, подготовку договоров с субподрядчиками, а также направляет и систематически контролирует производственную деятельность строительно-монтажных управлений и участков. На основе проектно-сметной документации производственно-технический отдел разрабатывает рабочие проекты и технологические карты производства строительных работ, обеспечивая использование наиболее рациональных новейших строительных машин, механизмов и приспособлений, а также передовых методов труда. Производственно-технический отдел проводит работу в тесном контакте с плановым отделом, бухгалтерией и другими подразделениями управления, подготовляет необходимые расчеты для планов и заявок, участвует в составлении плановой и отчетной документации.

2 Моделирование бизнес-процесса  «подписание сметы»

Участники:

Инженер – специалист организации, выполняющий технические работы в организации.

Сметчик - специалист организации, выполняет вычислительные работы.

Руководитель - работает с документами в бумажном виде, выносит резолюцию по входящему документу.

Делопроизводитель - сотрудник отдела делопроизводства/канцелярии, отвечающий за получение, регистрацию, занесение бумажного документа в систему.

Описание процесса:

1. Получение корреспонденции, регистрация и занесение в систему

Делопроизводитель

• получает почтовую корреспонденцию, принимает факсы, сканирует бумажные документы; получает электронные письма, при необходимости заносит их в систему.

• регистрирует документ.

2. Предварительное согласование сметы

Делопроизводитель отправляет документ на рассмотрение инженеру.

Инженер рассматривает документ.

3. Отправка документа на доработку

Инженер получает задание на согласование сметы. Либо согласовывает документ, либо, если есть замечания, отправляет делопроизводителю на доработку.

4. Подсчет сметы

Инженер согласовывает смету и отправляет смету для подсчета сметчику.

Сметчик подсчитывает.

5. Утверждение сметы

Сметчик отправляет документ на утверждение инженеру.

Инженер утверждает смету.

6. Согласование, подписание сметы

Руководитель получает задание на исполнение документа. Либо согласовывает смету, либо отправляет инженеру на доработку.

7. Доработка сметы

Инженер получает задание на доработку.

8. Получение, экспорт, утвержденной сметы

Руководитель отправляет согласованную смету делопроизводителю.

Делопроизводитель получает смету и экспортирует документ.

Рисунок 2 Модель процесса BPMN(Visio)

3 Разработка типового маршрута в СЭД DIRECTUM

Импортируем документ в систему Directum.

Рисунок 6 Документ, открытый в Directum

Заходим в Компоненты -> Общее администрирование -> Типовые маршруты, заполняем карточку.

Рисунок 3 Карточка типового маршрута

Редактируем параметры типового маршрута, добавляем документ и действующих лиц.

Рисунок 4 Параметры типового маршрута

Проверяем схему на ошибки и отлаживаем.

Рисунок 5 Схема типового маршрута

Вкладываем документ в задачу и стартуем задачу.

Рисунок 7 Карточка задачи для отладки

Заключение

После выполнения данной работы, были улучшены практические навыки в области создания типовых маршрутов. Был создан маршрут для документа «Смета» и разработана BPMN модель.

В ходе выполнения работы выяснилось, что СЭД обеспечивает высокую эффективность при работе с документами, гарантирует их сохранность и доступность с одновременным оперативным выполнением всех действий по их обработке и распространению, но для маленьких предприятий СЭД не оправдывает затрат, так как на маленьких предприятиях маленький документооборот. В таком случае надо либо дешевую версию СЭД, либо бесплатную.

Библиографический список

1. Официальный сайт компании DIRECTUM [Электронный ресурс]:- Режим доступа: http://www.directum.ru/ - 16.09.2015.

2. Важное об электронном документообороте и управлении взаимодействием [Электронный ресурс]:- Режим доступа:  http://ecm-journal.ru/- 16.09.2015.

3. Раздорожный, А. А. Документирование управленческой деятельности [Текст] : учеб. пособие / А. А. Раздорожный. - М. : ИНФРА-М, 2007. - 303 с.

4. Информационные системы вэкономике [Текст] : учебник / [Г. А. Титоренко и др.] ; под ред. Г. А. Титоренко. - 2-е изд., перераб. и доп. - М. : ЮНИТИ-ДАНА, 2009. - 463 с.

5. Вдовенко, Л. А. Информационная система предприятия [Текст] : учебное пособие / Л. А. Вдовенко. - М. : ИНФРА-М, 2010. - 236 с. 

6. Информационные системы в экономике [Текст] : учеб. пособие [А. Н. Романов и др. ; под ред. А. Н. Романова, Б. Е. Одинцова]. - М. : Вузовский учебник, 2009. - 410 с.

7. Коробейникова, Л . С. Документационное обеспечение делового общения [Текст] : учебное пособие / Л. С. Коробейникова, О. М. Купрюшина. - М. : Магистр, 2011. - 301 с.