- •Дэвид Ален Getting Things Done
- •Вступление.
- •Часть первая. Искусство выполнять задания. Глава 1. Новые методы для новой жизни.
- •Проблема: новые требования порождают недостаток ресурсов.
- •У работы теперь нет четких границ.
- •Наша работа продолжает меняться.
- •Старых методов и навыков недостаточно.
- •Наполеоновские планы против каждодневной серости.
- •Обещание: «Готовое состояние» мастера восточных единоборств.
- •Сравнение с кристально чистым сознанием.
- •Можете ли вы прийти в свое «состояние продуктивной работы», когда это необходимо?
- •Принцип: эффективные действия с внутренними обязанностями.
- •Основные требования для организации обязательств.
- •Важное упражнение: проверка этой модели.
- •Реальный труд интеллектуального труда.
- •Почему дела крутятся в голове.
- •Ваше сознание не имеет собственного сознания.
- •Превращение «Разного».
- •Процесс: экономия действий
- •Организация действий — это первейшая задача.
- •Ценность подхода «снизу вверх».
- •«Вертикальное» и «горизонтальное» управление действиями.
- •Основное изменение: выкинуть все это из головы.
- •Глава 2. Контроль над жизнью: пять фаз управления рабочим процессом.
- •Собирать.
- •Собрать 100% «Хвостов».
- •Инструменты сбора.
- •Факторы, влияющие на удачный сбор.
- •Обработка.
- •Организация.
- •Проекты
- •Категории следующих конкретных действий
- •Ежедневник
- •«Список следующих конкретных действий»
- •Не-действия
- •Когда и по каким данным делать обзор?
- •Основной фактор успеха: еженедельный обзор
- •Действия
- •Три модели принятия решения
- •Глава 3. Творческий подход к работе. На полном ходу: пять фаз планирования проектов.
- •Установка «вертикального» фокуса
- •Естественная модель планирования.
- •Простой пример: планирование выхода в ресторан
- •Естественное планирование не обязательно является нормой.
- •Неестественная модель планирования.
- •Когда «Хорошая идея» оказывается идеей плохой
- •Давайте обвиним миссис Вильямс
- •Модель скоростного планирования
- •Естественное планирование: Пять фаз.
- •Принципы
- •Перспектива/Результат
- •Прояснение желаемых результатов
- •Мозговой штурм
- •Организация
- •Следующие конкретные действия
- •Как много вам реально придется планировать?
- •Часть Вторая. Практика безстрессовой продуктивности. Глава 4. Приступим: разберемся со временем, местом и инструментами.
- •Внедрение — частичное или полное — это почти целиком набор «трюков»
- •Оставьте время в покое
- •Организация пространства
- •Даже если вы работаете в офисе, дома вам все равно нужно рабочее место
- •Сбор инструментов, которые вам понадобятся
- •Основные инструменты обработки
- •Факторы успеха в использовании системы хранения
- •И напоследок…
- •Глава 5. Сбор информации: собираем «разное»
- •Готовы? Поехали…
- •…Начнём! Физический сбор
- •Интеллектуальный сбор: Прочистка сознания
- •Список «Триггеров незаконченностей»
- •Инвентаризация содержимого корзинки
- •Но все эти материалы не должны оставаться в корзинке
- •Глава 6. Обработка: Опустошение корзинки
- •Правила
- •Начинайте с верхнего в стопке документа
- •Lifo или fifo?
- •Обрабатывайте по одному документу за раз
- •Многозадачное исключение
- •Не возвращайте документы обратно в корзинку
- •Ключевой вопрос процесса обработки: «Каково следующее конкретное действие?»
- •Что делать, если делать нечего?
- •Если конкретные действия требуются… Чтоэто за действия?
- •Когда вы уже определились со следующим конкретным действием
- •Выполняйте
- •Перепоручите это
- •Отложите это
- •У нас ещё осталась стопка «Ожидающие»
- •Идентификация ваших проектов
- •Глава 7. Организация: установка правильных корзинок
- •Основные категории
- •Важность четких границ
- •Все, что вам действительно необходимо, это списки и папки
- •Организация напоминаний о действиях
- •Действия, которые заносятся в Календарь
- •Организация действий «Как только возможно» в контексте
- •Организация «Ожидающих»
- •Использование оригинальных разработок, например, собственного напоминания о действиях
- •Организация напоминания о проектах
- •Список (списки) «Проекты»
- •Сопутствующие материалы проекта
- •Организация данных не-действий
- •Ссылочные материалы
- •Когда-нибудь/Возможно
- •Проверочные списки: Творческие Напоминания
- •Сначала отделите обязательные проекты и действия
- •Проверочные списки на всех уровнях
- •Глава 8. Обзор: поддержка работоспособности системы
- •Что и когда просматривать
- •Сначала посмотрите в ежедневнике
- •… Потом список «следующих конкретных дел»
- •Нужная информация в нужное время
- •Обновление системы управления рабочим процессом
- •Сила еженедельного обзора
- •Обзор «в перспективе»
- •Глава 9. Выполнение: принятие оптимальных решений
- •Четырехкритериальная модель принятия решений
- •Контекст
- •Время, которым вы располагаете
- •Силы и энергия, которыми вы располагаете
- •Приоритеты
- •Тройная модель оценки ежедневной работы
- •Искусство балансирования во времени
- •Шестиуровневая модель обзора проделанной работы
- •Избавление от необходимости постоянного размышления над приоритетами
- •Глава 10. Контроль над проектами
- •Необходимость большей формализации планирования
- •Какие проекты вам следует планировать?
- •Проекты, которые требуют идентификации следующих действий по планированию
- •Обдумывание проектов в разнобой
- •Инструменты для глубокого осмысления проектов
- •Инструменты для обдумывания
- •Письменные принадлежности
- •Вспомогательные структуры
- •Использование сопутствующих электронных заметок
- •Как все это можно реально применить?
- •Часть третья. Сила основных принципов. Глава 11. Сила привычки собирать
- •Личная выгода
- •Источник негативных эмоций
- •Как предотвратить невыполненные обещания себе?
- •Радикальный переход от традиционного тайм-менеджмента
- •Как много надо собирать?
- •Когда привычка фиксации дел становится корпоративным стандартом
- •Глава 12. Сила «пошагового плана»
- •Откуда взялась техника «пошагового плана»
- •Понятие «пошагового плана»
- •Почему яркие творческие личности в основном становятся жертвами дедлайнов?
- •Упрощение с умом
- •Ценность стандарта принятия решений о пошаговых действиях
- •Ясность
- •Подотчетность
- •Продуктивность
- •Доверенность
- •Глава 13: Способность работать на результат
- •Фокусировка и быстрое развитие
- •Преимущества ориентации мышления на результат
- •Волшебство управления мелочами
- •Мощь естественного планирования
- •Прыжок в позитивную организационную культуру
- •Заключение
Обдумывание проектов в разнобой
Никогда не теряйте потенциально полезные идеи. Вы будете постоянно думать о том, что вы не хотите забыть, пока будете находиться в местах, никоим образом с вашим проектом не связанных. Например, вы едете в магазин и думаете при этом, как вы бы начали следующее собрание персонала. Или вы, стоя на кухне, взбалтываете соус для спагетти и тут вам в голову приходит замечательная мысль: презентовать всем участникам надвигающейся конференции сумки с корпоративной символикой. Или вечером сидя перед телевизором вы вспоминаете об ещё одном важном человеке, которого стоило вы пригласить в совет, состав которого вы формируете.
Если подобные инсайты не являются сами по себе следующими конкретными действиями, которые можно сразу внести в списки, то их нужно будет обрабатывать отдельно. Конечно, самыми важными инструментами, дающими вам возможность ничего не растерять — являются ваша корзинка или лоток для входящих бумаг, блокнот, листы А4 (или эквиваленты этого) на работе и дома, а также их портативные версии на случай, если вы в пути. Важно не растерять все идеи до того, как вам представится возможность обработать их.
Инструменты для глубокого осмысления проектов
Неважно, на какой стадии разработки проекта, у вас появились новые идеи, важно, чтобы инструменты для их обработки всегда были у вас под рукой. Как только вы их (идеи) зафиксируете, полезно было бы иметь возможность непосредственного доступа к ним в любой момент.
Инструменты для обдумывания
Один из самых важных секретов придумывания идей и увеличения продуктивности — это использование феномена, когда форма обуславливает функции — классные инструменты, а стало быть и классные идеи. (Некоторые из моих самых удачных идей пришли мне в голову, когда я игрался со своим ежедневником в наладоннике, ожидая рейса в аэропорту!)
Довольно трудно сосредоточиться на чем-то больше, чем на несколько минут, если вы ничего не записываете. Особенно трудно, если вы в одиночестве. Если же вы постоянно фиксируете ход мыслительного процесса, создавая тем самым прочный фундамент для последующих измышлений, вы можете оставаться в теме по нескольку часов.
Удача влияет на все. Пусть ваша удочка всегда будет наготове — в ручье, в котором, казалось бы, ничего нет, может оказаться крупная рыба.
Письменные принадлежности
Пусть у вас всегда будут под рукой необходимые письменные принадлежности. Это нужно для того, чтобы вы не имели возможности дать себе поблажку, мотивируя её отсутствием инструментов, с помощью которых вы могли бы зафиксировать вновь приходящие мысли. Если у меня нет нужных инструментов, я не чувствую в себе сил для того, чтобы начать обдумывать проект или ситуацию.
И наоборот, неоднократно я выстраивал удивительные мысленные комбинации и весьма продуктивное планировал только потому, что мне хотелось держать в руках новенькую красивенькую шариковую ручку! Конечно, вы можете реагировать на хорошие канцелярские товары не так буйно, как я, однако, если мы с вами в этом похожи, то сделайте инвестицию в будущее — прикупите письменные принадлежности хорошего качества.
Я также рекомендую держать хорошие шариковые ручки там, где у вас может возникнуть желание или необходимость сделать заметку — особенно, дома, у телефона.
Форма часто влияет на действие. Создайте себе условия для фиксации мыслей, и они появятся сами собой.
Бумага и блокноты
В дополнение к письменным принадлежностям рекомендуется всегда иметь под рукой блокнот и достаточное количество бумаги. Блокноты хороши тем, что вы можете записать идею на листке, вырвать его и положить в лоток с приходящими документами, где он и пролежит до тех пор, пока вам не представится возможность над этой идеей поработать. Возможно, вам захочется хранить некоторые из ваших неформальных карт памяти, вы можете складывать эти отдельные листы бумаги в специально выделенные для этого папки без необходимости переписывать их.
Где ваш блокнот? Держите его поблизости.
Планшеты и доски
Если у вас достаточно места, то доски, на которых можно писать маркером и планшеты являются достаточно эффективными инструментами интеллектуального труда. Они предоставляют много места для записи идей, а иногда полезно держать их (идеи) перед глазами на протяжении некоторого времени до тех пор, пока вы работаете над одной темой. Доски, на которых можно писать маркером, хорошо вешать в офисе или в конференц-зале, и чем больше они будут, тем лучше. Если у вас есть дети, я рекомендую вам повесить такую доску в детской (я бы очень хотел расти и иметь возможность осуществлять все, что только взбредет мне в голову!). Позаботьтесь и о том, чтобы у вас всегда были новые маркеры; очень обидно бывает подойти к доске и обнаружить, что все маркеры высохли и ни один не пишет.
Как я узнаю, что я думаю до тех пор, пока не услышу, что говорю? Е.М. Форстер.
Всякий раз, когда двое или более людей собираются что-то обсудить, один из них должен начать фиксировать ход беседы, но должен делать это так, чтобы видели остальные. Даже если вы стираете написанное через несколько минут, сам факт фиксации мысли способствует конструктивному мыслительному процессу, как ничто другое. (Мне, например, очень удобно делать пометки и записи на столе, на скатерти или даже на салфетках в кафе, если под рукой у меня нет блокнота).
Компьютер
Я люблю думать, сидя за ноутбуком и пялясь в экран с текстовым редактором. Прекрасно, что многие вещи уже есть в некоторой электронной форме, готовые к последующему редактированию, копированию и помещению в другие программы. Как только я загружаю комп и вижу перед собой экран, я понимаю, что мышление заработало автоматически. Это ещё одна хорошая причина убедиться в том, что вы достаточно хорошо печатаете для того, чтобы максимально облегчить работу с компьютером, не сказать, сделать её приятной.
Используйте ваш компьютер как стартовую площадку для организации мыслительного процесса.