2 Сортировка данных в списке

Сортировка данных в таблице БД MS Excel является основной операцией, т.к. многие операции группировки, которые выполняются из меню Данные, можно использовать только после сортировки.

Цель сортировки – упорядочивание данных в порядке возрастания или убывания, она производится в том же списке. В среде MS Excel сортировка выполняется по трём полям, причём сортировка по второму полю производится для одинаковых значений отсортированного первого поля, а третьего – для одинаковых значений второго поля.

Для сортировки данных нужно выполнить команду Данные\ Сортировка, откроется окно Сортировка диапазона (рис. 9.4), в котором выбираются столбцы и вид упорядочивания – по возрастанию или по убыванию.

При сортировке по возрастанию упорядочивание идёт от меньшего к большему – по алфавиту, по хронологии дат, но согласно приоритету: числа, текст, логические значения, значения ошибок и пустые ячейки.

При сортировке по убыванию используется обратный порядок, только пустые ячейки всегда собираются в конце списка.

Проведём сортировку списка "Экзаменационная ведомость" по полям Код преподавателя, Оценка и Фамилия И.О.

Рисунок 9.4 Окна Сортировка диапазона и Параметры сортировки

Результат сортировки показан на рис. 9.4, где столбец Е отсортирован по возрастанию, в столбце D по возрастанию отсортированы одинаковые записи столбца Е, а в столбце В – по алфавиту одинаковые значения в столбце D.

Рисунок 9.4 Результат сортировки данных

Дополнительные установки сортировки задаются в окне Параметры сортировки, вызываемой кнопкой Параметры (рис. 9.4). Здесь можно задать сортировку с учётом или без учёта регистра, по столбцам или построкам, обычный или выбранный из списка. Этот список можно создать самостоятельно с помощью команды Сортировка \ Настраиваемая сортировка (выделив таблицу, нажать правой клавишей мыши и выбрать Сортировка\Настраиваемая сортировка).

3 Фильтрация данных в списке

Фильтрация данных – это выбор данных, соответствующих какому-либо условию, критерию. Фильтрация в MS Excel выполняется из вкладки Данные \ раздел Сортировка и фильтр двумя способами:

• с помощью команды Фильтр и

• с помощью команды Дополнительно (Расширенный фильтр).

3.1 Фильтр

Фильтрация позволяет выбрать критерий отбора из предлагаемых в приложении для каждого столбца отдельно. Для этого нужно раскрыть список [▼] в названия каждого столбца и поставить галочку для критерия. В результате в таблице остаются только строки, удовлетворяющие критериям. Например, фильтрация поля "Оценка" по условию "4" оставляет от исходного списка только записи с оценкой "4" (рис. 9.5)

Рисунок 9.5 Список студентов, получивших отметку 4

Дальнейшая фильтрация по другому полю выполняется для уже отфильтрованных данных, например, фильтр по коду преподавателя 1 приведёт к следующему результату (рис. 9.6):

Рисунок 9.6 Список студентов, получивших отметку 4

у преподавателя с кодом 1

Список критериев для каждого столбца содержит следующие варианты критериев:

• все – выбираются все записи поля;

• первые 10 – появляется окно Наложение условия по списку, в котором выбираются количество выводимых записей (наибольших или наименьших) в элементах списка или процентах от количества элементов;

• значения – отфильтровываются только записи, содержащие в данном столбце указанное значение;

• условие – нажать кнопку списка, выбрать Текстовые фильтры \ Настраиваемый фильтр - пользователь формирует условие отбора в окне Пользовательский автофильтр (равно, больше, …И, ИЛИ…) и записи фильтруются по этому условию.

Отмена результата фильтрации (для поля) выполняется либо повторной фильтрацией по критерию Все, либо – для всего списка – повторным вводом команды Данные \ Фильтр.