21

Тема «Подготовка исполненных документов к хранению и использованию»

Завершающим этапом процесса делопроизводства является под­готовка исполненных документов к хранению и использова­нию.

Основная цель упорядочения и хранения исполненных доку­ментов — создание условий для их использования в справочной рабо­те учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

Подготовка исполненных документов к хранению и использо­ванию включает:

• экспертизу (оценку) научной и практической ценности доку­ментов;

• формирование и оформление дел;

• обеспечение их сохранности;

• передачу дел в архив организации или учреждения, т.е. в ведомственный архив, который осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение.

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

• отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

• отбор на временное хранение документов, не представ­ляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

• выделение к уничтожению документов, не имеющих науч­ной ценности и утративших практическое значение;

• установление или изменение сроков хранения документов.

Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа.

К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа.

К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние.

При отнесении документов к составу Архивного фонда Российской Федерации учитывается фактор степени полноты и сохранности фонда.

Экспертиза ценности документов проводится на основе:

- действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;

- типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

25 августа 2010 г. № 558 был утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

- нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

Для установления комплекса документов постоянного хранения, определения конкретных сроков хранения отдельных групп документов, унификации сроков хранения однородных до­кументов в различных учреждениях, организациях и на предприя­тиях, а также для оперативного избавления от ненужных бумаг разрабатывается целостная система нормативно-методических по­собий по отбору документов.

Одним из наиболее важных являются перечни документов, поскольку именно им принадлежит ведущая роль в процессе установления сроков хранения до­кументов.

Перечни документов – это списки до­кументов организаций, учреждений и предприятий, содержащие норма­тивные указания о сроках хранения документов или о составе докумен­тов, прием которых на государственное хранение обязателен.

В современной системе перечней документов традиционно раз­личают два типа перечней документов:

• с указанием сроков хранения;

• подлежащих постоянному хранению.

Создание типовых перечней обусловлено тем, что во всех учреж­дениях, организациях и на предприятиях формируются дела с приказа­ми руководства, с планами и отчетами, с документами по личному со­ставу, бухгалтерской документацией, материалами общественных организаций. Все эти и другие так называемые типовые документы вы­полняют одинаковые для всех учреждений функции, а поэтому должны иметь и одинаковые сроки хранения.

Эти сроки распространяются на все без исключения предприя­тия и организации. Но типовые перечни не содержат сведений о документах, отражаю­щих отраслевые и другие специфические направления деятельности;

Поэтому назначение типовых перечней состоит в унификации сроков хранения однородной типовой документации, образующей­ся в деятельности всех учреждений, организаций и предприятий, неза­висимо от их ведомственной подчиненности и отраслевой направлен­ности. Кроме того, типовые перечни определяют состав документов, подлежащих передаче в госархивы.

Ведомственные перечни представляют собой справочники о составе и содержании документов учреждений, организаций и предпри­ятий одного ведомства, одной отраслевой системы. Перечни предусмат­ривают максимально полный охват видов и разновидностей докумен­тов, систематизированных в соответствии с основными функциями и направлениями деятельности учреждений этого ведомства, с указани­ем сроков хранения каждого вида документов.

Во все ведомствен­ные перечни входит типовая документация с едиными общими и обязатель­ными сроками хранения.

Если сравнить типовые и ведомственные перечни, то становятся очевидны значительные различия в их классификационных схемах.

В классификационных схемах ведомственных перечней наряду с общими типовыми разделами ("Руководство и контроль", "Организаци­онные вопросы", "Планирование", "Финансирование" и др.) обязательно имеются разделы, отражающие специфические для каждого из ведомств функции и направления деятельности.

Любой перечень состоит из основной части и справоч­ного аппарата.

Основная часть - описательные статьи - представляет со­бой наименования видов и разновидностей документов с указа­нием сроков хранения и вопросов деятельности учреждений, си­стематизированных в соответствии с классификационной схемой и имеющих сквозную валовую нумерацию.

Классификационная схема перечня - это систематизирован­ный список наименований отраслей, функций, вопросов деятель­ности учреждений, отраженных в документах. Каждая из отрас­лей, функций и направлений деятельности учреждений выступает в качестве разделов и подразделов перечня. Разделы располо­жены по важности отраслей или вопросов деятельности учреж­дения, к которым относятся документы.

Справочный аппарат содержит титульный лист с названием перечня и выходными данными, указания по применению переч­ня, список сокращений, указатель видов документов. Могут быть и другие элементы справочного аппарата (типовые положения об ЭК, ЦЭК ведомства, формы акта о выделении дел к уничтожению, итоговой части номенклатуры дел и т. п.).

Для того чтобы избежать поступления в госархив одних и тех же документов от разных учреждений, в перечнях предусмот­рена группировка учреждений по звеньям управления. Группировка учреждений в перечне позволяет отразить различное значение одних и тех же документов в зависимости от масштаба деятель­ности учреждения-фондообразователя и характера взаимоотно­шений различных учреждений, входящих в систему одного ведом­ства.

Любой перечень состоит из описательных статей, рас­положенных в соответствии с классификационной схемой по сте­пени значимости вопросов и видов документов в логической пос­ледовательности. Статьям в перечнях присваивается единая сквозная нумерация.

Каждая описательная статья в перечне содержит: порядковый номер; наименование видов и разновидностей документов, иног­да указываются автор или корреспондент, вопрос или тема, для планов или отчетов - период планирования или отчетности и др.; сроки хранения документов, дифференцированные по звеньям перечня; примечания, уточняющие сроки хранения документов. Иногда примечания располагаются под строкой, что позволяет не повторять одних и тех же примечаний на одной странице.

Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания дела в делопроиз­водстве

Справочный аппарат к перечню помогает ориентировать­ся в перечне, пользоваться им при экспертизе документов. Список сокращений чаще всего составляют к большим по объемам перечням.

В указателе видов документов в алфавитной последователь­ности перечисляются все виды документов, включенных в описа­тельные статьи, с указанием номеров статей.

Указания по применению перечня обычно состоят из несколь­ких разделов:

• общие положения;

• структура и порядок применения перечня;

• организация проведения экспертизы ценности документов и порядок оформления результатов отбора документов на хране­ние и уничтожение.

В некоторых ведомственных перечнях в качестве приложе­ний иногда приводятся примерные списки учреждений ведомствен­ной системы, сгруппированные по звеньям перечня. В этих спис­ках все учреждения подразделяются: на источники комплектования полного приема; источники комплектования выборочного приема (с указанием формы отбора - повидовой или групповой); не ис­точники комплектования, но передающие свои документы на гос­хранение в составе фондов вышестоящих организаций; не источ­ники комплектования, вообще не передающие свои документы в государственные архивы.