- •Памятка о некоторых правилах написания и условностях, которые необходимо соблюдать при подготовке и оформлении документов Москва 1999 введение
- •Содержание
- •I. Основные требования к оформлению текстов документов
- •1.16. Правила переноса слов
- •1.17. Тире и дефис.
- •1.18. Сочетание знаков препинания.
- •1.19. Сноски.
- •1.20. Примечания.
- •1.21. Резолюции.
- •Степанову р. В. Кельчевскому к.Д.
- •1.22. Корректурные знаки, применяемые при редактировании и исправлении ошибок
- •II. Правила написания отдельных наименований. Слов и словосочетаний
- •1. Название документов органов власти и управления
- •1.1. Названия документов, которые пишутся с прописной буквы
- •1.2. Названия документов, которые пишутся со строчной буквы:
- •2. Географические названия, названия государств, административно-территориальные наименования
- •2.1. Общее правило написания географических названий.
- •2.2. Прилагательные, образованные от собственных географических названий.
- •2.3. Географические названия с родовым понятием, потерявшим свое прямое значение.
- •2.4. Названия должностей, званий, титулов в составных географических названиях:
- •2.5. Сложные географические названия
- •2.6. Родовые иноязычные слова в составе географических названий
- •2.16. Группы, союзы и объединения государств
- •2.17. Административно-территориальные единицы.
- •2.18. Улицы, переулки, городские достопримечательные места
- •2.19. Железнодорожные станции, вокзалы, аэропорты, станции метро
- •3. Предприятия, учреждения, организации, объединения
- •3.1. Общее правило
- •3.2. Правила написания наименований государственных и общественных органов, организаций и должностей
- •3.3. Порядок использования полных и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти
- •3.4. Высшие органы государственной власти и управления республик в составе Российской Федерации
- •3.5. Местные органы государственной власти и управления
- •3.6. Части и отделы организаций
- •3.7. Названия заводов, фабрик, комбинатов и т.П. С условным наименованием в кавычках
- •3.13. Средства массовой информации. Зрелищные предприятия и учреждения (театры, музеи, парки и т.П.)
- •3.14. Сокращенные названия организаций.
- •4. Должности, звания, титулы
- •4.1. Наименования воинских и почетных званий, ученых степеней
- •5. Условные имена собственные, местоимения при обращении к лицам. Формулы обращения
- •5.1. Местоимения «Вы» и «Ваш»
- •5.2. Формулы обращения в документах
- •6. Имена, отчества, фамилии
- •6.1. Общее правило написания личных имен
- •6.2. Сложные фамилии, псевдонимы, личные имена
- •6.3. Склонение фамилий
- •7. Наименования устройств, машин, произведений, памятников
- •7.1. Наименования устройств, машин (кораблей, поездов, самолетов)
- •7.2. Памятники старины
- •9.2. Слово «год» при цифрах даты
- •9.3. Обозначение периодов
- •9.4. Названия праздников
- •10. Написание чисел
- •10.1. Буквенная форма однозначных целых чисел
- •10.2. Цифровая форма однозначных целых чисел
- •10.3. Цифровая форма многозначных целых чисел
- •10.8. Номера телефонов, двойные и литерные номера домов
- •10.9. Порядковые числительные
- •10.10. Сложные существительные и прилагательные с числительными в составе
- •10.11. Названия денежных единиц, единиц измерения и знаки (№, %) при числительных
- •11. Единицы измерения и их сокращенные обозначения.
- •11.1. Единицы длин, площадей, объемов, времени и стоимости
- •11.2. Единицы физических величин.
- •11.3. Единицы тепловых величин.
- •11.4. Единицы электрических и магнитных величин.
- •12. Наиболее употребляемые сокращения слов*
- •III. Особенности оформления документов, передаваемых по каналам электросвязи
- •1. Телеграммы (телетайпограммы), телексы.
- •2. Документы, передаваемые по факсимильной связи.
- •3. Телефонограммы.
- •4. Сообщения, передаваемые электронной почтой (эп)
- •IV. Примеры наиболее часто встречаюшихся неправильных оборотов речи и их правильное употребление
- •V. Примерный перечень документов, на которых ставится печать
- •VI. Краткий словарь наиболее часто употребляемых терминов в сфере управленческой деятельности
- •Источники разработки
ГЛАВГОСЭКСПЕРТИЗА РОССИИ
Памятка о некоторых правилах написания и условностях, которые необходимо соблюдать при подготовке и оформлении документов Москва 1999 введение
Рациональное составление служебных документов с учетом их особенностей является весьма актуальной задачей в деле совершенствования и повышения эффективности управленческого труда и требует знания определенных правил и норм работы с документами.
Цель настоящей Памятки состоит в том, чтобы показать специфику языка служебной документации и ознакомить специалистов учреждений, организаций, предприятий и т.п. с методическими рекомендациями по составлению текстов деловых документов, выработанных на основе накопленного опыта, сложившихся традиций и новейших достижений в области документационной лингвистики.
Памятка составлена с учетом требований нормативных и методических документов в области делопроизводства и архивного дела, а также правил написания наименований федеральных органов исполнительной власти, общественных организаций, государственных учреждений и предприятий, должностей, званий и т.п. В ней приводятся примеры написания отдельных слов и словосочетаний, даются рекомендации по обеспечению делового стиля документов, основные требования при составлении и унификации тестов документов.
Памятка разъясняет и конкретизирует порядок применения и внедрения ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», включает методические рекомендации по оформлению документов, а также отражает терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела (ГОСТ Р 51141-98, Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).
Памятка состоит из 6 разделов.
Памятка призвана оказать помощь специалистам учреждений, организаций, предприятий и т.п. при подготовке и оформлении служебных документов.
Содержание
I. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ТЕКСТОВ ДОКУМЕНТОВ II. ПРАВИЛА НАПИСАНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ НАИМЕНОВАНИЙ. СЛОВ И СЛОВОСОЧЕТАНИЙ III. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ПЕРЕДАВАЕМЫХ ПО КАНАЛАМ ЭЛЕКТРОСВЯЗИ IV. ПРИМЕРЫ НАИБОЛЕЕ ЧАСТО ВСТРЕЧАЮШИХСЯ НЕПРАВИЛЬНЫХ ОБОРОТОВ РЕЧИ И ИХ ПРАВИЛЬНОЕ УПОТРЕБЛЕНИЕ V. ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ ПЕЧАТЬ VI. КРАТКИЙ СЛОВАРЬ НАИБОЛЕЕ ЧАСТО УПОТРЕБЛЯЕМЫХ ТЕРМИНОВ В СФЕРЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ИСТОЧНИКИ РАЗРАБОТКИ
|
I. Основные требования к оформлению текстов документов
1.1. Текст документа несет основное смысловое содержание документа -управленческое действие, решение, коммерческую сделку и т.д.
1.2. В соответствии с видом документа выбираются композиционная структура, стиль изложения и языковые средства.
Текст документа составляют на русском или национальном языке субъекта Российской Федерации (далее по тексту - национальном) в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.
Тексты документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» пишут только на русском языке при направлении их:
· в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;
· на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации;
Документы, направляемые зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны, в которой размещается корреспондент, или на английском языке.
1.3. В деятельности организаций могут использоваться унифицированные тексты документов, представленные в форме связного текста, трафарета, анкеты, таблицы или сочетания этих форм.
1.4. Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке уставов, положений, инструкций, правил, приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, служебных записок, писем, справок и т.д.
Связные тексты допускается подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов пишутся с прописной буквы (допускается их написание прописными буквами). Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.
Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документов, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: название вида документа, автор, дата, регистрационный индекс, заголовок. Например:
В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 24 ноября 1999 года №148 «Об утверждении Положения о Госстрое России».
Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть. Например: приказы -распорядительную часть без констатирующей; письма - просьбу без пояснения.
1.5. При подготовке документов, составленных по однотипным повторяющимся ситуациям (приказов по личному составу, договоров контрактов, актов, сопроводительных, гарантийных и рекламных писем претензий, заявок, заключений и т.д.) рекомендуется разрабатывать или использовать унифицированные формы с трафаретным текстом. Если подготовка документов ведется на средствах электронно-вычислительной техники (ЭВТ), необходимо использовать базу данных «текстовых заготовок».
1.6. Текст документов, регулирующих деятельность организации (положение, устав, должностная инструкция и т.д.) состоит из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь соответствующий номер и заголовок.
Структура текста положения об организации или о ее подразделении состоит из следующих разделов:
1. Общие положения.
2. Задачи.
3. Функции.
4. Права.
5. Ответственность.
6. Взаимоотношения.
Структура должностной инструкции включает следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Функции.
3. Права.
4. Ответственность.
5 .Взаимоотношения.
1.7. В распорядительных документах организации, издаваемых принципах единоначалия (приказ, указание, распоряжение) используется форма изложения текста от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ, СЧИТАЮ НЕОБХОДИМЫМ).
В первой части распорядительного документа может указываться основание или причина составления документа. Во второй части излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть. Текст приказов в таких случаях начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ.
Распорядительная часть может делиться на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Действия одного характера или исполнителя перечисляются в одном пункте. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола неопределенной формы. Например:
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Создать комиссию в следующем составе...
В том случае, если управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже.
Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия.
Например:
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Начальнику Общего отдела Лисаченко И.А. осуществлять контроль за выполнением машинописных работ.
Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется тремя парами цифр. Например:
Срок представления - 15.09.99.
В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительных документов. Например:
3. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника Общего отдела Лисаченко И.А.
или
3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
1.8. В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного лица.
Текст протоколов состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть строится по схеме:
Председатель -
Секретарь -
Присутствовали:
Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ:
Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.
При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протокол (после соответствующего протокольного решения).
1.9. Акт составляется несколькими лицами и подтверждает установленные факты или события. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией (например, экспертной) то первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.
Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.
В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, характер проделанной работы, установленные факты, а также выводы и заключения. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Например:
Составлен в 3-х экземплярах:
1-й экземпляр -
2-й экземпляр -
3-й экземпляр -
1.10. Текст договоров (соглашений, контрактов) фиксирует соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирует эти отношения. Договор (контракт) содержит следующие сведения, например:
· наименование сторон (полное и сокращенное название);
· наименование работы (предмет контракта), ее этапы и результаты выполнения;
· наименование документа, в соответствии с которым выполняется работа;
· срок действия договора;
· начало и окончание работ по договору;
· стоимость работы и порядок расчета;
· порядок сдачи и приемки работы;
· юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номера телефонов, факсов);
· подпись руководства организации.
Текст договора (контракта) подразделяется на разделы, пункты и подпункты.
1.11. Текст доверенности фиксирует факт предоставления права доверенности лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (организации или физического лица).
Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени организации. В тексте официальной доверенности указываются следующие сведения, например:
· должность и паспортные данные доверенного лица;
· организация, в которой производятся действия по доверенности
· вид действий;
· образец подписи лица, получившего доверенность;
· срок действия доверенности;
· подпись руководства организации (автора доверенности).
1.12. По содержанию и назначению письма, как вид документа, могут быть инструктивные (директивные), гарантийные, информационные, рекламные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др. При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма.
Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.
Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.
Допускается форма изложения текста от третьего лица единственного числа, например: Госстрой России не возражает.
Форма изложения текста письма от первого лица единственного лица (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможна в двух случаях:
· письмо оформляется на должностном бланке;
· письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.
Письма могут быть простыми и сложными. Простые письма составляют в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношениях ситуаций. Простое письмо может иметь одну ил две смысловые части.
Письмо, состоящее из одной части - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования, выражение благодарности или сочувствия и др.
Если письмо состоит из двух частей, то первая - это обоснование письма, изложение причин его написания, мотивировка, а вторая - заключение, просьба или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии и т.п.
Текст простого письма не должен превышать 1-2-х машинописных страниц.
Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб.
Сложные письма могут содержать до 5-ти страниц текста. Они состоят следующих основных частей:
· обращение;
· вступление;
· основное содержание;
· заключение.
Если ситуация требует непосредственно обратиться к должностному лицу, обращение является обязательным элементом.
При обращении к адресату учитывается его служебное положение, сферы деятельности и т.д.
В ГОСТе Р 6.30-97 не нашел разрешения вопрос о правилах обращения к получателю документа.
Наиболее часто употребляемыми формами обращения являются, например:
Уважаемый Сергей Петрович!
Господин Титов!
Сергей Петрович!
Уважаемый господин Титов!
Уважаемый г-н Титов!
Уважаемая госпожа Петровская!
Уважаемые господа! (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма.
Глубокоуважаемый товарищ Петров!
При обращении к должностным лицам высших и центральных федеральных органов власти, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, а также к духовным лицам, различных вероисповеданий, допускается обращение с указанием должности без фамилии. Например:
Господин Президент!
Ваше Преосвященство!
Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания.
Вступление может содержать:
· ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма;
· констатацию факта, события, сложившейся ситуации.
Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.
Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами «просим» (письмо-просьба или запрос), «высылаем», «направляем», «представляем» (сопроводительное письмо), «сообщаем» (информационное письмо).
Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости. Например: «С уважением... », «Искренне Ваш...».
Заключительная формула вежливости отделяется от названия должности запятой.
Например:
С уважением,
Начальник личная подпись Ю. Б. Жуковский
1.13. Анкета - это форма представления унифицированного теста документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации в организационно-распорядительных, финансовых и других документах.
Постоянной информацией в анкете являются наименование признаков, а переменной - их характеристики. При построении анкеты постоянная информация выражается существительными в именительном падеже, например: фамилия, имя, отчество; или словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: структурное подразделение, последнее место работы.
Заполненная анкета является примером структурированного представления текста документа.
1.14. Таблица - форма представления унифицированного теста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков. Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень и т.п.).
Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенное наименование признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов - заголовок и подзаголовки строк таблицы, расположенных крайне левой графе (боковик таблицы). Например:
Заголовок строк |
Заголовок граф | |||
Подзаголовки граф | ||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Подзаголовки строк |
|
|
|
|
|
|
|
| |
|
|
|
| |
|
|
|
|
Графы таблиц должны быть пронумерованы, если таблица печатает более, чем на одной странице. На последующих страницах печатаются номер граф.
Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его, например:
Таблица 1 (тыс. руб.)
|
Объем строительно-монтажных работ, выполненных | |
подрядным способом |
хозяйственным способом |
Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы, например:
Таблица 2
Наименование автоматических манипуляторов |
Исполнитель и срок выполнения работ | |
Разработка технической документации |
Производство первой промышленной серии |
Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения.
Заголовок пишется над таблицей посредине ширины листа. В конце заголовка точка не ставится, например:
СВЕДЕНИЯ
заголовки граф
Наименование организаций |
Счетно-вычислительные машины |
Импортное оборудование и приборы |
Буровое оборудование |
Боковик |
Прографка |
Когда в документе приводится несколько таблиц, над каждой таблицей справа указывается слово «Таблица» с порядковым номером (без знака №). Если в документе приведена одна таблица, то ее не нумеруют и слово «таблица» не пишут. В пределах одного документа должна быть сквозная нумерация таблиц.
Сокращение слов в заголовке таблице и заголовках граф не допускается.
Графа «в том числе» должна входить в один из ярусов той графы, к которой она относится, выносить ее в отдельную графу не допускается, например:
неправильно
|
Лимиты капитальных вложений |
В том числе: | ||
1998 год |
1999 год |
2000 год |
правильно
|
Лимиты капитальных вложений | |||
Всего |
в том числе: | |||
1998 год |
1999 год |
2000 год |
В боковой графе таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы, точка и другие знаки препинания в конце текста позиции не ставятся.
Единицы измерения в таблицах всегда пишутся в именительном падеже, во множественном числе. Единицы измерения следует писать над таблицей справа в скобках в том случае, когда все данные таблицы приводятся в одних единицах измерения.
Например:
Таблица 3 (штуки)
Наименование оборудования |
Количество поставленных бульдозеров | |||
всего |
в том числе: | |||
1998 год |
1999 год |
2000 год |
Если в графах таблицы используются различные единицы измерения, то единицы измерения следует писать после заголовка каждой графы в скобках, например:
Таблица 4
Наименование объектов строительства |
Металл (тонны) |
Лес (куб. м) | ||
на армирование железобетона |
на прочие нужды |
круглый |
пиленый |
Если каждая позиция в боковой графе таблицы имеет свои единицы измерения, то единицы измерения следует вынести в отдельную графу, например:
Таблица 5
Наименование материалов |
Единицы измерения |
Количество |
Срок поставки |
Цемент |
тыс. т |
27 |
05.01.2000 |
пиломатериалы |
куб. м |
160 |
05.01.2000 |
Повторяющиеся друг под другом слова в одной и той же графу таблиц могут быть заменены кавычками.
Заменять кавычками цифры, математические знаки, знаки процента и номера, обозначения марок материалов не допускается.
Если повторяется лишь часть фразы, то допускается эту часть заменять словами «То же» с добавлением дополнительных сведений.
Числа и однострочные текстовые элементы в графах равняются по последней (нижней) строке боковика.
Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы классы чисел во всей графе были расположены один под другим.
В одной графе должно быть соблюдено одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин.
При отсутствии данных в графах таблиц следует ставить тире.
Допускается оформлять таблицы следующим способом:
Таблица 6
Замечания и предложения по улучшению работы с обращениями граждан |
Количество жалоб граждан |
Принято граждан на личном приеме | ||||
Всего |
в том числе: |
Всего |
в том числе: | |||
Поступило в Главгосэкспертизу |
Поступило из Госстроя России |
Руководителем Главгосэкспертизы |
Заместителем начальника Главгосэкспертизы |
1.15. Документы должны быть написаны деловым стилем.
К основным стилевым чертам деловой речи относятся:
· нейтральный фон изложения;
· точность и ясность изложения;
· лаконичность и краткость текста.
Специфика делового стиля определяется назначением документа.
Однозначность понимания текста обеспечивает употребление терминов. В официальных документах используется отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ и специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления.
Допускается употреблять так называемые универсальные слова и использовать их вместо точных смысловых определений в различных контекстах. Например:
«До настоящего времени слабо ведутся подготовительные работы по реконструкции здания Большого театра».
или
«Протокол слабо отражает намерения договаривающихся сторон».
В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). Следует писать:
не «при сем направляем», а «направляем»;
не «сего года», а «этого года (текущего года)»;
не «настоящим сообщаем», а «сообщаем»;
не «настоящий акт составлен», а «акт составлен».
Особенностью делового стиля является использование и широкое употребление устойчивых (шаблонных, стандартизованных) языковых оборотов. Например:
Установлено, что в период с... по...
В соответствии с ...
В целях...
Направляем (представляем, высылаем) Вам...
Считаем целесообразным...
Как правило, в текстах используются существительные, образованные от глаголов, со значением действия (оказать помощь, провести экспертизу) или глаголы в форме третьего лица (акт подписан членами комиссии и утвержден руководством).
В официальных документах используются простые распространенные предложения, односоставные или двусоставные, с обособленными оборотами. Например:
«В связи с крайне низкой эффективностью использования..., а также в связи с недостаточной загруженностью... просим Вас решить вопрос о... ».
В служебных документах неуместно употреблять выражения типа «будьте так любезны» или «Не откажите в любезности сообщить».
В деловой переписке используются местоимения «мы» и «Вы» вместе «я» и «он».
Страдательные конструкции предпочтительнее действительных. Например:
не «мы выполним», а нами будет выполнено»;
не «Вы предлагаете», а «Вами предложено».
В целях сжатия текста используются общепринятые сокращения: СНГ; графические - г-н, ж.-д., кв. м и др.
Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются, исключение составляют: гг. - годы, пп. - пункты и некоторые другие.