конспект лекций по логистике

–оптимизацию систем управления запасами;

–оптимальный выбор перевозчика, экспедитора, поставщика.

4.Подсистема генерирования выходных форм и отчетов.

Любые действия, процессы и результаты обязательно должны отражаться в соответствующих отчетах. Это необходимо как для внутреннего контроля и анализа, так и для ускорения и упрощения любых видов внешнего контроля. Отчеты бывают сводные, по отдельным функциям и по исключительным ситуациям (сбоям).

Задачей подсистемы является формирование оптимального количества различных отчетов и разработка форм предоставления отчетов. Единообразие и удобство форм отчетов существенно упрощает процессы их создания и использования.

Другой важной функцией подсистемы является обеспечение материальных, информационных и финансовых потоков сопроводительной документацией: накладные, листы и платежки, справки, договоры, декларации и т.д.

В основу построения логистической информационной системы заложены шесть основных принципов:

1.Полнота и пригодность информации. Логистический менеджер должен располагать необходимой, полной и достоверной информацией в необходимом ему виде. Например, информация о заказах часто нуждается в предварительной обработке и расположена обычно не там, где менеджер принимает решение.

Поэтому логистическая информационная система должна предоставить данные в том месте, того вида и в полном объеме для принятия оперативных решений по реализации логистических функций и операций;

2.Точность. Точность информации, то есть соответствие реальным процессам, имеет принципиальное значение для принятия правильных решений. Например, информация о запасах не должна отличатся от реального количества более чем на 1 %. Неточность информации приводит к решениям и действиям повышающим издержки и не приносящим положительного эффекта, то есть имеет двойное отрицательное воздействие;

3.Своевременность. Информация должна поступать к пользователю не раньше, не позже, а точно в необходимый момент времени. Это связано с тем, что многие задачи транспортировки, производства, управления заказами и запасами решаются в режиме реального времени;

4.Ориентированность. Информация ЛИС должна быть ориентирована на выявление дополнительных возможностей улучшения качества продукции, повышения сервиса и снижения издержек. Получение, передача, отображение и обработка информации должны способствовать выявлению узких мест, резервов экономии ресурсов и отклонениями различных потоков от плановых показателей;

5.Гибкость. К пользователю должна поступать только та информация, которая ему необходима в данный момент времени и иметь удобный вид. Бумажные и электронные документы, промежуточные и выходные формы, отчеты, справки, накладные и т.д. должны быть максимально приспособлены к потреб-

23

ностям всех участников логистического процесса и адаптированы к возможному диалоговому режиму;

6. Подходящий формат данных. Виды и формы документов, расположение информации и реквизитов на бумажных носителях, размерность данных и другие параметры должны создавать условия для машинной обработки информации. Кроме того необходима информационная совместимость компьютерных и телекоммуникационных каналов самой ЛИС, посредников и других внешних партнеров фирмы.

Использование информационной логистики позволит создать необходимый объем информации для введения дифференцированного обслуживания клиентов, что позволяет значительно экономить средства на доставке. Например, фармацевтическая компания обслуживает больницы и оптовые торговые фирмы. В контракте на обслуживание больниц оговаривается доставка в день затребования. Фирмы оговаривают доставку в определенный период времени, то есть в течение нескольких дней. При обычном обслуживании все заказы пытаются выполнить как можно быстрее. При дифференцированном обслуживании происходит подбор заказов таким образом, чтобы в одной транспортной доставке были товары и для больниц и для оптовых фирм. В результате, транспортных средств нужно меньше и они делают меньшие пробеги, что позволяет снизить транспортные расходы.

Применение штриховых кодов положительно сказывается на складских запасах, затратах на делопроизводство, персонал и т.д. На многих предприятиях уже действуют крупные автоматизированные информационные системы на базе штрих кодов товаров. Это позволяет объединить передачу информации в реальном режиме времени между различными ступенями производства, различными предприятиями, складами и торговыми организациями через электронную систему обработки данных.

24

7. ЗАКУПОЧНАЯ ЛОГИСТИКА

Закупочная логистика – это система логистических операций по обеспечению потребностей производства в сырье, комплектующих, вспомогательных материалах и оборудовании в необходимом количестве и в требуемые сроки с максимальной экономической эффективностью.

Сложность процесса снабжения производства заключается в необходимости учитывать потребности всех элементов производственного цикла, начиная со склада сырья и заканчивая процессом реализации готовой продукции. При этом необходимо учитывать номенклатуру, количество и условия потребления материалов в каждом звене технологического процесса.

Для реализации закупок на предприятиях создаются отделы снабжения. А на крупных предприятиях дополнительно к специализированным отделам снабжения создаются рабочие группы, участвующие в планировании закупок. Они составляются из представителей различных подразделений предприятия, которые хорошо знают текущие потребности и условия потребления. Эти люди участвуют в формировании заявок на ресурсы и передают информацию в отделы снабжения для принятия окончательных решений.

Задачи, решаемые службой снабжения, должны базироваться на современной концепции маркетинга, то есть вначале разрабатывается стратегия сбыта, затем, исходя из нее, стратегия развития производства и уже потом стратегия снабжения производства.

Для успешного снабжения необходимо иметь ответы на следующие вопро-

сы:

1.Что закупать;

2.Сколько закупать;

3.У кого закупать;

4.На каких условиях;

5.Как системно увязать закупки с производством и сбытом;

6.Как системно увязать деятельность предприятия с поставщиками. Экономическая эффективность снабжения во многом зависит от решения

ряда задач:

1.Приобретение товаров по минимальной цене при минимальных сопутствующих издержках оформления документов, доставку, складирование, хранение и контроль.

2.Обеспечение необходимых сроков закупки материалов. Закупки сделанные раньше необходимого срока замораживают оборотные средства, а сделанные позже – срывают процесс производства.

3.Обеспечение точного соответствия между объемами поставок и потребностями производства. Избыток или недостаток ресурсов негативно сказывается на оборотных средствах или ритмичности производства.

4.Поставка ресурсов только требуемого уровня качества. Поставка низкокачественного сырья ухудшает потребительские свойства готовой продукции

25

или требует дополнительных издержек на доведение сырья до необходимой кондиции.

Поставка более качественных ресурсов, по сравнению с техническими требованиями приводит к росту себестоимости продукции без улучшения ее потребительских свойств.

Цена и качество является главными факторами обеспечивающими экономическую эффективность снабжения, но получение желаемых результатов во многом зависит от условий партнерских отношений. Хорошие отношения между предпринимателем, кредиторами и поставщиками сырья создают благоприятные условия для реализации закупочной логистики. Особое внимание следует уделять отношениям с кредиторами, поскольку их доверие и готовность помочь особенно важны.

В отношениях с поставщиками рекомендуется соблюдение ряда принципов:

1.Обращаться с поставщиками также как с клиентами фирмы;

2.Демонстрировать на деле общность интересов;

3.Информировать поставщиков о своих задачах и планах и быть в курсе их производственной деятельности;

4.Проявлять готовность помочь в случае возникновения проблем у поставщиков, то есть поддерживать партнерские отношения;

5.Строго соблюдать принятые на себя обязательства, то есть быть надежным партнером;

6.Разумно учитывать интересы поставщиков, то есть искать и находить разумные компромиссы.

7.1. Изучение товарного рынка

Изучению рынка предшествует планирование закупок.

Существует множество методов определения того, сколько необходимо закупать материалов и с какой периодичностью они должны поступать от поставщика. Почти все они базируются на информации об использовании данного материала в предшествующих периодах.

Например, в предшествующем году было использовано 1000 единиц сырья. Следовательно, за неделю расходывалось 1000:52=19 единиц. Данное количество является базовым для расчетов будущих периодов. Если ожидается увеличение спроса, то базовая величина корректируется на соответствующий процент.

Существует три основных метода планирования закупок:

1.Детерминированный метод – применяется когда будущие объемы производства достаточно точно определены на разные периоды времени.

Зная, сколько будет произведено готовой продукции можно достаточно точно рассчитать количество потребного сырья и материалов.

Это самый простой и надежный способ определения потребностей.

2.Стохастический метод – когда основой для расчетов являются математи- ко-статистические методы прогнозирования ожидаемых потребностей.

26

3.Интуитивный метод – когда потребности определяются на основании имеющегося опыта работы.

Если принятие планирует разработку новой продукции, то изучение рынка сырья и комплектующих крайне эффективно проводить параллельно с конструкторскими и технологическими разработками. Задача органов снабжения, в этом случае, состоит в предоставлении конструкторам, технологам и производственникам необходимой информации о новых видах сырья, рыночных ценах, условиях поставки и т.д.

Успешное и эффективное осуществление материально-технического снабжения возможно только при наличии обширной информации о рынках ресурсов.

Информационное исследование рынка предполагает выполнение следующих этапов:

1.Необходимо четко сформулировать задачу поставки:

– что нужно;

– в каком количестве;

– в какие сроки.

2.Необходимо определиться с номенклатурой потребной информации, то есть, какие параметры и критерии следует рассматривать и собирать.

3.Осуществить поиск источников информации.

4.Получить информацию.

5.Обработать и проанализировать полученные данные.

6.Организовать хранение информации.

7.Систематизированную информацию и выработанные рекомендации передать руководящему звену для принятия окончательного решения.

Одним из главных показателей исследования рынка является цена товара. Но для обеспечения экономической эффективности закупок необходимо учитывать и другие виды затрат связанные с поставкой:

1) на оформление заказов;

2) на транспортировку, экспедирование и страхование;

3) на грузопереработку, складирование и хранение;

4) на контроль над соблюдением условий договора;

5) на поиск информации о товарах и поставщиках.

7.2. Осуществление закупок

Выбранный товар можно закупать непосредственно у производителя или у посредника. Основными факторами, влияющими на выбор поставщика, являются номенклатура товара, условия поставки и цена товара.

Если будут закупаться крупные партии товара в течение длительного срока, то чаще всего выгоднее обращаться к изготовителю.

Если потребление идет мелкими партиями не часто или даже в течение длительного срока, то может оказаться более выгодным обращение к посредникам.

27

Например, изготовитель реализует свою продукцию на следующих услови-

ях:

–крупные партии по 80 руб. за единицу;

–мелкие партии по 100 руб. за единицу.

Поскольку посредник специализируется на разукрупнении партий товара и стремится быстро его реализовать, то он не будет назначать высокую наценку.

Закупив крупную партию, посредник повысит цену на 15 %, и его отпускная цена составит 92 руб. за единицу.

Если цена будет равна 100 руб. или выше, то посредник не сможет конкурировать с производителем.

Кроме того посредники очень часто оказывают широкий спектр услуг, связанных с движением товаров. Например, комплектование партии товаров требуемой номенклатуры.

Немаловажным фактором, влияющим на решение о закупке, является удаленность склада продавца от покупателя. Очень часто посредники располагаются ближе, чем производители.

Прогрессивной формой осуществления поставки товаров является система «Точно в срок».

Она широко применяется в случае долгосрочного сотрудничества. Принцип работы системы основывается на том, что заказывается столько товара, сколько предприятие может потребить за определенный, сравнительно небольшой, период времени. Вся партия сразу доставляется на рабочее место, а не на склад. При этом существенно сокращаются текущие запасы материалов, и предприятие не несет складских расходов.

Важнейшее значение в этой системе имеет фактор времени. Партия заказных материалов должна поступать не раньше и не позже назначенного срока. Только при строгом соблюдении данного условия система будет работать.

Применение системы «Точно в срок» позволяет существенно повысить эффективность закупок за счет снижения логистических затрат, но одновременно повышает ответственность как поставщика, так и потребителя.

Современный рынок сырья и материалов характеризуется высокой насыщенностью. Один и тот же товар можно приобрести в разных местах. Поэтому в логистике закупок возникает необходимость выбора поставщика.

После информационного исследования рынка и составления списка потенциальных поставщиков производится анализ их пригодности на основании различных критериев. Количество рассматриваемых критериев может доходить до

60.

Метод «рейтинговых оценок» позволяет из множества поставщиков выбрать наиболее приемлемых. Чем выше суммарный рейтинг, тем более предпочтительным является поставщик. Рейтинговый метод является универсальным и может быть применен для выбора товара, перевозчиков и других объектов.

Выбор метода закупки товара зависит от множества факторов: сложности конечной продукции, состава материала и комплектующих, сроков и характера

28

их потребления, экономической эффективности поставок, складских и производственных возможностей предприятия и т.д.

Существует пять основных методов закупок: 1. Закупка товаров одной партией.

Метод предполагает поставку большой партии за один раз. То есть оптовую закупку.

Достоинства: простота оформления документов, гарантия поставки всей партии, повышенные торговые и транспортные скидки.

Недостатки: необходимость больших складских площадей, замедление оборачиваемости оборотных средств.

2. Регулярные закупки мелкими партиями.

Закупка реализуется мелкими партиями в течение определенного времени. Достоинства: Ускоряется оборачиваемость капитала, так как оплата произ-

водится по мере поступления каждой партии, экономятся складские площади. Недостатки: вероятность несовпадения объемов поставок и потребностей

производства, увеличивается количество необходимых документов. 3. Закупки по котировочным ведомостям.

Данный метод широко применяется при закупке дешевых и быстро потребляемых товаров.

Котировочные ведомости составляются ежедневно (еженедельно, ежемесячно) и включают следующие сведения:

–полный перечень закупаемых товаров;

–количество товаров, имеющихся на складе;

–требуемое количество товаров;

–требуемую величину поставки.

Достоинства: ускорение оборачиваемости капитала, экономия складских площадей. Надежное обеспечение потребностей производства.

Недостатки: увеличивается объем необходимой документации, необходимость создания структурной единицы, обеспечивающей оперативный текущий контроль.

4. Получение товаров по мере необходимости. Особенности метода:

–общее количество товаров не устанавливается строго определенно, а определяется приблизительно;

–параметры каждой партии согласовываются между поставщиком и потребителем;

–оплачивается только поставленный товар;

–по истечении срока контракта заказчик не обязан принимать и оплачивать товары, которые не были поставлены.

Достоинства: четкая синхронизация поставок и потребностей производства, склад, капитал.

Недостатки: отсутствие определенности со стороны поставщика, увеличение документов.

5. Закупка товаров с немедленной сдачей или единичные закупки.

29

Применяется для закупки дорогих, редко и непостоянно используемых товаров, когда в них возникает потребность или когда их будет невозможно получить по мере необходимости. Товар заказывается и сразу же вывозится.

Недостатки: необходимость оформления всех документов при каждой закупке, увеличение стоимости товара из-за невозможности получения торговых и транспортных скидок.

7.3. Контроль над выполнением заказов

Контроль над выполнением заказов является неотъемлемым элементом логистической системы.

Контроль выполняется по четырем основным показателям: срокам, ассортименту, количеству и качеству поставляемых товаров.

Функции контроля выполняет отдел снабжения. Он несет всю полноту ответственности за ритмичное количественное и качественное снабжение производства. Если нет необходимого, то виновато снабжение, а не поставщик или перевозчик.

Отсутствие необходимых материалов наносит предприятию ощутимый экономический ущерб, так как происходит снижение объемов выпуска готовой продукции или производство останавливается.

В результате возникают дополнительные издержки или потери выручки. Они могут быть:

1.Связанные с несвоевременным выполнением заказа предприятием – изготовителем. Это дополнительные затраты на чрезвычайное изготовление и отправку товара в непредусмотренные сроки. Любые чрезвычайные действия обязательно будут связаны с дополнительными затратами.

2.Связанные с потерей части сбыта. Если потребитель не получил вовремя готовую продукцию, он может приобрести ее у другой фирмы.

3.Связанные с потерей заказчика. Недопоставка может обернуться не только потерей выручки от одной или нескольких торговых сделок, но и отказом потребителя от дальнейшего сотрудничества.

Логистическая система контроля над выполнением заказов предусматривает организацию постоянного и оперативного взаимодействия между поставщиками материалов и отделом снабжения.

При такой организации контроля появляется возможность регулировать процесс поставок и при необходимости оперативно принимать решения по исправлению ситуации или, в случае необходимости, изменять условия поставок.

Оперативное взаимодействие позволяет:

1.Заранее получать информацию о возможных отклонениях параметров поставок от плановых. Если есть время, то можно найти другие источники снабжения или пути доставки и тем самым не допустить сбоев производства.

2.Вносить соответствующие изменения в условия поставок при изменении интенсивности потребления материалов.

30

3.Обращаться к поставщику с предложением об изменении номенклатуры или параметров поставляемых материалов при планировании совершенствования производства или готовой продукции.

4.Вносить изменения в условия поставок при появлении у поставщиков новых или усовершенствованных материалов, что положительно влияет на конкурентоспособность продукции и эффективность производства.

Теснейшая взаимосвязь между качеством поставляемых материалов и качеством готовой продукции заставляет отдел сбыта уделять особое внимание контролю качества исходного сырья.

Отсутствие должного контроля над данным параметром может привести:

– к дополнительным расходам, связанным с рекламациями и возвратом покупателями низкокачественной готовой продукции;

– к остановке производства, если партия поставленного сырья оказалась недоброкачественной;

– к судебным искам, если использование готовой продукции нанесло вред потребителям;

– к потере конкурентоспособности и доверия покупателей, если продукция обладает низкими потребительскими свойствами.

Любые отклонения, поступающих на предприятие сырьевых материалов, от предусмотренных договорами условий поставок должны выявляться на ранней стадии, учитываться и в случае серьезных нарушений оформляться двусторонними актами.

При заключении договоров необходимо предусматривать соответствующие компенсации за несвоевременность, неполноту, непоставку или некачественную поставку материалов. Это защищает интересы предприятия и повышает ответственность поставщиков.

Применение новейших систем организации производства, например таких как «Точно в срок» или «Канбан», существенно усложняют реализацию функции контроля над поставками. Так как сырье и комплектующие доставляются прямо на рабочее место. А таких мест поставок оказывается множество. В этом случае отделы снабжения поручают функции контроля технологическим элементам, которые первыми будут использовать материалы и комплектующие или передают ответственность за качество поставок самим поставщикам. Но это возможно только при достижении высокой культуры организации поставок

ипроизводства. Например, американские поставщики имеют не более 1,8 % брака от партии, а японские 0,03 %. При этом крайне редки случаи отклонения по времени, количеству и номенклатуре поставок.

31

8. ЛОГИСТИКА ЗАПАСОВ

Запасы относятся к числу объектов, требующих значительных затрат и потому представляют собой один из факторов, существенно влияющих на экономическое состояние производства.

В последние годы произошло значительное совершенствование производственных процессов, что позволило снизить затраты на технологические операции почти до теоретического уровня. Поэтому дальнейшая экономия средств может быть достигнута, прежде всего, за счет резервов имеющихся в сферах логистического обеспечения производства. Перспективным направлением реализации данного подхода является оптимизация запасов, когда не создаются необоснованные излишки запасов и не допускаются срывы производства из-за нехватки материалов.

Запасы сырья, материалов, комплектующих и готовой продукции представляют собой материальные ценности, ожидающие производственного или личного потребления.

Следовательно:

1.Не существует принципиальной разницы в процессе работы с различными видами запасов, так как единственная функция запаса – обеспечение потребности. Не важно кого и не важно чем.

2.Определяющим для размера запаса является характер потребления.

3.Вид запаса зависит от потребности, которую он удовлетворяет.

Запасы классифицируются по месту нахождения:

1.Производственные запасы – формируются в организациях-потребителях;

2.Товарные запасы – находятся в организациях-изготовителях на складах;

3.Запасы в пути или транспортные запасы – находятся в процессе транспортировки от поставщика к потребителю.

Запасы классифицируются по исполняемым функциям:

1.Текущие запасы обеспечивают непрерывность снабжения производственного процесса между двумя поставками, а также потребности торговли и потребителей;

2.Подготовительные запасы или буферные выделяются из производственных запасов при необходимости их дальнейшей подготовки перед употреблением в производстве. Например, сушка леса. Товарные запасы – могут накапливаться в виде буферных для отправки потребителю одной крупной партией;

3.Гарантийные запасы или страховые предназначены для снабжения потребителей в непредвиденных обстоятельствах: отклонения в периодичности и величине поставок, изменении интенсивности потребления, задержек поставок в пути. В отличие от текущих запасов размер гарантийных – величина постоянная.

4.Сезонные запасы образуются при сезонном характере поставок или потребления. Они должны обеспечить любые потребности в межсезонный период. Например, переработка сельскохозяйственной продукции, доставка грузов на Север.

32