Информатика. Метод_Access_2007

Для определения полей таблицы:

Введите в первую строку столбца Имя поля имя первого поля Код

выберите тип данных Счетчик. Поля вкладки Общие на панели Свойства поля, расположенной в нижней части окна, оставьте такими, как предлагает

Access.

Введите во вторую строку столбца Имя поля имя второго поля

выберите тип данных Текстовый. На панели Свойства поля выберите вкладку Общие и в пункте Размер поля задайте 20.

Для определения всех остальных полей таблицы Преподаватели в соответствии с табл. 3 выполните действия, аналогичные действиям выше.

В качестве ключевого поля используется поле Код преподавателя. На контекстной вкладке Конструктор в группе Сервис активна кнопка Ключевое поле. Для сохранения таблицы нажмите кнопку Сохранить на

Панели быстрого доступа.

Примечание. При создании новой таблицы приложение Access автоматически создает первичный ключ и присваивает ему имя поля "Код" и тип данных "Счетчик". По умолчанию поле скрыто в режиме таблицы, а чтобы его отобразить, нужно переключиться в режим конструктора.

Закройте таблицу Преподаватели.

3. Создание структуры таблицы Студенты.

На вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Таблица. Microsoft Access выведет в окне программы вкладку Таблица1. На вкладке Главная в группе Режимы щелкните по кнопке Режим и выберите Конструктор или щелкните на значке Конструктор, расположенном в правом нижнем углу окна Access. В диалоговом окне Сохранение введите имя таблицы Студенты и нажмите кнопку ОК.

Определите поля таблицы Студенты в соответствии с табл. 4, выполнив действия аналогичные действиям в пункте 2.

В качестве ключевого поля используется поле Код студента.

Для сохранения таблицы нажмите кнопку Сохранить на Панели быстрого доступа.

Закройте таблицу Студенты.

4. Создайте структуры таблицы Дисциплины в соответствии с табл. 5, выполнив действия аналогичные действиям в пункте 3.

В качестве ключевого поля используется поле Код дисциплины. Сохраните и закройте таблицу Дисциплины.

21

5. Создайте структуры таблицы Оценки в соответствии с табл. 6, выполнив действия аналогичные действиям в пункте 3.

В этой таблице задавать ключевое поле не надо, так как данные во всех полях могут повторяться. Для этого на контекстной вкладке Конструктор в группе Сервис щелкните по кнопке Ключевое поле.

Сохраните и закройте таблицу Оценки.

22

6. Разработайте схему данных, т.е. создайте связи между таблицами.

На вкладке Работа с базами данных в группе Показать или скрыть

щелкните по кнопке Схема данных. На экране появится вкладка Схема данных.

В диалоговом окне Добавление таблицы на вкладке Таблицы выделите название таблицы Студенты и щелкните по кнопке Добавить. Переведите выделение на название следующей таблицы Оценки и щелкните на кнопке Добавить. Аналогично добавьте таблицы Дисциплины и Преподаватели. Закройте диалоговое окно.

Создайте связь между таблицами Студенты и Оценки. Для этого подведите указатель мыши к полю "Код студента" в таблице Студенты, щелкните левой кнопкой мыши и, не отпуская ее, перетащите указатель на поле "Код студента" таблицы Оценки и затем отпустите кнопку мыши.

На экране откроется диалоговое окно Изменение связей. Установите

флажок (" ") Обеспечение целостности данных. Установите флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей. Щелкните по кнопке Создать, связь будет создана.

Примечание. Задание каскадного обновления связанных полей и каскадного удаления связанных записей позволит вам отредактировать записи только в таблице Студенты, а в таблице Оценки эти действия будут со связанными записями выполняться автоматически. Например, если вы удалите из таблицы Студенты одного студента, то в таблице Оценки удалятся все строки, связанные с этим студентом.

Аналогично создайте связи между полем Код дисциплины в таблице

Дисциплины и полем Код дисциплины в таблице Оценки, а также между полем Код дисциплины в таблице Дисциплины и полем Код дисциплины

в таблице Преподаватели. Результат представлен на рис. 9.

Рис. 9. Схема данных базы данных Деканат

Закройте окно схемы данных, ответив Да на вопрос о сохранении макета.

23

ЗАДАНИЕ 3.

СОЗДАНИЕ ФОРМ ДЛЯ ВВОДА ДАННЫХ В ТАБЛИЦЫ "СТУДЕНТЫ", "ДИСЦИПЛИНЫ", "ОЦЕНКИ".

1.Создать форму Студенты.

2.Заполнить данными таблицу Студенты посредством формы

Студенты.

3.Создать форму Дисциплины.

4.Заполнить данными таблицу Дисциплины посредством формы

Дисциплины.

5.Создать форму Оценки.

6.Заполнить данными таблицу Оценки посредством формы Оценки.

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ

1. Для создания формы Студенты:

На вкладке Создание в группе Формы щелкните по кнопке Другие формы и выберите команду Мастер форм.

В диалоговом окне Создание формы в раскрывающемся списке

переключатель Ленточный и нажмите кнопку Далее.

В этом окне можно задать стиль оформления. Выберите стиль –

Стандартная и нажмите кнопку Далее.

В последнем окне присвойте форме имя Студенты и нажмите кнопку Готово. Форма для ввода данных создана.

Примечание. Если вас не удовлетворяет макет, вы можете перейти в режим конструктора и изменить макет, передвигая и изменяя размеры

изменять размеры и двигать элемент. Если вы хотите изменить другие параметры элемента, надо, по выделенному элементу щелкнуть правой клавишей мыши, и откроется окно свойств элемента.

2.Заполните таблицу Студенты данными, приведенными в табл. 7, посредством созданной формы. После заполнения закройте форму.

Примечание. Переход между ячейками лучше выполнять клавишей Таb либо мышью.

3.Создайте форму Дисциплины аналогично п.1.

4.Заполните таблицу Дисциплины данными, приведенными в табл. 8, посредством созданной формы. После заполнения закройте форму.

5.Создайте форму Оценки аналогично п. 1.

6.Заполните таблицу Оценки данными, приведенными в табл. 9, посредством созданной формы. После заполнения закройте форму.

24

25

ЗАДАНИЕ 4.

ЗАПОЛНЕНИЕ ДАННЫМИ ТАБЛИЦЫ "ПРЕПОДАВАТЕЛИ"

1.Ввести ограничения на данные, вводимые в поле Должность; должны вводиться только слова Профессор, Доцент или Ассистент.

2.Задать текст сообщения об ошибке, который будет появляться на экране при вводе неправильных данных в поле Должность.

3.Задать значение по умолчанию для поля Должность в виде слова

Доцент.

4.Ввести ограничения на данные в поле Код преподавателя, эти данные не должны повторяться.

5.Заполнить таблицу данными в соответствии с табл. 10 и проверить реакцию системы на ввод неправильных данных в поле Должность.

6.Изменить ширину каждого поля таблицы в соответствии с шириной данных.

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ 1. В Области переходов дважды щелкните на таблице Преподаватели

для открытия таблицы.

Для задания условия на значение для вводимых данных:

Перейдите в режим Конструктор для проектируемой таблицы.

В столбце Имя поля щелкните по полю Должность.

На панели Свойства поля на вкладке Общие щелкните по строке параметра Условие на значение.

Щелкните по кнопке для определения условий на значение при помощи построителя выражений.

В появившемся диалоговом окне Построитель выражений напишите

слово "Профессор" (без кавычек), затем щелкните по кнопке (эта кнопка выполняет функцию ИЛИ), напишите "Доцент", снова щелкните по этой же кнопке, напишите "Ассистент" и щелкните по кнопке ОК. Таким образом, вы ввели условие, при котором в поле Должность могут вводиться только указанные значения.

В строке Сообщение об ошибке введите предложение "Такой должности нет".

В строке Значение по умолчанию введите слово "Доцент".

2. Введите ограничения на данные в поле Код преподавателя. Здесь ограничения надо вводить не совсем обычным способом. Дело в том, что коды преподавателей не должны повторяться, а также должна быть обеспечена возможность их изменения (из-за последнего условия в этом поле нельзя использовать тип данных Счетчик, в котором данные не повторяются). Для выполнения второго условия задайте в поле Код преподавателя тип данных Числовой, а для выполнения первого условия сделайте следующее:

26

На панели Свойства поля на вкладке Общие щелкните по строке параметра Индексированное поле.

Выберите в списке пункт Да (совпадения не допускаются).

Примечание. Индекс это средство Access, ускоряющее поиск и сортировку данных в таблице. Ключевое поле (поле первичного ключа) таблицы индексируется автоматически. Свойство Индексированное поле определяет индекс, создаваемый по одному полю. Индексированное поле может содержать как уникальные, так и повторяющиеся значения. Допускается создание произвольного количества индексов.

3.Перейдите в Режим таблицы. Для этого на вкладке Главная в группе Режимы щелкните по кнопке Режим и выберите Режим таблицы или щелкните на значке Режим таблицы, расположенном в правом нижнем углу окна Access. На вопрос о сохранении таблицы щелкните по кнопке Да.

4.Введите данные в таблицу в соответствии с табл. 10. Попробуйте

вполе Должность любой записи ввести слово Лаборант. Посмотрите, что получилось. На экране должно появиться сообщение: "Такой должности нет". Введите правильное слово.

5.Для изменения ширины каждого поля таблицы в соответствии с шириной данных:

Щелкните в любой строке поля.

Указатель мыши установите на правую границу заголовка поля, он примет вид двунаправленной стрелки, нажмите левую кнопку мыши, и не отпуская, переместите правый край, изменяя ширину столбца таблицы.

Выполните эту операцию с остальными полями.

6.Сохраните и закройте таблицу Преподаватели.

Таблица 10

Данные таблицы Преподаватели

27

ЗАДАНИЕ 5.

ВВОД И ПРОСМОТР ДАННЫХ ПОСРЕДСТВОМ ФОРМЫ

1.Создать форму Состав преподавателей.

2.Найти запись о доценте Гришине, находясь в режиме формы.

3.Произвести замену данных: измените заработную плату ассистенту Сергеевой с 4500 р. на 4900 р.

4.Произвести сортировку данных в поле Должность по убыванию.

5.Просмотреть форму, как она будет выглядеть на листе бумаги.

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ 1. Для создания формы Состав преподавателей:

На вкладке Создание в группе Формы щелкните по кнопке Другие формы и выберите команду Мастер форм.

В диалоговом окне Создание формы в раскрывающемся списке

Таблицы и запросы выберите таблицу Преподаватели.

В списке Доступные поля будут указаны все поля таблицы Преподаватели. Для переноса всех полей в форму щелкните по кнопке с двумя стрелками (>>). Щелкните по кнопке Далее.

В следующем окне укажите внешний вид формы. Выберите переключатель В один столбец и нажмите кнопку Далее.

В новом окне можно задать стиль оформления. Выберите стиль –

Стандартная и нажмите кнопку Далее.

В последнем окне присвойте форме имя Состав преподавателей и щелкните по кнопке Готово.

Перед вами откроется форма в один столбец. Столбец слева это названия полей, столбец справа данные первой записи. В нижней области формы на навигационной панели выведено сообщение "Запись: 1 из 7". Для перемещения на следующую запись необходимо щелкнуть по кнопке , на

2. Для поиска преподавателя Гришина:

Перейдите на первую запись и установите курсор в поле Фамилия.

На вкладке Главная в группе Найти щелкните по кнопке Найти. В диалоговом окне в строке Образец введите фамилию Гришин.

В строке параметра Совпадение выберите из списка параметр

С любой частью поля.

В строке параметра Просмотр должно быть выбрано Все (имеется ввиду искать по всем записям).

Установите флажок С учетом формата полей.

Щелкните по кнопке Найти далее. Курсор перейдет на третью запись и выделит фамилию Гришин.

Щелкните на кнопке Закрыть для выхода из режима поиска.

28

3. Для замены зарплаты ассистенту Сергеевой с 4500 р. на 4900 р.:

Перейдите на первую запись и установите курсор в поле Зарплата.

На вкладке Главная в группе Найти щелкните по кнопке Заменить. В диалоговом окне в строке параметра Образец введите 4 500 (четыре

Щелкните по кнопке Найти далее. Курсор перейдет на четвертую запись. Щелкните по кнопке 3аменить. Данные будут изменены.

Примечание. Если при попытке выполнения запроса ничего не происходит, то в диалоговом окне в строке параметра Образец введите 4 500р., а в строке параметра Заменить на – 4 900р. Повторно щелкните по кнопке Заменить.

Щелкните по кнопке 3акрыть.

4. Для сортировки данных в поле Должность по убыванию: Щелкните по любой записи поля Должность.

На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр щелкните по

кнопке По убыванию . Все данные в таблице будут отсортированы в соответствии с убыванием значений в поле Должность.

5. Для просмотра созданной формы: Щелкните на кнопке Office.

Выберите команду Печать, затем команду Предварительный просмотр. Вы увидите форму как она будет выглядеть на листе бумаги.

Закройте окно просмотра.

ЗАДАНИЕ 6.

ФОРМИРОВАНИЕ ЗАПРОСОВ

1. На основе таблицы Преподаватели создать запрос на выборку, в котором должны отображаться фамилии, имена, отчества преподавателей и их должность. Данные запроса отсортировать по должностям.

2.Создать запрос с параметрами, в котором выводятся фамилия, имя, отчество преподавателей, а в качестве параметра задать преподаваемую ими дисциплину.

3.Создать запрос с параметрами, в котором выводится состав группы студентов заданной группы (в примере это 151 или 152).

4.Создать запрос параметрами, в котором выводятся оценки студентов заданной группы по заданной дисциплине.

5.Создать перекрестный запрос, в результате которого создастся выборка, отражающая средний балл по дисциплинам в группах.

6.Разработать запрос, в котором выводятся данные о студентах отличниках.

7.Разработать запрос обновление, в котором происходит увеличение на 10% заработной платы тех преподавателей, кто получает менее 5000 руб.

29

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ

1. Для создания запроса на выборку, в котором должны отображать Ф.И.О. преподавателей и их должности:

На вкладке Создание в группе Другие щелкните по кнопке Мастер запросов.

В диалоговом окне Новый запрос выберите Простой запрос и щелкните по кнопке ОК.

В диалоговом окне Создание простых запросов в раскрывающемся списке Таблицы и запросы выберите таблицу Преподаватели.

В списке Доступные поля переведите выделение на пункт Фамилия и щелкните по кнопке . Поле Фамилия перейдет в список Выбранные поля. Аналогично в список Выбранные поля переведите поля Имя, Отчество, Должность (порядок важен в таком порядке данные и будут выводиться). Щелкните по кнопке Далее.

В следующем окне в поле Задайте имя запроса введите имя запроса

Должности преподавателей и щелкните по кнопке Готово.

На экране появится таблица с результатами запроса. Для сортировки данных:

Щелкните в любой строке поля Должность.

Отсортируйте данные по убыванию. Для этого на вкладке Главная

в группе Сортировка и фильтр щелкните по кнопке По убыванию .

Для сохранения запроса:

Щелкните по кнопке Сохранить на панели Быстрого доступа.

Закройте окно запроса.

2. Для создания запроса с параметрами, в котором выводятся Ф.И.О преподавателей, ведущих определенную дисциплину:

На вкладке Создание в группе Другие щелкните по кнопке Мастер запросов.

В диалоговом окне Новый запрос выберите Простой запрос и щелкните по кнопке ОК.

В диалоговом окне Создание простых запросов в раскрывающемся списке Таблицы и запросы выберите таблицу Преподаватели.

В списке Доступные поля переведите выделение на пункт Фамилия и щелкните по кнопке . Поле Фамилия перейдет в список Выбранные поля. Аналогично в список Выбранные поля переведите поля Имя,

Отчество, Дисциплина. Щелкните по кнопке Далее.

В следующем окне в поле Задайте имя запроса введите имя запроса

Дисциплины преподавателей и щелкните по кнопке Готово.

На экране появится таблица с данными запроса. Нам надо, чтобы при выполнении запроса выяснялось название дисциплины. Для этого перейдите в режим Конструктора.

30