Информатика. Метод_Access_2007

Запуск программы MS Access 2007 можно выполнить из Главного меню

Windows с помощью команды Пуск – Программы Microsoft Office Microsoft Office Access 2007.

После запуска СУБД MS Access 2007 появляется окно Приступая

кработе с Microsoft Office Access, которое обеспечивает быстрый доступ

ксредствам для начала работы, в том числе и к комплекту профессионально разработанных шаблонов.

Чтобы создать пустую базу данных необходимо щелкнуть по значку Новая база данных, ввести в текстовое поле Имя файла название базы данных и щелкнуть по кнопке Создать. В результате будет выведено окно программы MS Access 2007, представленное на рис. 4.

Рис. 4. Окно программы MS Access 2007

В левом верхнем углу окна расположена кнопка Office, которая служит для вызова меню, содержащее команды открытия, создания, печати и закрытия файлов, а также настройки параметров программы MS Access 2007.

Панель Быстрого доступа находится справа от кнопки Office и предназначена для быстрого доступа к наиболее часто используемым командам, например, Сохранить, Отменить или Повторить. Панель

Быстрого доступа можно настраивать, добавляя в нее новые команды.

11

В строке Заголовок указывается название программы и документа, который в данный момент обрабатывается. По умолчанию задается имя документа – База данных1.

Пользовательский интерфейс "лента" содержит ряд вкладок с командами. Команды объединены в небольшие логические группы. Каждая

являются Главная, Создание, Внешние данные и Работа с базами данных.

Кроме стандартных вкладок в MS Access 2007 используются контекстные вкладки команд. В зависимости от контекста (то есть от того, с каким объектом работает пользователь и какие действия он выполняет) рядом со стандартными вкладками команд могут отображаться контекстные вкладки.

При открытии имеющейся или создании новой базы данных имена объектов базы данных появляются в панели Область переходов. С помощью этой панели можно просматривать объекты базы данных таблицы, формы, запросы, отчеты, страницы, макросы и модули. Объекты базы данных разбиваются по группам. Группы в Области переходов отображаются в виде наборов полос. Чтобы развернуть или закрыть группу, щелкните стрелку вверх или стрелку вниз.

Все объекты базы данных MS Access 2007 отображает в единственном окне. В этом окне для каждого отрытого объекта выделяется своя вкладка. Для перемещения по объектам базы данных достаточно просто щелкнуть мышью по соответствующей вкладке..

Вдоль нижней границы окна MS Access 2007 отображается строка состояния. Этот стандартный элемент интерфейса пользователя служит для отображения сообщений о состоянии, указаний свойств, индикаторов хода выполнения и т. д. В строке состояния располагаются также значки для изменения режима просмотра активного документа.

2.2. Структура базы данных

Базы данных могут содержать различные объекты, но основными объектами любой базы данных являются ее таблицы. В таблицах хранятся вводимые нами данные. Структуру таблицы образуют столбцы, называемые полями, и строки, называемые записями. Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных. Если записей в таблице пока нет, значит, ее структура образована набором только полей. При изменении состава полей таблицы (или их свойства), изменяется структура базы данных и, соответственно получается новая база данных.

Поля базы данных не просто определяют структуру базы – они еще определяют свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Поскольку в разных полях могут содержаться данные

12

разного типа, то и свойства у полей могут различаться в зависимости от типа

13

2.3. Объекты базы данных

К основным объектам Access относятся таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы и модули.

Таблицы – это основные объекты любой базы данных. В таблицах хранятся все данные, имеющиеся в базе, а также структура базы (поля, их типы и свойства).

Работать с таблицей можно в трех режимах: в режиме конструктора,

врежиме таблицы и в режиме макета.

Врежиме конструктора задается структура таблицы, т.е. определяются типы и свойства полей, их число и названия (заголовки столбцов). Режим используется, если нужно изменить структуру таблицы, а не хранящиеся в ней данные. В этом режиме каждая строка соответствует одному из полей определяемой таблицы.

Режим таблицы используется для просмотра, добавления, изменения, простейшей сортировки или удаления данных.

Режим макета по своим возможностям находится между режимом

таблицы и режимом конструктора. В режиме макета, по сравнению с режимом таблицы, расширены функции по управлению формами, хотя и менее эффективные, чем в режиме конструктора.

Для создания таблицы в Access существуют следующие способы:

Использование шаблонов баз данных для создания всей базы данных, содержащей все требуемые таблицы, формы и отчеты, за одну операцию.

Ввод данных непосредственно в пустую таблицу в режиме таблицы. Структура таблицы при этом будет создаваться автоматически. Полям присваиваются имена с последовательными номерами, и каждому полю Access автоматически задает тип данных в зависимости от вводимых данных.

Определение структуры новой таблицы в режиме конструктора. Для ввода данных используется режим таблицы или другой метод, например вставка или импорт данных, которые сохранены в другой программе.

Запросы – это объекты, которые позволяют пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Особенность запросов состоит в том, что они черпают данные из базовых таблиц и создают на их основе временную результирующую таблицу, представляющую собой образ отобранных полей и записей.

В MS Access 2007 можно создавать следующие типы запросов.

Запрос на выборку. При его выполнении данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или из нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке. Условием отбора называют ограничения, которые накладывают на результаты выполнения запроса с целью выборки только тех полей или записей данных, которые представляют интерес для пользователя. Самым простым условием является отбор полей, значения которых совпадают с введенным значением. При

14

задании условий отбора можно также использовать логические операторы

(AND, OR, NOT), операторы BETWEEN и LIKE, операторы сравнения (>, <

> =, < =, =), оператор IN. Примеры условий отбора и описание принципов их действия приведены в приложении 1.

Запрос с параметрами это запрос, при выполнении которого в его диалоговом окне пользователю выдается приглашение ввести данные, на основе которых и будет выполняться запрос.

Перекрестный запрос позволяет создавать результирующие таблицы, в которых отображаются результаты статистических расчетов (такие, как суммы, количество записей, средние значения), выполненных по данным одного поля таблицы. Эти результаты группируются по двум наборам данных, один из которых расположен в левом столбце таблицы, а второй в верхней строке. Основные функции для выполнения групповых операций приведены в приложении 2.

Запрос на изменение позволяет автоматизировать заполнение полей, внести изменения в несколько записей за одну операцию. Существует четыре типа запросов на изменение: на удаление, обновление и добавление записей, а также на создание таблицы.

Запрос на удаление удаляет группу записей, удовлетворяющих заданным условиям, из одной или нескольких таблиц. С помощью запроса на удаление можно удалять только всю запись, а не отдельные поля внутри нее.

Запрос на обновление записей вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц.

Запрос на добавление добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц.

Запрос на создание таблицы создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц.

Запрос SQL это запросы к серверу базы данных, написанные на языке запросов SQL. Этот тип запросов довольно сложен для начинающих пользователей и используется обычно опытными пользователями, имеющими навыки программирования и общения с серверами баз данных.

Запросы можно создавать помощью Мастера запросов, который автоматически выполняет основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы и самостоятельно в Режиме конструктора.

Формы – это объекты, предназначенные для ввода данных. Смысл их состоит в предоставлении пользователю для заполнения только тех полей, которые ему заполнять положено. Одновременно с этим в форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающие списки, переключатели, флажки и прочие) для автоматизации ввода, применять специальные средства оформления (эмблему компании или рисунок, заголовок, номера страниц, дату и время).

15

Спомощью форм можно не только вводить, но также изменять, удалять

иотображать данные. Формы могут строиться только на основе таблиц или запросов.

Формы можно создавать Автоматически, при этом все поля базовой таблицы размещаются в форме, с помощью Мастера форм на основе выбранных полей из таблицы и в режиме Конструктора, позволяющего создать форму самостоятельно.

Отчеты это объекты, предназначенные для создания документов, которые впоследствии могут быть выведены на печатающее устройство (принтер). Они отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов (верхний и нижний колонтитул, номера страниц, служебная информация о времени создания отчета, эмблему организации и т.п.). Отчеты создаются на основе таблиц или запросов.

Создавать отчет можно Автоматически с помощью Мастера отчетов, который не задает никаких вопросов и пытается самостоятельно создать максимально подходящий отчет, выполняя отбор полей из базовых таблиц или запросов и самостоятельно в Режиме конструктора.

Страницы – это специальные объекты баз данных, выполненные в коде HTML, размещаемые на Web-странице и передаваемые удаленному клиенту вместе с ней.

Макросы и модули – эти объекты предназначены как для автоматизации повторяющихся операций при работе с системой управления базами данных, так и для создания новых функций путем программирования.

2.4. Безопасность и целостность базы данных

Под безопасностью БД понимают защиту данных от случайного или преднамеренного несанкционированного доступа к ним лиц, не имеющих на это право.

Всовременных СУБД поддерживается один их двух широко распространенных подходов к вопросу обеспечения безопасности данных: избирательный подход или обязательный подход. В обоих подходах система безопасности может быть создана как для всей базы данных в целом, так и для некоторой совокупности данных или даже для некоторого атрибута данного.

Вбольшинстве современных систем предусматривается избирательный подход, при котором некий пользователь обладает различными правами при работе с разными объектами. Значительно реже применяется обязательный подход, где каждому объекту данных присваивается некоторый классификационный уровень, а каждый пользователь обладает некоторым уровнем допуска.

16

Под целостностью БД понимается возможность восстановления данных в случае возникновения сбоев в работе. Если БД содержит данные, используемые многими пользователями, то очень важно, чтобы данные и связи не разрушались. Реализация поддержки целостности данных и связей между таблицами предполагает, что СУБД должна содержать сведения о тех правилах, которые нельзя нарушать при работе с данными, и обладать инструментами контроля за тем, чтобы данные и их изменения соответствовали заданным правилам.

Любая база данных годна к использованию только тогда, когда ее состояние соответствует состоянию предметной области. Такое состояние БД называют целостным. Очевидно, что при изменении данных БД должна переходить от одного целостного состояния к другому. Однако, в процессе изменения данных возможны ситуации, когда состояние целостности нарушается. Например, если при выполнении операции обновления БД произошел сбой системы – выключение электропитания, то целостное состояние БД будет безвозвратно утеряно, т.к. СУБД последовательно обрабатывает все записи, подлежащие обновлению, то существует временной интервал, когда часть записей содержит новые значения, а часть старые.

Во избежание таких ситуаций в СУБД вводится понятие транзакции – атомарного действия над БД, переводящего ее из одного целостного состояния в другое целостное состояние. Другими словами, транзакция – это последовательность операций, которые должны быть или все выполнены или все не выполнены (все или ничего). Методом контроля за транзакциями является ведение журнала, в котором фиксируются все изменения, совершаемые транзакцией в БД. Если во время обработки транзакции происходит сбой, транзакция откатывается – из журнала восстанавливается состояние БД на момент начала транзакции.

В многопользовательских системах с одной базой данных одновременно могут работать несколько пользователей и соответственно одновременно могут быть инициированы несколько транзакций. Во избежание взаимных помех во время выполнения транзакций применяется механизм блокировок, который предполагает блокировку в течение некоторой транзакции тех объектов, которые на протяжении этой транзакции должны оставаться неизменными. Эффект блокировки состоит в том, чтобы заблокировать доступ к этим объектам со стороны других транзакций, а значит предотвратить непредсказуемое изменение этих объектов. Подвергаться блокировке могут объекты разного уровня: база данных, отдельная таблица, страница (фрагмент таблицы), записи, отдельные поля или некоторое значение атрибута внутри заданного поля.

17

ЗАДАНИЕ 1.

СОЗДАНИЕ КОНЦЕПТУАЛЬНОЙ (ИНФОЛОГИЧЕСКОЙ)

ИЛОГИЧЕСКОЙ МОДЕЛЕЙ БАЗЫ ДАННЫХ

1.Разработать концептуальную (информационно-логическую) модель реляционной базы данных.

2.Разработать логическую модель реляционной базы данных

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ

1. Перед разработкой информационно-логической модели реляционной базы данных рассмотрим, из каких информационных объектов должна состоять эта база данных. Можно выделить три объекта Преподаватели,

преподавателя, фамилия, имя, отчество, должность, преподаваемая дисциплина, телефон), Студенты (код студента, фамилия, имя, отчество, номер группы, стипендия, оценки), Дисциплины (код дисциплины, название дисциплины).

Рассмотрим связь между объектами Дисциплины и Преподаватели. Одну и ту же дисциплину могут вести разные преподаватели, поэтому связь между объектами Дисциплины и Преподаватели Один-ко-многим (1:М).

Это отражено на рис. 5: связь "один" обозначена одинарной стрелкой, многозначная связь – двойной стрелкой. Теперь рассмотрим связь между объектами Студенты и Дисциплины. Студент изучает несколько дисциплин, что соответствует многозначной связи и отражено двойной стрелкой. Понятно, что каждая дисциплина изучается множеством студентов. Это тоже многозначная связь, обозначаемая двойной стрелкой. Таким образом, связь между объектами Студенты и Дисциплины Многие-ко-

многим (М:N).

Рис. 5. Типы связей между объектами Студенты, Дисциплины и Преподаватели

Множественные связи усложняют управление базой данных. Поэтому использовать такие связи нежелательно и нужно строить реляционную модель, не содержащую связей типа Многие-ко-многим. Для контроля целостности данных с возможностью обновления и удаления данных необходимо создать вспомогательный объект связи, который состоит из ключевых реквизитов связываемых объектов и который может быть дополнен описательными реквизитами. В нашем случае таким новым объектом для связи служит объект Оценки, реквизитами которого являются код студента, код дисциплины и оценки. Каждый студент имеет оценки по нескольким дисциплинам, поэтому связь между объектами Студенты и

18

Оценки будет Один-ко-многим (1:М). Каждую дисциплину сдает множество студентов, поэтому связь между объектами Дисциплины и Оценки также будет Один-ко-многим (1:М). В результате получаем информационнологическую модель базы данных в виде ER–диаграммы (рис. 6).

Рис. 6. Информационно-логическая модель базы данных

2. В реляционной базе данных в качестве объектов рассматриваются отношения, которые можно представить в виде таблиц. Таблицы между собой связываются посредством общих полей, т.е. одинаковых по форматам и, как правило, по названию, имеющихся в обеих таблицах. Рассмотрим, какие общие поля надо ввести в таблицы для обеспечения связности данных. В таблицах Студенты и Оценки таким полем будет "Код студента", в таблицах

Дисциплины и Оценки "Код дисциплины", в таблицах Преподаватели и Дисциплины "Код дисциплины". Выбор цифровых кодов вместо фамилий или названий дисциплин обусловлен меньшим объемом информации в таких полях: например, число "2" по количеству символов значительно меньше слова “математика”. На основании этого логическая модель базы данных будет иметь вид, представленный на рис. 7, где жирными буквами выделены ключевые поля.

19

ЗАДАНИЕ 2.

СОЗДАНИЕ РЕЛЯЦИОННОЙ БАЗЫ ДАННЫХ

1.Создать базу данных Деканат.

2.Создать структуру таблицы Преподаватели

3.Создать структуру таблицы Студенты.

4.Создать структуру таблицы Дисциплины.

5.Создать структуру таблицы Оценки.

6.Разработать схему данных, т.е. создайте связи между таблицами.

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ

1. Создание базы данных Деканат. Загрузите Access.

В появившемся окне Приступая к работе с Microsoft Office Access

щелкните на значке Новая база данных.

В окне справа появится панель для задания имени новой базы данных и выбора папки, где будет храниться база данных. По умолчанию Access предлагает вам имя базы База данных1, а тип файла – accdb (базы данных Access). В текстовом поле Имя файла задайте имя базы данных Деканат. Щелкните по кнопке Обзор , в диалоговом окне Файл новой базы данных укажите путь сохранения файла D:\Student\Имя папки вашей группы и нажмите кнопку ОК.

Щелкните по кнопке Создать.

Microsoft Access выведет в окне программы вкладку Таблица1

стекстовым полем Добавить поле.

2.Создание структуры таблицы Преподаватели.

На вкладке Главная в группе Режимы щелкните по кнопке Режим и выберите Конструктор или щелкните на значке Конструктор, расположенном в правом нижнем углу окна Access. В диалоговом окне Сохранение введите имя таблицы Преподаватели и нажмите кнопку ОК. В результате открывается окно таблицы в режиме Конструктор (рис. 8), в котором следует определить поля таблицы.

Рис. 8. Окно таблицы в режиме Конструктор

20