16. Официально-деловой стиль.

Сфера. Официально-деловой стиль обслуживает сферу сугубо официальных отношений.

Подстили. Различают две разновидности: официально-документальный и обиходно-деловой.

Черты. Для него характерна предельная кон­кретность содержания при абстрактности, типизированности, штампованности средств выражения. Официальной речи свойственна конкретность, стандартность изложения и харак­тер предписания, долженствования.

Функции: сообщить информацию, имеющую практическое значение, дать указания, инструкции.

Жанры. Это стиль административно-канцелярской документации, международных договоров, законодательных актов, дипло­матических документов.

Нейтральный тон изложения — это норма официального делового общения, которая свидетельствует о деловой основе взаимоотношений между автором и адресатом документа, их неличном характере, нали­чии определенной дистанции между ними. Кроме того, поскольку участники делового общения действуют от имени учреждений, ор­ганизаций, предприятий, фирм, т. е. от имени юридических, а не физических лиц, субъективный момент в текстах документов сводится к минимуму. Из языка документов исключаются слова, обладающие эмоционально-экспрессивной окраской (слова с уменьшительными и ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения и пре­уменьшения, междометия и др.).

Точность изложения необходима для обеспечения однозначности понимания текста документа и исключения двусмысленностей. Адек­ватность восприятия текста автором документа и его адресатом чрез­вычайно важна в деловом общении на всех этапах управленческой деятельности. При этом скорость восприятия текста не имеет осо­бого значения, поскольку текст документа - это письменный текст, рассчитанный на зрительное, а не слуховое восприятие, и при не­обходимости он может быть перечитан. Главное, чтобы содержание было передано максимально точно.

Точность изложения достигается употреблением терминологи­ческой лексики, использованием устойчивых оборотов - языковых формул, отсутствием образных слов и выражений, ограниченной сочетаемостью слов, использованием уточнений, дополнений, оговорок в виде вводных слов и оборотов, причастных и деепричастных оборотов и др.

Ясность текста определяется, прежде всего правильностью его композиционной структуры, отсутствием логических ошибок, про­думанностью и четкостью формулировок.

17. Назначение организационно – нормативной док-ции – это организация системы и процессов управления. Она содержит правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности орг. , ее подразделений и работников, их права и обязанности и ответственность.

Устав – правовой акт, определяющий статус, орг. структуру, цель, характер и порядок деятельности юридического лица.

Реквизиты устава:1) гриф утверждения высшим учреждением или органом управления;2) название вида документа (устав);3) заголовок;4) текст;5) отметки о согласовании и регистрации;6) дата

Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги (формат А4) или на общем бланке (в зависимости от вида документа), при этом обязательными реквизитами являются следующие, а именно: наименование организации (также указывается наименование подразделения, если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

18. Договор (контракт) – это документ (описание соглашения), в котором взаимоотношения между подписавшими его сторонами, регламентируются законодательством или прочими условиями, в нем предусмотренными.

19. Инструкция по виду деятельности — нормативный документ, в котором излагается порядок осуществления какой-либо деятельности должностными лицами орга­низаций.

Инструкция по виду деятельности подписывается начальником соответству­ющего структурного подразделения, ответственного за разработку документа, и утверждается руководителем предприятия. Утверждение документа должно оформляться в форме грифа утверждения или путем издания распорядительно­го документа об их утверждении.

Инструкция по виду деятельности должна оформляться на общем бланке пред­приятия. Текст документа должен излагаться с учетом специфики вида деятельности предприятия , регламентиру­емой соответствующей инструкцией.

Содержание инструкции по виду деятельности следует излагать от 3-го лица единственного (множественного) числа. Заголовок к тексту документа должен формулироваться в предложном падеже, например: «Инструкция о порядке веде­ния служебной переписки в ... (указать наименование предприятия)».

Основной текст инструкции по виду деятельности обычно делится на главы, пункты и подпункты. Главы документа должны иметь названия и нумеруются римскими цифрами.

Нумерация пунктов и подпунктов документа должна производиться арабски­ми цифрами.

Должностные инструкции персонала службы ДОУ

«Должностная инструкция — нормативный документ, регламентирующий деятель­ность конкретного должностного лица организации и устанавливающий порядок применения указанными лицами положений иных нормативно-правовых актов. Должностная инструкция должна подписываться ответственным за ее разработ­ку и утверждаться руководителем предприятия — в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об утверждении. Заголовок к тексту должностной инструкции формулируется в дательном падеже, например: «Инст­рукция главному метрологу». Текст инструкции печатается на общем бланке предприятия и излагается от третьего лица единственного или множественного числа. Текст инструкции мо­жет делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия и нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производит­ся арабскими цифрами.

Должностная инстр. сост. из след . разделов:

В разделе должностной инструкции «Общие положения» устанавливаются:

• задачи работника (например, для делопроизводителя — прием, регистрация входящих и отправка исходящих документов);

• порядок замещения должности, то есть, кем назначается и освобождается от должности данный работник;

• профессиональные требования и работнику (уровень образования, стаж ра­боты и др.);

• основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться ра­ботник в своей деятельности.

В разделе должностной инструкции «Функции работника» определяются:

• предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником;

• перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций (например, регистрация документов может включать заполнение карточек, ведение картотеки, выдачу справок и т. д.).

В разделе должностной инструкции «Обязанности работника» указываются особенности деятельности:

• связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации;

• предполагающие обязательное использование определенных форм и мето­дов работы (например, периодический контроль над формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и т. д.);

• требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий;

• касающиеся порядка исполнения поручений;

• затрагивающие этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллек­тиве.

В разделе должностной инструкции «Права работника» определяются права работника для реализации порученных ему функций и выполнения обязаннос­тей. В разделе должностной инструкции «Взаимоотношения» указываются под­разделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, ее структуру и сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т. д.

В разделе должностной инструкции «Оценка работы» перечисляются крите­рии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей использования прав и т. д.

20. Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений - приказов, указаний, распоряжений - включает следующие стадии: инициирование решения, сбор и анализ информации по вопросу; подготовка проекта распорядительного документа; согласование проекта документа; доработка проекта распорядительного документа по замечаниям; принятие решения (подписание документа); доведение распорядительного документа до исполнителей. Сбор и анализ информации для выработки управленческого решения предусматривает сбор объективной, достаточной и своевременной информации. Итогом сбора и анализа информации по вопросу является выработка управленческого решения.

Подготовка проекта распорядительного документа: оформление выработанного осуществляется на стандартном листе бумаги формата А4. На верхнем поле справа проставляется слово «Проект».

Согласование проекта документа подразумевает визирование и внешнее.

Проекты и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения.

В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа. Они могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечания.

Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа на бланке организации и представление его руководителю на подписание.

Принятие решения, т.е. подписание распорядительного документа руководителем, - решающая стадия подготовки распорядительного документа. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, обладающий юридической силой.

Проекты документов печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути проекта, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.

Доведение распорядительного документа до исполнителей - это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.

Процедура издания распорядительных документов в условиях коллегиального принятия решения

Подготовка распорядительных документов при коллегиальном принятии решений включает следующие стадии:

1. Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа.

2. Внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа.

3. Обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа.

4. Принятие решения по рассмотренным материалам.

5. Оформление протокола заседания.

6. Издание распорядительного документа.

7. Доведение решения до исполнителей.

Первая стадия предусматривает сбор информации по вопросу и ее анализ и завершается оформлением аналитической справки. Необходимая информация может запрашиваться из других подразделений, подведомственных и иных организаций. Справка должна содержать исчерпывающую и всестороннюю информацию и конкретные предложения по решению проблемы. Она должна быть согласована со всеми заинтересованными в готовящемся решении специалистами и подписана руководителем подразделения, представляющим вопрос на рассмотрение. Наряду со справкой готовится проект решения коллегиального органа. Справка по вопросу и проект решения оформляются на стандартных листах бумаги. Проект решения содержит обоснование решения и распорядительную часть - поручения.

На второй стадии подготовленные материалы - справка и проект решения - передаются секретарю коллегиального органа - как правило, за 10-15 дней до заседания.

На третьей и четвертой стадиях председатель коллегиального органа знакомится с представленными материалами, проводятся организационные мероприятия по подготовке заседания, на заседании обсуждаются представленные материалы, высказываются мнения по проекту решения и предложения по его изменению и дополнению.

Пятая стадия отражает специфику деятельности коллегиальных органов: это фиксация хода заседания в протоколе. После заседания на основе записей оформляется протокол заседания. После согласования протокол подписывают председатель коллегиального органа и ответственный секретарь.

Шестая стадия - издание распорядительного документа по решению коллегиального органа. Решения коллегиальных органов оформляются постановлениями или решениями. Решения информационного характера, как правило, не оформляются в виде распорядительного документа и фиксируются только в протоколе. В практике управления такие решения называют протокольными, доведение их до исполнителя осуществляется выписками из протокола заседания.

Седьмая стадия - это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.

21.Распорядительная документация. С ее помощью осуществляется оперативное управление организацией, решения руководства оформляются и доносятся до подчиненных.

Состав распорядительной документации

К распорядительной документации относятся:

● постановления;

● решения;

● приказы;

● распоряжения;

● указания.

Постановление – правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральнымиорганами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил поведения[1].

Решение – правовой акт коллегиального или совещательного органа министерств, ведомств, комитетов, общественных организаций, ученых советов НИИ, вузов, а также cоветов директоров предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешенияоперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.

Указание – правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

Оформление распорядительного документа

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из взаимозависимых двух частей - констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. Она призвана объяснить, чем вызвана необходимость распоряжения. Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: "постановляет" ("постановил") - в постановлении; "решает" ("решил") - в решении; "предлагаю" - в распоряжении; "приказываю" - в приказе. Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста. Слова "постановляет" ("ПОСТАНОВИЛ"), "решает" ("РЕШИЛ'), "предлагаю", "ПРИКАЗЫВАЮ" печатаются прописными буквами или строчными.  Располагаются эти слова на отдельной строке прямо от полей. Затем с новой строки с абзаца следует текст постановляющей части. В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа.

22. Информационно – справочные документы – содержат сведения используемые для принятия решений. Сами инф-справ. док-ты как правило решений не содержат, или являются обязательными для исполнения

В состав информационно-справочных документов, как правило, включают:· Докладная записка;· Объяснительная записка;· Предложение;· Представление;· Заявление;· Протокол;· Акт;· Справка;· Заключение;· Отзыв;· Перечень;· Список;· Переписка;· Служебная записка;· Письмо;· Телефонограмма.

В составе информационно-справочной документации выделяют:

1. Справочная документация (имеет индивидуальный характер, выдается по разовому запросу, касающегося одного работника, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).

2. Отчетно-справочная (характеризуется четкой периодичностью (годовой, квартальной и тому подобное) представления её адресатам и наличием типовых форм, сводных таблиц, итогов, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней (например, отчетная документация, представляемая в государственные органы статистики)).

3. Справочно-аналитическая документация (выдается по разовым или периодическим запросам с различных уровней управления, имеет сводный, обобщающий характер, разнообразие запрашиваемых показателей (пол, возраст, образование, наличие правительственных наград и так далее), в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).

Общие правила составления и оформления документов

Общие правила оформления информационно-справочных документов сводятся к следующему: каждый документ должен иметь дату и регистрационный номер, указание на автора (организацию, структурное подразделение или должностное лицо), визы, подпись (только в докладных и объяснительных записках автор и подпись совпадают), часто печать. Все перечисленные реквизиты обеспечивают его бесспорность и официальность, поэтому они должны быть оформлены в соответствии с требованиями государственного стандарта.

23. Служебное письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, по факсу или другим способом.

В состав служебного письма могут входить следующие реквизиты:— Государственный герб Российской Федерации;— герб субъекта Российской Федерации;— эмблема организации или товарный знак (знак обслужи­вания);— код организации;— код формы документа;— наименование организации;— справочные данные об организации;— ОГРН, ИНН/КПП;— дата;— регистрационный номер документа;— ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;— адресат;— заголовок к тексту;— текст;— отметка о наличии приложения;— подпись;— визы согласования документа;— отметка об исполнителе;— печать;— отметка для автоматического поиска документа

Текст письма служебного состоит из двух логически связанных частей. В первой части (вступление) формируется тема письма, указываются причины, послужившие основанием для составления письма, факты, события, ссылки на другие документы. Во второй части (заключение) высказывается основная цель письма, делаются выводы, излагаются предложения, просьбы, дается гарантии. Письма по вопросам, не нуждающимся в пояснении, оговоренным заранее, могут состоять из одной заключительной части.

В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа; от третьего лица единственного числа; от первого лица единственного числа.

Размер служебного письма не должен превышать одной машинописной страницы (до пяти страниц при необходимости). Если текст письма не превышает 5 - 7 строк, то можно использовать бланк формата А-5 и не составлять заголовок к тексту.

Служебное письмо подписывает руководитель организации, его заместитель или руководитель того структурного подразделения, которому предоставлено право подписи в пределах его компетенции.

Существуют также: договорные письма, письма-просьбы, письма - приглашения, информационные письма, письма - сообщения, письма - напоминания, письма - подтверждения, письма - ответы, письма - рекламации и т.д.

24. Информационно – аналитическая документация – документ, составляющийся для подтверждения установленных фактов, событий, действий. Составляется на общем бланке орг. коллегиальным органом.:

25. Протокол - организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол, как правило, ведется во время заседания. Протокол оформляется на Общем бланке формата А4. В его формуляр входят следующие реквизиты: наименование ведомства, наименование организации (структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (в случае, когда протокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи. Особенность протокола в том, что он одновременно явл. информационно - справочным и распорядительным документом.

Бывает 2х видов: полный - в нем выступление участников заседания приводится целиком. Краткий – в нем излагается суть, кратко. Каждый выступавший ставит визу, слева от записи своего выступления, подтверждает, что с его слов записано, верно.

26. Результаты планирования фиксируются в плановых документах, которые имеют следующие названия: план, перспективный план, программа, график, схема, генеральная схема и т.д. Особенность плановых документов в том, что они всегда составляются на какой-либо определенный срок: несколько лет, год, полгода, квартал, месяц или на период выполнения конкретного вида работ.

27. Отчетную документацию составляют документы, содержащие сведения о результатах деятельности учреждения, организации, предприятия за определенный период времени – год, полугодие, квартал, месяц, декада отчетная документация в деятельности предприятия и государства выполняет функции обратной связи, позволяя сопоставлять полученные результаты с показаниями, намеченными планом или программой. Анализ отчетных документов дает возможность руководству корректировать деятельность как самой организации, так и подведомственных подразделений (совершенствовать структуру управления, характер и содержание выполняемых работ, кадровый состав, обеспечение организации финансовыми, материальными и иными ресурсами). Отчетная документация учреждения, организации, предприятия состоит из нескольких комплексов документов: государственная статическая отчетность; ведомственная отчетность; внутриучрежденческая отчетность.

 Составление и оформление отчетных документов. Отчет – документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий, представляемый руководителю структурного подразделения, организации (предприятия) или вышестоящему органу. Государственная статическая и ведомственная отчетность составляется на основе унифицированных форм и в соответствии с утвержденными нормативными документами, предписывающими порядок их составления и оформления. Отчеты составляются на общем бланке или стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами отчета или справки отчетного характера являются: наименование организации, наименование подразделения, название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения или резолюция руководителя. В заголовке отчета указывается: Наименование органа или должностного лица, о результатах, деятельности которых сообщается в документе («Отчет о работе отдела …»; «Отчет о работе аттестационной комиссии …»). В отчете дается описание выполненной работы и заключение, в котором анализируются ее итоги и излагаются выводы и предложения. Если отчет содержит результаты, которые ранее планировались, последовательность отчета должна соответствовать последовательности расположения заданий в плановом документе. Отчеты о работы структурных подразделений подписываются руководителем подразделения, отчеты о работе организации в целом подписываются руководителем подразделения и ответственным за подготовку отчета. Отчеты о работе организации утверждаются руководителем организации или вышестоящим органом. К отчету может прилагаться пояснительная записка и другие справочные материалы.

28. Документы по личному составу - это документы, характеризующие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организации. Они создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками.

К документам по личному составу относятся: резюме составляет потенциальный работник организации, в нем отражается образование, семейное положение, трудовая деятельность; автобиография описывается вся жизнь сотрудника от школы и до последнего места работы; анкета заполняется по заданной форме и отражает всю трудовую и семейную жизнь сотрудника; заявления создаются работниками на протяжении всей их трудовой деятельности, например, при приеме на работу, при уходе в административный, или учебный отпуск, при переводе, увольнении и в других различных ситуациях; к приказам по личному составу относят: приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, о направлении работника на работу и другие, связанные непосредственно с сотрудниками организации; трудовой контракт заполняется и подписывается работником и работодателем при приеме на работу: здесь оговариваются все условия, на которых будет проходить трудовая деятельность человека в данной организации; трудовые книжки - обязательный документ, который необходим при приеме на работу, здесь отражаются все изменения трудовой деятельности работника: прием на работу, переводы, поощрения, увольнения; личные карточки отражают все сведения о сотруднике: дата рождения, семейное положение, образование и другое.

К документам по личному составу относят также документы, которые оформляются в других подразделениях (бухгалтерия, плановый отдел): штатное расписание организации, документы по аттестации сотрудников, лицевые счета по заработной плате, документы по социальному обеспечению, характеристики, и все документы, входящие в личное дело.

29. Служба ДОУ - это организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами, и подчиняющееся непосредственно руководителю.

Структура:1) управление делами а)секретариат (обслуживает руководство и делится на:- приемную – секретариат главы ведомства –секретариаты его замов –секретариат коллегии ведомства –протокольное бюро. б)канцелярия –бюро правительственной переписки –учета и регистрации –экспедицию –подготовки документов –копировально-множительное бюро. в)инспекция при главе ведомства г)отдел по работе с письменными обращениями. д) отдел совершенствования работы с документами. е)архив. 2) отдел ДОУ(канцелярия) а)секретариат б)экспедиция в)подразделения по учету и регистрации документов г)подготовки документов д)оперативной полиграфии е)подразделение по контролю за исполнением документов ж)по совершенствованию с документами и)по работе с письменными обращениями к)архив. 3)Общий отдел а) секретариат б)канцелярия в)группа контроля за исп. документов г)протокольная группа д)совершенствования с документами е) письменными обращениями ж)бюро подготовки документов з)оперативной полиграфии и)архив.

30. Инструкция по ДОУ – документ регламентирующий порядок деятельности по ДОУ, а также порядок применения в процессе указанной деятельности подразделением и должностными лицами соответствующих положению нормативно – правовых актов.

Функциональное назначение: - установление единого порядка обращения с документами - установление единого порядка документирования управленческой деятельности орг. Такая инструкция разрабатывается по делу федеральных органов исполнительной власти. 1) общие положения 2) общие требования к подготовке и представлению проектов документов 3)Особенности подготовки содержания отдельных видов документов 4)особенности оформления документов 5)организация документооборота предприятия 6) поисковая система по документам 7)контроль за исполнением документов 8)организация оперативного хранения документов 9)подготовка документов к передаче в архив 10) заключительные положения.

31. Должностная инструкция работника службы ДОУ – документ устанавливающий функции права и обязанности и регламентирующий деятельность сотрудников службы ДОУ.

1)общие положения 2)функции работника – определяет предмет ведения и участок работы, виды работ. 3) обязанности – оговариваются особенности с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации, порядок исполнения поручений и этические нормы принятые в коллективе. 4) права 5)Взаимоотношения. Подразделения и работники, от которых получают и передают информацию, структура и сроки передачи, кто привлекается к работе с документами. 6) оценка работы.

32. Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

В технологической цепочке обработки документов можно выделить следующие этапы:

- прием и первичная обработка поступающих документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- регистрация документов;

- информационно-справочная работа;

- направление на исполнение;

- контроль исполнения;

- исполнение документов;

- отправка документов адресатам;

- формирование дел в соответствии с номенклатурой;

- хранение и использование документов в текущей деятельности;

- подготовка и передача дел в архив.

Все документы организации делятся на три документопотока.

Входящие (поступающие) документы несут исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий. Это документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, инструктивные письма и т. д.) и документы подведомственных организаций (письма, акты, решения и т. д.); предложения, заявления и жалобы граждан и другие.

Исходящие (отправляемые) документы (письма, распорядительные документы, заключения, отчеты и т. д.) несут информацию, выработанную при функционировании органа управления, в целях ее передачи вышестоящим и подведомственным организациям, общественным организациям и отдельным гражданам.

Внутренние (не выходящие за пределы организации) документы (акты, докладные и объяснительные записки, распорядительные документы и т. д.), обеспечивающие решение задач в пределах данного органа управления без направления информации за его пределы.

33. Документы, поступающие на предприятие проходят: . первичную обработку; . предварительное рассмотрение; . регистрацию; . рассмотрение руководством.

Организация документооборота предполагает разработку и соблюдение правил движения и обработки документов в организации, касающихся:

последовательности перемещений документов;

выполнения операций с документами (получения, рассмотрения и распределения, передачи на исполнение, организации исполнения, отправки);

технологической обработки документов (регистрации ин формационно-справочной работы, контроля за сроками исполнения).

В соответствии с ЕГСД общие принципы организации документооборота:

оперативность движения документов;

обеспечение единообразия в порядке прохождения и при обработке основных групп документов;

исключение инстанций прохождения и действий с документами, не обусловленных деловой необходимостью.

34. Обращения граждан, которые включают предложения, заявле­ния, жалобы, ходатайства, различаются между собой по юридиче­ской природе, преследуют частные и коллективные интересы, не совпадающие по общественной значимости и порождающие различ­ные правовые последствия.

Так, предложение квалифицируется как обращение гражданина, имеющее конкретный характер, не связанное с нарушением его прав и направленное на совершенствование действующего законо­дательства, улучшение деятельности государственных органов, со­вершенствование социально-экономических отношений.

Заявление рассматривается как обращение гражданина по поводу реализации принадлежащих ему прав, закрепленных Конституцией РФ, федеральными законами и нормативно-правовыми актами.

Жалоба — обращение с требованием о восстановлении прав и ^конных интересов граждан, нарушенных действиями, решениями государственных органов, владельцами различных прав собственно­сти, должностными лицами, общественными организациями.

. Возможно и применение такого понятия, как ходатайство. Хода­тайство — это обращение гражданина, подаваемое всегда в пись­менной форме, с просьбой о признании за ним определенного ста­туса, прав, гарантий и льгот с предоставлением документов, их под­тверждающих.

Обращения граждан могут быть как письменными, так и уст­ными.

Устные обращения граждан рассматриваются в тех случаях, ко­гда изложенные в них факты и обстоятельства очевидны и не требу­ют дополнительной проверки, а личности заявителей известны или установлены. На устные обращения граждан, как правило, дается ответ в устной форме. Такие обращения практикуются во время приема граждан должностными лицами, во время встреч руководи­телей предприятий, учреждений, организаций, принимаются по ли­нии прямой телефонной линии связи, во время телевизионных пе­редач и т. п.

Результаты рассмотрения устных обращений, требующих допол­нительной проверки изложенных в них фактов, доводятся до сведе­ния заинтересованных лиц в таком же порядке, как это установлено для письменных обращений.

Письменные обращения граждан должны содержать наименова­ние и адрес органа власти, управления или должностного лица, ко­торым они адресованы, изложение существа предложения, заявле­ния, жалобы или ходатайства, фамилию, имя, отчество автора, его адрес, контактные телефоны, дату и личную подпись.

35. Конфиденциальное делопроизводство определяется как деятельность,  обеспечивающая документирование конфиденциальной информации, организацию работы с конфиденциальными документами и защиту содержащейся в них информации.

При этом под документированием информации понимается процесс подготовки и изготовления документов, под организацией работы с документами – их учет, размножение,  прохождение,  исполнение,  отправление, уничтожение, режим хранения и обращения.

Помимо этого, важная составляющая конфиденциального делопроизводства  -  защита содержащейся  в  конфиденциальных  документах информации. Конфиденциальная информация должна защищаться и от утраты, и от утечки.

Сущность конфиденциального делопроизводства обусловливает его организационные и технологические особенности, к числу основных из которых относятся:• письменное нормативное закрепление технологии документирования, организации работы с документами и их защиты;• жесткое регламентирование состава издаваемых документов и содержащейся в них информации, в том числе на стадии подготовки черновиков и проектов документов;• обязательный поэкземплярный и полистный учет всех, без исключения, документов, проектов и черновиков;• максимально необходимая полнота регистрационных данных о каждом документе;• фиксация прохождения и местонахождения каждого документа;• проведение систематических проверок наличия документов;• разрешительная система доступа к документам и делам, обеспечивающая правомерное и санкционированное ознакомление с ними;• жесткие требования к условиям хранения документов и обращения с ними, которые должны обеспечивать сохранность и конфиденциальность документированной информации;• регламентация обязанностей лиц, допущенных к работе с конфиденциальной документированной информацией, к ее защите;• персональная и обязательная ответственность за учет, сохранность документов и порядок обращения с ними.

Конфиденциальная деятельность должна обеспечиваться минимальным количеством документов при сохранении полноты и достоверности информации — предоставление пользователям всех необходимых документов, но только тех, которые действительно  требуются для выполнения должностных обязанностей.

Особенности конфиденциального делопроизводства одновременно выступают и в качестве требований к нему.

36. Основами ГК РФ введена защита технической, организационной и коммерческой информации, составляющей секреты производства («ноу-хау»). При этом установлен один общий признак – «коммерческий признак», т.е. способность быть объектом рыночного оборота. К нему относятся любые знания, включая практический опыт специалистов во всех сферах хозяйственной деятельности.

Условия, при которых информация предприятия может быть отнесена к коммерческой тайне, перечислены в статье 139 части Гражданского Кодекса РФ. К ним относятся:

Действительная или потенциальная коммерческая деятельность информации в силу неизвестности ее третьим лицам;

Отсутствие свободного доступа к этой информации на законном основании;

Принятие обладателем информации необходимых мер к охране ее конфиденциальности.

Обеспечение сохранности конфиденциальной информации коммерческого предприятия требует соблюдения следующих условий:

Определение сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия;

Обеспечения порядка их защиты.

Если эти условия не будут выполнены, то у предприятия не будет законных оснований для привлечения к ответственности работников за разглашение или передачу сведений, составляющих коммерческую тайну.

Обеспечение защиты включает в себя:

Установление правил отнесения информации к коммерческой тайне;

Разработку и доведение до лиц, допущенных к сведениям, составляющим коммерческую тайну, инструкций по соблюдению режима конфиденциальности;

Ограничение доступа к носителям информации, содержащим коммерческую тайну;

Ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов, содержащих коммерческую тайну;

Использование организационных, технических и иных средств защиты конфиденциальной информации;

Осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны коммерческой тайны.

Для ограничения доступа к информации коммерческой тайны руководитель издает специальный приказ о введении «Перечня сведений, содержащих коммерческую тайну предприятия», мер по охране этих сведений, установлению круга лиц, имеющих доступ к этой информации, и правил работы с документами, имеющими гриф «Коммерческая тайна». Сотрудники предприятия должны под расписку ознакомиться с приказом и приложениями к нему.

«Примерный перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия» приведен на рисунке 1.

В случае необходимости этот список может быть продолжен и также заверен подписью руководителя с проставлением новой даты.

37. Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Функции номенклатуры дел

• Номенклатура дел является основой для размещения и поиска документов по папкам.

• Номенклатура дел закрепляет индексацию документов и дел.

• Номенклатура дел устанавливает сроки хранения документов и является пособием по проведению первого этапа экспертизы ценности.

• Номенклатура дел — учетный документ для дел временного (до 10 лет) хранения.

• Номенклатура дел — основа для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и актов на уничтожение дел организации с истекшими сроками хранения.

Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения управления организаций, имеющих подведомственную сеть учреждений. Они являются методическими пособиями и используются организациями для составления конкретных номенклатур дел. В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносят заголовки дел, конкретизированные с учетом ее специфики. Сроки хранения переносятся в индивидуальную номенклатуру без изменений.

Индивидуальная номенклатура дел составляется сотрудниками службы документационного обеспечения организации с привлечением руководства структурных подразделений. Руководители знают о перспективах развития организации, что позволяет предусмотреть состав документов, которые могут появиться в будущем.

При составлении номенклатуры дел руководствуются учредительными документами организации (уставом или положением об организации), штатным расписанием, положениями о структурных подразделениях, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми или примерными номенклатурами дел (при их наличии), номенклатурами дел за предыдущие годы.

38. Номенклатуру дел организации оформляют на общем бланке или чистом листе формата А4. Сначала ее подписывает руководитель службы делопроизводства организации. Затем ее визирует заведующий ведомственным архивом. После одобрения номенклатуры дел экспертной комиссией (ЭК) организации ее направляют на согласование в экспертно-проверочную комиссию (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. Согласованная с ЭПК архивного учреждения номенклатура утверждается руководителем организации. После этого в структурные подразделения направляют выписки соответствующих разделов.

Номенклатуры печатают в 4 экземплярах. Первый и второй экземпляры хранят в службе делопроизводства. Причем первый экземпляр находится на постоянном хранении, а второй выдают для работы. Третий экземпляр передают в архив организации в качестве учетного документа. Четвертый составляют в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация.

В конце каждого года номенклатуру корректируют, перепечатывают, представляют на утверждение руководителю организации и вводят в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатуру пересогласовывают с ЭПК архивного учреждения не реже, чем раз в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации номенклатуру пересоставляют и согласовывают независимо от срока ее предыдущего согласования.

Номенклатура дел организации является документом постоянного хранения и как самостоятельное дело подлежит учету по номенклатуре дел службы делопроизводства.

В организациях, не передающих документы на государственное хранение, разработанные номенклатуры ежегодно рассматривают на заседании ЭК организации. После одобрения ЭК номенклатуры утверждаются руководителем. Хранят их не менее 10 лет.

Каждому делу, включенному в номенклатуру, присваивается индекс, который составляется из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) организации и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах данного подразделения или организации в целом. Индексы обозначают арабскими цифрами (например, 01-05, где 01 - индекс структурного подразделения, а 05 - порядковый номер дела в пределах данного структурного подразделения).

В организациях с небольшим объемом документооборота или имеющих структурного деления номенклатуры строятся в соответствии содержанием управленческих функций и направлениями деятельности.

В делопроизводстве подавляющего большинства организаций образуется ряд документов, сроки хранения которых перечнями не предусмотрены. В таких случаях сроки хранения определяют в результате совместного решения государственной архивной службы и Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) или ЭК организации. Вместо срока хранения по перечню в номенклатуре проставляют срок хранения, предусмотренный решением ЭК, а вместо номера статьи - ссылку на решение ЭК (дату и № протокола).

39. Формирование дела – это группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дели их систематизация внутри дела.

Хронологическая. Часто приказы, решения, протоколы и др. документы располагаются порядковым методом. В переписке ответный документ подшивается в следующим за инициативным документом, за который отвечает. Приложения также пришиваются за документами, которые прилагаются. В алфавитном порядке подшиваются опросные листы, анкеты, отчеты и обращения граждан. Заголовок дела должен быть конкретным и исключать двойные толкования. Его формируют из следующих элементов: - вид документа, либо наименование рода заводимого дела. – автор документов – корреспондент – юр. или физ. лицо, которому адресуются документы дела. – вопрос или краткое содержание документов – территория с которой связано содержание документа – период временной – указание на копийность дела.

40. Архивный фонд РФ представляет собой совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ.

В состав Архивного фонда РФ входят находящиеся на территории РФ архивные фонды и архивные документы. Отнесение документов к составу Архивного фонда РФ производится на основании экспертизы их ценности. При этом государственная собственность складывается из архивных документов, относящихся к федеральной собственности, и к собственности субъектов Российской Федерации. К муниципальной собственности относятся архивные документы органов местного самоуправления и муниципальных организаций. К частной собственности относятся архивные документы организаций, действующих на территории РФ и не являющихся государственными и муниципальными, а также документы, созданные гражданами или законно приобретенные ими.

Документальный фонд – совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица. Все документы, как находящиеся в текущем делопроизводстве, так и сданные в архив на хранение, составляют документальный фонд организации. Документы же, прошедшие экспертизу ценности и переданные в архив (как правило, 102структурное подразделение организации, осуществляющее прием и хранение архивных документов), составляют архивный фонд.

Архивный фонд – совокупность архивных документов, исторически и логически связанных между собой.

Разновидностями архивных фондов являются:

• архивный фонд организации, состоящий из документов, обра­ зовавшийся в деятельности одного юридического лица;

• архивный фонд личного происхождения, состоящийиз доку­ ментов, образовавшихся в ходе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода;

• объединённый архивный фонд, состоящий из документов, обра­ зовавшихся в процессе деятельности нескольких юридических лиц, связанных между собой преемственностью деятельности, сопод- чинённостью, местоположением и т.п., а для физических лиц — родственными, профессиональными, деловыми отношениями.

41. Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.¹ Экспертиза ценности документов в организации проводится:

• в делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, в процессеформирования дели при подготовке дел кпередаче в архив;

• в архиве – в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение. ²

Экспертиза ценности документов проводится на основе:

• действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;

• типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

• нормативно-методических документов Федеральной архивного агентства (Росархива) и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела. ³

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы делопроизводства совместно с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК)организации под методическим руководством архива организации.⁴

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется:

• отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации;

• отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях;

• выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.  Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. При этом не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел. 

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются сотрудниками архива организации сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению

42. Срок хранения документов может быть:

временным (до 10 лет); временным (свыше 10 лет); постоянным.

Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений под методическим руководством сотрудников архива организации. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле, определение их научной и практической ценности и соответствующих сроков хранения. Не допускается определение сроков хранения документов только по заголовкам дел, включенных в номенклатуру. Особенно внимательно следует подходить к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Их отбор осуществляется путем полистного просмотра документов. Только так можно выявить ошибки, допущенные при формировании дел, и отделить документы с постоянным сроком хранения от документов временного хранения.

Так же полистно просматриваются дела с отметкой «ЭПК». Это позволяет выявить в их составе документы, подлежащие постоянному хранению. Дела, содержащие такие документы, должны быть переформированы: документы с постоянным и временными сроками хранения формируют в самостоятельные дела либо присоединяют их к уже сформированным делам с однородными документами. Сроки документов временного хранения уточняют по перечням документов или по номенклатуре дел организации. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает эксперт- ио-проверочная комиссия архивного учреждения.

Итак, в процессе экспертизы производится:

• отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;

• отбор дел, которые должны храниться временно в структурных подразделениях;

• выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяются качество номенклатуры дел, правильность установления сроков хранения документов.

Таким образом, в результате проведения экспертизы ценности выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения:

• документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;

• документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет) в архиве организации;

• документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях;

• документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

В настоящее время в управлении помимо документов на бумажных носителях используются документы в электронной форме. Экспертиза ценности документов в электронной форме (ЭД) проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с документацией на традиционных (бумажных) носителях. При ее проведении применяется та же комплексная система критериев ценности документов: значимость и полнота информации, отсутствие дублирующей информации и т.п. Однако определение возможности архивного хранения документов в электронной форме требует учета еще ряда факторов. Среди них: ограничение на прием ЭД; завершенность процесса создания ЭД; стоимость возможного перевода ЭД в другой формат при приеме в архив; наличие законодательных актов, препятствующих передаче ЭД на дальнейшее хранение; наличие необходимой сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения ЭД; затраты на обеспечение хранения. Поэтому пока большинство документов постоянного и длительных сроков хранения передаются в архивы организаций в традиционной бумажной форме

43. Требования к оформлению дел, принимаемых в архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

· подшивку или переплет дела;

· нумерацию листов дела;

· составление листа-заверителя;

· составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

· внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка деда). Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Документы, составляющие дела, подшиваются на протокол в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых палках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в деле. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел, и на них составляется отдельная опись.

В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа - заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) - бланк внутренней описи документов дела.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположили документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

Сложенный лист (формата A3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

44. Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систе­матизации внутри фонда и учета дел.

Опись дел одновременно является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск документов. Таким об­разом, опись является учетным документом и справочником по содержанию дел.

В делопроизводстве описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы документационного обеспечения управления. Ответственность за качественное и своевременное составление описей дел структурных под­разделений несут их руководители.

Годовые разделы описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются по установленной форме. Совокупность элементов описания каж­дого дела в описи называется описательной статьей. Описатель­ная статья описи дел структурного подразделения должна вклю­чать в себя следующие элементы:

• порядковый номер дела (тома, части) по описи;

• индекс дела (тома, части);

• заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

• дату дела (тома, части);

• число листов в деле (томе, части);

• срок хранения;

• примечание.

В описях дел постоянного хранения графа срок хранения опускается.

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным поряд­ковым номером. При наличии нескольких томов (частей) каж­дый из них также имеет свой порядковый номер. Систематиза­цию дел в описи и присвоение номера описи структурного под­разделения осуществляет архив организации.

В конце описи делается итоговая запись. В ней указывается цифрами и прописью число дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи.

Годовой раздел описей на дела постоянного хранения, пред­назначенный для последующей передачи в государственный ар­хив, подлежит утверждению ЭПК. архивного учреждения. Он печатается в четырех экземплярах, заверяется руководителем службы документационного обеспечения управления, подписы­вается председателем ЭК (после утверждения описи комиссией) и согласовывается с руководителем организации.

В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи организация обязана в установленные сроки сдать, а государст­венный архив принять на хранение внесенные в опись дела.

45. Электро́нный докуме́нт:

• Документ, зафиксированный на электронном носителе (в виде набора символов, звукозаписи или изображения) и предназначенный для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и общественного использования^[1].

• Форма представления информации в целях её подготовки, отправления, получения или хранения с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и ином электронном материальном носителе^[2].

• Документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах^[3].

Юридическую значимость электронному документу придаёт электронная цифровая подпись, которая на территории Российской Федерации равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий^[4]:

1. сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа;

2. при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

3. подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;

4. электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

46.Целью механизации и автоматизации работы с документами является повышение оперативности управленческого труда, сокращение затрат на документирование, обработку, передачу и поиск документной информации; усиление контроля исполнения, рационализация, сокращение количества документов.

Механизация и автоматизация работы с документами производится комплексно, для всей последовательности операций по подготовке документов, их копированию и оперативному размножению, экспедиционной обработке и транспортировке, поиску, контролю исполнения и оперативному хранению. Механизация является обязательным условием работы с документами. Автоматизация производится в организациях, уже имеющих вычислительную базу для решения различных задач управления и при наличии следующих условий:

• количество обрабатываемых документов должно быть не меньше 20 000 в год;

• количество абонентов автоматизированной системы - не менее 5;

• количество запросов в систему — не менее 10 в день.

Механизация и автоматизация работы с документами должна осуществляться на основе упорядоченной системы документационного обеспечения управленческой деятельности, унификации и сокращения количества форм документов, исходя из действующих нормативных актов.

В первую очередь механизации подлежат операции, характеризующиеся значительным количеством повторяющихся элементов и отсутствием зависимости как от уровня управления и видов управленческого объекта, так и от реализуемой функции.

Состав комплекта технических средств зависит от конкретных условий работы с документами (организационной структуры, количества документов, степени централизации работ с документами, от совместимости с другими средствами организационной и вычислительной техники).

Комплекс технических средств для механизации (автоматизации) управленческих (в том числе делопроизводственных) процессов носит название «средства организационной техники». В делопроизводстве используется оргтехника, которая классифицируются на средства:

• копирования и оперативного размножения документов (средства репрографии и оперативной полиграфии);

• составления и изготовления текстовых документов (пишущие машинки и компьютеры);

• экспедиционной обработки документов (конвертовскрыватели, нумераторы-датировщики, фальцевальные, адресовальные, маркировальные, конвертовальные и пачковязальные машины, машины для подшивки бумаг); поиска, хранения и пересылки документов (хранения — различные шкафы, стеллажи, а также настольные, стационарные, механизированные, плоские картотеки);

• административно-управленческой связи (радиосвязь - радиотелефон, пейджер, автоответчик; внутриофисная связь; телеконференции; телеграф; телекс; телетайп; телефакс; электронная почта).

Автоматизированная подготовка документов заключается в передаче электронной машине операции подготовки первоначального текста документа, его корректировке, редактировании, согласование на машинном носителе, без промежуточного выноса текста на бумагу, при помощи вывода текста на дисплей.

Автоматизированные информационно-поисковые системы (ИПС) обеспечивают работников аппарата управления информацией обо всех документах и месте их нахождения при помощи вывода информации на дисплей или изготовления машинограмм. ИПС строится на базе данных регистрации документов с использованием единого обязательного набора реквизитов. В зависимости от специфики организации состав реквизитов может быть увеличен. В автоматизированной ИПС используются коды государственного классификатора технико-экономической информации (ОКТЭИ). При частичной автоматизации поисковых операций должна соблюдаться совместимость традиционной и автоматизированной систем регистрации и поиска.

47. Автоматизированное рабочее место – совокупность информационно-программно-технических ресурсов, обеспечивающая конечному пользователю обработку данных и автоматизацию управленческих функций в конкретной предметной области. Создание АРМ предполагает, что основные операции по накоплению, хранению и переработке информации возлагаются на вычислительную технику, а пользователь выполняет часть ручных операций и операций, требующих творческого подхода при подготовке управленческих решений. Персональная техника применяется пользователем для контроля производственно-хозяйственной деятельности, изменения значений отдельных параметров в ходе решения задачи, а также ввода исходных данных в автоматизированную информационную систему для решения текущих задач и анализа функций управления. Создание АРМ на базе ПК обеспечивает:

- простоту, удобство и дружественность по отношению к пользователю;

- простоту адаптации к конкретным функциям пользователя;

- компактность размещения и невысокие требования к условиям эксплуатации;

- высокую надежность и живучесть;

- сравнительно простую организацию технического обслуживания. Эффективным режимом работы АРМ является его функционирование в рамках локальной вычислительной сети в качестве рабочей станции. Особенно целесообразен такой вариант, когда требуется «распределять» информационно-вычислительные ресурсы между несколькими пользователями.

Обязательным условием функционирования АРМ является техническое обеспечение. Средства обработки информации - вычислительные машины разных мощностей и типов - составляют основу технического обеспечения вычислительных сетей. Характерной особенностью практического использования технических средств в организационно-экономическом управлении в настоящее время является переход к децентрализованной и сетевой обработке на базе ПК.

48. Под "Физическим" в электронных архивах подразумеваются серверы, на которых хранятся ценные данные. Угроз архиву может быть много - может сгореть непосредственно железо в архиве; повреждение проводки может привести к пожару; злоумышленник может нанести непоправимый физический вред серверам, а также, непосредственно находясь рядом с серверами, гораздо легче влезть в архив и изменить/повредить/украсть их. Также испортить работу архива может обычный износ железа, а также рядовые сотрудники могут нанести повреждения серверам.

Проанализируйте окружение операционной системы.

Помещение, в котором находятся сервера, должно быть достаточно защищено. В идеале в него должны допускаться только ответственный из охраны и ответственный за обеспечение информационной безопасности.

В помещении должна поддерживаться низкая влажность, и достаточно низкая температура, чтобы не вызывать перегрев системы.

Также оно должно быть защищено от возможного проникновение вредителей (крысы достаточно часто являлись причиной повреждения проводки).

Стратегия исправлений

Своевременное обнаружение и исправление проблем может достаточно защитить архив от повреждений. Это от носится как к исправлению технических недочетов (замене старого железа на новое, проверке проводки), так и к защите ПО (обновление антивируса, проверка работоспособности системы).

Ограниченный доступ

К серверной должно подпускаться как можно меньше людей. Любой человек находящейся рядом с сервером может получить легкий доступ к информации хранящийся на нем. Он может украсть ее, скопировать, повредить.

Также любой другой человек может повредить сервера - просто зацепиться за проводку и выдрать все провода из сервера: обычно назад эти провода подключить нелегко. Уборщица может ненароком залить сервер водой, протереть слишком мокрой тряпкой. Отключить питание вечером, или во время уборки для включения пылесоса.

Чтобы не допустить всего этого стоит ограничивать доступ в серверную для всех, кроме ответственных за серверную.