2. Посадові обов’язки

Оператор повинен:

2.1. Виконувати правила внутрішнього трудового розпорядку.

2.2. Не допускати в робочу зону сторонніх осіб.

2.3. Не виконувати вказівок, які суперечать правилам охорони праці.

2.4. Пам’ятати про особисту відповідальність за виконання правил охорони праці та пожежну безпеку.

2.5. Уміти надавати першу медичну допомогу потерпілим від нещасних випадків.

3. Обов’язки підприємства

Основні небезпечні та шкідливі виробничі фактори, які діють на оператора, повинні бути усунені керівництвом підприємства:

3.1. Підвищений рівень шуму на робочому місці (від вентиляторів, процесорів та аудіоплат).

3.2. Підвищене значення напруги в електричному ланцюзі, замикання якого може статися через тіло людини.

3.3. Підвищений рівень статичної електрики.

3.4. Підвищена напруженість електричного поля.

3.5. При виборі приміщення для розташування робочих місць ПЕОМ необхідно враховувати, що вікна можуть давати блиск на екранах дисплеїв і викликати значне осліплення в тих, хто сидить перед ними, особливо влітку та в сонячні дні.

3.6. Не допускається розташування робочих місць у підвальних приміщеннях.

3.7. Розміщення робочих місць оператора повинне відповідати ГОСТ 22269 - 76 «Рабочее место оператора. Взаимное расположение элементов рабочего места».

Заступник начальника

обчислювального центру (підпис) П.Л. Бондар

ПОГОДЖЕНО:

Спеціаліст служби охорони

праці БУ-3 (підпис) Ю.О.Слуцький

До групи довідково-інформаційних документів належать: довідки, доповідна та пояснювальна записки, службові листи, телефонограми, факси, оголошення.

Довідка – це документ інформаційного характеру, що містить опис та підтвердження біографічних і юридичних фактів діяльності окремих осіб чи обставин діяльності закладів, установ, підприємств.

Довідки поділяються на особисті та службові.

Службові довідки повинні об’єктивно відображати стан справ підприємства або конкретного структурного підрозділу даної установи (наприклад, Довідка про стан техніки безпеки на Центральному рудоремонтому заводі). Укладання службової довідки потребує ретельного відбору та перевірки відомостей, зіставлення та ґрунтовного аналізу отриманих даних про факти й події службового характеру. Довідки підписуються особами, які здійснювали перевірку.

Довідки, що відображають основну (виробничу) діяльність підприємства, можуть бути зовнішніми та внутрішніми.

Зовнішні довідки укладають для подання до іншої, як правило, вищої організації й підписуються, крім укладача, ще й керівником підприємства та завіряються печаткою.

Внутрішні – укладаються для подання керівництву організації або на розгляд колегіального органу, підписуються лише укладачем і не потребують печатки.

Як службові, так і особисті довідки укладаються посадовими особами або уповноваженими органами на вимогу конкретної службової особи і на запит або за вказівкою вищої організації або установи.

У тексті слід уникати архаїчних зворотів типу: “Цим повідомляємо...”, “Пред’явник цього...”, “..дійсно проживає...”, “...справді працює...”, “зараз навчається...” та ін.

Особисті довідки підтверджують той чи інший біографічний або юридичний факт із життя конкретної особи.

Довідка має такі реквізити:

1. Назва міністерства, якому підпорядкована організація або установа.

2. Повна назва установи, що видає довідку.

3. Адресат – посада, назва установи, прізвище та ініціали (для службових).

4. Назва документа та його номер.

5. Дата видачі (ліворуч).

6. Місце укладання (праворуч).

7. Заголовок до тексту (для службових).

8. Текст.

9. Підпис.

10. Печатка.

Зразки

Міністерство освіти і науки України

Криворізький технічний університет

ДОВІДКА

08.09.2009 № 54

Шевченкові Олегу Андрійовичу в тому, що він навчається на І курсі будівельного факультету.

Видано для подання до ЗОСШ № 16.

Декан ЕФ підпис В.І.Астахов

М.П.

ЖЕК № 7 м. Кривого Рогу

ДОВІДКА

04.09.2009 № 214

Журавльовій Оксані Петрівні в тому, що вона мешкає в м. Кривому Розі з 7 червня 1995 року за адресою: вул. Ватутіна, буд. 10, кв. 15. Займає загальну житлову площу 42,7 кв. м.

Видано для подання до Жовтневої райдержадміністрації.

Головний інженер підпис Ф.С.Ільїн

житлово-експлуатаційної контори

М.П.

Доповідна записка - це документ, адресований керівникові даної або вищої установи, зі звітом про виконання певної роботи, завдань, службового доручення, взятих на себе зобов’язань і може містити висновки та пропозиції укладача.

Доповідні записки поділяються на:

1. За походженням: на внутрішні, що адресуються керівникові організації або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, що адресуються керівництву, якому підпорядкована дана організація. Внутрішні доповідні записки підписує той, хто й укладає. Зовнішні оформлюються на службовому бланку організації з підписом автора та його керівника.

2. За призначенням: на звітні, інформаційні та ініціативні.

Доповідна записка містить такі реквізити:

1. Повна назва організації, від імені якої укладається записка (адресант).

2. Адресат (кому адресована доповідна записка).

4. Назва документа, номер (для внутрішніх).

5. Заголовок – стислий зміст тексту (“Про...”).

6. Текст – може поділятися на такі частини:

а) загальну – лаконічний і точний виклад суті події, інформації, пропозиції;

б) описову – аргументоване пояснення причин, факту, вчинку, події; з’ясування певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо);

в) висновкову – конкретні пропозиції щодо оптимальних способів вирішення, подолання чи усунення заявлених в описовій частині фактів.

7. Додаток (якщо такий є) із зазначенням кількості сторінок, примірників тощо.

8. Підпис укладача (для внутрішніх), керівника організації (для зовнішніх) – праворуч.

9. Дата.

Зразок

ВАТ Центральний ГЗК Заступникові директора

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА ВАТ ЦГЗК

20.08.2009 № 3 п. Павленку В.Ф.

Про залучення інших

обчислювальних центрів

Відповідно до розпорядженням Кабінету Міністрів України необхідно підготувати звіт про роботу комбінату за 1-3 квартали.

Для якісного та своєчасного виконання вказаної роботи, у зв’язку з великою кількістю інформаційного матеріалу, а також завантаженістю інформаційно-обчислювального центру комбінату, виникла необхідність залучення інших обчислювальних центрів для машинного оброблення матеріалів. З цією роботою може впоратися обчислювальний центр фірми «Артекс».

Начальник інформаційно - підпис М.М.Бабенко

обчислювального центру

комбінату

Пояснювальна записка - цей документ пояснює зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо.). Залежно від змісту й призначення пояснювальні записки поділяються на дві групи: записки громадян з приводу їх поведінки, роботи тощо; записки службового характеру, які є необхідним додатком до основних документів, звітів, планів.

Оформлюється цей документ аналогічно доповідній записці й має ті ж реквізити.

Зразок

Будівельний факультет Деканові будівельного

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА факультету КТУ

10.09.2009 № 10 доц. Астахову В.І.

Про порушення навчальної

дисципліни

Студенти групи ЕП-08-2 не з’явилися на заняття з математики (І пара) тому, що знаходилися в лікарні на медичному огляді.

Староста групи ЕП-08-2 (підпис) О.П. Сагайда

Лист – це один із способів обміну інформацією між підприємствами, підприємствами та органами державного управління, підприємствами та приватними особами.

Під час написання листа треба дотримуватися таких правил:

1. Починати листа необхідно зі звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості. Проблема вибору звертання є доволі делікатною. Найпоширенішими є такі звертання:

Шановний (ім’я та по батькові)!

Шановний пане/пані... (ім’я, ім’я й прізвище)!

Шановні панове!

Шановні колеги!

Вельмишановний добродію!

Глибокошановний (ім’я та по батькові)!

Високошановний пане ...!

У листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати його професію:

Високоповажний міністре!

Вельмишановний (високоповажний) професоре!

Шановний ректоре!

До Президента держави слід звертатися так:

Вельмишановний Пане Президенте!

Високоповажний Пане Президенте!

Пане Президенте!

В українській мові звертання вживають у формі кличного відмінка. Заміна його формою називного відмінка (Шановна Лариса Петрівна! Шановний ректор!) є ненормативною.

Зазвичай звертання до службової особи завершують знаком оклику й перше слово тексту листа пишуть з великої літери і з абзацу.

2. Дуже важливо ретельно обміркувати початкову фразу листа, від якої може багато залежати, адже саме вона має переконати адресата в правомірності написання листа. Поширеними вступними фразами в ділових листах є посилання на зустріч, попередній лист, телефонну розмову, подію:

У відповідь на Ваш лист від ...

Відповідаючи на Ваш запит ...

Згідно з нашою домовленістю надсилаємо Вам ...

Інколи делікатність, тактовність не дають бажаних наслідків, тоді слід виявити категоричність і рішучість. Це можна зробити так:

Незважаючи на неодноразові нагадування та вжиті запобіжні заходи, Ваш борг не погашено, натомість він продовжує зростати. Вважаємо за потрібне попередити Вас про свій намір розірвати контракт.

Усі наші намагання змусити Вас сплатити борг були марними, а тому ми подаємо позов до суду.

3. Вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить насамперед від змісту листа. Наприклад, можна повторити подяку, висловлену на початку, чи просто подякувати за приділену увагу:

Дозвольте ще раз подякувати Вам...

Дякуємо за допомогу...

Щиро вдячні за ...

Ще раз дякуємо і висловлюємо надію, що ...

Наприкінці листа можна висловити сподівання:

Сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас.

Сподіваємося, що Ви правильно зрозумієте нас.

Маємо надію, що це піде на користь справі.

Розраховуємо на тісне й взаємовигідне співробітництво з Вами.

4. Не слід забувати про прощальну фразу. Найчастіше в листах уживаються такі форми:

З повагою

З повагою і найкращими побажаннями

З щирою повагою (пошаною)

Бажаємо успіхів

Після прощальної форми ввічливості розділовий знак не ставиться.

5. Лист слід друкувати на добре виконаних бланках, для цього варто використовувати лише високоякісний папір. Конверт за своїм дизайном має відповідати бланкові; за розміром його необхідно дібрати так, щоб не виникало потреби складати лист більш ніж удвічі.

6. Ділові листи не повинні бути надто довгими. Викладати свої міркування слід чітко, лаконічно, за суттю, тоді вся запропонована інформація буде доречною.

Дотримання правил етикету листування є свідченням вашої поваги до адресата, ввічливості, вихованості та сприяє налагодженню добрих стосунків між партнерами.

Лист-вибачення – це службовий лист, в якому висловлюється прохання вибачити за невчасне виконання замовлення, запізнення на зустріч, бухгалтерські помилки, порушення умов договору та ін.

У цьому листі ви неодмінно маєте вибачитися та вжити всіх необхідних заходів, щоб такі прикрі випадки більше не повторилися.

При написанні листа-вибачення необхідно вживати такі мовні звороти:

• Мені дуже шкода (щиро шкодую), що така довгоочікувана і важлива для мене зустріч не відбулася.

• Буду щиро вдячний, якщо Ви погодитеся на повторну зустріч.

• Щиро просимо вибачення за зволікання з відповіддю, що сталося через...

• Через виробничі труднощі ми не змогли вчасно відвантажити замовлені Вами товари й щиро перепрошуємо Вас за затримку.

• Уважно переглянувши всі Ваші замовлення, ми переконалися, що припустилися помилки, за яку, сподіваємося, Ви нам вибачите.

• Співробітник, який відповідав за виконання Вашого замовлення, припустився помилки. Перепрошуємо за затримку постачання товарів.

• Через недбалість бухгалтерії Ваші рахунки виявилися вчасно не оплаченими. Оплату буде здійснено негайно. Просимо вибачення за затримку.

• Нам дуже прикро, що Ваш останній рахунок залишився неоплаченим упродовж тривалого часу. Щиро перепрошуємо за цю неуважність.

Лист-подяка – це службовий лист, в якому висловлюється подяка за надану допомогу, послугу, підтримку, надіслане запрошення тощо.

“Кодекс ввічливості” ділової людини передбачає: не варто чекати слушної нагоди, щоб висловити адресатові подяку. Робити це слід завжди вчасно. Листи-подяки є гарантією налагодження й подальшого підтримання добрих партнерських стосунків. Такі листи допоможуть вам набути репутації вихованої та порядної людини.

При написанні листа-подяки рекомендується вживати такі типові мовні звороти:

• Щиро дякуємо за привітання з нагоди ювілею нашого підприємства.

• Від імені керівництва і всього колективу висловлюємо Вам щиру подяку за багаторічну плідну працю.

• Ще раз дякуємо й висловлюємо надію, що це лише успішний початок нашої співпраці і в майбутньому ми також можемо розраховувати на Вашу допомогу.

• Хочемо подякувати Вам за допомогу й запевнити, що будемо раді надати взаємну послугу за першої ж нагоди.

• Пишемо Вам із почуттям глибокої вдячності за виявлене терпіння щодо затримки постачання замовленого Вами товару.

Зрозуміло, що не можна перерахувати всіх форм висловлення подяки, проте, скориставшись ними, ви зможете завжди дотримуватися етикету ділового листування.

Лист-запрошення – це різновид службового листа, в якому адресата запрошують взяти участь у певному заході.

У листі-запрошенні обов’язково вказується, хто, кого, куди, коли і з якої нагоди запрошує. Все це має бути оформлено бездоганно грамотно й ретельно, що й засвідчить вашу повагу до адресата. Крім чіткого й недвозначного викладу змісту, дуже важливим є дотримання таких вимог:

1. Слід використовувати зі смаком оформлені та якісні бланки.

2. Важливо пам’ятати, що конверт за своїм дизайном неодмінно повинен відповідати бланкові.

3. Оформлюючи листа, текст слід симетрично розмістити на аркуші.

Найважливішу інформацію можна виокремити, скориставшись іншим шрифтом, великими літерами чи підкресленням. Запрошення на ділові заходи (конференції, форуми, симпозіуми) пишуть, здебільшого, на фірмових бланках, а з нагоди культурно-мистецьких заходів та різноманітних урочистостей виготовляють художньо оформлені, оздоблені бланки.

Зразки