3.3. Конфіденційність та володіння робочими документами, порядок їх зберігання

Після закінчення аудиту робочі документи залишаються в аудитора. На підставі робочих матеріалів аудитор може складати різні довідки, таблиці, розрахунки. Але його право власності на ці матеріали обмежується етичними нормами та зобов'язанням конфіденційності перед клієнтом. Робочі документи аудитора не можуть використовуватись як частина фінансової документації клієнта або як її заміна. Робочі документи не можна вимагати або вилучати в аудитора, за винятком випадку, коли органами міліції на аудиторську фірму заведено кримінальну справу. Аудитор повинен організувати надійне зберігання робочих документів, щоб забезпечити конфіденційність. Термін зберігання документації визначається як практикою аудиторської діяльності, так і строком позовної давності у разі, якщо клієнт порушить справу проти аудитора. Мінімальний термін зберігання документації має бути не меншим ніж три роки з моменту надання аудиторського висновку клієнтові.

3.4. Додаткова підсумкова документація

Додаткова підсумкова документація не є обов'язковою і видається замовникові тільки в тому випадку, коли аудитор вважає це необхідним, або у випадку, коли це обумовлено в договорі чи додатковій угоді між аудитором та клієнтом. Додаткова документація оформлюється як додаток до аудиторського висновку або як самостійний документ.

Як додаток до аудиторського висновку додаткова підсумкова документація оформлюється, якщо аудитор у висновку посилається на неї. В іншому випадку додаткова підсумкова документація є самостійним документом. Аудитор може не посилатися у висновку на додаткову документацію в тому разі, якщо викладене в ній не є настільки істотним, щоб вплинути на зміст аудиторського висновку. Зміст та форми додаткової підсумкової документації аудиту визначає сам аудитор.

Додаткова підсумкова документація аудиту оформлюється під одною з таких назв: "Аудиторський звіт", "Звіт про проведення аудиту", "Звіт про результати проведення аудиту", "Звіт про експрес-огляд", "Експертний огляд", "Зауваження та рекомендації за результатами аудиторської перевірки", "Лист-інформування клієнта" тощо.

Після завершення аудиту один примірник підсумкової документації (аудиторського висновку та додаткової документації) залишається в аудитора (аудиторської фірми). З урахуванням забезпечення зберігання та конфіденційності аудиторська фірма (аудитор) встановлює порядок зберігання підсумкової документації. Заборонено її вимагати або вилучати в аудитора (аудиторської фірми), за винятком випадків, передбачених законодавством.

ЗАДАЧА

Задача № 5

20.03.ц.р. касир ТОВ «Промінь» пред’явила аудитору Шаповал А.А. в присутності головного бухгалтера Кущ А.Ю. наявну готівку в купюрах: 5 грн. – 200 од., 10 грн. – 116 од., 20 грн. – 74 од., 50 грн. – 16 од., 100 грн. – 21 од.

Документи дня по касових операціях:

ПКО № 120 – повернення підзвітної суми – 150 грн.

ПКО № 121 – відшкодування матеріального збитку – 400 грн.

ПКО № 122 – по чеку № 123489 отримано для видач заробітної плати – 5800 грн.

ВКО № 186 – під звіт Петрову В.А. на господарські потреби – 410 грн.

ВКО № 187 – видана зарплата – 5214 грн.

Залишок в касі на початок дня – 7620 грн.

Завдання:

Розглянути наведену господарську операцію, встановити, чи були допущені порушення, які документи та регістри повинні бути перевірені, які нормативні документи порушено, внести виправлення в проведення і розрахунки та скласти аудиторський висновок за даною ситуацією.

Розв’язок:

Наявність готівки в касі підприємства:

Купюр по: 5 грн. – 200 од. = 1000 грн.;

10 грн. – 116од.= 1160 грн.;

20 грн. – 74 од. =1480 грн.:

50 грн. – 16 од. = 800 грн.;

100 грн. – 21 од. = 2100 грн.

Загальна сума: 6540 грн.

Лист касової книги

ТОВ "Промінь"			Типова форма № КО-4 Затвержена наказом Мінстату України від 15 лютого 1996р № 51
ЄДРПОУ: 33105196
КАСА за 01.09.08
					Аркуш. 104
Номер документа	Документ	Від кого отримано чи кому видано	Номер кор. рахунку	Прибуток	Видаток
1	2	3	4	5	6
Залишок на початок дня				7620,00	Х
1	Прибутковий Ордер № 120	Повернення підзвітної суми	372	150,00
2	Прибутковий Ордер № 121	відшкодування матеріального збитку	377	400,00
3	Прибутковий Ордер № 122	по чеку № 123489 отримано для видач заробітної плати	373	5800,00
4	Видатковий ордер № 186	під звіт Петрову В.А. на господарські потреби			410,00
5	Видатковий ордер № 187	Видана зар.плата	631		5214,00
Разом за день				6350,00	5624,00
Залишок на кінець дня				8346,00	Х
		у тому числі на зарплату		---	Х
	Касир _____________ /Іванова О.О. /
Перевірив документи в кількості Шість
Отримав прибуткових документів у кількості Два
та видаткових документів у кількості Чотири
	Бухгалтер _____________ / Кущ А.Ю. /

Недоїмка грошових коштів в касі підприємства склала 1806,00 грн.

Як свідчить контрольно-ревізійна практика, найбільше по­рушень фінансової дисципліни допускається під час здійснення касових і розрахункових операцій, особливо операцій з готівкою. Тому аудит касових операцій - це найвідповідальніша ділянка документального контролю.

Головними завданням аудиту касових операцій та готівко­вого обігу на підприємствах є:

- перевірка фактичної наявності та забезпечення збере­ження готівки, цінних паперів, бланків строгої звітності та валютних коштів;

- встановлення законності та економічної доцільності готівкових операцій, дотримання касової та фінансової дисципліни;

- перевірка правил приймання, видачі та обліку готівки.

Аудит операцій з готівкою, як правило, включає такі етапи:

1. Раптова інвентаризація готівки, бланків суворої звітності та цінних паперів, що містяться в касі підприємства.

2. Перевірка реальності залишків грошових коштів, які є в підзвіті окремих працівників.

3. Документальна перевірка законності та доцільності готівкових операцій підприємства, правильності їх відоб­раження в облікових регістрах та звітності.

Джерелами інформації аудиту готівкових операцій є:

- прибуткові та видаткові касові ордери;

- корінці чекової книжки та квитанції на внесок готівки до банку або на оплату послуг інших організацій;

- розрахунково-платіжні (платіжні) відомості на виплату заробітної плати та інші виплати;

- авансові звіти, чеки, рахунки на придбання матеріальних цінностей готівкою;

- касові книги та звіти касира;

- журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів;

- журнали-ордери та відомості за рахунками і субрахунка­ми "Каса" та "Розрахунки з підзвітними особами";

- денні звіти та фіскальна пам'ять реєстраторів розрахунко­вих операцій (РРО);

- розрахункові книжки та книжки обліку розрахункових операцій;

- облікові записи в позабалансовому рахунку "Бланки су­ворої звітності";

- Головна книга та баланс підприємства.

Першочерговою контрольною дією на об'єкті перевірки є інвентаризація каси. Це дозволяє дотриматися найважливішої умови контролю за касою - раптовості його проведення. Тому інвентаризація каси починається з першого дня після прибуття аудитора на підприємство.

Каса перевіряється у присутності касира комісією, до якої, окрім аудитора, включається бухгалтер підприємства. На час інвентаризації каса опечатується, а касові операції тимчасово припиняються.

До початку перевірки каси касир у присутності аудитора складає касовий звіт, до якого додаються усі прибуткові та видат­кові документи та виводиться залишок коштів за даними бухгал­терського обліку на момент інвентаризації.

Акт перевірки каси має бути оформлений згідно з вимогами нормативних документів Національного банку України. Ці вимоги встановлені у додатках до Порядку ведення касових операцій у національній валюті в Україні.

До початку перевірки касир складає розписку, що усі при­буткові та видаткові документи на грошові кошти здані ним до бухгалтерії, та всі грошові кошти, що надійшли під його відповідальність, оприбутковані, а ті, що вибули, списані по ви­датках. Причому до касового звіту можуть бути включені належ­ним чином оформлені типові документи. Ніякі приватні розписки та неоформлені документи не повинні братися до уваги.

Якщо касир заявить, що в касі є кошти, які не належать ус­танові, аудитор повинен негайно одержати від тих установ чи приватних осіб довідку про належну їм суму грошей. Особливо це набирає ваги у разі встановлення залишків, коли касир, бачачи ре­зультат, "згадує", що це його кошти або інших осіб.

У тому разі, коли в касі на момент інвентаризації є докумен­ти з незавершених операцій (платіжні відомості на виплату за­робітної плати, відомості внесків за проживання у гуртожитку то­що), слід точно визначити кількість виданих або залучених у касу грошей за цими документами. Після цього визначається остаточ­ний залишок готівки за даними обліку. Аналогічно складається звіт про інші види грошових коштів та цінностей.

Після складання звіту касир пред'являє наявну готівку та інші цінності. Комісія перераховує гроші поштучно, а цінні папе­ри - за номінальною вартістю й номерами.

Результати перевірки записуються до акту інвентари­зації, який підписується аудитором, усіма членами інвентари­заційної комісії та касиром. Залишок грошових коштів у ка­совій книзі теж засвідчується підписами членів комісії.

Інвентаризація каси включає перевірку:

• фактичної наявності готівки національною та іноземною валютами;

• цінних паперів (акцій, облігацій, векселів);

• грошових документів (чекових книжок, акредитивів, ма­рок гербового збору тощо);

• бланків суворої звітності (незаповнені бланки векселів, прибуткових ордерів, доручень тощо; санітарно-курортні путівки).

У разі виявлення розбіжностей між фактичною наявністю та обліковими даними аудитор повинен отримати письмові пояснен­ня від касира та головного бухгалтера про причини цих відхилень.

Аудитор має перевірити і стан касового господарства підприємства, зокрема:

• чи укладено договір з касиром про повну матеріальну відповідальність;

• чи забезпечується збереження грошових коштів у касі під час їх зберігання та транспортування;

• чи виконуються на підприємстві рекомендації щодо технічного укріплення і обладнання засобами охоронно-пожежної сигналізації приміщень кас;

• чи дотримується касиром порядок ведення касової книги і складання звітності.

Відповідно до чинного законодавства повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей не­се касир. До ведення касових операцій не допускаються особи:

- які раніше притягалися до кримінальної відповідальності за навмисні злочини, судимість у яких не погашена або не знята у встановленому порядку, мають вирок суду про позбавлення права займатися цією діяльністю;

- яким пред'явлені звинувачення у здійсненні злочину;

- які страждають хронічними психічними захворюваннями;

- які систематично порушують громадський порядок;

- які зловживають спиртними напоями або вживають нар­котичні речовини без призначення лікаря.

Після ухвалення наказу про призначення касира на роботу керівник підприємства зобов'язаний під розписку ознайомити йо­го з Порядком ведення касових операцій в національній валюті в Україні та укласти з ним договір про повну матеріальну відповідальність. Касиру забороняється передовіряти виконання дорученої йому роботи іншим особам.

Після інвентаризації аудитор починає перевірку касових операцій, яка має проводитись методом суцільного контролю касових документів відносно прибутків, видатків, правильності їх оформлення (наявність підписів про отримання, заповнення реквізитів, підписів керівника та головного бухгалтера, номера документа і дати здійснення операції, номера кореспондентського рахунку тощо) і законності здійснення касових операцій.

Під час перевірки слід визначити коло посадових осіб, які мають право підписувати касові документи. Касові документи підписують: прибуткові - головний (старший) бухгалтер, видат­кові - розпорядник кредиту чи особи, які ним на те уповноважені, та головний (старший) бухгалтер.

Правильність ведення касової документації перевіряється шляхом перегляду як прибуткових, так і видаткових документів. Звертається увага на правильність і повноту заповнення реквізитів у цих документах. Прибуткові касові документи можна перевіряти вибірково (але, як свідчить практика, краще суцільним порядком). Видаткові - методом суцільної перевірки. При цьому слід пам'ятати:

- видача прибуткових ордерів на руки особам, які вносять гроші, забороняється;

- неправильно оформлений прибутковий ордер касир по­вертає в бухгалтерію для належного його оформлення;

- у видаткових ордерах має бути зазначена підстава для їх складання і перераховані додані до них документи;

- усі додані документи мають бути погашені штампом або підписом: прибуткові документи "Одержано", а видаткові - "Оплачено" із зазначенням дати;

- видавати видаткові ордери або документи, що їх заміню­ють, на руки особам, які одержують гроші, забороняється;

- неправильно оформлені видаткові ордери касиром для оплати не приймаються;

- особи, які одержали гроші, розписуються в ордерах чорнилом або пастою кулькових ручок, зазначаючи одержану суму: гривень - прописом, копійок - цифрами;

- якщо одержувач не має можливості розписатись особис­то, то за його проханням може розписатись інша особа, тільки не працівник бухгалтерії або каси даного підприємства. На видатковому ордері вказують номер, да­ту та місце видачі документа, який засвідчує особу фак­тичного одержувача і особу, яка розписалась за нього;

- записи в касову книгу здійснюються касиром вслід за одержанням або видачею грошей за кожним ордером або іншим документом, який його замінює.

Під час перевірок з'ясовується наявність у підприємства ка­сової книги, а також правильність її оформлення. Крім того, пе­ревіряється правильність ведення касової книги: оформлення в ній касових операцій із приймання і видачі готівкових коштів (у т. ч. по строках), відповідність зазначених у ній сум про прийняту до каси або видану з каси готівку даним прибуткових і видаткових касових ордерів (типові форми відповідно КО-1 і КО-2); якість і своєчасність записів касира згідно із зазначеними в касовій книзі касовими документами; наявність підпису бухгалтера, який пе­ревірив записи в касовій книзі за кількістю отриманих ним касо­вих ордерів, правильність підрахунку в касовій книзі фактичних залишків готівки в касі на кінець дня тощо.

Аудитори мають встановити також наявність у підприємства журналу реєстрації прибуткових і видаткових касо­вих документі та книги обліку прийнятих та виданих касиром грошей (типові форми відповідно КО-3 і КО-5) і правильність їх ведення, а також правильність відображення в касових докумен­тах номерів кореспондуючих рахунків, відповідність між корес­понденцією рахунків, внесених до касової книги та проставле­них у касових ордерах, наявність потрібних виправдувальних до­кументів, що додаються до касових ордерів (заяви, накладні, ра­хунки, довідки тощо), і відміток про їх погашення. У касових до­кументах, які викликають сумніви щодо їх справжності, пе­ревіряється достовірність підписів одержувачів коштів і службо­вих осіб, які дають пояснення щодо цього.

Штрафні санкції за перевищення затверджених лімітів за­лишку готівки в касах та за інші порушення норм регулюван­ня обігу готівки встановлені Указом Президента України "Про внесення змін до Указу Президента України від 12 червня 1995 р № 436" від 11 травня 1999 р. Зокрема, в ньому передба­чені такі штрафи:

- за перевищення встановлених лімітів залишку готівки в касах - у двократному розмірі сум виявленої по­надлімітної готівки за кожний день;

- за неоприбуткування (неповне оприбуткування) у касах готівки - у п'ятикратному розмірі неоприбуткованої су­ми;

- за перевищення встановлених строків використання ви­даної під звіт готівки, а також за видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів - у розмірі 25 % виданих під звіт сум;

Розкрадання коштів щодо особливості методики їх розкрит­тя ділиться на 2 групи:

• розкрадання, пов'язані з неоприбуткуванням грошових коштів по касі;

• розкрадання грошових коштів, оприбуткованих по касі.

У практиці перевірки відомі випадки розкрадання грошо­вих коштів, здійснені засобом неоприбуткування по касі сум, одержаних від працівників підприємства, установи та інших осіб за відпущені їм матеріальні цінності, продукцію, надані послуги. Ознаками такого розкрадання можуть бути факти:

- неоприбуткування грошей по касі;

- невідповідність даних про кількість відпущеної продукції і матеріальних цінностей, зазначених у звітах матеріаль­но-відповідальних осіб, з даними касових звітів про над­ходження грошей.

Можливості касира в неоприбуткуванні надходжень до каси і в привласненні оприбуткованих грошей значно розширюються, якщо в цьому беруть участь облікові працівники, які здійснюють облік касових операцій. Останні можуть не зареєструвати прибут­ковий касовий ордер, не відобразити надходження за ним грошей у регістрах бухгалтерського обліку. Привласнення коштів, які надходять у касу господарства (реалізація товарів, продукції, плата за утримання дітей в дитячих яслах і садках, за послуги автомобільного та гужового транспорту, за експлуатацію житлового фонду і комунальних послуг, пов'язаних з ним і т. ін.), приховується різними шляхами:

- у прибуткових касових ордерах здійснюються підробки, які виражаються в зменшенні фактично одержаної суми. Одночасно з цим у касовій книзі та в кредиті рахунку 70 "Доходи від реалізації" відображається менша сума гро­шей, ніж надійшла справді;

- знищуються примірники документів, які стверджують надходження коштів (накладні, відомості, дорожні ли­сти тощо).

Це пов'язано з:

1) використанням незареєстрованих видаткових доку­ментів;

2) відсутністю належного наступного контролю за раніше виданими і зареєстрованими видатковими документами, зокрема:

а) у квитанції до прибуткового касового ордера, яку вида­ють платнику, зазначають справжню суму, а в прибут­ковому ордері - меншу, або прибутковий касовий ор­дер не реєструють і знищують. У цьому разі доцільно у особи, яка вносила гроші (якщо це можливо), взяти пояснення та корінець прибуткового касового ордера (якщо він зберігся);

б) гроші, які надходять від платника, касир одержує і не видає останньому квитанцію до прибуткового касово­го ордера, повністю привласнюючи одержану суму (посилання касира в цьому випадку різні щодо неви­дачі квитанцій:

- касир посилається на зайнятість;

- проявляє грубість і безтактовність;

- проявляє надмірну увагу, відволікаючи здавача гро­шей від основного завдання;

- посилається на відсутність бланків чи навмисно псує бланк корінця і начебто залишає його оформ­лення на потім);

За наслідками аудиту готівкових операцій складається: ро­бочий документ аудитора. Результати перевірки касових опе­рацій та підзвітних сум виділяють у спеціальний розділ ауди­торського звіту.

Акт № _5___