1.Процес документування

Однією з особливостей бухгалтерського обліку є суцільне й безперервне спостереження за станом господарських фактів (елементів виробництва і правових відносин), з одного боку, та процесів (господарських операцій), з іншого, що відбуваються в господарствах (на підприємствах, в установах, організаціях тощо). Для проведення такого спостереження необхідно кожний господарський факт оформити відповідним документом.

Бухгалтерські документи — письмові підтвердження (доказ, свідоцтво) певної форми та змісту про факт здійснення того чи іншого господарського акту (процесу, операції).

Первинне спостереження в бухгалтерському обліку провадиться з метою дістати доказ про господарський факт та інформацію про нього. У процесі спостереження за методом описування фіксують дані про господарські факти на матеріальному носії інформації — документі.

У бухгалтерських документах зазначаються всі відомості, необхідні для економічної та юридичної характеристики зафіксованих на них господарських фактів, — явищ або процесів, та наступних бухгалтерських процедур: реєстрації, узагальнення, класифікації, систематизації, контролю та аналізу. Жодний господарський факт не може бути відображений в бухгалтерському обліку без належного його оформлення відповідними документами.

Бухгалтерські документи відображують сукупність економічної інформації, а тому мають кібернетичний, наскрізний характер.

Таким чином, бухгалтерський документ — це доказ про господарський факт (тобто об'єкт господарювання), зафіксований на певному технічному носії, а процес документування — сукупність технічних і методичних прийомів для створення документа.

Процес фіксації господарських фактів у документах називається документуванням. Тому іноді бухгалтерський облік називають документованим обліком. Водночас документування господарських фактів на доказах (носіях) інформації є основним змістом первинного обліку.

Процес документування складається з чотирьох елементів: спостереження, сприйняття господарського факту, вимірювання його натуральних і вартісних параметрів і фіксування на носії цих даних. Під час спостереження з'ясовується сутність, економічна доцільність і закономірність господарського факту — явища або процесу. А це означає, що процес документування — не проста технічна робота, а важливий вид економічної та юридичної діяльності. Документування господарських фактів є передумовою подальшого бухгалтерського обліку і передусім для реєстрації господарських фактів у системі рахунків.

Діючи формально, господарські факти можна було б записувати й на слух. Але в такому разі необхідно, щоб кожний господарський факт спостерігав бухгалтер або хтось йому цей факт описував для реєстрації в рахунку. Це практично неможливо, бо вимагає великої кількості обліковців. Крім того, втрачається один з головних факторів — доказовість бухгалтерського обліку, а також його контрольна та аналітична функції.

Документ і документування становлять одне ціле як елемент побудови бухгалтерського обліку. Методика і техніка процесу документування регламентуються спеціальним нормативним актом — «Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку».

2.КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців.

У поточній роботі класифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи.

Документи класифікують за такими ознаками: - спосіб фіксації інформації; - зміст; - назва; - вид; - складність; - місце складання; - термін виконання; - походження; - гласність; - юридична сила; - стадія виготовлення; - термін зберігання; - рід діяльності та ін.