1. 4. Основні відомості про проект

В словнику слово «проект» пояснюється як «план», «узгодженні зусилля». Таким чином, проект – це не просто спроба одної людини виконати певну задачу. Проектом являється послідовність дій, які часто виконують кілька чоловік. Крім того, проект часто характеризується рядом особливостей.

• Проект має чітку ціль. Проект важаться закінчиним тільки, тоді коли успішно досягнута поставлена ціль.

• Проект має конкретні часові рамки. Успіх проекту часто визначаються тим, наскільки його виконання відповідає відведеному для нього часу.

• Проект використовує ресурси. Ресурси – це не тільки люди, а також грошові кошти, механізми, матеріали та інше. Вдале визначення і розподіл ресурсів, один із найважливих факторів виконання проекту.

• Всі проекти складаються з визначених дій, які називаються задачами. Всі задачі в проекті зв’язані. Якщо одна із задач перевищила бюджет або відведений на нею час, то це зазвичай відображається на інших задачах, календарному плані і спільних витратах.

По своїй природі проекти динамічні, тому постійно змінюються. Вони можуть тривати місяцями і навіть роками. Проекти також мають властивість розростатися, змінюватися і тому можуть бути непередбачувані. Тому ви як керівник проекту повині постійно тримати руку на пульсі, в іншому випадку ціль ніколи не буде досягнута. Документація і комунікація - основні інструменти, які використовуються для контролю виконання проекту протягом всього часу його існування.

MS Project є потужним інструментом, що допомагає управляти процесом планування та виконання проекту. Робота в середовищі MS Project вимагає від користувачів знайомства з теорією управління проектами, знання основних термінів і понять.Загальноприйняті методики управління проектами, стандарти та ключові терміни містяться в Посібнику з управління проектами «Project Management Body of Knowledge» (PMBOK), яке, по суті, є зведенням професійних знань з управління проектами. Саме поняття «проект» широко використовується у повсякденному житті. У теорії управління проектами цей термін є ключовим, і в керівництві PMBOK наведено таке визначення: «проект - це тимчасове підприємство, призначене для створення унікальних продуктів, послуг або результатів».  При цьому, термін «тимчасове» означає, що у будь-якого проекту є чіткий початок і чітке завершення. Завершення наступає, коли досягнуті цілі проекту; або усвідомлено, що цілі проекту не будуть або не можуть бути досягнуті; або зникла необхідність у проекті, і він припиняється». 

Теоретичні основи управління проектами

Проекти можуть відрізнятися своїми цілями, масштабом, протяжністю в часі, сферою діяльності і т.д. Але у всіх проектів обов'язково визначена конкретна мета, і вона є унікальною; виділені ресурси і існують тимчасові рамки для досягнення мети. Відмінність проекту від повсякденної операційної діяльності полягає в наявності у проекту унікальної мети і тимчасових обмежень. Повсякденні операції виконуються постійно, мають повторюваний характер, в той час як «проекти є тимчасовими і унікальними».

«Кінцеві цілі проекту та операційної діяльності відрізняються докорінно. Завдання проекту - досягнення поставленої мети, після чого проект завершується. Операційна діяльність, навпаки, зазвичай служить для забезпечення нормального перебігу бізнесу. Проект відрізняється тим, що він завершується після виконання поставлених конкретних завдань, у той час як операції отримують нові цілі і продовжують виконуватися ».  «Проекти є засобом організації операцій, які не можуть бути проведені в рамках звичайної діяльності організації. Таким чином, проекти часто використовуються як засіб виконання стратегічного плану організації ».  Під управлінням проектом розуміється діяльність, спрямована на ефективне досягнення цілей проекту у встановлені строки, в рамках затвердженого бюджету, з заданою якістю. «Управління проектами - це застосування знань, навичок, інструментів і методів до операцій проекту для задоволення вимог, що пред'являються до проекту.Управління проектами виконується за допомогою застосування і інтеграції процесів управління проектами: ініціації, планування, виконання, моніторингу та управління, завершення ».  «В управління проектом входить: • Визначення вимог; • Установка чітких і досяжних цілей; • Зрівноважування суперечать вимог щодо якості, змісту часу та вартості; • Корекція характеристик, планів і підходу у відповідності з думкою та очікуваннями різних учасників проекту ».  Отже, управління проектом полягає в плануванні, організації і управлінні завданнями і ресурсами для досягнення мети проекту та контролі стратегії реалізації проекту.