ІС та технології. Частина 1
.pdf
161
Рис. 4.42. Діалогове вікно Майстра діаграм.
Коли діаграма створена, швидше всього вона буде розташована не там,
де був курсор, і її треба перемістити. Щоб перемістити її в будь-яке місце,
діаграму треба виділити і, тримаючи натисненою ліву кнопку миші,
перетягнути в потрібне місце.
Для зміни розміру діаграми необхідно її виділити і пересунути
маркери розміру - невеликі чорні квадрати, що з’являються на рамці діаграми, коли вона виділена. Для зміни типу і параметрів побудованої діаграми слід натиснути на діаграмі правою клавішею миші. Контекстне меню, що з’явиться, містить команди для зміни діаграми (Рис. 4.43.).
Рис. 4.43. Контекстне меню для редагування побудованої діаграми.
162
Наприклад, це може бути тип діаграми. Обравши Тип диаграммы,
з’являється вікно, де можна виконати таку зміну.
З допомогою контекстних меню, що з’являються при натисканні правої кнопки миші на різних частинах діаграми, можна їх форматувати.
Якщо треба доповнити до існуючих даних нові і потім відобразити їх на діаграмі, слід новий діапазон у таблиці виділити і перетягнути його на діаграму. Після відпускання кнопки миші програма додасть нові елементи.
Те саме можна зробити, використовуючи копіювання.
Щоб вилучити діаграму, необхідно виділити її, щоб з’явилися маркери розміру, і натиснути на клавіатурі клавішу Delete.
Розглянемо детальніше деякі види діаграм.
Excel пропонує досить багато типів і варіантів діаграм. Серед них:
гістограма (застосовується за умовчанням), кругова діаграма, лінійчата діаграма, кільцева діаграма, біржева діаграма тощо.
Ці та інші діаграми мають свої особливості застосування:
Гістограми - застосовуються, коли треба показати динаміку змін за певний проміжок часу. Дані наводяться у вигляді послідовних стовпців.
Програма пропонує кілька варіантів гістограм.
Лінійчаті діаграми - горизонтальні стрижні, що відображають залежності кількох величин у певний момент часу.
Графіки - лінії, що відображають зміну величини чи кількох залежних величин.
Діаграми з областями - нагадують кілька графіків, але дані відображаються товщиною сфери.
Кругові діаграми - сектори кола, що найкраще показують відношення між собою частин цілого. Частіше за все їх застосовують для зображення відсотків.
Точечні діаграми – з допомогою точок відображається зв’язок між вісями діаграми. Вони схожі з графіками, їх можна апроксимувати.
163
Пелюсткові діаграми - дозволяють з метою порівняння одночасно побудувати вздовж осей кілька графіків, що виходять з однієї точки і нагадують пелюстки квітки.
Біржеві діаграми - можуть бути гістограмами чи точечними діаграмами, але для кожного значення показано інтервал коливання величини.
Діаграми з областями, гістограми, лінійчаті, кругові та поверхневі діаграми мають об’ємні варіанти. Можна створювати різні комбінації діаграм.
Серед стандартного набору діаграм майже завжди можна знайти необхідну, але Excel пропонує можливість створення нестандартних варіантів діаграм (вкладка Нестандартные Майстра діаграм).
В Excel діаграми можна створювати безпосередньо на поточному аркуші чи на окремому в поточній книзі. Перший спосіб має перевагу в тому,
що потім є можливість надрукувати діаграму і таблицю на одному аркуші.
Якщо діаграма створюється на готовому діапазоні даних, програма встановлює динамічний зв’язок між даними та діаграмою - зміни в таблиці призводять до змін на діаграмі. Щоб створити діаграму на окремому аркуші можна спочатку скористатися Майстром діаграм, а вже на 4-ому кроці при виборі Поместить диаграмму на листе: поставити перемикач в положення
отдельном. Новий аркуш автоматично буде названий Диаграмма 1, якщо не внести в поле назви аркушу іншу назву. Після натискання кнопки Готово
буде створено новий аркуш, який розміститься перед аркушем з вихідними даними. За необхідності його можна перемістити в інше місце.
Заголовок діаграми дозволяє швидко орієнтуватися у великій кількості малюнків і таблиць. Зазвичай він розміщується у верхній частині області діаграми. Для створення (якщо це не було зроблено на 3-му кроці побудови діаграми) чи для редагування заголовку слід виділити діаграму і викликати контекстне меню. В ньому обрати пункт Параметры диаграммы,
а потім вкладку Заголовки. В перше вікно Название диаграммы вводиться
164
відповідний текст – назва діаграми. Можна ще додати назви вісей. Для цього в наступне вікно вводиться назва вісі Х, а потім вісі У. Всі введені назви, а
також позначення для різних рядів даних можна редагувати: змінювати розмір шрифту, його колір тощо. Все це робиться з допомогою контекстних меню, що викликаються на цих назвах. Такі контекстні меню складаються з двох пунктів: Формат ... та Очистить. Пункт Очистить необхідний для вилучення назви. Вибір пункту Формат ... дозволяє вибрати рамку, колір фону, параметри та колір шрифту, варіант розміщення тексту. Програма дозволяє відформатувати позначення на вісях. Виконується це викликом контекстного меню на обраній вісі та обиранням відповідної дії.
Активізувавши пункт Формат оси, з’являється діалогове вікно з п’ятьма вкладками, які дозволяють дібрати вигляд вісі, змінити шкалу встановлених на ній чисел, обрати шрифт та колір для цифр, обрати формат даних на цій вісі.
Для створення та форматування рамки навколо діаграми слід скористатися командою Формат области диаграммы з контекстного меню.
Для всієї діаграми також можна обрати колір заливки. В разі побудови діаграм великих розмірів для зручнішої роботи з ними наносять лінії сітки.
Для цього необхідно виділити діаграму та вобрати пункт Параметры диаграммы в контекстному меню.
На діаграму для додаткових пояснень можна помістити зауваження,
які можуть відноситися до всієї діаграми чи до одного з її елементів. Для цього треба виділити необхідний елемент чи всю діаграму і, поставивши курсор у рядок формул, ввести туди необхідний текст і натиснути клавішу
Enter. Програма виведе рамку з написом зауваження в середину діаграми.
Іноді буває доцільним на діаграмі чи на аркуші розташувати рисунок.
Рисунок можна вставити з файлу чи намалювати самому. Останнє дозволяє зробити панель інструментів Рисование.
165
4.6. Робота із списками
Табличний процесор Excel дозволяє створювати, обробляти та підтримувати нескладні, але великі бази даних. В Excel бази даних називають списками.
Список - набір рядків таблиці, що містять зв'язані дані, наприклад, база даних рахунків чи набір адрес і телефонів клієнтів. Структурними компонентами будь-якого списку (бази даних) є записи, поля і заголовний рядок (Рис. 4.44.).
Запис – сукупність логічно пов’язаних між собою даних, що характеризують певний об’єкт.
Поле – це певні характеристики об’єкту чи окремі елементи даних у запису. Кожне поле має унікальне ім’я.
Заголовний рядок розташовується на початку списку і містить імена
полів.
Рис. 4.44. Структурні компоненти списку.
4.6.1. Створення списку. Інструмент Форма
Перед створенням списку необхідно продумати його структуру і визначити, які дані необхідно в нього включити. При створенні списку потрібно дотримуватися таких правил:
166
у базі розміщують лише початкові дані. Поля, що обчислюються, і підсумкові рядки до бази не включають. Їх формують на етапі створення документу – звіту;
заголовний рядок повинен відрізнятися від рядів записів
(шрифт, колір тощо). Якщо заголовок оформлено інакше, ніж дані, то програма автоматично визначає, що вводиться список і надає допомогу при його створенні;
не рекомендується розділяти рядки записів порожніми рядками, оскільки порожній рядок є ознакою кінця списку;
бажано не використовувати без особливої потреби: лінії розділення, позначення, що складаються з дефісів, символів підкреслювання та інших символів, оскільки це ускладнює фільтрацію та сортування даних;
на одному аркуші бажано розміщувати лише одну базу даних. При поєднанні різнорідних баз даних необхідно виокремлювати їх порожніми рядками і сповпцями.
При введені даних безпосередньо в таблицю для полегшення введення можна закріпити заголовки стовпців так, щоб вони постійно відображалися на екрані. Крім того, якщо таблиця містить дані, що повторюються,
прискорити введення дозволить використання Автозавершення.
Вносити дані до списку можна безпосередньо чи використовуючи для цього інструмент Форма.
Використання інструмента Форма. Вікно форми даних дозволяє вводити та обробляти дані списку (переглядати, редагувати, виконувати пошук). Для виклику вікна форми (Рис. 4.45.) необхідно виділити комірку таблиці і виконати команду: Данные Форма.
Для введення запису в таблицю потрібно внести дані у відповідні поля і натиснути у діалоговому вікні кнопку Добавить. Введений таким чином запис додається в кінець таблиці.
167
Рис. 4.45. Діалогове вікно інструменту Форма.
Перегляд даних. Натискаючи у діалоговому вікні кнопки Назад та
Далее, можна переглядати записи таблиці.
Редагування даних. Для зміни запису спочатку потрібно його знайти,
після чого внести зміни безпосередньо в поля форми і натиснути кнопку
Добавить. Якщо кнопка Добавить не була натиснута, то внесені зміни можна скасувати кнопкою Вернуть.
Вилучення даних. Для вилучення запису потрібно перейти до нього і натиснути кнопку Удалить.
Пошук даних. Для пошуку даних потрібно в діалоговому вікні натиснути кнопку Критерии і в поля форми внести умови пошуку. Для перегляду даних, що відповідають заданій умові, можна скористатися кнопками Назад та Далее.
Встановлювати умови пошуку можна за такими принципами:
в якості умови може бути одне із значень поля.
Наприклад, по полю Місто можна задати Київ, а по полю Дата –
21.01.2006. В цьому випадку буде здійснюватиметься пошук записів, для яких виконуються ці умови;
критерій може бути задано з допомогою шаблону. Для створення таких умов використовуються символи «*» (на місці
«*» може міститися довільна кількість будь-яких символів) та
«?» (на місці «?» може міститися лише один будь-який символ).
168
Наприклад, за критерієм К* по полю Місто здійснюватиметься пошук записів по містам, що починаються з літери К;
задати критерій можна, скориставшись символами відношення (<,>,<=,>=,<>).
Наприклад, якщо по полю Вартість задати умову пошуку
«<=40000», то буде здійснюватися пошук записів стосовно автомобілів, вартість яких менша чи дорівнює 40000.
4.6.2. Сортування даних у списку
Сортування – це впорядковування записів за значеннями поля.
Сортування може виконуватися за зростанням, спаданням значень або в порядку, визначеному користувачем.
Поле, за яким відбувається впорядкування записів бази даних,
називається ключовим. Сортувати можна за одним, двома та трьома ключами одночасно. Розглянемо сортування на Прикладі 1.
Приклад 1. У деякій таблиці, що містить поля «Прізвище», «Ім’я», «По-
батькові», відсортувати записи в алфавітному порядку. Для розв’язання такої задачі в якості першого ключового поля треба задати поле «Прізвище»,
другого – «Ім’я», третього – «По-батькові». Для сортування потрібно виділити хоча б одну комірку списку та виконати команду: Данные Сортировка. За цією командою відкривається діалогове вікно (Рис. 4.46.), в
якому вказуються, які поля є ключовими, та напрямок сортування за ними.
Рис. 4.46. Діалогове вікно Сортировка диапазона.
169
При сортуванні спочатку працює перший ключ. Проте щоразу, коли прізвища людей будуть співпадати, буде починатися сортування за іменем -
другим ключем. Якщо ж люди мають не лише однакові прізвища, а й однакові імена, то для таких записів буде включатися сортування за третім ключем (По-батькові).
Крім звичайного сортування за зростанням/спаданням є можливість задати сортування в порядку, визначеному користувачем. Для цього спочатку потрібно створити відповідний список. Для сортування в порядку,
визначеному користувачем, потрібно в діалоговому вікні Сортировка диапазона натиснути кнопку Параметры і в додатковому діалоговому вікні
Параметры сортировки (Рис. 4.47.) вибрати потрібний список.
Рис. 4.47. Діалогове вікно Параметры сортировки для вибору списку .
При сортуванні необхідно пам’ятати, що це пов’язано із переналаштуванням формул. Це може призвести до виникнення помилок,
особливо, коли формула побудована з використанням посилань на комірки інших записів чи на комірки, розташовані поза межами списку.
4.6.2.Підведення підсумків. Інструмент Итоги
Упрограмі Excel передбачено виконання багатьох дій з підрахунку і представлення даних, зібраних у таблицях. Більшість таблиць мають один або декілька підсумкових рядків. Для створення такого підсумкового рядка користувачу потрібно створити чи спеціально залишити порожнім рядок і прописати формули для обчислення підсумку.
170
Коли підсумковий рядок один, то його створення не займе багато часу.
Якщо ж їх багато, то це вже буде досить трудомістким процесом.
Прискорити підведення підсумків можна з допомогою інструменту Итоги.
З допомогою команди Данные Итоги для значень одного із
стовпців можна добрати і проаналізувати даниі, розташовані в інших стовпцях таблиці. Наприклад, визначити суму виторгу за продані товари для кожного дня продажу; визначити, на які дні тижня припадає максимум
(мінімум) виторгу, визначити інші статистичні характеристики роботи.
Інструмент Итоги автоматично створює додаткові рядки для внесення підсумку та вводить формули для обчислення.
Процес побудови підсумків складається з двох частин:
1) Сортування. Перед формуванням підсумків обов’язково необхідно провести сортування за полем, за яким будуть підбиватимуться підсумки.
Сортування необхідне тому, що рядки з підсумками додаються там, де відбувається зміна значення даних. Наприклад, підсумок за датою продажу додається після всього списку даних для кожної дати в стовпці. Тому значення, за якими підводиться підсумок, повинні групуватися разом, а не бути розкиданими по таблиці.
2) Використання інструменту Итоги для підведення підсумків. Для цього потрібно виділити хоча б одну комірку таблиці й обрати команду
Итоги з пункту меню Данные.
За цією командою відкривається діалогове вікно Промежуточные итоги (Рис. 4.48.), в якому необхідно обрати в полі:
- При каждом изменении в – поле, для якого створюється підсумок
(поле, за яким здійснювалося сортування);
-Операция - обрати функцію, що буде використовуватися для отримання підсумків;
-Добавить итоги по - обрати одне чи кілька полів, за якими підбиваються підсумки.