Кулешов С. -Управлінське документознавство

УДК 001.8 ББК 73.0

Кулешов С.Г.

Упраплшське документознавство: Навчальний поабник.- К.:

ДЛКККлМ, 2003. - 57 с.

У навчальному поабнику викладено xviicr основних тем курсу "Управлжське документознавство". Дана характеристика перюдам розвитку управл'шського документознавства як науковоТ дисциплжи, и теоретичним основам та понятшному апарату. Розглянуто icHyioni кдасиф'жаш! управл'жсыак документа, типолопчну схему управлжськоТ документажУ, головж напрями ушф'жажУ та стандартизацп створення текст'ш i оформления управлжських документе. Висв1Тлено окрем1 аспекта оргажзацп управлшня документацию за кордоном.

Поабник призначений для студента вищих навчальних закладов, як1 иавчаються за спещальшстю "Документознавство та жформашйна д1ялыйсть".

Рецензенти: Христова Н.М., кандидат юторичних наук, заступник директора з науковоТ роботи УкраТнського державного науково-дослцшого iHCTHTyTy арх:вноТ справи та документознавства;

Сл1вак А.С, кандидат економ!чних наук, старший науковий сшвробггник, зав. в!ддигу Державного науково-дослщного шституту шформатизаад'та моделюзання економки

Допущено ХИнктерством культуры i мистецтв Украши

як навчальний пос'юник для вищих навчальних зак/tadie культури (мистецтв Украиш UI-W р'хвнхв акредитаци (наказ №330 eid 05.06.2003р.)

тому оперативному стаж, коли вони виконують функцпо, зарадн реал1зацп якоТ булн створеж. Функцюнувашш управлжських документа! вже у статичному стаж, тобто вже як apxiuimx (тих, що збер1гаються або пцигягають збер1ганню в apxiBi через lxnio культурну чи практмчну цшшсть для держави, суспшьства, особи), анал1зуе арх1вознавство. BTJM, дослигження житгевого циклу управлжського документа е спшьним науковим напрямком цих двох дисциплш, оскшьки часто, перебуваючи на 36epiranni в арх1вному пщроздш установи, документ продовжуе виконувати деяк1 функцп свого оперативного стану.

1.3.3.Заедания управл'шського документознавства. Голова! напрями наукових досл'н)жень

Основними завданнями управлжського документознавства як науковоУдисципл1ни с

-визначення рол1 та м1сця управлжськоТ документацп в суешльствц

-формування державно! полтжи у сфер1 створення та функцюнування управлжськоТ документажТ;

-ушфжажя термжолопУ управлжського документознавства;

-оптим1зажя процеав створення та функцюнування управлшськоУ документацп, Ухня ужфжаж'я та стандартизажя, створення ушфжованих форм документе та ушфжованих систем документажУ;

-розроблення та удосконалення класифжащйноУ схеми управлжськоТ документажУ;

-вирйиення проблем створення та o6iry електронноТ управлшськоУ документацп в установи

-узгодження теоретичних засад управлжського документознавства i3 загальносв1товими нормами управлжня документащею, зокрема мшнародними стандартами у щ'й сферк

Серед головних напрялив наукових дослщжень можна видишти таю Ух групп: теоретико-фундаментальш, теоретико-прикладш, icropn4Hi, науково-технолопчж. Коротко охарактеризуемо Ух змют.

Теоретико-фундамачпальт:

-дослщження управлжськоУ документажУ як жформажйного ресурсу суежльства, явшна культури та елемента сошальноУ пам'ятц

-виявлення вплизу управлжськоТ документажУ на зм1ст та гасшдки управлжських дж у суежльствг,

!1

\

і І

- вивчення соціально-правовнх аспектів створення уіфавлінської документації та доступу до її інформації;

\у - аналіз співвідношення та перспектив розвитку традиційної та і. електронної управлінської документації (їхніх систем* потоків, комунікацій);

-виявлення закономірностей розвитку управлінської документації, є

Теоретико-прикладні дослідження:

-дослідження сутності управлінського документа (як елемента

-вивчення функцій управлінської документації;

-вирішення класифікаційних (типологічних) проблем управлінської документації;

-дослідження властивостей управлінських документів та їхньої

документів;

-визначення змісту процесів формування і розвитку видів і типів (класів) управлінських документів та управлінської документації, виявлення закономірностей в цих процесах;

-вивчення історичних умов створення та функціонування управлінської документації.

Науково-технологічні дослідження:

-вироблення раціональних наукових методик створення управлінських документів;

-розроблення методик роботи з управлінською документацією, вивчення життєвого циклу управлінського документа;

-підготовка методик впровадження уніфікованих форм управлінських документів та уніфікованих систем управлінської документації;

-розв'язання практичних проблем створення електронних управлінських документів (комплекс технічного, технологічного, програмного, лінгвістичного забезпечення у зв'язку з традиційною

технологією діловодства) і вирішення питань, пов'язаних з подальшим користуванням документами у їхньому динамічному стані;

- впровадження класифікаційних схем управлінських документів. Безперечно, що це тільки головні напрями досліджень, кожен з

яких може бути деталізованим. Зокрема,, зараз все більше актуалізується необхідність вирішешія дослідницьких проблем електронної управлінської документації, що повністю співпадають із загальними проблемами підготовки та функціонування електронних документів (ЕД) в установі. Серед них можна відзначити: .

- уніфікація, стандартизація та регламентація процесів створення, реєстрації, обігу (включаючи питання контролю за виконанням, оперативного використання інформації тощо), зберігання ЕД;

. - виявлення закономірностей, пов'язаних з електронним документостворенням та обігом ЕД;

■•'.' - дослідження потоків, життєвого циклу ЕД різних видів та у різних сферах (адміністративне управління, наука, виробництво тощо);

— уточнення та перегляд строків зберігання ЕД, обґрунтування їх для тих видів, що виникли в умовах нових економічних відносин;

- вирішення проблем організації автоматизованих інформаційнопошукових систем, збереженості ЕД, пошуку, захисту їхньої інформації

обігом та юридичною силою ЕД; „ - розв'язання понятійно-термінологічних питань ЕД, пов'язаних з

визначенням сутності ЕД, їхньою ідентифікацією, оригінальністю, повторюваністю інформації (зокрема, поняття "оригінал електронного документа" чи "копія електронного документа");

'У- дослідження ЕД як історичного джерела.

Слід зауважити, що ряд питань загальної проблематики ЕД має бути вирішеним після прийняття законів України "Про електронний цифровий підпис" та "Про електронні документи та електронний документообіг".

Дослідження у галузі управлінського документознавства значною мірою споріднені з науковою проблематикою, що реалізується за кордоном у сфері управління документацією (див. Розділ 4 Управління документацією за кордоном). Вище відзначалося про поширення в Україні терміна "управління документацією"*. Слід зазначити, що у

Іноді українською мовою цей термін перекладають як "керування інформацісю".

13

нашій країні (чк, до речі, і в Російській Федерації) його вважають відповідником терміна "діловодство". Однак, управління документацією (УД) є значно ширшим за обсягом поняттям, оскільки охоплює сферу створення та обігу всіх службових документів в установі, у тому числі бухгалтерських, господарських, статистичних, з економічного розвитку (проекти, бізнес-плани) тощо. В Україні, як правило, процеси підготовки документів у так званому загальному діловодстві обмежуються організаційно-розпорядчими документами. Що ж стосується роботи з документами (функціонування документів) в установі, то у цій частині УД та діловодство значною мірою подібні, хоча й тут існують свої особливості, пов'язані з відмінностями його організації, встановленої ще за радянських часів (зокрема, це стосується організації процесів документообігу, контролю за виконанням документів, їхньої реєстрації тощо). З іншого боку, діловодні процеси за кордоном також розглядаються

як головна складова УД.

Відзначимо, що в Україні (хоча наукових досліджень з УД ще не розпочато) існує ряд вітчизняних стандартів, розроблених як аналоги міжнародних, що певною мірою пов'язані з цією сферою, зокрема з електронного документостворення та документообігу. У найближчі роки має бути розроблений також український відповідник ІСО 154892001 "Інформація та документація. Управління документацією" (150 154892001. "ІпГогтаіїоп апеї сюситепіаііоп. Несогсіз тапа§етепі") (див. П. 4.2 ). Його підготовка є нагальною, виходячи з орієнтації сучасного управління в установі на дотримання загальносвітових вимог до управління економікою (зокрема, відповідно до ІСО 9001), на засадах інформаційного менеджменту (управління інформацією в установі), складником якого є документаційний менеджмент. Цей стандарт, прийнятий в Україні як національний, у формулюваннях норм може деталізувати вимоги наміченого до розроблення проекту Закону України "Про діловодство".

13.4. Зв'язки з іншими галузями знань

Найперше слід відзначити зв'язок управлінського документознавства та архівознавства, який вбачається у спільності об'єкта дослідження, причому у тих його частинах, що стосуються теорії документа і сфери практичної роботи з документами. Відповідно для документознавства такою сферою є діловодство, а для архівознавства - архівна справа. Ці практичні сфери є взаємозумовленими на підставі наступності,

14

уніфікації та безперервності в організації та описуванні документів від їх створення в діловодстві до зберігання в архіві.

Теорія управлінського документа не може не спиратися на розробки загального документознавства, оскільки фактично всі їхні основні завдання у цьому дослідницькому напрямі тотожні і різниця полягає тільки у більш широкому спектрі об'єктів дослідження в загальному документозиавстві. Управлінське документознавство, як найбільш розроблений з таких напрямів, зосереджує увагу на класифікації управлінських документів, вивченні моделей їхніх характеристик, змісту та зовнішньої форми, у тому числі, при створенні електронних документів чи конвертації документної інформації паперових документів

велектронну форму, на функціях управлінських документів у цілому чи номінально-видовому розрізах та окремих характеристиках документної інформації. І хоча управлінські документи при переході від динамічного до статичного стану зазнають функціональних змін, однак всі досліджувані управлінським документознавством характеристики документа враховуються архівознавством в плані вивчення документа як історичного джерела чи для задоволення інших запитів суспільства

вретроспективній інформації. З іншого боку, теорія управлінського документа, орієнтуючись на сферу практичного застосування своїх результатів (діловодство), розробляє вимоги до змісту та зовнішньої форми різних видів (номіналів) документів, тобто оптимальні характеристики таких документів, використовуючи засоби уніфікації та стандартизації. Саме у цьому аспекті досить виразно проявляються зв'язки документознавства з мовознавством або з тим конкретним його напрямом, що отримав назву "документналінгвістика". Оптимальне конструювання тексту, застосування мовних кліше в управлінських документах дозволяє досягти високого ефекту у виконанні ними їхньої основної соціальної функції.

Зіншого боку, застосування засобів ділового мовлення не може бути достатнім для виконання такої функції, оскільки тут незаперечною є потреба у вивченні самої схеми управління, змісту управлінських зв'язків, і, як вже відзначалося раніше, впливу управлінської дії об'єкта, що керує, на керований об'єкт. Тобто, у даному разі можна констатувати зв'язки управлінського документознавства з теорією управління в суспільстві або теорією і практикою менеджменту.

Однак, розроблення уніфікованих документів та їхніх систем базуться не тільки на теорії управління соціальними процесами. Тут

І

враховуються також аспекти розгляду документа з юридичної точки зору. Раніше вже відзначалося, що управлінський документ - це документ, в результаті оформлення якого йому надасться юридична сила. Дія документа як правового акта чи юридичної основи для здійснення управлінських процесів зумовлена наявністю певних реквізитів (елементів бланка, підпису, відбитку печатки, резолюції тощо). їхня фіксація є не тільки вираженням характеристик документа з юридичною силою, а й, водночас, має відповідні правові підстави, що обумовлені законодавчими актами. Підготовка такої правової бази, реалізація безпосередньо різних норм оформлення документів, їхнього обігу та користування ними визначає зміст зв'язків управлінського документознавства з юридичною наукою, тобто правознавством.

Розроблення уніфікованих систем документації, уніфікованих форм документів (як одного з головних напрямів досліджень з теорії управлінського документа) оптимізує процеси створення, опрацювання, зберігання таких документів та використання їхньої інформації в службах діловодства. Однак, вплив результатів роботи у цьому напрямі не обмежується сферою діловодства. У подальшому це позитивно позначається на проведенні експертизи. цінності документів для передавання їх на постійне зберігання, де, як відзначалося раніше, чітко проявляються зв'язки управлінського документознавства як з архівознавством, так і з історичним джерелознавством. Тобто уніфікований документ, реквізити якого раціонально оформлені, зорієнтований не тільки на високоефективне його опрацювання, зберігання та користування ним в архівах, зокрема, при реалізації автоматизованих систем, а також й на раціональне використання його інформації як історичного джерела.

Безперечно, уніфікація і стандартизація не є єдиними чинниками, котрі сприяють підвищенню якості роботи з управлінськими документами. Технологія діловодства є тією галуззю практичних знань, на яку орієнтована значна частіша досліджень управлінського документознавства. Регламентація та раціоналізація процесів і операцій роботи з документами в службах діловодства є одним з провідних завдань управлінського документознавства. Удосконалення підготовки та обігу організаційно-розпорядчих документів в умовах окремої установи, їх групи чи в масштабах галузі й держави у цілому, впливають на їхню діяльність, забезпечуючи виконання цими документами їхньої основної соціальної функції. Відповідно, таке документаційне

16

забезпечення управління повинно мати обгрунтування з точки зору теорії управління і наявності правових норм для відповідного керування у масштабах установи, галузі чи держави.

Оскільки процес управління документацією розглядається в контексті інформаційного менеджменту, то управлінське документознавство пов'язано не тільки з теорією менеджменту, а й з інформаційною наукою. У межах цього напряму реалізуються зв'язки документознавства з психологічними аспектами сприйняття документної інформації. Технологія інформатики застосовується при розробленні та використанні автоматизованих систем діловодства (так зване "електронне діловодство"), під час вирішення зазначених вище проблем створення та обігу в установі електронних управлінських документів.

Інформаційна природа діловодних процесів зумовлює зв'язок управлінського документознавства не тільки з інформаційним менеджментом, а й у цілому з теорією комунікацій, яка також є частиною інформаційної науки. Однак, якщо змісту і характеру інформаційних зв'язків в установі документознавство приділяє досить значну увагу, то характер інформаційних потреб і сама особа споживача інформації в процесах управління документацією поки досліджені значно менше. У комплексі проблем інформаційного забезпечення управління актуальним є також вивчення потоків управлінської інформації, інформаційних ресурсів установи, форм і методів інформаційного забезпечення керівників.

Окремим і досить значним розділом управлінського документознавства є напрям, який досліджує історію управлінських документів, процесів їхнього створення, формування систем документації та їхнє функціонування. Такий напрям отримав назву історичного документознавства. У цьому контексті управлінське документознавство пов'язане з історією діловодства. Для управлінського документознавства історія державних установ є тією галуззю знань, що дає можливість зрозуміти зміст умов створення і функціонування документів, ясніше усвідомити характер завдань, які вони виконували, а також чим були зумовлені характеристики їхнього змісту та форми. Сама ж історія державних установ є відгалуженням історії держави і права, що ще раз засвідчує зв'язки управлінського документознавства з правознавством З іншого боку, такий зв'язок проглядається також під час дослідження історичних

управлінських документів як пам'яток юридичних

304153

17

~1ШУКТМ~'

БІБЛІОТЕКА

І

і

відносин минулого. Дослідження управлінських документів різних історичних періодів як документальних пам'яток засвідчують зв'язки управлінського декументознавстаа з комплексом спеціальних Історичних дисциплін. Серед них слід назвати історичне джерелознавство,

дипломатику (а також і неодипломатику). палеографію, сфрагістику та інші дисципліни джерелознавчого циклу.

ЛІТЕРАТУРА

Основна

1.Про внесення змін до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи"; Закон України від 13 грудня 2001 року №2888-111 // Архіви України. - 2002. - №1-3. - С.3-23.

2.Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення: ДСТУ 2732-94. - К.: Держстандарт України, 1994. - 33 с.

3.Архівістика: Термінологічний словник / Авт.-упор.: К.Є.Новохатський, К.Т.Селіверстова та ін. -К., 1998. - 106 с. ■■;.

4.Кулешов С.Г. Документознавство: Історія. Теоретичні основи / УДНД1АСД, ДАКККіМ. - К., 2000. - С.99-125.

Додаткова

1.Банасюкевич В.Д., Сокова А.Н. Вопросьі формирования теории документоведения //Развитие советского документоведения (1917- 1981):Сб.науч.тр.-М.:ВНИИДАД, 1983.-С.5-27.

2.Кулешов С.Г. Історичне документознавство: зміст та основні завдання наукового напряму (до постановки проблеми) // Архіви

3.Мингалев В.С. Общие закономерности и тенденции документообразования в социально-зкономических системах управлення (проблеми изучения): Учеб. пособие / МГИАИ - М., 1983. - 83 с.

4.Митяев К.Г. Документоведение, его задачи и перспективи развития // Вопр. архивоведения. - 1964. - №2. - С.27-37. /;'■'■'•

5.Сокова А.Н. Документоведение как научная дисциплина: обьект, предмет, основньїе задачи // Документирование управленческой деятельности: Сб.науч.тр. - М.: ВНИИДАД, 1986. - С.5-30.

6.Сокова А.Н. Принцип историзма в документоведенин //Сов. архивьі.-198і.-№4.-С.25-31.

18

Питання для самоконтролю знань

1.Основні етапи розвитку управлінського документознавства.

2.Об'єкт і предмет управлінського документознавства.

3.Основні поняття управлінського документознавства: "службовий документ", "документація", "документаційннй фонд установи", "система документації", "управлінська документація", "організаційно-розпорядча документація", "юридична сила документа", "управління документацією".

4.Завдання управлінського документознавства.

5.Основні наукові напрями управлінського документознавства.

6.Основні проблеми створення та обігу електронної управлінської документації.

7.Зв'язок управлінського документознавства з іншими галузями

знань.

2.КЛАСИФІКАЦІЇ УПРАВЛІНСЬКИХ ДОКУМЕНТІВ 2.1.

Диференціація управлінських документів в установі

Сукупність управлінських документів, що циркулюють в установі, можна диференціювати за певними їх ознаками. Ця процедура здійснюється, як правило, виходячи з потреб практичної роботи з документами чи під час вирішення документознавчих дослідницьких завдань. Процес поділу документів за будь-якими їхніми ознаками - характеристиками інформації, носія документної інформації, властивостями, обіговими даними тощо - є процесом класифікування документів'. Втім, можливі різні будови кюсифікацій (класифікаційних сх&м) управлінських документів. Є, так би мовити, прості класифікації, що не мають більше одного рівня поділу, тобто в яких відсутні класифікаційні ряди. Процес диференціації тут можна назвати групуванням, а його результатом - виокремлення груп документів.

Зокрема, в установі управлінські документи можна групувати за такими ознаками:

- за послідовністю створення: оригінал, дублікат, копія, витяг з документа (оригінал - примірник службового документа, що першим набуває юридичної сили; дублікат - повторно оформлений службовий документ, замість втраченого чи пошкодженого оригіналу, що має

'Тут не розглядаються вс> вішалки поділу управлінських документів за інформаційними характеристикам!, чи ознаками носія документної інформації, оскільки цей матеріал викладається о курсі "Загальне документознавство".

таку ж юридичну силу; копія - документ, що містить точне знакове відтворення змісту чи документної інформації іншого документа і в окремих випадках - деяких його зовнішніх ознак; витяг з документа - засвідчена копія частини тексту службового документа);

-за рівнем доступу: загальнодоступні в установі, для службового користування (документи, що містять конфіденційну інформацію), секретні (документи, що містять таємну інформацію);

-за юридичною силою: що мають юридичну силу і що не мають юридичної сили (ще не набули, не можуть мати, втратили юридичну силу).3азначені прості класифікації однорівневі, тобто виділені групи документів не мають подальшого поділу на якісь види. При класифікуванні управлінських документів установи можна побудувати і дворівневі класифікації, де вже групи (класи) документів поділяють на підгрупи (підкласи) та види документів. Видами документів, у даному разі, є номінали (акт, протокол, наказ) чи, що найчастіше - види номіналів (наприклад, акт приймання-здавання робіт, протокол засідання колегії міністерства, наказ про заохочення).

Зокрема, у такій простій класифікації управлінських документів на вхідні, вихідні та внутрішні (ознакою побудови тут є організація процесу їхнього обігу), вхідні документи вже можуть поділятися на ті, що підлягають і ті, що не підлягають реєстрації. Дворівневу структуру,

воснові якої знаходяться, види номіналів управлінських документів, . мають також їхні класифікації на документи, що підлягають і не підлягають затвердженню,. на які ставиться і не ставиться гербова печаткг, а також за строками виконання (безстрокові, термінові, дуже термінові), що обумовлені нормативними актами, та зберігання (постійного, тимчасоього).

Вид номіналу документа (наприклад, акт про списання'матеріальних цінностей, наказ про ліквідацію підприємства, заява про надання відпустки) може вказувати на тему документа, яка розкривається в його змісті (зміст докуменіа - інформація в документі, необхідність фіксації якої є основнрю метою його створення). Зміст управлінського документамістить рішення щодо здійснення управлінської дії, спрямованої на розв'язання кадрових, фінансових питань, питань з основної діяльності, матеріально-технічного постачання тощо. Саме тематика документів є однією з первинних засад для групування документів під час формування їх у справи в діловодстві установи.

'Зміст цих класифікацій розглядається у навчальному курсі з діловодства.

Тематика управлінських документів також да£ підстави для об'єднання видів їх номіналів у певні класи управлінської документації, наприклад: торговельна, цінова, документація з Пенсійного фонду тощо. Однак, в документації установи поділ документів відбувається не тільки за тематичною, я й за функціональною ознакою. Наприклад, поділ на документи, що виконують організаційну, розпорядчу, первнннооблікову, планову, звітну, статистичну функцію. Об'єднання видів номіналів цих документів (вони можуть бути тематично різними, наприклад: з кадрових, фінансових чи ресурсних питань) дає відповідні класи управлінської документації - організаційно-розпорядча, первиннооблікова, планова, звітно-статистична. Ці класи називають ще системами документації, що є підсистемами управлінської документації (див.: 1.3.1. Основні поняття управлінського документозпавства). Розглянемо загальну класифікаційну схему систем документації.

2.2. Класифікації систем документації

Всі системи документації можна поділити на базові, інфраструктури

та дисциплінарні.

Базові - це сукупність систем документації, що утворилися в результаті функціонування "базових" сфер соціальної діяльності (наука, освіта, виробництво тощо) та/чи спрямовані на забезпечення такого функціонування. Блок включає такі системи документації:

-наукова;

-виробничо-експлуатаційна;

-навчальна;

-економічна;

-громадсько-політична;

-судова;

-законодавча;

-військово-оборонна;

. - документація органів внутрішніх справ країни;

-цивільно-реєстраційна;

-документація системи охорони здоров'я.

Безперечно, склад цих систем не охоплює всієї різноманітності сфер соціальної діяльн ;ті, однак тут представлені сукупності з найбільш усталеними формами документів. Система виробничоексплуагаційної документації включає документи з усіх галузей

і

діяльності (наука, виробництво, навчання, економічна сфера тощо).

Цей блок включає такі групи: Управлінська

Нормативна

-документація з пожежної безпеки;

-документація з охорони праці;

-документація із стандартизації;

-документація із сертифікації;

-метрологічна.

Інформаційна

-реестраційпо-обпікова;

'- документація систем інформаційного обслуговування.

Дисциплінарні - це види документації, що утворюються в результаті функціонування різних сфер соціальної діяльності і відповідають за змістом певній науковій (науково-технічній) галузі знань. Групування документів у межах блоку здійснено за традиційним поділом натри цикли наукових дисциплін: технічні, гуманітарні, природничі. їхня диференціація за більш-менш сталими видами документації має такий вигляд:

Технічна

-будівельна;

-транспортна;

-енергетична;

-житлово-комунальна.

Гуманітарна

-соціологічна;

-етнографічна;

-археологічна.

Природнича

-геологічна;

-картографічна;

23

-гідрологічна;

-метеорологічна.

Безперечно, таким чином можна поділити документацію за всіма дисциплінами, оскільки в кожній існує науково-дослідна чи дослідноконструкторська документація. У даному разі ці приклади характеризують найбільш розвинені комплекси, що утворюють специфічні системи, і така документація, як правило, є об'єктом вивчення для наступного зберігання в архіві. Можна відзначити також наявність і міждисциплінарних видів документації, в яких відбивається проблематика різних наукових дисциплін. Зокрема, в космічній чи екологічній документації відкладаються документи, пов'язані з природничими, технічними науками, соціологією, економікою тощо.

Слід зауважити, що проблеми розроблення класифікації систем документації ще до кінця не вирішені. Часто об'єднання різних систем (підсистем) документації зумовлюється потребами практичної діяльності чи усталеністю вже розроблених класифікаційних схем. Приклад врахування цих чинників подає такий нормативний документ у діловодстві та архівній справі, як "Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів" (К., 1997), в якому види номіналів документів подані за сферами соціальної діяльності та їхніми окремими напрямами*. Інший приклад ілюструє Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) - нормативний документ, що офіційно закріплює класифікаційну схему управлінської документації. У ньому системи документації, що у викладеній вище схемі згруповані під назвою "економічна", віднесені відповідно до управлінської документації. Об'єднання таких систем документації спричинено як усталеним підходом до розгляду складових підсистем управлінської документації у традиційному документознавстві (див.: 1.2. Основні періоди розвитку управлінського документознавства як наукової дисципліни), так і розумінням поняття "управлінська інформація" не тільки у внутрішньовідомчому аспекті, а й у масштабах всієї держави. Саме тому, наприклад, у класифікаторі подано як підкласи організаційнорозпорядчої документації, так і зовнішньо-торговельної. Розглянемо більш детально цей класифікатор.

" Його вивчення здійснюється у навчальному курсі з діловодства.

24

2.3.Державний класифікатор управлінської документації

2.3.1.Призначення та структура ДКУД

ДКУД містить класифікацію документів, розроблену для практичного використання під час роботи з документами, а саме -при заповненні уніфікованих форм (бланків) документів. Кожному виду номіналу управлінського документа (наприклад: наказ про реорганізацію міністерства, товарно-транспортна накладна, приходний ордер тощо) надається кодове (у даному разі - цифрове) позначення, завдяки чому конкретний документ в умовах реалізації автоматизованої інформаційної системи може бути швидко розшуканий за цією інформаційною (пошуковою) ознакою. Слід зауважити, що ДКУД входить до системи державних класифікаторів техніко-економічної інформації, створення яких почалося ще в СРСР у 1960-ті роки під час розроблення автоматизованих систем управління (АСУ). Вони призначалися для фіксації кодових позначень класифікаційних одиниць в класифікаторах об'єктів, суб'єктів, процесів та іншої інформації, необхідної для управління народним господарством. Зокрема, були створені загальносоюзні класифікатори підприємств та організацій галузей народного господарства, продукції, професій тощо. В Україні на заміну цим класифікаторам розроблено вітчизняні нормативні документи, наприклад, замість "Общесоюзного классификатора предприятий и организаций" застосовують "Єдиний державний реєстр підприємств та організацій України".

На заміну "Общесоюзного классификатора управленческой документации" (ОКУД) у 1997 р. Держстандартом України* було опубліковано "Державний класифікатор управлінської документації" (ДК 010-96), що був розроблений госпрозрахунковим центром "Економіст" та Державним науково-дослідним інститутом інформатизації і моделювання економіки при Президентові України за участю ряду міністерств і відомств України. Зміни у складі та змісті ряду класів документації зумовили його доопрацювання і повторне видання ДКУД Держстандартом у 1999р. '

Таким чином, ДКУД входить до складу нормативних документів державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації в Україні. Об'єктами класифікації у ньому є

'Тепер - Державний комітет України з питань технічного регулювання та споживчої політики.

25