2.3.3. Стратегическое планирование информационных систем

Планирование информационных систем

Начальные этапы проектирования считаются определяющими успех проекта в целом, так как на их уровне устанавливают требования не только к результатам проекта (разработанная концепция), но и целесообразность его выполнения, рассчитывают необходимые ресурсы, последовательность и сроки работ. Практическим итогом такой деятельности может быть план или программа действий по реализации концепции информационной системы. Учитывая важность такого плана, целесообразно в жизненном цикле проекта выделить еще один самостоятельный этап – разработку перспективной программы действий. Будем далее называть разработку такого плана стратегическим планированием.

Понятие стратегического планирования до настоящего времени не является устоявшимся и общепринятым. Однако его можно рассматривать с двух точек зрения: методологической и деятельностной.

Сметодологической точки зрения стратегическое планирование – это методология анализа, разработки и сопровождения сложных информационных систем, определяющая подсистемы, компоненты и способы их соединения, задающая ограничения, при которых система должна разрабатываться и функционировать, выбирающая наиболее эффективное сочетание людей, технических средств и программного обеспечения для реализации системы.

В методологии стратегического планирования информационной системы реализуется принцип системного подхода, смысл которого заключается в комплексном планировании всех этапов жизненного цикла системы от предпроектного анализа потребностей пользователей и возможностей перспективных средств вычислительной техники и техники связи до внедрения системы в эксплуатацию.

Сточки зрения деятельностного подхода в качестве исходного используем следующее определение: под стратегическим планированием понимается процесс разработки долгосрочной стратегии построения и развития информационной системы с целью реализации непрерывной автоматизированной информационной технологии на основе учета глобальных информационных потребностей организации.

Однако в данном определении некорректно определена цель стратегического планирования – непрерывная автоматизированная технология. Между тем, правильное определение целей является наиболее важным фактором достижения успеха в любой сфере деятельности. Целью стратегического планирования является план достижения требуемого качества информационного обеспечения организации. Тогда автоматизированная информационная технология является одним из средств достижения цели.

Кроме того, при стратегическом планировании достигается не только автоматизация информационных процессов, но и усовершенствование формы и организации их выполнения, что также приводит к повышению качества информационного обеспечения.

71

Взаимосвязь концептуального проектирования и стратегического планирования. Объединим единым понятием стратегического планирования

этапы концептуального проектирования и разработки программы реализации его результатов. Тогда задача совершенствования информационного обеспечения в постановке (3.9) должна быть дополнена ограничительными факторами: стоимостью и временем проведения работ.

Система целей стратегического планирования. С учетом стоимостных и временных ограничений система основных целей совершенствования информационного обеспечения и ее формальная запись имеет две редакции:

1. Требуемое качество информационного обеспечения при минимальных затратах и в заданное время

2. Максимальное качество информационного обеспечения при заданных затратах и времени

В выражениях (3.10), (3.11):

Qt(Sti) – функция качества информационного обеспечения;

C(Sopt) – стоимость проекта в денежных единицах (критерий экономиче-

ской возможности проекта);

Tt – плановое время реализации проекта;

Sopt – набор разработанных, обоснованных, взаимоувязанных и последова-

тельных оптимизационных в смысле выражений (3.10) и (3.11) технических, организационных, функциональных и информационных решений.

При совершенствовании информационного обеспечения возможно независимое оперирование критериями, входящими в систему выражений (3.10) и (3.11). Но, в целом, результат проекта должен оцениваться степенью выполнения всех условий (3.10) или (3.11).

Алгоритм проектирования информационных систем

Достижение цели стратегического планирования информационных систем осуществляется путем последовательного выполнения следующих основных этапов.

1.Формирование законченного и непротиворечивого представления о существующем состоянии информационной системы (проблемной ситуации) в части удовлетворения информационных потребностей.

2.Определение требований (целевых состояний) к техническим, организационным, процедурным и информационным компонентам информационной системы, адекватно отвечающей существующим и перспективным потребностям (качеству информационного обеспечения) организаций.

72

3.Разработка вариантов адаптивного управления информационной системой, т.е. определение множества альтернатив A, позволяющих реорганизовать информационную систему до целевого состояния St.

4.Выбор оптимального варианта Aopt приведения информационной систе-

мы в состояние Sopt.

Алгоритм управления информационной системой в части постановки и решения задачи стратегического планирования (схема) приведен на рис. 2.3.4.

Исследование предметной деятельности организации

Постановка задачи стратегического планирования

Разработка множества альтернатив

Выбор оптимальной альтернативы

Стратегический

план построения ИС

Рис. 2.3.4. Схема постановки и решения задачи стратегического планирования

Содержание основных этапов задачи стратегического планирования

Из алгоритма стратегического планирования информационной системы следует, что в общей задаче, возникающей при совершенствовании информационного обеспечения, существует ряд подзадач, требующих взаимной увязки и совместных оптимизационных решений.

Первая задача состоит в формировании законченного и непротиворечивого представления о предметной деятельности организации (подразделения). Необходимость решения данной задачи на первом этапе стратегического планирования определяется тем обстоятельством, что информационные процессы протекают во время предметной деятельности, внутренне ей присущи и являются ее составной, органически неразрывной частью. Это подтверждается теоретическими и практическими работами в рассматриваемой сфере, из которых следует обязательность знания предметной области. Поэтому, прежде чем вести речь о совершенствовании информационного обеспечения и информационной системы, необходимо определить назначение и специфику предметной деятельности организации.

73

Обследование предметной деятельности любой организации – трудоемкая и продолжительная работа. Первым этапом исследования является сбор данных. Источниками информации являются нормативные документы, регламентирующие деятельность организации (законы, приказы, инструкции), отчеты, планы, а также интервью руководителей и персонала организации и т.д.

При сборе данных существенна достоверность и полнота, т.е. степень их соответствия действительному состоянию предметной деятельности и информационного обеспечения. В силу сложности организационной структуры и специфики предметной деятельности сведения, поступающие к лицу, проводящему обследование, не могут исчерпывающим образом отображать ее реальное состояние и состояние информационного обеспечения. Не имея возможности в данной работе подробно проанализировать причины возникновения несоответствия, следует отметить, что они могут быть связаны с лицом, проводящим обследование, объектом обследования, средствами наблюдения и обработки данных. Выбор и степень детализации существенных для решения задачи сбора данных определяются опытом лица, проводящего обследование.

В целях сбора репрезентативных данных используется метод записи сведений в специальные анкеты, а также производится установление объема и продолжительности сбора данных, выбор сотрудников, привлекаемых к исследованию. Поскольку не все сотрудники могут быть привлечены к анализу предметной деятельности, возникает необходимость формирования репрезентативной группы, отбираемой по следующим критериям: в группе должны быть представлены различные категории сотрудников, должны учитываться различные типы подразделений и направлений работы. К исследованию должны быть привлечены сотрудники с наиболее интенсивным режимом предметной деятельности.

Обследование включает определение и описание в терминах предметной области: организационной структуры; перечня целевых задач (функций) подразделения; распределения функций по подразделениям и сотрудникам; существующей ("как есть") технологии решения задач предметной деятельности; взаимосвязей между подразделениями и сторонними организациями.

Кроме того, в результате сравнительного изучения особенностей информационных взаимосвязей обобщаются сведения по следующим параметрам: каналы коммуникации; объемы передаваемой информации; участники и содержание взаимосвязи.

При обследовании в целях содержательного анализа информационных взаимосвязей целесообразно указывать следующие характеристики: 1. Направление взаимосвязи, обусловленное соотношением объемов входящей и исходящей информации, внутренних и внешних связей в структуре взаимосвязи. 2. Мотивация взаимосвязи (поиск и обмен релевантной информацией). 3. Содержание передаваемой информации. 4. Перечень информационных сущностей, посредством которых производятся информационные взаимосвязи.

Производится анализ различных видов информации: насколько велика доля текстовой информации, циркулирующей в подразделении и на рабочем месте; в каких случаях предпочтение отдается речевой информации, в каких случаях используются смешанные виды (текст, графика).

74

В рамках первого этапа происходит фильтрация полученной информации, включающая отсечку ненужных сведений, их агрегирование и типологическую выборку. В результате сведения компонуются в отдельные блоки, связанные с наиболее значимыми компонентами деятельности. На этом этапе характерна ситуация, когда некоторые компоненты деятельности описываются достаточно полно, а другие неполно или нечетко. Достаточно часто по различным причинам значимые компоненты деятельности не устанавливаются совсем или устанавливаются предположительно.

Результаты обследования позволяют построить модель предметной деятельности, не только описывающую положение дел в органе на момент обследования и позволяющую понять как функционирует орган с позиций системного анализа, но и на основе верификации выявить ряд ошибок и узких мест, сформулировать предложения по улучшению ситуации.

Построение модели предметной деятельности позволяет перейти к решению второй задачи.

Вторая задача – определение, описание и исследование информационных процессов, протекающих при решении задач предметной области, с целью формирования представления о текущем состоянии информационного обеспечения организации. В рамках этой задачи производится:

1.Определение и описание при помощи специальных терминов языка проектировщика информационных потребностей организации во внутренних и внешних информационных взаимосвязях. Анализ требований пользователей информационной системы является важнейшим этапом и оказывает существенное влияние на все последующие этапы стратегического планирования. В то же время это наименее изученный и понятный процесс. Он включает:

- выделение в явном виде в предметной деятельности информационных процессов (множества информационных взаимосвязей и функций), их структурирование, оценку объемов и интенсивности информационных потоков (ин- формационно-функциональная модель предметной деятельности);

- построение информационной архитектуры организации, включая определение информационных сущностей и их атрибутов, идентификацию отношений между сущностями и их типов (информационная модель).

2.Описание, оценка и анализ на основе критериев качества существующих технологий информационных взаимосвязей в части: значимости информационных взаимосвязей для предметной деятельности; временных затрат; степени автоматизации и использования технических средств, а также эффективности применения существующих средств автоматизации на отдельных технологических участках (технический аспект); организации информационного обеспечения и оргструктуры организации (организационный аспект); необходимости и достаточности нормативной базы для регулирования информационных взаимосвязей подразделений всех уровней (правовой аспект).

3.Выявление и описание по введенным критериям качества "узких" мест информационных взаимосвязей: определение затратных информационных процедур; разработка ранжированного перечня технологических участков, реорганизация которых улучшит показатели выполнения информационных процедур (операций).

75

Решение второй задачи позволяет выявить проблемные ситуации в информационном обеспечении организации и получить понимание путей и последовательности его совершенствования.

Решение первых двух задач стратегического планирования представляет собой анализ информационной системы – упорядоченную последовательность всесторонних и детальных исследований внешних и внутренних информационных процессов, протекающих в рамках предметной деятельности.

Третья задача стратегического планирования состоит в определении на основе структурного синтеза информационной системы требований к ее техническим, организационным и правовым компонентам, адекватно отвечающим существующим и перспективным информационным потребностям организации. Учитывая уже отмечавшуюся высокую консервативность организаций, ограниченное финансирование НИОКР и ряд других факторов, в ближайшей перспективе маловероятна практическая реализация полномасштабного стратегического планирования. Поэтому в качестве варианта возможно определение основных направлений совершенствования информационного обеспечения в рамках существующей организационной структуры, а именно: технические решения (аппаратные и программные средства), которые могут быть использованы для автоматизации информационных и предметных функций организации; организационные, функциональные и информационные решения.

Структурные решения могут включать предложения по: рациональному использованию существующих программно-аппаратных средств; совершенствованию технической инфраструктуры информационного обеспечения; реорганизации оргструктуры организации, в части изменения функциональных обязанностей некоторых категорий сотрудников и/или функций подразделений, реализующих информационное обеспечение.

На этом этапе, исходя из задач предметной деятельности и на основании детального анализа внешних и внутренних информационных процессов, в явном виде ставятся цели стратегического планирования; производится описание информационной технологии работы "как надо" каждого из подразделений и связанных с ними информационных потоков.

Целью задачи является детальное описание структуры системы и логических взаимосвязей ее элементов (организационно-технологический облик системы):

-основных путей и алгоритмов прохождения входящей, внутренней и исходящей информации, а также технологии ее обработки;

-функций, которые выполняются (автоматизируются) на каждом рабочем

месте;

-отображение перспективной технологии ("как надо") на структуру органа, включая системы управления БД, поддержки принятия решений, автоматизации деловых операций и документооборота, специальные программные средства;

-определение количества рабочих мест в каждом структурном подразделении.

Формирование целей осуществляется параллельно с этапом описания существующей ситуации в информационном обеспечении и органически связано

сним.

76

Четвертая задача состоит в определении состава работ (множества операторов W), необходимых для перевода состояния информационной системы из Sc

в состояние Sopt. Тем самым завершается постановка задачи проектирования

информационной системы. Далее производится формирование множества альтернатив, которое включает ранжирование целей по их важности и неотложности, представляющее по сути дела построение дерева целей и определение ограничений (ресурсы и условия), в том числе финансовых возможностей, уровня квалификации персонала, ожидаемой эффективности, поддержки руководства, временных ограничений и др.

Разработка стратегического плана (последовательность, сроки) в смысле выражений (3.10) и (3.11) включает: оценку предлагаемых решений, в том числе, выигрыша, который дает внедрение новых информационных технологий; установление приоритетов при реализации системного проекта информационного обеспечения. Такую оценку можно получить, проведя стоимостной анализ с помощью специальных методологий и программных средств.

Решение третьей и четвертой задач стратегического планирования представляет собой синтез информационной системы в соответствии с предъявляемыми требованиями.

Последовательность, содержание и результаты этапов стратегического планирования приведены в табл. 2.3.1.

3.Выявление информационных связей со Модель взаимосвязей (Матрица информационсторонними организациями и между органиных взаимосвязей)

зационными элементами организации

4.Описание внешних и внутренних инфорОпределенные, описанные основные информа-

Третья задача стратегического планирования

6. Разработка предложений (концепции)

по совершенствованию информационного обеспечения

77