-заголовок к тексту;

-гриф утверждения;

-текст;

-подписи составителей;

-печать (при необходимости);

-визы.

Инструкция, вводимая в действие приказом, оформляется как приложение к нему

4.2. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

К группе распорядительных относятся документы, создающиеся в процессе функционирования предприятия, учреждения или организации. Они содержат изложенную в повелительном наклонении информацию, обязательную для исполнения.

Порядок подготовки и реализации большинства распорядительных документов имеет следующие этапы:

1.Изучение вопроса

2.Подготовка проекта документа

3.Согласование документа

4.Подписание документа

5.Ознакомление с информацией документа круга лиц, имеющих отношение к его содержа-

нию и исполнению. УКАЗАНИЕ

Указание - это правовой акт, издаваемый органом государственного самоуправления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления. Указания имеют форму служебного письма. Они подлежат регистрации либо в журнале учета исходящих документов, либо в журнале учета приказов.

ПОСТАНОВЛЕНИЕ Постановление – это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными ор-

ганизациями коллективного управления, а также комиссиями, создаваемыми органами местного самоуправления (административной, торговой и т.п.) с целью разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установление стабильных норм, правил, предписаний.

Образец оформления постановления

Герб Государственный комитет Российской Федерации по статистике (Госкомстат России)

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

__________________ № _______

Москва Об утверждении унифици

рованных форм первичной учетной документации Во исполнение _________________,

Государственный комитет Российской Федерации по статистике ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить Перечень унифицированных форм первичной учетной документации (прилагается).

41

2.Установить

3.Признать утратившими силу __________________________

Председатель Подпись Расшифровка подписи Зизы Постановлением также называется заключительная часть протокола заседания коллегиальнго

органа (совета, собрания, правле|ния и т.д.). 1. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ): 1.1….

1.2…

П Р И К А З

Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач его деятельности. Приказы подразделяются на две основные группы:

-приказы по основной деятельности (производственным вопросам),

-приказы по личному составу (кадровые приказы).

Приказом по основной деятельности оформляются все решения руководителя, связанные с организацией работы предприятия и структурных подразделений, планированием, отчетностью, финансированием, снабжением и сбытом продукции, оперативным управлением и другими направлениями текущей деятельности. Такие приказы называются инициативными.

Приказы издаются также, когда требуется довести до сведения работников предприятия законодательные, нормативные документы и решения, принятые вышестоящими органами власти и управления, организовать их конкретное исполнение или обеспечить соблюдение требований этих документов в текущей деятельности предприятия. Эти приказы относятся к категории изданных «во исполнение».

Приказ по основной деятельности оформляется на общем бланке или на чистом листе бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка. Если приказы издаются чаще 200 раз в год, то экономически целесообразно отпечатать специальный бланк приказа Приказ по основной деятельности предприятия .должен содержать следующие реквизиты:

-наименование организации;

-наименование документа;

-дату;

-регистрационный номер;

-место составления или издания;

-заголовок к тексту;

-текст;

-подпись;

-визы или гриф согласования.

Название вида документа (ПРИКАЗ) оформляется прописными» буквами (через пробел) ниже наименования организации: от границы левого поля - при угловом расположении реквизитов, и в центре строки - при продольном расположении реквизитов.

Дата приказа оформляется цифровым способом. (Возможен вариант с использованием трех пар цифр, например: 26.09.04. Или варианте полным, четырехзначным, написанием года: 26.09.2004. В том случае, если время вступления в силу приказа специально не оговаривается в тексте, датой приказа считается дата его подписания.

Регистрационный номер приказа по основной деятельности проставляется на той же строке, что и дата, в пределах ограниченной площади. Регистрация приказов представляет собой присвоениепорядковых номеров в пределах календарного года.

Место составления или издания приказа содержит название на селенного пункта, где предприятие или организация имеет зарегистрированный юридический адрес. Сокращения,

42

В случае необходимости руководитель предприятия или организации делегирует свое право контроля за исполнением приказа конкретному должностному лицу. Тогда специальный пункт о контроле исполнения оформляется в распорядительной части текста последним и строится по образцу:

"Контроль за исполнением приказа возложить на коммерческого директора Симонова А. К. "

Архаичные обороты типа: "Контроль за исполнением приказа оставляю за собой" при формулировании пункта о контроле не допускаются.

Подпись оформляется через 3-4 межстрочных интервала ниже текста от границы левого поля и включает наименование должности лица, подписывающего приказ (сокращенное, т.к. наименование предприятия или организации-автора указано в заголовочной части), личную подпись и ее расшифровку. Расшифровка подписи печатается от 6-го положения табулятора без скобок строчными буквами (кроме заглавных) на уровне последней строки наименования Должности. Инициалы располагают перед фамилией, пробел между инициалами и фамилией не делается. Личная подпись руководителя, проставляется на первом экземпляре приказа.

Визы или гриф согласования оформляются до подписания приказа на первом экземпляре его проекта на лицевой стороне последнего листа через 3-4 межстрочных интервала ниже подписи. Если виз и грифов несколько, то они располагаются двумя рядами, от 0-го и 4-го положений табулятора. Пример оформления инициативного приказа по основной деятельности

ООО «Синтез-Абсолют» ПРИКАЗ

17.12.2004 № 189

г.Чебоксары О графике работы

Структурных подразделений

С целью совершенствования распорядка работы сотрудников фирмы

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.Создать комиссию по составлению графика работы структурных подразделений фирмы в составе:

- Анисимов М.И. - зам. директора, - Чернова А.Н. - начальник отдела кадров, - Козырева Е.Н. - менеджер.

2.Всем руководителям структурных подразделений представить сведения об особенностях распорядка работы их отделов.

3.Комиссии представить проект графика работы структурных подразделений фирмы до

27.12.2004.

44

Пример оформления приказа

Администрация М-ской области Управление школ

О подготовке школ области к новому учебному году

В целях своевременной и качественной подготовки школ области к новому учебному году

ПРИКАЗЫВАЮ:

1 Начальнику ремонтно-строительного управления Иванову А.А. совместно с начальником финансового управления Петровым П.П. и директорами школ представить смету расходов на ремонт школьных зданий до 01.06.2000.

2 Начальнику хозяйственного управления Галкину Г.Г. обеспечить РСУ необходимыми материалами для ремонта школ в пределах сметы до 15.06.2000.

3 Ремонтно-строительному управлению произвести ремонт школьных зданий до 15.08.2000. Результаты выполненной работы представить приемочной комиссии.

4 Создать приемочную комиссию в составе: (указываются должности и фамилии). 5Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя начальника Управления школ

В тех случаях, когда нет необходимости в воспроизведении всего текста приказа или это будет экономически нецелесообразно, оформляется такой документ, как выписка из приказа. ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

Выписка из приказа выполняется следующим образом. Реквизиты (наименование организации, дата, место издания и т.д.) оформляются без изменений за исключением названия документа (ПРИКАЗ заменяется соответственно на ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА), при этом дата и номер указываются того приказа, из которого мы делаем выписку. Констатирующая часть текста приказа воспроизводится полностью без изменений, включая слово «ПРИКАЗЫВАЮ:». Из распорядительной части выбирается интересующий нас пункт (один или несколько). Порядковая нумерация его сохраняется. Что касается реквизита «Подпись», выписка из приказа содержит наименование должности лица, подписавшего оригинал приказа, и расшифровку подписи. Руководитель не подписывает выписки из приказа. В отведенном для этого месте делается запись: Подпись. Выписки из приказа обязательно заверяются.

Образец оформления выписки из вышеприведенного приказа

ООО «Синтез-Абсолют» ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

17.12.2004 № 189

г. Чебоксары О графике работы

структурных подразделений

С целью совершенствования распорядка работы сотрудников фирмы ПРИКАЗЫВАЮ:

2. Всем руководителям структурных подразделений представить сведения об особенностях распорядка работы их отделов.

45

РАСПОРЯЖЕНИЕ Распоряжение - это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, учреждения

или организации с целью разрешения оперативных вопросов.

Как правило, распоряжения имеют ограниченный срок дейст вия или касаются какого-то конкретного круга работников. Струи тура распоряжения полностью соответствует структуре приказа п основной деятельности.

Распоряжение должно содержать следующие реквизиты.

-наименование организации;

-наименование документа;

-дату;

-регистрационный номер;

-место составления или издания;

-заголовок к тексту;

-текст;

-подпись.

Текст распоряжения состоит из констатирующей и распоряди тельной части. В констатирующей указывают основания издани) распоряжения, в распорядительной:

-"кому" (исполнителю или структурному подразделению);

-"что сделать" (указывают конкретную работу);

-"до какого числа" (сроки ее окончания).

Вкачестве разделительного слова (аналогично слову "ПРИКАЗЫВАЮ:") используют слова «ОБЯЗЫВАЮ.» или «ПРЕДЛАГАЮ:». Однако возможны варианты, когда их опускают, указывают только действие, например:

-всем сотрудникам пройти инструктаж;

-работникам отдела кадров провести аттестацию;

-сотрудникам охраны пройти медкомиссию и т.п.

Последний пункт распоряжения является, как правило, контрольным, т.е. указывает должностное лицо или структурное под разделение, осуществляющее контроль исполнения этого распоря жения.

ЗАО «Синтез-Абсолют»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

00.00.0000 № 00

г. Чебоксары О проведении служебного расследования

В связи с фактом утраты в управлении делами 2 документов имеющих гриф "Конфиденциально",

ПРЕДЛАГАЮ:

1.Заместителю генерального директора В.С. Дмитриеву создать рабочую группу для проведения служебного расследования до 00.00.0000.

2.Рабочей группе установить причины и виновных в утрате документов. О результатах работы группы доложить на плановом совещании 00.00.0000.

3.Начальнику управления делами И.П. Крамскому подготовить план мероприятий по усилению обеспечения сохранности документов, имеющих грифы "Для служебного пользования", "Конфиденциально", и представить мне на рассмотрение до 00.00.0000.

4.Контроль исполнения распоряжения возложить на заместителя директора В.И. Фадее-

ва.

46

РЕШЕНИЕ Решение - это правовой акт, принимаемый органами местное самоуправления в преде-

лах прав, предоставленных им законами.

Решениями именуются также совместные акты, издаваемые не однородными органами. Решения могут приниматься по разнообразным вопросам, входящим в компетенцию

коллегиальных органов, например, таких как:

-о приоритетных направлениях развития фирмы;

-об участии в международной выставке;

-о разработке системы повышения квалификации работников;

-о разработке программы электронного документооборота;

-об открытии сайта в интернете;

-о внедрении рационализаторского предложения и т.п. Решение должно содержать следующие реквизиты:

-наименование организации;

-наименование вида документа;

-дату (датой решения является дата проведения собрания);

-номер (нумерация ведется по порядку, в пределах календарного года, отдельно от других видов документов);

-наименование коллегиального органа;

-заголовок (если решение касается одного вопроса);

-гриф утверждения;

-текст;

-подписи.

Текст решения состоит, как правило, из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части указывают состояние вопроса, цели задачи или основание решения. Если основанием к изданию решения является нормативный документ, то в конста-

тирующей части указываются его наименование, дата, номер и заголовок.

Враспорядительной части указывают:

-"РЕШИЛ (РЕШИЛИ)";

-"что сделать" (указывают конкретную работу, перечень мероприятий или действий, предписываемых решением);

-"до какого числа" (срок окончания работ);

-"исполнителя" (структурные подразделения предприятия или должностные лица).

Текст решения может делиться на пункты. Если решение вводит в действие какие-либо документы, то они оформляются как приложение.

Образец оформления решения ОАО "ЭВЕРЕСТ" РЕШЕНИЕ

27.01.2005 №01

Общего собрания акционеров

Общее ежегодное собрание акционеров ОАО «Эверест» в связи с перерегистрацией акционерного общества

РЕШИЛО:

1.Утвердить новую редакцию Устава ОАО "Эверест" со еледующими изменениями": в ст. 8 "Управление Обществом" исключить подп. 4 из п. 8.5.

2.Исполнительному органу общества внести указанные изменения в учредительные документы и поручить зарегистрировать ОАО "Эверест" в соответствии с гражданским законодательством Российской Федерации до 15.02.2005.

47