Посібник помічника судді загального суду

судового процесу, забезпечує не тільки фіксацію, а й подальше зберігання, копіювання, використання інформації.

Технічна фіксація судового процесу

Технічну фіксацію судового процесу в Україні було введено в ході так званої «малої» судової реформи 2001 року. Вона є порівняно новим явищем для судочинства.

Технічна фіксація процесу стала можливою у зв’язку із розвитком сучасної техніки, яка дозволяє точно і повно фіксувати усе, що відбувається під час судового засідання. На відміну від стенографування та протоколювання, під час технічного запису вплив людського фактору на зміст запису є мінімальним.

Відповіднодопринципівгласностіівідкритості(п.7 ст. 129 КонституціїУкраїни, ст.6 ЦПК України, ст.12 КАС України) особи, присутні у судовому засіданні, не позбавлені права вести письмові записи, а також використовувати портативні звукозаписувальні засоби (диктофони, ноутбук тощо). Дозволу суду на це не потрібно. Однак офіційним записом є лише запис, здійснений судом відповідно до вимог чинного законодавства.

Фіксування судового процесу технічними засобами здійснює секретар судового засідання або штатний працівник суду під його керівництвом. Факт застосування технічних засобів у процесі з метою його повного фіксування, а також дані про їх технічні характеристики зазначаються у журналі судового засідання. У журналі зазначаються відомості про процес, дії, виконані в судовому засіданні. Сторони можуть вимагати відтворення технічного запису судового процесу. Таке відтворення можливе також за ініціативою суду.

Носій інформації, на якому зафіксовано судовий процес, зберігається при справі. Фіксування судового процесу звукозаписувальною апаратурою чи іншими технічними засобами є гарантією забезпечення принципу гласності судового процесу, його законності й встановлення істинності обставин у справі та постановлення справедливого рішення на захист прав громадян, юридичних осіб і держави.

Значення фіксації судового процесу

Розглянемо значення фіксації судового процесу (насамперед технічними засобами), акцентуючи увагу на його перевагах для сторін процесу.

Загалом використання технічного засобу дає можливість з повною точністю зафіксуватиперебігсудовогозасідання, зменшитиймовірністьфальшування

чи перекручення висловлювань, стимулює суд і учасників процесу до належної поведінки в судовому засіданні.

Повне фіксування судового процесу має наступні переваги.

По-перше, беззаперечним є той факт, що фіксація судового процесу забезпечуєнаявністьповнихідостовірнихданих, пов’язанихзходомсудового засідання. Таким чином, вона дає змогу об’єктивно та всебічно відобразити подання сторонами доказів, клопотань, заяв, заперечень проти клопотань і доводів інших учасників судового процесу, надання пояснень, доводів, висловлення міркувань з питань, що виникли в ході судового розгляду тощо, а також відобразити результати судового засідання (наприклад, підстави перерви в засіданні, зупинення провадження у справі, прийняття рішення тощо).

По-друге, фіксуваннядаєможливістьперевіритидотриманняпроцесуальних норм під час здійснення провадження в справі. Водночас така можливість контролю стимулює суд і учасників процесу належним чином виконувати приписи процесуальних Кодексів.

По-третє, особі, яка брала участь у справі, а також особі, яка не брала участі у справі, якщо рішення суду може стосуватися її інтересів, забезпечується право ознайомитися з перебігом судових засідань у справі, оскільки весь перебіг фіксується. Це спрощує підготовку особи до справи та до можливого оскарження судових рішень або подання заперечень на скарги інших учасників процесу.

По-четверте, суд апеляційної інстанції під час перегляду судової справи має можливість оцінювати усні докази, що були досліджені в суді першої інстанції (наприклад, пояснення осіб, які беруть участь у справі, показання свідків, усні висновки експерта і роз’яснення експертом свого висновку), без обов’язкового повторного їх заслуховування.

Таким чином, фіксація судового процесу технічними засобами дозволяє: забезпечити дисциплінованість і відповідальність сторін;

попередити можливість порушення порядку вчинення процесуальних дій;

певною мірою гарантувати законність ведення судового процесу.

Крім того, електронний протокол та аудіо фонограма, які отримуються в результаті фіксації судового процесу технічними засобами, є важливими джерелами інформації. Сторони можуть використати їх як докази при апеляційному та/чи касаційному оскарженні. Електронний протокол та аудіо фонограма залучаються до справи та передаються разом з нею до

суду відповідної інстанції. До того ж, зафіксовані технічними засобами процесуальні порушення можуть бути підставою для оскарження прийнятого судом рішення.

Підсумовуючи викладене, можна стверджувати, що фіксація судового процесу технічними засобами є позитивним явищем для забезпечення законності судового процесу та гарантування реалізації прав учасників судового процесу в цілому.

Нормативне регулювання процедури фіксації судового процесу в судах загальної юрисдикції

Згіднозп. 7 ст. 129 КонституціїУкраїни(далі– Конституція) однієюзосновних засад судочинства є “гласність судового процесу та його повне фіксування технічними засобами”.

Гласність і відкритість судового процесу гарантують прозорість діяльності судової гілки влади щодо розгляду і вирішення кримінальних, адміністративних та цивільних справ як для учасників процесу, так і для громадськості, а також сприяють довірі до суду.

Частина перша статті 14 Міжнародного пакту про громадянські та політичні права і пункт 1 статті 6 Конвенції про захист прав людини і основоположних свобод гарантують кожному право на відкритий (публічний) судовий розгляд і прилюдне проголошення судових рішень. Відкритий характер судочинства, про який йдеться у пункті 1 статті 6 Конвенції, захищає сторін від таємного здійснення правосуддя поза контролем з боку громадськості; він служить одним зі способів забезпечення довіри до судів. Забезпечуючи прозорість правосуддя, він сприяє досягненню цілей справедливості судового розгляду.

Принцип гласності вимагає від суду забезпечити сторонам та іншим особам, які заінтересовані у результатах вирішення справи, право на доступ до матеріалівсправи, правознатипрочасімісцесудовогозасідання, правобути вислуханим у суді, а також право знати про всі рішення, ухвалені у справі. Ці права забезпечені, зокрема: здійсненням судових викликів та повідомлень, проголошенням судових рішень, видачею або надісланням копій судових рішень. Негласне здійснення судочинства позбавляло б сторін та інших учасників процесу будь-яких гарантій для доведення обґрунтованості своєї позиції.

Принцип гласності і відкритості судового процесу закріплені у ст. 12 КАС України та ст. 6 ЦПК України.

Одним із гарантій дотримання гласності судового процесу є фіксація

судового процесу технічними засобами.

Відповідно до ст. 41 КАС України та ст. 6 ЦПК України, суд під час судового розгляду адміністративної та цивільної справи здійснює повне фіксування судового засідання за допомогою звукозаписувального технічного засобу.

Обов’язок щодо забезпечення фіксування судового засідання технічними засобами (ст. 63 КАС України, ст.48 ЦПК України) покладено на секретаря судового засідання, який забезпечує контроль за повним фіксуванням судового засідання технічними засобами.

Особи, які беруть участь у справі, мають право знайомитися з технічним записом та журналом судового засідання і подавати письмові зауваження до них (ч. 3 ст. 49 КАС України, ч.1 ст. 199 ЦПК України). Ст. 126 КАС України вимагає від секретаря судового засідання повідомляти про здійснення повного фіксування судового засідання, а також про умови фіксування.

Ч.5 ст. 197 ЦПК України та ст. 44 КАС України передбачає право особи, яка береучастьусправі, отриматикопіюінформаціїзносія, наякийздійснювався технічний запис судового засідання.

Згідно зі ст. 87 КПК України від 28 грудня 1960 р. № 1001-V повне фіксування судового процесу за допомогою звукозаписуючої апаратури чи інших технічних засобів здійснюється на вимогу хоча б одного учасника судового розгляду справи в судах та за ініціативою суду.

Виконання цієї вимоги закону дає можливість більш повно й об’єктивно фіксувати судовий процес. Кримінально процесуальний кодекс також доповнено нормами про фіксування судового процесу технічними засобами та про порядок ознайомлення з протоколом судового засідання, подання зауважень на нього та їх розгляд .

На жаль на сьогодні немає інших нормативно-правових актів, положення яких регламентують питання фіксації судового процесу в Україні. Звичайно, не йдеться про документи, які мають статус „внутрішніх”, зокрема Рекомендації про здійснення фіксації судового процесу, та Інструкцію про порядок фіксування судового процесу технічними засобами в загальних судах України, затверджену Наказом Державної судової адміністрації України 21.07.2005 N 84.

Вищевказане вказує на те, що необхідно внести зміни до процесуальних кодексів і надати помічнику судді право брати участь у розгляді судових справ, зокрема заміщувати секретаря судового засідання; право підписувати процесуальні документи інформаційного характеру, пов’язані з розглядом судових справ.

3.4.3.Автоматизована система діловодства в місцевих загальних судах

3.4.3.1.Автоматизований документообіг місцевих загальних судів

Одним з дієвих засобів підвищення ефективності роботи будь-якої установи вважається масштабне застосування нових інформаційних технологій. Сучасні засоби комп’ютерної техніки й техніки зв’язку в сполученні з новими технологіями вводу, збереження і обробки інформації дозволяють значно підвищити продуктивність праці та якість результату не тільки на основних виробничих процесах, а й при прийнятті рішень.

На даний час в Україні широко впроваджуються інформаційні технологій у всіх сферах правотворчої, правозахисної та правоохоронної діяльності. Розроблені потужні інформаційно-пошукові, інструментальні й операційні системи, які забезпечують швидкий доступ до інформації, а відтак оптимізують діяльність тієї чи іншої правової інституції. Це, безумовно, сприяє зміцненню правової системи держави, захисту прав і основних свобод людини.

Формою впровадження інформаційний технологій в роботу суду є розробленнязазапровадженнявсудахсистемелектронногодокументообігу. Електронний документообіг - високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи органів державної влади. Гарантією успішної роботи органів влади завжди є ефективна діяльність державних службовців. Але для якісного обслуговування потреб громадян вчорашні методи обробки інформації вже не є найкращими. Сьогодні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити часові витрати на розв’язання завдань, не пов’язаних з обслуговуванням громадян.

Запровадження комп’ютерних систем діловодства в судах є надзвичайно важливимдляпідвищенняефективностіроботисудів, атакождляпідвищення їх прозорості й доступності для громадян. Застосування електронних систем діловодства зменшує паперовий документообіг і можливість помилки в судовому діловодстві.

Автоматизована система документообігу суду забезпечує:

1)об’єктивний та неупереджений розподіл справ між суддями;

2)надання фізичним та юридичним особам інформації про стан розгляду справ щодо них;

3)централізоване зберігання текстів судових рішень та інших процесуальних документів;

4)підготовку статистичних даних;

5)реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції та етапів її руху;

6)видачу копій судових рішень та виконавчих листів на підставі наявних у системі даних щодо судового рішення та реєстрації заяви особи, на користь якої воно ухвалено;

7)передачу справ до електронного архіву;

8)виконання інших функцій, необхідних для забезпечення нормальної діяльності судів і суддів.

Функціональні обов’язки користувачів Системи та рівень доступу таких користувачів у кожному окремому суді визначаються головою суду шляхом затвердження посадових інструкцій працівників апарату суду, видання наказу.

У будь-якій організації, що веде документообіг, зокрема, в суді, стоїть завдання оптимізації і прискорення процесу реєстрації, пошуку та обробки документів, а також побудови різних форм звітності як встановленого періодичного, так і вільного формату. На даний час АС “Документообіг загальних судів” комплексно вирішує цю проблему в суді, оскільки дозволяє на одному робочому місці в рамках однієї системи виготовляти документи за допомогою вбудованого редактора, реєструвати всі їх реквізити і реквізити справ, до яких відносяться дані документи, проводити пошук по реквізитах, роздруковувати результати пошуку і будувати різні форми статистичної звітності.

При роботі в системі користувачу доступні:

−реєстри справ, які є таблицею з реквізитами всіх зареєстрованих в системі справ;

−реєстри документів, які є таблицею з реквізитами всіх зареєстрованих в системі документів. Кожен документ може або відноситися до якоїнебудь справи, або бути не у справі;

−реєстр статкарток, який є таблицею з реквізитами статкарток, кожна з яких відноситься до конкретної справи з реєстру справ;

−атакожнеобхіднідовідники, засобиузагальнення, пошукуівиведення інформації, та допоміжні засоби, такі як “поштовий реєстр”.

Убудь-якому з реєстрів користувач може відібрати необхідні записи за допомогою фільтрів і роздрукувати їх реквізити. Для будь-якого запису реєстру користувач може проглянути відповідні записи інших реєстрів - наприклад, для документа, якщо він у справі, можна побачити статистичну картку. Таким чином, АС “Документообіг загальних судів” надає всі засоби для реєстрації і узагальнення даних.

Корінною відмінністю АС “Документообіг загальних судів” від інших подібних систем є можливість виготовляти і зберігати в базі даних готові до друку документи. Вони пов’язані з реквізитами реєстрів, причому створюються і редагуються прямо в інтегрованому в систему rtf-редакторі.

Основна концепція застосування АС “Документообіг загальних судів” базується на принципі підтвердження документом будь-якої дії в суді. Набір типів таких документів є обмежений і достатньо невеликий, що дозволяє його систематизувати, формалізувати і використовувати додавання документів певного типу до справи для зміни характеристик цієї справи. Таким чином, все паперове діловодство суду можна промоделювати в системі як процес додавання документів до відповідних справ і так само додавання документів, що не відносяться до справи, в реєстр документів. З урахуванням того, що вбудований редактор дозволяє пов’язувати поля введення документів з полями бази даних, документи потрібно використовувати для введення даних в базу.

Користувачі (судді, їх помічники та інші) в процесі своєї повсякденної роботи виготовляють і роздруковують документи потрібних їм типів, при цьому йде автоматичне поповнення бази даних потрібними реквізитами справ та документів. Відділ статистики може у будь-який момент побудувати необхідні вибірки за станом справ в суді, і в кінці звітного періоду звіт. Причому при правильномуналагодженніАС“Документообігзагальнихсудів” таправильній організації роботи практично не вимагається додаткового введення даних операторами до системи. Даний підхід дозволяє після впровадження просто

іорганічно влити АС “Документообіг загальних судів” в паперове діловодство суду без властивого іншим системам подвійного введення даних - в систему,

ів документ, виготовлений в іншому редакторі.

Серед усіх правових інституцій нашої країни, що причетні до процедур судочинства, суди, нажаль, одними з останніх приступили до реального впровадження інформаційних технологій, автоматизації діловодства, використання комп’ютерної та телекомунікаційної техніки в процесі розгляду справ й прийняття рішень.

Але незважаючи на всі фінансові негаразди та проблеми кадрового забезпечення, на сучасному етапі розвитку велика кількість судів України забезпечена комп’ютерною технікою, має вихід у світову мережу Інтернет і використовує у своїй діяльності електронну пошту. Більш того, відповідно до частини 3 статті 15 Закону України «Про судоустрій та статус суддів» в судах загальної юрисдикції функціонує автоматизована система документообігу. За допомогою цієї системи має визначається персональний склад суду для розгляду конкретної справи за принципом вірогідності розподілу справ під час реєстрації в суді позовних заяв, клопотань та скарг з врахуванням ступеня завантаженості кожного судді, спеціалізації, а також вимог

процесуального закону. Відповідно до частин 5 цієї ж статті Положення про автоматизовану систему документообігу затверджується Радою суддів України за погодженням з Державною судовою адміністрацією України з урахуванням специфіки спеціалізації судів. Фактично ця система має бути запроваджена з 1 січня 2011 року.

На сьогоднішній день АС «Документообіг загальних судів» знаходиться ще в стадії удосконалення. Однак, в деяких модельних судах за підтримки іноземних донорських організацій було розроблене і впроваджене альтернативне програмне забезпечення. В якості ілюстрації повноцінного програмногозабезпеченняіфункціонуваннясудувумовахавтоматизованого обігуминаведемоописпрограми, щофункціонуєуДніпровськомурайонному суді міста Києва.

3.4.3.2.Позитивний досвід запровадження автоматизації документообігу в суді (Дніпровський районний суд міста Києва)

Досвід Дніпровського районного суду м. Києва доводить, що впровадження засобів автоматизації суттєво поліпшує діяльність майже всіх ланок роботи суду. Цим пояснюється та велика увага, яка останніми роками приділяється в суді питанням інформатизації.

В Дніпровському районному суді м. Києва встановлена та використовується система електронного документообігу «Lotus Notes», розроблена на замовлення Українсько-канадського проекту судової співпраці.

Вказана система реєстрації і обліку документів розроблена відповідно до вимог «Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді» та призначена для щоденного контролю за роботою суду, в тому числі за рівнем робочого навантаження суддів та за дотриманням вимог законодавства щодо строків призначення і розгляду судових справ. Система значно прискорює обслуговуваннягромадян, якізвертаютьсявканцеляріюсудузаінформацією про хід розгляду їх справ, допомагає підготовити щомісячні, піврічні і річні статистичної звітності, має функції централізованого зберігання текстів судових рішень і інших процесуальних документів з можливістю доступу всім працівникам суду. Система має можливості автоматичного надання інформації для підготовки аналітичних звітів та забезпечує зв’язок з двома приміщеннями суду і працівниками.

«Lotus Notes» підтримує операції: реєстрації вхідних документів, справ та скарг з генерацією порядкового номера; створення виконавчих листів на

підставі даних з облікових карток; перереєстрації залишків справ на кінець року, а також передачі справ в поточний і загальний архів з формуванням списку справ.

Доступ до системи через локальну мережу мають всі судді і працівники апарату суду відповідно до своїх функціональних обов’язків. Судді і їх помічники бачать і можуть змінювати тільки ті картки справ, які знаходяться на розгляді у цього судді. Працівники цивільної та кримінальної канцелярій суду можуть працювати з усіма картками відповідної категорії справ. Керівництво бачить всі картки.

Електронніобліково-статистичнікарткимістятьвсюінформацію, передбачену інструкцією з діловодства. У картках ведеться протокол, що містить відомості про те, хто і коли виконував операції з карткою. Крім того, всі картки містять функції автоматичної перевірки на правильність їх заповнення. Обліковостатистичні картки, що містяться в системі, показуються у складі різних журналів. До складу системи входять журнали алфавітних показників справ для всіх видів обліково-статистичних карток і додаткові журнали. При цьому, навігатор дозволяє переходити до різних журналів. Поряд з навігатором відображається прізвище співробітника, який зараз працює з системою. У верхній частині електронного журналу знаходяться кнопки для виконання різних операцій над картками: створення нових карток, створення пов’язаних з ними документів, виконання інших операцій.

Відкрита електронна обліково-статистична картка на справу має вигляд звичайної паперової картки. У верхньому лівому кутку картки виноситься інформація про стан справи: «нерозглянута», «зупинена», «апеляція» тощо. Зворотній бік картки видно на екрані, якщо прокрутити картку нижче. Ще нижче знаходиться розділ «історія».

Проходження справи в суді

Справа, що надійшла до суду реєструється в журналі вхідної кореспонденції та передається до канцелярії. Працівник канцелярії ставить підпис у журналі вхідної кореспонденції та створює обліково-статистичну картку справи, яка містить основну інформацію по справі. Інші записи, пов’язані зі справою, приєднуються до неї.

В залежності від категорії справи, картка автоматично входить до складу алфавітних показчиків кримінальних, цивільних справ, справ про адміністративні порушення та ін. Номер справи створюється системою відповідно правилам формування номеру для кожної категорії справ.

Секретар канцелярії повинен заповнити в новій картці обов’язкові поля, в залежності від категорії справи. Суддя призначається модулем розподілу справ, абовручну. Суддябачитьсправи, якіпередаютьсявйогопровадження

у реєстраційному журналі по категоріям справ та ставить свій підпис коли отримує справу з канцелярії.

Для відкриття провадження у справі, закриття справи чи ін., суддя або його помічник вказує в обліково-статистичній картці дату відкриття або закриття провадження, робить відповідну позначку та приєднує до картки файл з текстом відповідного процесуального документу.

Всі події у справі фіксуються в обліково-статистичній картці або приєднаних файлах суддею чи його помічником. Дати та час на який призначені засідання, відображаються в картці.

Розглянута справа повертається до канцелярії суду, про що працівник відповідної канцелярії робить позначку у картці з зазначенням дати повернення справи.

На початку нового календарного року розглянуті справи та їх обліковостатистичні картки передаються до архіву, а залишок нерозглянутих справ перереєструється на новий рік. При цьому, у картці відмічається дата передачі до архіву та термін зберігання справи.

Всі документи та картки в системі мають розділ «історія» в нижній частині документу. В історії фіксується дані про те, хто, коли і які дії виконував з карткою (створював, заповнював відомості, додавав засідання). Записи в історії ніким не можуть бути змінені.

Журнали та пошук інформації в них

Журнали «алфавітні показчики» містять перелік обліково-статистичних карток з одним індексом («1», «2», «2н»), що розташовані в порядку зменшення реєстраційних номерів. Вони призначені для пошуку, зміни та створення нових обліково-статистичних карток. Всі алфавітні показчики знаходяться в закладці «журнали» і згруповані по категоріях карток («цивільні», «кримінальні», «адміністративні»).

Журнали передачі справ в інші організації формуються автоматично з карток, в яких є відмітки про передачу до Апеляційного суду, Верховного суду або до інших установ. Журнали знаходяться на закладці «журнали» у відповідних категоріях карток під списком алфавітних показників. У ці журнали потрапляють всі картки відповідної категорії з різними індексами. Наприклад, в журналі цивільних справ, переданих до апеляційного суду, можуть знаходитися картки з індексами «2», «2а», «8».

Журнал «Всі справи» містить всі основні види карток, окрім індексів «1п»,«4», «5». Для того, щоб побачити, загальну кількість справ на одного суддю, потрібно спочатку натиснути на значок «згорнути всі». З’явиться