6.Організація документообігу.

Документооборотом называют движение документов в процессе их оперативного использования и бухгалтерской обработки с момента составления или поступления от других предприятий и организаций до передачи на хранение в архив после записей в учетные регистры.

Процесс создания, оформления и обработки первичных документов на предприятии должен быть тщательно спланирован.

Чтобы в бухгалтерию предприятия своевременно поступали первичные документы от других служб и отделов, руководитель своим приказом утверждает составленный главным бухгалтером график документооборота.

В Приказе “ Об организации бухгалтерского учета на предприятии “ отдельным пунктом должно быть выделено, что утверждается график документооборота и сам график прилагается.

График документооборота оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработки документов, с указанием их взаимосвязи, исполнителей, сроков поступления в бухгалтерии, сроков обработки в бухгалтерии и завершения всех учетных работ за отчетный период. Он способствует улучшению учетной работы, усилению контрольных функций бухгалтерского учета. и пр.

Контроль за соблюдением графика документооборота возлагается на главного бухгалтера, а его требования являются обязательными для всех служб и подразделений предприятия.

7.Зберігання документів.

Хранение документов является частью процесса организации бухгалтерского учета.

Ответственность за сохранность бухгалтерских первичных документов после их обработки в бухгалтерии, а также учетных регистров отчетности на протяжении установленных сроков, но не менее 3 лет, возложена на руководителя предприятия. Требования, относительно хранения бухгалтерских документов изложены в п. 6 Положения № 88.

Все документы отчетного года ( по 31 декабря) после сдачи годового отчета должны сдаваться в архив.

Для хранения документов на предприятии следует выделить специально оборудованное помещение ( или его часть), которое обеспечит сохранность документов до окончания установленных сроков их хранения. Хранение первичных документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности, передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия.

За бланками строгого учета должен быть особый контроль. Бланки строгого учета по правилам должны храниться в несгораемых металлических шкафах или в сейфах ( чековая книжка, доверенности, товарно- транспортные накладные и пр.)

Документы должны храниться в таком порядке, чтобы можно было в любое время найти нужный документ. Поэтому при подготовке для передачи в архив все документы формируются в дела – папки, заголовки которых должны соответствовать содержанию папки.

Папки с документами по месяцам, годам переплетаются, на титульном листе указывается наименование предприятия, название и порядковый номер в деле с начала года, отчетный период, общее количество листов в деле, срок хранения.

При формировании документов по папкам, должны соблюдаться требования Инструкции № 1153 ( утв. Постановлением КМУ от 17.10.97г. № 1153):

- документы постоянного и временного сроков хранения группируются в разные папки;

- приказы по основной деятельности подбираются для хранения отдельно от приказов по личному составу;

- в дело группируются документы одного периода – месяца, квартала, календарного года;

- при наличии в одной папке документов за несколько месяцев документы помесячно разделяются листами бумаги с указанием месяца;

- приложения к документам, независимо от даты их составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

- каждая партия первичных документов за текущий месяц, относящаяся к определенному регистру ( журналу, ведомости, отчету материально – ответственных лиц) комплектуется отдельно в хронологическом порядке и сопровождается справкой, выписанной для архива

Завдання 2. Провести класифікацію наведених документів.

Дані для виконання: 1) видатковий касовий ордер; 2) рахунок-фактура; 3) лімітно-забірна картка; 4) касова книга; 5) наказ на відрядження; 6) відомість надою молока; 7) звіт про рух грошових коштів; 8) акт на переведення тварин із групи в групу; 9) акт на списання основних засобів; 10) товарно-транспортна накладна; 11) звіт про рух матеріальних цінностей; 12) платіжне доручення; 13) видатковий касовий ордер; 14) картка складського обліку.

Завдання 3. Якими первинними документами оформляються такі господарські операції:

1. надійшли запасні частини від постачальника;

2. видано в під звіт кошти на відрядження;

3. списано паливо на виробництво;

4. розрахунок з постачальником за мінеральні добрива;

5. придбано трактор;

6. оприбуткована сільськогосподарська продукція з виробництва;

7. нарахована заробітна плата працівникам рослинництва.

Завдання 4. Дати відповідь на mecmoвi питання:

1. Як класифікують документи за призначенням?

1. розпорядчі, виконавчі, бухгалтерського оформлення, комбіновані; 2) первинні, зведені;

3) аналітичні, синтетичні; 4) внутрішні, зовнішні;

2. Як документи класифікують за місцем складання?

1. уніфіковані, спеціалізовані; 2) внутрішні, зовнішні;

3) службові, особові;

4) первинні, зведені.

3. Як документи класифікують за змістом?

1. розпорядчі, виконавчі, бухгалтерські, комбіновані; 2) грошові, розрахункові, матеріальні;

3) загальні, особові, зведені; 4) аналітичні, синтетичні.

4. За порядком складання документа класифікують:

1. разові, накопичувальні; 2) первинні, зведені;

3) аналітичні, синтетичні; 4) грошові, матеріальні.

5. Бухгалтерський документ - це:

1) письмовий доказ фактичного здійснення господарської операції i права на її здійснення;

2) належним чином складений та оформлений діловий папір, який письмово підтверджує право здійснення або реальне здійснення господарської операції, містить її ознаки i показники, що підлягають відображенню в обліку;

3) відображення даних бухгалтерського обліку відповідно до визначеної кореспонденції рахунків; 4) немає правильної відповіді.

6. За достовірність даних в документі відповідальність несе:

1) керівник;

2) головний бухгалтер;

3) особи, які підписують документ; 4) всі вище названі.

7. Під контуванням документів розуміють:

1) зазначення кореспондуючих рахунків;

2) об'єднання однорідних за змістом первинних документів;

3) встановлення для бланків однотипних документів однакових, найбільш раціональних розміру i форми;

4) встановлення ціни і суми.

8. Перевірка документів за змістом передбачає:

A) перевірку заповнення вcix реквізитів, відповідності стандарту i форму документа, своєчасності складання i подання до бухгалтерії;

Б) перевірку правильності відображення господарських операцій, їx відповідність законодавчим та нормативним вимогам;

B) перевірку правильності проставлених цін i тарифів;

Г) перевірка кореспонденції рахунків.

9. Перевірка документів за формою передбачає:

1) перевірку заповнення вcіx реквізитів, відповідності стандарту i форму документа, своєчасності складання i подання до бухгалтерії;

2) перевірку правильності відображення господарських операцій, їх відповідність законодавчим та нормативним вимогам;

3) перевірку правильності проставлених цін, сум, підсумків;

4) перевірка кореспонденції рахунків.

10. Первинні документи складають:

1. під час проведення господарської операції; 2) перед закінченням звітного періоду;

3) перед перевіркою контролюючих органів; 4) на прохання керівника.

11. Документооборот - це:

A) об'єднання однорідних за змістом первинних документів у групи; 2) рух документів з моменту їx складання до передачі в apxiв;

3) кількість документів, що повинен опрацювати один обліковець;

4) всі наведені варіанти відповідей вірні..

12. Проставлення у відповідних графах документів грошової оцінки це: 1) таксування;

2) групування;

3) контирування;

4) арифметична перевірка.

13. Яким способом здійснюється виправлення помилок в документі шляхом закреслення невірної суми i проставляння поряд підпису?

1. контируванням; 2) червоне сторно;

3) коректурним способом; 4) додаткових проведень.